En résumé :
Grâce à ces 5 KPIs :
- Évitez les risques de surcharge et de sous-utilisation grâce à des indicateurs clairs.
- Vérifiez si vos équipes remplissent leurs timesheets correctement pour un suivi précis du staffing.
- Assurez-vous que le temps prévu sur des projets clients est respecté.
- Analysez les tâches internes : identifiez qui y consacre trop de temps, pourquoi, et la nature de ces activités.
Piloter le staffing en agence sans KPIs, c’est avancer sans repères. Trop de ressources mobilisées, et votre marge s’écroule. Trop peu, et vos équipes s’épuisent ou vos projets accusent du retard. Heureusement, il existe une boussole fiable : les KPIs de staffing. Avec eux, vous maximisez la rentabilité tout en préservant vos talents. Dans cet article, nous allons voir quels sont les 5 incontournables.
Les risques d’une gestion sans KPIs
Sans indicateurs clairs, vous exposez votre agence à plusieurs risques majeurs :
- Surstaffing des projets : Lorsque vous affectez trop de ressources, comme des jours ou des profils plus coûteux que nécessaire, vous réduisez votre marge et fragilisez la rentabilité globale.
- Sous-utilisation ou surcharge des collaborateurs : Des équipes surchargées s’épuisent rapidement, tandis que des talents sous-utilisés se démotivent, augmentant le risque de burn-out ou de turnover.
- Manque de visibilité : Sans données fiables, il devient complexe d’anticiper vos priorités ou vos besoins futurs, ce qui transforme la planification en casse-tête.
- Opportunités manquées et insatisfaction des équipes : Vous pourriez avoir du mal à répondre aux demandes urgentes ou à gérer les périodes d’activité creuses, impactant à la fois vos résultats et la motivation des équipes.
Ces écueils ne compromettent pas seulement la performance financière de votre agence, mais aussi le bien-être de vos collaborateurs. À l’opposé, une gestion basée sur des KPIs pertinents ouvre la voie à une optimisation globale. Explorons-les en détail.
Les 5 KPIs essentiels pour optimiser votre staffing
1. Taux d’utilisation (ou de staffing)
Le taux d’utilisation mesure la charge de travail réelle par rapport à la capacité totale disponible de vos équipes. C’est un indicateur crucial pour éviter des scénarios de surmenage ou d’inactivité qui nuisent à la performance globale de votre agence.
Ce KPI aide à identifier :
- Les collaborateurs en surcharge.
- Les périodes ou projets où des talents sont sous-utilisés.
- Les écarts entre le temps facturable et le temps passé sur des activités annexes.
Pourquoi c’est important ?
Un taux trop élevé engendre des surcharges, tandis qu’un taux trop bas entraîne une sous-utilisation des ressources et des pertes financières.
Comment le suivre ?
- Logiciel de gestion des ressources : Intégrez un outil pour centraliser et visualiser en temps réel les charges de travail individuelles et collectives.
- Tableaux de bord personnalisables : Configurez des indicateurs clés permettant d’identifier rapidement les situations de surcharge ou de sous-utilisation.
- Forecasting : Utilisez des outils prédictifs pour prévoir les besoins futurs et éviter les goulots d’étranglement lors des pics d’activité ou les périodes d’inactivité prolongée.
Impact attendu : Une gestion équilibrée des charges de travail améliore la productivité des collaborateurs, réduit le risque de burn-out et maximise l’utilisation efficace des ressources, tout en augmentant la rentabilité globale.
2. Taux d’improductivité
Une entreprise gaspille 11,4% de ses ressources suite à une mauvaise gestion de projet.
Ce KPI mesure le temps non facturable ou passé sur des tâches internes. Il met en évidence les inefficacités dans la gestion du temps et des priorités.
Ce KPI aide à identifier :
- Les collaborateurs qui passent trop de temps sur des projets internes ou des activités à faible valeur ajoutée.
- Les goulots d’étranglement dans les processus qui ralentissent les livrables.
- Les activités non facturables chronophages comme les réunions inutiles ou les tâches administratives.
Pourquoi c’est crucial ?
Réduire l’improductivité permet de maximiser le temps facturable et d’améliorer la rentabilité.
Comment le suivre et l’optimiser ?
- Analyse des timesheets : Examinez régulièrement les feuilles de temps pour identifier les activités non facturables et les missions internes prenant une place disproportionnée.
- Automatisation : Déployez des outils pour automatiser les tâches répétitives ou administratives, comme la saisie de données ou la gestion des réunions.
- Optimisation des réunions : Limitez la durée et le nombre de participants aux réunions, et introduisez des agendas clairs pour éviter les pertes de temps.
- Processus simplifiés : Repérez les étapes inutiles dans vos workflows et simplifiez-les pour accélérer les livrables.
- Feedback des équipes : Organisez des sessions avec vos collaborateurs pour identifier les blocages dans leur gestion du temps et prioriser les solutions adaptées.
Impact attendu : En réduisant les tâches non facturables, vous concentrez les efforts de vos équipes sur des activités génératrices de valeur, ce qui améliore les marges et augmente la satisfaction des collaborateurs.
3. L’objectif facturable
L’objectif facturable permet de définir un pourcentage cible de temps facturable par collaborateur et de le comparer à la réalité du terrain. Cet indicateur est crucial pour évaluer si l’allocation des ressources reste alignée avec les objectifs financiers de l’agence.
Ce KPI aide à identifier :
- Les écarts entre le taux facturable attendu et le taux réel par collaborateur.
- Les dérives qui impactent la rentabilité des projets et augmentent le coût par collaborateur.
- Les signes d’un déséquilibre entre le temps passé sur des sujets clients et des tâches annexes.
Pourquoi c’est crucial ?
Un objectif facturable réaliste garantit que les collaborateurs restent concentrés sur des missions à forte valeur ajoutée. Si le taux facturable réel est inférieur à l’objectif, cela entraîne une augmentation des coûts par collaborateur et une pression accrue sur la rentabilité globale.
Comment le suivre ?
- Analyse des taux facturables par collaborateur : Suivez régulièrement le pourcentage de temps passé sur des projets clients par rapport au total des heures travaillées. Identifiez les écarts pour ajuster vos priorités.
- Suivi de la rentabilité projet : Vérifiez que le temps réellement consacré aux projets clients est en adéquation avec les objectifs prévus pour éviter des dérives financières.
- Évaluation des tâches annexes : Repérez les collaborateurs qui consacrent trop de temps à des activités non liées aux clients et mettez en place des solutions pour optimiser leur temps.
Impact attendu :
Un objectif facturable bien suivi permet de maintenir la rentabilité des projets, d’éviter une hausse des coûts opérationnels et d’assurer une allocation optimale des ressources aux missions stratégiques.
Caroline Vignand
Directrice Associée, POP FOR YOU (Groupe Humanskills)
Grâce à une planification anticipée des ressources et à une meilleure estimation du temps passé par projet, l’agence a non seulement amélioré son suivi de rentabilité, mais également économisé 5 heures par semaine. Une véritable avancée rendue possible par l’utilisation de Furious.
4. Taux de temps passé sur des projets vendus
Ce KPI mesure la proportion de temps que vos équipes consacrent à des projets facturés, par rapport au total des heures travaillées.
Ce KPI aide à identifier :
- Les écarts entre le temps prévu et le temps réellement passé sur des projets clients.
- Les pertes de temps sur des activités non prioritaires ou inefficaces.
- Les ressources sous-utilisées sur des projets où leurs compétences pourraient être mieux exploitées.
Pourquoi c’est crucial ?
Ce KPI permet de garantir que le temps investi par les collaborateurs génère un maximum de valeur pour l’agence.
Comment le suivre ?
- Comparaison prévisions/réalisations : Intégrez un logiciel de gestion des ressources pour comparer automatiquement le temps prévu pour chaque projet au temps réellement passé. Ces écarts doivent être analysés régulièrement pour détecter des inefficacités ou ajuster les pratiques.
- Tableaux de bord détaillés : Configurez des indicateurs pour suivre :
- Le ratio entre heures facturées et heures travaillées.
- Les écarts par projet ou par équipe pour repérer les missions moins rentables.
- Analyse qualitative : Organisez des revues de projet pour identifier pourquoi certains projets consomment plus de temps que prévu (difficultés imprévues, planification sous-estimée, compétences mal allouées).
- Optimisation des priorités : Identifiez les tâches non prioritaires qui grèvent le temps disponible pour des missions facturées et mettez en place des solutions pour réduire ou externaliser ces activités.
- Feedback collaborateur : Consultez les équipes pour comprendre les éventuels blocages dans la gestion de leur temps et ajustez vos processus pour réduire les pertes.
Impact attendu :
Une meilleure maîtrise de ce KPI vous permettra d’augmenter le temps productif alloué aux projets clients, d’améliorer la rentabilité de chaque mission et de maximiser l’utilisation des compétences des collaborateurs.
5. Taux sur les absences
Le taux sur les absences mesure l’impact des absences (congés, maladies, turnover) sur la productivité globale de l’agence. Ce KPI ne doit pas uniquement se limiter aux absences ponctuelles, mais aussi intégrer les effets des départs et des arrivées de collaborateurs, qui peuvent affecter la continuité des projets.
Ce KPI aide à identifier :
- Les absences récurrentes qui perturbent les plannings.
- Les périodes critiques où un turnover ou des congés impactent la continuité des projets.
- Les besoins de flexibilité supplémentaires pour pallier les imprévus.
- Les phases de transition liées aux départs et intégrations de nouveaux collaborateurs, qui peuvent entraîner des interruptions dans les projets.
Pourquoi c’est crucial ?
Un suivi précis des absences et des transitions permet de prévenir les perturbations dans les projets, d’anticiper les pics d’activité et de réduire la surcharge pour les équipes restantes. Une mauvaise gestion de ces phases peut retarder les projets et impacter la satisfaction client.
Comment le suivre et l’optimiser ?
- Suivi en temps réel : Utilisez un système centralisé pour enregistrer les absences et les mouvements du personnel. Cela vous donne une vue d’ensemble sur les congés planifiés, les absences imprévues et les périodes de transition.
- Tableaux de bord dynamiques : Configurez des indicateurs pour suivre :
- Le taux d’absences par équipe ou par période.
- Les absences critiques (sur des projets clés ou à des moments sensibles).
- Les périodes de transition (préavis, onboarding) pour anticiper l’impact sur les projets.
- Plan de transition structuré : Anticipez les départs et les intégrations avec des processus de passation clairs. Mettez en place des solutions comme le mentorat, la documentation des projets ou des formations accélérées pour les nouveaux arrivants.
- Ressources de secours : Prévoyez des solutions flexibles comme des collaborateurs en back-up ou un vivier de freelances pour maintenir la continuité des projets.
- Communication régulière : Informez vos équipes des départs et arrivées à venir afin de mieux organiser la répartition des tâches et de fluidifier les transitions.
Impact attendu : En intégrant la gestion des absences et des phases de transition, vous limitez les perturbations sur vos projets, assurez une continuité dans la production et réduisez la surcharge de travail pour vos équipes. Vous renforcez ainsi la résilience de votre organisation face aux mouvements de personnel.
Comment intégrer ces KPIs dans vos pratiques quotidiennes
Impliquez vos équipes dans le processus
Un bon suivi des KPIs commence par une bonne adoption des outils et pratiques. Les équipes qui comprennent l’importance des KPIs s’investissent davantage dans leur suivi et leur respect.
Astuce terrain : Organisez des points réguliers pour partager les performances et expliquer comment les données influencent vos décisions. L’adhésion collective renforce la dynamique d’équipe.
Centralisez vos données pour une vue globale
Travailler avec des KPIs éparpillés sur plusieurs fichiers ou outils, c’est comme assembler un puzzle dont il manque des pièces. Une centralisation efficace vous permet de visualiser en temps réel l’état de vos ressources.
Comment faire ?
Utilisez une plateforme unique pour collecter, analyser et partager vos données en temps réel. Mettez en place des tableaux de bord personnalisables accessibles à tous les responsables.
Impact : Vous gagnez en visibilité et pouvez prendre des décisions éclairées rapidement.
Automatisez le suivi des indicateurs
Le suivi manuel des KPIs est chronophage et sujet aux erreurs. Une automatisation vous permet de consacrer votre temps à des tâches stratégiques.
Comment faire ?
- Mettez en place des alertes automatiques pour détecter les écarts critiques en temps réel.
- Utilisez un outil pour automatiser le reporting et obtenir des données précises.
Impact : Vous économisez du temps et améliorez la fiabilité de vos analyses.
(Avec Furious, les tableaux de bord se mettent à jour automatiquement en fonction des données entrées par vos équipes. Vous recevez même des alertes pour anticiper les surcharges ou déséquilibres.)
Passez à l’analyse prédictive
Une gestion efficace ne s’arrête pas au présent : elle se projette dans l’avenir. Grâce à des outils de forecasting, vous anticipez les besoins futurs et répartissez mieux vos ressources.
Comment faire ?
- Intégrez des outils de forecasting pour anticiper les variations d’activité.
- Analysez les tendances historiques pour ajuster vos stratégies.
Impact : Vous réduisez les imprévus et optimisez vos plannings.
Évaluez régulièrement vos pratiques
Les KPIs ne sont pas figés. Les besoins de votre agence évoluent et vos indicateurs doivent s’adapter pour rester pertinents.
Notre tip : Après chaque projet, organisez un bilan pour analyser ce qui a fonctionné (ou non) et ajuster vos méthodologies. De ce fait, vous maintiendrez une gestion agile et performante.
Faites de vos KPIs un levier stratégique
Suivre ces KPIs, c’est donner à votre agence les moyens de piloter efficacement son staffing tout en maximisant sa rentabilité.
Avec Furious, vous visualisez ces KPIs en temps réel. Grâce à des tableaux de bord clairs et des alertes automatiques, vous transformez vos données en décisions éclairées. Résultat : plus de visibilité, moins de stress, et une agence qui reste sur la voie de la croissance.
Ne laissez pas les KPIs être de simples chiffres : faites-en les leviers stratégiques de votre réussite.
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