Dans une agence, tout repose sur une équation délicate : livrer des projets de qualité, à temps, avec des équipes disponibles et engagées.
Mais trop souvent, le staffing est une source de tension constante. Ressources mobilisées sur plusieurs missions, plannings ajustés en urgence, conflits détectés trop tard… Vous passez plus de temps à éteindre des feux qu’à piloter sereinement votre activité.
Ce mode de gestion réactif freine la performance et épuise vos équipes. Pourtant, une autre approche existe : intégrer staffing et gestion de projet dès la phase de devis pour anticiper les besoins, éviter les conflits et ajuster les ressources avec souplesse.
Comment transformer votre gestion du staffing pour gagner en agilité et en rentabilité ? Quels sont les leviers concrets à activer pour une planification plus fluide et efficace ? Décryptage.
Le défi actuel des agences
Un constat sans appel : le staffing au fil de l’eau ne fonctionne pas
Si vous gérez encore vos projets avec une approche réactive, vous avez sans doute déjà fait face à ces situations :
- Vous découvrez trop tard qu’un collaborateur est déjà affecté à une autre mission.
- Vous êtes contraint de chambouler vos plannings en urgence pour répartir la charge de travail.
- Vous manquez de visibilité sur vos ressources, ce qui complique la prise de nouvelles opportunités.
Cette gestion fragmentée entraîne une perte d’agilité, des délais qui s’allongent et une baisse de rentabilité. Plus les ajustements sont tardifs, plus ils sont coûteux, aussi bien en temps qu’en énergie pour vos équipes.
À l’inverse, une approche anticipée et fluide permet d’optimiser l’allocation des équipes, de réduire les conflits et d’améliorer la rentabilité des projets.
Un staffing itératif et prévisionnel : le duo gagnant
Les trois piliers d’un bon staffing
Un staffing efficace ne doit pas être une lutte quotidienne, mais un processus fluide et naturel. Pourtant, trop d’agences continuent à gérer leurs ressources au jour le jour, sans réelle anticipation.
Résultat ? Des équipes surchargées sur certains projets, tandis que d’autres manquent de ressources au moment critique.
Le véritable enjeu est de staffer à long terme. En intégrant le staffing dès la phase de devis et en projetant les ressources sur l’ensemble de la durée du projet, vous évitez les ajustements permanents et gagnez en stabilité. Cette approche garantit que chaque collaborateur sait à l’avance sur quoi il va travailler, et que les responsables peuvent mieux répartir la charge de travail sans stress de dernière minute.
Les trois piliers d’un staffing performant sont donc clairs :
- Un processus itératif
Le planning évolue naturellement, en fonction des besoins du projet et des disponibilités des équipes. - Une visibilité long terme
Vous projetez vos ressources bien en amont, ce qui permet d’anticiper les conflits et d’éviter les périodes de sous-effectif. - Une gestion fluide
Le planning est structuré à 80 % dès le départ, ce qui réduit la charge mentale et les ajustements imprévus.
En misant sur une planification proactive et une allocation intelligente des ressources, vous évitez les déséquilibres et les décisions prises dans l’urgence.
Les bénéfices concrets pour votre agence
L’intégration du staffing et de la gestion de projet vous permet de transformer la manière dont vous pilotez vos ressources. Concrètement, cela se traduit par :
- Un gain de temps – Moins d’allers-retours, moins d’ajustements de dernière minute. Vous vous concentrez sur l’essentiel.
- Moins de conflits – Tout est calé dès le départ, ce qui réduit les tensions liées à un manque d’organisation.
- Une meilleure visibilité – Vous savez précisément quelles ressources sont disponibles et quand, ce qui facilite la prise de décision.
- Un pilotage par les données et le contrôle des KPIs – Lorsque staffing et gestion de projet sont bien intégrés, vous pouvez suivre en temps réel le temps réellement passé sur chaque projet et comparer avec le temps initialement prévu. Cette analyse permet d’identifier rapidement les écarts, d’ajuster la charge de travail et même de faire du prédictif : si un projet dépasse régulièrement son budget temps, vous le détectez bien avant qu’il ne devienne un problème.
- Une croissance maîtrisée – Vous pouvez accepter plus de projets sans risquer de surcharger vos collaborateurs car vous savez précisément où vous en êtes et pouvez ajuster vos ressources en fonction des prévisions réelles.
Avec cette approche, chaque projet est lancé sur des bases solides, avec une gestion des ressources optimisée.
Comment passer à l’action ?
Structurer un workflow clair
Un staffing efficace repose sur une organisation fluide, où chaque ressource est affectée à un projet en fonction de son planning, mais aussi en lien avec les tâches à réaliser. Trop souvent, les collaborateurs savent quand ils doivent travailler, mais pas toujours sur quoi. Cette déconnexion entre la planification et l’exécution crée des pertes de temps et des ajustements de dernière minute.
Pour y remédier, l’idéal est d’adopter un système de tickets connectés au planning. Concrètement, cela signifie que :
- Chaque créneau de travail est directement lié à une tâche précise.
- Les collaborateurs savent immédiatement ce qu’ils doivent faire en fonction de leur disponibilité.
- Le suivi des projets est simplifié, car chaque action est planifiée et rattachée à une ressource.
Avec une telle approche, chaque collaborateur a une visibilité claire : lorsqu’un créneau se libère dans son planning, il sait exactement quelle tâche prioriser. À l’inverse, lorsqu’une tâche urgente doit être traitée, elle s’intègre automatiquement dans le planning en fonction des créneaux disponibles.
Ce fonctionnement supprime les temps morts, optimise l’utilisation des ressources et assure un enchaînement fluide des missions sans friction.
Pourquoi les agences échouent ?
Beaucoup d’agences peinent à adopter cette approche pour plusieurs raisons :
- Un manque d’outils adaptés – La gestion du staffing repose souvent sur des tableurs ou des solutions trop rigides, ce qui empêche une planification agile et centralisée.
- Une culture du réactif – L’habitude de gérer les urgences plutôt que d’anticiper entraîne une surcharge constante des équipes et des ajustements de dernière minute qui nuisent à la rentabilité.
- Un cloisonnement entre gestion de projet et staffing – Lorsque les deux sont dissociés, les ressources sont attribuées sans prise en compte des priorités stratégiques, générant des conflits de planning et un manque de flexibilité.
- Une faible intégration du client dans le processus – Trop souvent, les clients sont informés des plannings une fois qu’ils sont figés, ce qui limite leur capacité à anticiper et génère des demandes tardives qui viennent perturber l’organisation de l’agence. En intégrant le client dès le départ – en partageant une vision des ressources allouées et des jalons clés –, l’agence améliore la communication, réduit les imprévus et gagne en efficacité.
Une agence qui lève ces freins et adopte un modèle plus transparent et collaboratif se donne les moyens d’améliorer sa performance tout en sécurisant ses engagements.
Le cas de SMASH Group
Pour illustrer cette démarche, prenons l’exemple de SMASH Group, un cabinet de conseil français fondé en 2018. En seulement quatre ans, ils sont passés de 0 à 55 collaborateurs, avec une croissance annuelle de 50 %, recrutant en moyenne 22 personnes par an. Cette expansion rapide a mis en évidence la nécessité d’optimiser la gestion du temps et de centraliser les outils pour maintenir la qualité du service client.
Les défis rencontrés par SMASH Group :
- Visibilité limitée
Avec une croissance rapide, il devenait difficile de suivre en temps réel la charge de travail des équipes, ce qui pouvait entraîner des surcharges et un stress accru. - Outils dispersés
L’utilisation de fichiers Excel pour le suivi du temps et la gestion administrative manquait de dynamisme et ne permettait pas une vue d’ensemble efficace. - Planification insuffisante
L’absence d’un système centralisé rendait la planification et l’anticipation des besoins en ressources humaines complexes.
Les solutions apportées par Furious :
- Suivi en temps réel
Grâce à Furious, SMASH a pu surveiller précisément le temps consacré à chaque projet, anticiper les besoins en recrutement et planifier les tâches de manière optimale. Jean-Baptiste Cousin, co-fondateur de SMASH, déclare : « On monitore le temps grâce à Furious de manière très précise, d’abord pour s’assurer qu’on n’est pas en train de surcharger les équipes et les mettre en situation de stress. » - Centralisation des outils
En adoptant Furious, SMASH a remplacé ses fichiers Excel par une plateforme unique, offrant une vision claire du staffing, de la planification et du temps passé par client en seulement deux clics. - Amélioration de la planification
Avec une vue d’ensemble des plannings et des rappels automatiques pour certaines actions, la répartition des tâches et l’anticipation des périodes de forte charge ont été grandement améliorées.
Les résultats ont été significatifs : une meilleure visibilité sur les projets, une anticipation accrue des besoins en personnel et une réduction du stress pour les équipes. Comme le souligne Jean-Baptiste Cousin : « On est passé de l’ère médiévale à l’ère digitale. Avec l’arrivée de Furious, on est passé à une ère beaucoup plus dynamique avec du monitoring aussi et évidemment la sécurisation des données. »
Pourquoi Furious est l’outil idéal ?
Furious a été conçu pour les agences qui veulent une gestion plus fluide et plus performante. Concrètement, il vous permet de :
- Planifier dès la phase de devis – Dès qu’un projet est validé, vous savez quelles ressources seront mobilisées et quand.
- Détecter les conflits bien en amont – Vous identifiez immédiatement les risques de surcharge et pouvez les résoudre avant qu’ils ne deviennent un problème.
- Gagner du temps avec une interface ultra-intuitive – Pas de paramétrages complexes, pas de gestion administrative lourde. Furious automatise ce qui doit l’être.
- Bénéficier d’un planning préconstruit à 80 % – Vous n’avez plus qu’à ajuster et affiner, plutôt que de repartir de zéro à chaque projet.
Avec Furious, vous donnez à votre agence un véritable avantage concurrentiel : une capacité à livrer vos projets avec fluidité, en toute sérénité.
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