Nous avons la chance d’accompagner de nombreuses sociétés de toutes tailles – agences, ESN, annonceurs, cabinets, start-up – et nous avons pu observer une constante : la majorité des entreprises de moins de 20 salariés suivent leur activité à la facturation. Quand pratiquement aucune agence de plus de 100 collaborateurs ne le fait. Ils suivent leur production à l’avancement…. Les pratiques de suivi et de gestion de la production ont évolué
Mais pourquoi donc suivre la production à l’avancement plutôt qu’à la facturation ?
Chez Furious, on a décidé de vous dévoiler ce secret de gestion partagé par les entreprises les plus structurées…
Suivi d’activité à la facturation
Kézako ? Cela signifie que tout le suivi de la production se base sur le nombre de factures envoyées aux clients/an. Le chiffre d’affaires se définit en général en fin d’année. Jean-Mi le comptable demandant vite fait ce qu’il en est sur les dernières factures envoyées (vous savez, ces dernières semaines de décembre où tous les dir cli facturent à tout va après le coup de semonce de BigBoss ou DAFchéri) afin de faire le lien avec le CA.
Décembre est alors synonyme de listes de PCA et FACE à remplir pour la compta. C’est aussi, curieusement, pour ces agences leur meilleur mois…
L’avantage ? Ce mode de suivi est simple et pas prise de tête : il suffit de faire la somme des factures envoyées et de pousser à la compta.
L’inconvénient ? C’est une vision comptable, très éloignée de la réalité.
Exemple : imaginez que vous soyez en retard sur la facturation de certains clients. Vous pourriez croire que l’entreprise va mal ; et si vous êtes en avance, vous pourriez être tentés de croire – à tort- que vous êtes bons…
Mais le plus grave, c’est que vous prenez le risque qu’il se passe plusieurs semaines voire mois de décalage entre la réalité et ce que ce mode de suivi vous laisse croire… #failed
Un autre risque non négligeable (et nous savons que ça vous est probablement déjà arrivé… Sinon quelle chance !) : vous avez davantage avancé sur le projet que ce que le client a payé… Et ce dernier vous prend en otage pour obtenir plus de temps que ce qu’il a acheté.
Bref en général on passe au suivi à l’avancement après un drame projet…
Suivi d’activité à l’avancement
Ici on ne suit plus le niveau de facturation sur les clients, on suit le niveau réel d’avancement du projet.
Donc si on est à 50% de l’avancement du projet → on est à la moitié du projet.
Tout s’éclaire puisque la somme de l’avancement des projets vous donne en temps réel le vrai niveau de production. Et donc le chiffre d’affaires réel de votre entreprise EN TEMPS RÉEL ! Adieu la fastidieuse revue de PCA et FAE…
Et donc en temps réel, vous voyez tout : les retards et les avancements de facturation, les risques projets, les risques clients, les risques de sous-staffing ou de sur-staffing etc.
Finies les surprises : tout devient plus simple, limpide et les perspectives dans le temps sont évidentes.
Mais comment faire ? Rien de magique ni d’impossible ici. Reconnaître l’avancement en temps-réel d’un projet nécessite une méthodologie robuste. Cela explique notamment que cette méthode soit plus utilisée dans la très grande majorité des cas dans les entreprises les plus structurées. Et donc d’une certaine taille.
Quel dommage alors qu’une petite agence qui se mettrait à travailler à l’avancement grossirait plus sereinement et aurait donc plus de chances de réussir sa croissance !
En effet, par expérience, les entreprises attendent et se rendent compte du problème une fois atteint les 30 à 50 collaborateurs. Le stade où vous n’avez plus tout à portée de main, et donc vous ne ressentez plus intuitivement correctement les choses.
Bien trop tard car à ce stade il devient difficile de faire changer les habitudes de toute l’agence!
Alors comment y passer?
Furious aide des centaines d’entreprises à déployer facilement et sereinement leur gestion à la production grâce à des indicateurs visuels et ludiques.
Il n’est jamais trop tard pour choisir les bons process (et outils !) qui vous aideront à structurer votre business. La reconnaissance de votre activité à l’avancement fait partie de ces Must-Have que tout bon CEO se doit de mettre en place.
Au-delà d’une vision juste et temps-réel de vos projets – et de votre entreprise -, cela vous apportera surtout la sérénité nécessaire pour une croissance furiousement rentable !
