Ca y est ! La direction a enfin donné son accord pour l’acquisition d’un tout nouveau logiciel de gestion d’entreprise. Un ERP.
Le super outil qui vous a séduit (on espère que c’est Furious😉) devrait permettre d’automatiser les process entre les différents pôles, de gagner du temps au quotidien, et donc in fine, de l’argent.
Vous vous apprêtez donc à migrer et l’impatience côtoie une légère angoisse :
Comment faire en sorte que cette migration stratégique pour l’entreprise se passe au mieux ?
Parce qu’on sait la pression que cela peut représenter et les dangers potentiels, chez Furious nous accompagnons nos clients pas à pas, le temps qu’il faut.
Et on peut déjà vous lister les 10 erreurs les plus courantes à éviter lors d’une migration :
Oublier de se demander pourquoi on change d’outil
Ca peut paraître évident dit comme ça, mais il est important de mettre à plat l’existant avant d’entamer tout changement. Certains de nos clients partent de quasi 0 : quelques Excels et aucun vrai outil. D’autres sont déjà familiers avec des outils mono tâches (CRM, gestion de projets) qui ne communiquent pas forcément entre eux. D’autres encore ont déjà la maturité d’utilisation d’un ERP concurrent et n’en sont pas satisfaits.
Dans tous les cas, un ERP étant un outil transversal par définition, il est primordial de recueillir les besoins et les contraintes des équipes qui l’utiliseront. mais surtout de s’assigner les objectifs de cette migration. Avez-vous identifié les “pain points” que vous souhaitez régler et défini une grille d’évaluation ?
Ne pas nommer de responsable de ce projet de migration
Changer l’outil au cœur du fonctionnement de l’entreprise implique l’ensemble des collaborateurs.
La réussite de ce projet interne – ô combien stratégique – nécessite un coordinateur qui permettra de faire le lien entre les différents pôles et services.
De la même façon qu’un chef de projet permet de coordonner l’ensemble des personnes travaillant à la bonne réalisation de celui-ci, un intermédiaire entre les équipes logiciel et les vôtres est un pré-requis à la réussite de votre migration.
Tout le monde ne peut pas être responsable. Celui-ci aura notamment à charge d’établir un planning et de s’assurer que celui-ci soit tenu.
Confier le projet à un stagiaire
… Et ce responsable ne peut pas être un stagiaire. De la même façon que vous ne confieriez pas le plus gros budget et projet de votre boîte à Corentin-le-stagiaire, il parait évident que lui confier la migration de l’outil qui va gérer l’ensemble de votre activité n’est pas la meilleure chose à faire. Même si vous pensez que vous serez le dernier à l’utiliser (ce qui est faux mais c’est un autre sujet !).
Corentin aura beau avoir la meilleure volonté du monde, il n’a ni l’expérience, ni la vision globale des tenants et aboutissants de ce projet et de l’entreprise. Et probablement pas non plus l’autorité nécessaire pour imposer un changement.
Ne pas impliquer la direction
Un ERP comme Furious possède un périmètre large. Il concerne et facilite le travail des opérationnels, des managers, du back-office etc. Mais ce n’est pas tout. Au-delà d’une gestion opérationnelle des projets et de la société, c’est aussi un formidable outil de pilotage. Qui dit pilotage, dit pilote CQFD.
La direction doit donc être à la fois moteur du changement (qui tient la barre, mille millions de mille sabords !?) et acteur de celui-ci.
Nous intégrons en moyenne 6 fois plus rapidement Furious quand la direction (DG, DAF, Direction des Opérations, Direction commerciale…) est impliquée : déjà parce qu’elle impose l’orientation et le rythme, mais également parce qu’elle comprend encore plus rapidement que les opérationnels les bénéfices incroyables qu’un ERP comme Furious peut apporter à la société : croissance rentable, optimisation des flux et analyse fine de la satisfaction équipes et clients.
D’ailleurs nos meilleures implémentations sont dans la très grande majorité des cas menées par un membre de la direction.
Ne pas en profiter pour remettre à plat les process
Exemple concret qui parlera à tout le monde : quand vous déménagez, vous en profitez pour faire du tri, jeter et nettoyer ? Un changement d’ERP, c’est la même chose.
C’est l’occasion rêvée de repenser l’organisation, de faire le point sur ce qui fonctionne et ce qui alourdit le quotidien. Bref, revoir les processus ERP, les simplifier et/ou les optimiser.
Ainsi, vous trouverez rapidement une valeur ajoutée supplémentaire à cette migration.
Un bon ERP vous proposera en général une structuration maximisant les meilleures pratiques.
Chercher à reproduire exactement ce qu’on avait dans notre/nos précédent(s) outil(s)
Normalement, si vous n’êtes pas tombé dans l’écueil n°1, vous saurez éviter celui-ci.
Mais il peut arriver que malgré une réelle volonté de changement, malgré des points clairs d’amélioration et de modification mis à plat, notre tendance naturelle à aller vers ce qu’on connaît, ce qu’on maitrise (même si parfois c’est tout sauf logique) interfère avec une migration sereine.
Si vous utilisez depuis votre adolescence Excel, il y a des chances que votre nouvel ERP ne restitue pas tout à fait vos KPI’s de la même manière.
Furious est un ERP récent, et donc à la pointe des usages et de la technologie. Par nature, sa philosophie est différente des outils ERP développés dans les années 2000. Notre accompagnement à la prise en main vous permettra de découvrir des facilités et des optimisations que vous n’auriez jamais pu soupçonner !
Confier le projet uniquement à vos financiers
Un ERP est bien entendu impliquant pour le service financier. Il a donc son mot à dire.
En revanche, de la même façon que vous ne vous en remettez pas qu’à eux pour la réalisation des projets de l’agence ou pour la gestion commerciale de votre cabinet de conseil, Michel-le-DAF et son équipe ne peuvent être les seuls décisionnaires et acteurs du choix et de la migration de votre ERP.
La bonne gestion de projets est centrale dans Furious, et son périmètre très complet concerne l’ensemble des pôles de votre entreprise. Les modules s’interconnectent pour vous permettre de gérer, d’anticiper et de piloter au mieux vos projets et la boite.
Notre retour d’expériences dirigées uniquement par les financiers n’enregistrent pas toujours la meilleure adhésion des équipes (sauf évidemment si ce financier est au Comex).
Vouloir faire l’unanimité
Si vous avez déjà organisé un séminaire d’entreprise, une fête de fin d’année ou simplement un repas entre collègues, vous savez qu’il est impossible de satisfaire pleinement tout le monde.
Pour un ERP, c’est la même chose. Déjà, on parle de changement. Or l’être humain n’aime pas le changement (les chats non plus d’ailleurs, info inutile mais véridique).
Selon les profils internes, leurs personnalités et leurs démêlés avec les outils actuels, vous aurez plus ou moins de résistance. Certains se montreront extrêmement enthousiastes (et feront de bons ambassadeurs), d’autres au contraire, freineront des quatre fers.
On en revient aux points 2 et 3 : un leader pour la migration doit être le moteur du changement, et avoir l’autorité nécessaire (coucou le point 4) pour convaincre les plus réfractaires 🙂
Ne pas avoir cartographié sa data / ses droits d’accès / le processus de récupération.
Sortons de la dimension psychologique de la migration pour entrer dans la partie pratique.
Passer d’un outil (ou de plusieurs outils) à un autre implique un transfert de données important : que ce soit les infos projets, clients, collaborateurs, financières mais aussi qui a accès à quoi.
Le responsable de la migration doit pouvoir récupérer l’ensemble des données, à la fois auprès du prestataire actuel mais également auprès des managers.
Pour information, toute la donnée dans votre Furious vous appartient. Elle est exportable à tout moment par les personnes de l’entreprise qui y sont autorisées, sans frais additionnels.
Et dans le cadre de votre migration vers notre outil, nos équipes vous secondent dans l’importation de votre data et vous aident à configurer et personnaliser au mieux votre Furious. Toujours gratuitement et sans limite de timing.
Avez vous une idée claire de où est votre data ? Qui doit ou ne doit pas accéder à telles ou telles infos ? Nous avons très souvent ici de longues heures de discussions avec les clients pour recouper ces informations.
Ne pas s’imposer de planning et de méthodologie de migration.
On l’a dit et redit : il s’agit d’un projet stratégique pour votre entreprise.
Et tout projet nécessite un planning, car “Nul vent n’est favorable à qui ne sait où aller”.
Cadrer la migration dans un planning permet de se donner les bons objectifs en terme de timing.
La méthodologie, elle, est indispensable pour mener à bien celle-ci : chez Furious, nous proposons à nos clients un plan de déploiement clair et éprouvé. Nous l’adaptons bien évidemment à chaque étape, mais cela permet d’optimiser le temps d’implémentation. Notre temps de déploiement est d’ailleurs parmi les plus courts du marché !
Nous espérons que ces 10 conseils sauront vous aider à passer le cap de la migration de façon fluide et sereine (si si c’est possible, croyez-nous !).
