Qui n’a pas connu ce moment de solitude quand votre manager /la compta vous annonce que ce projet sur lequel vous passez vos soirs et week-ends, qui vous mange les neurones depuis plusieurs semaines/mois connaît des pertes abyssales malgré tout ce temps et cette énergie que vous investissez ?
Tu travailles au forfait ? Toi-même tu sais.
Mais pourquoi, alors que vous êtes sous l’eau, votre projet n’est-il pas rentable ?
On accuse tout d’abord les commerciaux : ils n’avaient qu’à vendre plus cher ! On leur a déjà dit : “ils font tout pour gagner le projet et ensuite on se débrouille…” Variante : “ils ont sous-vendu parce qu’ils n’y connaissent rien” etc etc. .
Les commerciaux accusent parfois la gestion de projets qui “ne sait pas compter”… La prod’ accuse tous les autres.
Bref, c’est la faute de tout le monde et donc souvent de personne. Et c’est d’ailleurs pour cette raison que ce genre de situation se reproduit… souvent. Grosse ambiance.
En réalité, c’est typique des agences sans outils ni méthodes de pilotage de projets au forfait.
Voici quelques règles de base qui vous aideront à inverser la tendance :
Le suivi des temps
Question toute bête : savez-vous comptabiliser chaque semaine le temps passé par chaque personne sur un projet ? Si la réponse est “non”, “pas trop” ou “plus ou moins”, il est temps de remédier à la situation.
Furious rend cette tâche simple voire automatique dans 80% des temps. Une véritable transformation, à la fois dans votre gestion de projet, mais aussi dans la gestion de votre production.
Le contrôle hebdomadaire des projets et des temps passés VS ce qui a été vendu
Qui chez vous contrôle chaque semaine les dépassements de projet ? Avez-vous un “berger” en charge de cadrer les plannings ?
Même si dans certaines agences, la charrette est une institution, elle est de moins en moins tolérée et ça se comprend. On attend de sa boite qu’elle sache évaluer la charge de travail pour rectifier le tir quand il y a débordement.
Le partage hebdomadaire avec le client des infos projets
Il est essentiel de partager au moins une fois par semaine avec votre client-chéri les ratios de charge par rapport au vendu, le planning, la facturation… Ainsi celui-ci ne pourra pas feindre l’ignorance et surtout cela vous contraindra à régler les problèmes de dépassement dès qu’ils apparaissent.
Furious vous propose de partager ces KPI’s avec votre client en un clic !
La valorisation dans le projet vendu des temps passés en avant-vente
Quand on gagne un projet, on ne jette pas à la poubelle le temps passé sur une avant-vente. Normalement on a déjà avancé en partie sur le projet donc il est naturel de le retrouver dans les temps du projet.
On en parle d’ailleurs ici.
Un moteur d’anticipation
Sans parler de science-fiction, avec de bons outils comme Furious, vous savez avant qu’il ne soit trop tard que le projet va dans le mur !
Furious modélise les projets complexes et vous indique dès le début la rentabilité estimée du projet à son terme. Un vrai plus pour piloter tactiquement votre business !
Pouvoir analyser la rentabilité
Il vous faut disposer d’une analyse de :
- la rentabilité commerciale : temps vendu VS temps passé
- la rentabilité nette : temps passés X coût réel des personnes ayant travaillé sur le projet VS temps vendu.
Pour affiner cette analyse, il est crucial d’inclure le calcul retour sur investissement, une méthode incontournable pour évaluer précisément l’efficacité de vos projets. Cette démarche vous permettra de mieux anticiper les goulots d’étranglement et de maximiser la rentabilité de vos ressources. La nuance entre les deux vous permettra d’évaluer l’occupation des profils seniors ou des stagiaires par exemple… et ça change évidemment tout !
L'arrêt des projets non rentables
C’est tabou en agence et pourtant ô combien nécessaire !
Vous ne devez pas hésiter à arrêter un projet s’il va dans le mur… avant qu’il n’y aille !
Vous aurez plus à perdre à trop charger vos équipes (le coût du turnover est souvent sous- évalué en agence) et à les occuper sur des projets non rentables qu’à perdre un client.
Pour vous aider, des outils comme Furious sont là pour vous faciliter le suivi de ces sujets de manière très visuelle. Furious apporte aussi une vision prédictive , qui vous alerte bien en amont et avant qu’il ne soit trop tard.
Autre avantage (et non des moindres) : le travail en équipe est plus fluide car on analyse les difficultés sur des données rationnelles, et non pas sur l’incompréhension ou les préjugés entre métiers et profils différents !
