Intro
Avez-vous déjà compté le nombre d’outils que vous utilisez quotidiennement ? Plus une entreprise grossit, plus elle accumule des outils pour répondre à ses divers besoins (plus de 12 outils rien que pour une équipe marketing !).
Pourtant, rationaliser l’utilisation de vos outils est essentiel pour améliorer votre rentabilité, fluidifier vos opérations et redonner à vos équipes le temps de se concentrer sur ce qui compte vraiment : les clients et la bonne tenue des projets.
Mais comment y parvenir ? Suivez le guide en 3 étapes clés.
David Aït-Ali, co-fondateur de Rébellion
Le plus difficile lorsque l’on recherche un outil comme ça, c’est d’avoir un outil qui est complètement tout-en-un, pensé pour aller du début à la fin. Et ça, on a eu beaucoup de mal à le trouver. On a vraiment vu beaucoup de compétiteurs, et dans tous ceux-là, il n’y en avait aucun qui prenait vraiment le problème dans son ensemble.
La multiplicité des outils
Pourquoi c’est dangereux
Pour certains, plus d’outils signifient plus de fonctionnalités, plus de flexibilité, et théoriquement, plus d’efficacité. Mais en réalité, c’est souvent l’inverse qui se produit.
La prolifération des outils entraîne des silos d’information et des redondances qui compliquent la gestion quotidienne. En moyenne, un employé perd 1 heure par jour à chercher des données pertinentes dans différentes applications, selon une étude de Qatalog et du Ellis Idea Lab de l’université Cornell.
Résultat ? Les équipes passent un temps précieux à jongler entre ces outils, ce qui freine la productivité et augmente les risques d’erreurs. En outre, 44% des employés estiment que leurs collègues dupliquent le travail, aggravant encore la situation.
- Pour les opérationnels et les chefs de projet, c’est devoir gérer un projet sans avoir pu anticiper le départ en congés du designer. Vous découvrez trop tard que le visuel final n’est pas prêt, mettant en péril toute la campagne du client, tout en retardant la facturation sortante.
- Pour la direction de production, c’est l’impossibilité de synchroniser les efforts des commerciaux et des équipes de production. Vous pourriez avoir des commerciaux qui vendent plus de projets que votre équipe ne peut en gérer, ou inversement, des périodes creuses non anticipés. Qui en pâtira ? Votre rentabilité.
- Du côté de la direction financière, c’est l’incapacité de suivre en temps réel l’avancement des projets pour savoir quand facturer. Sans cette information, difficile de maintenir un flux de trésorerie régulier et sain vous permettant de maintenir le paquebot à flot jusqu’aux USA (et au-delà !)
Rationaliser pour mieux piloter
Les bénéfices
Un environnement de travail unifié présente des avantages significatifs :
- Une meilleure visibilité : Une vue d’ensemble claire des projets, des ressources allouées et des coûts engagés.
- Une réactivité accrue : Capacité à réagir rapidement aux imprévus.
- Une réduction des erreurs : Moins de silos d’information, moins de redondances.
- Un gain de temps significatif : Rationaliser vos outils permet de gagner en moyenne 30 % de temps de back-office.
Le cas de l'agence Hula-Hoop
Hula-Hoop, une agence de stratégie de marque de plus de 15 ans avec 70 employés répartis dans plusieurs pays, faisait face à des défis d’organisation et de transversalisation des métiers. Avant Furious, l’agence utilisait différents outils pour la gestion, la planification et la relation client, ce qui limitait la visibilité sur le temps passé sur les projets.
Depuis l’adoption de Furious il y a 4 ans, Hula-Hoop a centralisé son activité sur une seule plateforme. Cette unification a permis de relier efficacement les différentes structures de l’agence, facilitant ainsi l’identification et le suivi du temps consacré par chaque employé à un projet. Cela a non seulement amélioré la coordination entre les équipes situées à Montréal et Nantes, mais a également soutenu la croissance globale de l’agence.
Problématiques avant Furious :
- Gestion fragmentée des projets.
- Manque de transversalité sur les métiers et les pays.
- Multiplication des outils et manque de cohérence.
- Manque de visibilité sur le temps passé et les projets.
Solutions apportées par Furious :
- Centralisation des données de gestion des projets (sur une seule plateforme).
- Simplification et gain de temps grâce à l’automatisation des processus administratifs.
- Suivi régulier des KPIs en temps réel pour surveiller les données économiques et sociales.
- Amélioration de la coordination entre les équipes.
Grâce à Furious, j’ai des tableaux de bord qui sont absolument dingues qui sortent des données en temps réel et en permanence. Je me suis fait un board de suivi de l’ensemble des données économiques, sociales et de comparaisons d’année en année qui sortent en live et que je vérifie au quotidien.
Cette centralisation des outils a également été bénéfique pour Progress Partners, une autre société de services en pleine croissance.
Le cas de Progress Partners
Progress Partners, dirigé par Pascal VanBerten, a connu une forte croissance, nécessitant une meilleure gestion et un pipeline de prospection solide. Avant Furious, l’entreprise utilisait deux systèmes distincts, entraînant des lacunes dans la planification et la facturation.
Problématiques avant Furious :
- Utilisation de deux systèmes distincts
- Lacunes dans la facturation, avec jusqu’à 30 % de factures non réglées.
- Croissance mal maîtrisée en raison d’un manque de centralisation des données.
Solutions apportées par Furious :
- Centralisation des outils : Une seule plateforme pour la planification et la facturation.
- Automatisation des relances : Réduction des factures non réglées de 30 % à 9 %.
- Gain de temps et efficacité accrue : 20 à 30 % de temps gagné dans la gestion quotidienne permettant une croissance sans avoir besoin d’embaucher.
Harmoniser sans perturber : les 3 étapes
1. Identifier les outils sous-exploités
Commencez par un audit complet des outils utilisés actuellement :
- Analyse des outils : Listez tous les outils en usage.
- Détection des redondances : Repérez ceux qui sont redondants ou sous-utilisés et ceux qui ne communiquent pas entre eux.
- Dialogue avec les équipes : Discutez avec vos équipes pour comprendre leurs habitudes, besoins et tâches répétitives pouvant être automatisées.
- Cahier des charges : Rédigez un document récapitulatif des conclusions et des besoins profonds, visant à améliorer la rentabilité.
2. Rationaliser les processus
Faites le point sur vos outils actuels : l’un d’entre eux peut-il remplir toutes les caractéristiques que vous cherchez ? Si la réponse est oui, parfait ! Sinon, optez pour une plateforme unique qui centralise les données de gestion de projets, de temps passé, et de facturation. Un outil métier tout-en-un.
3. Utiliser le plein potentiel de votre parc outils
Utilisez des outils qui offrent des fonctionnalités d’automatisation pour les tâches répétitives.
Ensuite, intégrez pleinement votre nouvel outil dans vos processus quotidiens.
Assurez-vous que toutes les équipes sont formées pour exploiter tout son potentiel. Cela permettra de réduire les erreurs, d’améliorer l’efficacité et de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Ci-dessus : l’agrégation des données financières, du temps passé, de facturation et de l’avancement pour un projet client sur l’outil Furious.
Opérer une transition en douceur
Passer de plusieurs outils à un seul peut sembler intimidant. Pourtant, les sociétés de services qui ont adopté cette approche témoignent d’une amélioration significative de leur rentabilité.
En centralisant leurs outils de gestion, elles ont pu :
- Réduire le temps passé sur les tâches administratives (une diminution de 10 % en moyenne).
- Améliorer la précision des rapports financiers.
- Optimiser l’utilisation des ressources.
Cette transition permet de simplifier les processus, d’éliminer les redondances et de gagner en efficacité. En unifiant les outils, les entreprises créent un environnement de travail plus fluide et réactif, capable de s’adapter rapidement aux imprévus et aux besoins changeants du marché.
Le cas du cabinet de conseil SMASH
SMASH Group, un cabinet de conseil en forte croissance, a opté pour Furious pour centraliser et optimiser sa gestion. Avant Furious, l’entreprise utilisait des fichiers Excel pour gérer le temps de travail et les tâches administratives, ce qui limitait la visibilité et l’efficacité.
On monitorait depuis des fichiers Excel mais qui ne touchaient pas vraiment la réalité des choses, qui étaient très statiques. Et avec l’arrivée de Furious, on est passés à une aire beaucoup plus dynamique avec du monitoring aussi. Et évidemment, la sécurisation des données.
Pour en savoir plus sur l’expérience de SMASH avec Furious, consultez leur témoignage complet pour apprendre comment ils sont passés d’Excel à Furious.
Furious : votre allié pour une gestion optimisée
Chez Furious, nous comprenons les défis auxquels vous, entreprises de service êtes confrontés. 78% des managers et dirigeants qui arrivent chez nous expriment le besoin d’unifier leur stack d’outils par manque de visibilité.
Nos clients se battent quotidiennement pour s’assurer que leurs équipes respectent les processus et pour obtenir des indicateurs précis leur permettant de piloter avec toutes les clefs à disposition. Ils perdent beaucoup de temps avec des outils multiples et déconnectés, ce qui complique la gestion des projets et la planification des ressources.
Notre solution métier, tout-en-un, vous permet de suivre en temps réel l’avancement de vos projets, de gérer efficacement les ressources et de centraliser toutes vos données de gestion.
Avec tous les flux au même endroit, Furious remplace en moyenne 7 outils, fait économiser 30% de temps sur les sujets back-office et épargne 20% du temps de management.
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David Aït-Ali, co-fondateur de Rébellion
Je pense que grâce à Furious, on sauve et on gagne à peu près une dizaine de % du temps général de l’agence. Ça semble peu, mais quand l’agence commence à grandir, 10% c’est beaucoup. C’est un vrai plus. Il y a beaucoup de choses qu’on a automatisées grâce à Furious et on a maintenant la capacité d’avoir des indicateurs réguliers qui sont super.
