Chi non ha mai vissuto quel momento di solitudine in cui il tuo manager/contabile ti dice che il progetto a cui stai dedicando le tue serate e i tuoi weekend, che ti sta consumando il cervello da diverse settimane/mesi, sta subendo perdite abissali nonostante tutto il tempo e le energie che hai investito?
Lavori per un prezzo fisso? Conosci te stesso.
Ma perché il tuo progetto non è redditizio mentre sei sott’acqua?
Innanzitutto, diamo la colpa ai venditori: tutto quello che dovevano fare era vendere di più! Gli è già stato detto: “faranno di tutto per aggiudicarsi il progetto e poi ci penseremo noi…”. Variante: “hanno venduto poco perché non ne sanno nulla” ecc. ecc.
I venditori a volte accusano il project management di “non saper contare”… Il team di produzione dà la colpa a tutti gli altri.
In breve, la colpa è di tutti e spesso di nessuno. Ed è per questo che questo tipo di situazione si verifica… spesso. Grande atmosfera.
In realtà, questo è tipico delle agenzie che non dispongono di strumenti o metodi per la gestione di progetti a prezzo fisso.
Ecco alcune regole di base per aiutarti a invertire la tendenza:
Tracciamento del tempo
Ecco una semplice domanda: sai quanto tempo ogni persona dedica a un progetto ogni settimana? Se la risposta è “no”, “non troppo” o “più o meno”, è il momento di porre rimedio alla situazione.
Furious rende questo compito semplice e addirittura automatico nell’80% dei casi. Una vera e propria trasformazione, non solo nella gestione dei progetti, ma anche nella gestione della produzione.
Monitoraggio settimanale dei progetti e del tempo impiegato VS ciò che è stato venduto
Chi nella tua azienda controlla settimanalmente gli sforamenti dei progetti? Avete un “pastore” responsabile della programmazione?
Anche se in alcune agenzie la charrette è un’istituzione, è sempre meno tollerata, e comprensibilmente. Ti aspetti che la tua azienda sia in grado di valutare il carico di lavoro e di correggere la situazione quando ti sfugge di mano.
Condivisione settimanale delle informazioni sul progetto con il cliente
È fondamentale condividere con il tuo cliente-mercante, almeno una volta alla settimana, i rapporti di carico in relazione a ciò che è stato venduto, il calendario, la fatturazione e così via. In questo modo, il cliente-mercante non potrà fingere di non sapere nulla e, soprattutto, sarai obbligato a gestire gli eventuali sforamenti non appena si presenteranno.
Furious ti permette di condividere questi KPI con i tuoi clienti con un solo clic!
Valorizzare il tempo dedicato alla pre-vendita nel progetto di vendita
Quando vinci un progetto, non butti via il tempo dedicato alla pre-vendita. Di solito hai già fatto qualche passo avanti nel progetto, quindi è naturale includerlo nel calendario del progetto.
Ne parliamo qui.
Un motore di anticipazione
A parte la fantascienza, con gli strumenti giusti come Furious, puoi sapere prima che sia troppo tardi che il progetto sta andando a rotoli. Queste funzioni ti aiutano a monitorare e controllare i progetti in tempo reale, modellando progetti complessi e indicando la redditività stimata fin dall’inizio. Un vero vantaggio per gestire tatticamente la tua azienda!
Analizzare la redditività
Hai bisogno di un’analisi di :
- redditività commerciale: tempo venduto VS tempo speso
- redditività netta: tempo impiegato X costo effettivo delle persone che lavorano al progetto VS tempo venduto.
Per perfezionare questa analisi, è fondamentale includere un calcolo del ritorno sull’investimento, un metodo essenziale per valutare con precisione l’efficacia dei tuoi progetti. Questo approccio ti permetterà di anticipare meglio i colli di bottiglia e di massimizzare la redditività delle tue risorse. Le sfumature tra le due cose ti permetteranno di valutare l’occupazione dei profili senior o dei tirocinanti, ad esempio… e questo ovviamente cambia tutto!
Interruzione dei progetti non redditizi
È un argomento tabù nel mondo delle agenzie, eppure è così necessario!
Non dovresti esitare a fermare un progetto se sta andando incontro a un disastro… prima che ci arrivi!
Hai più da perdere sovraccaricando i tuoi team (il costo del turnover del personale è spesso sottovalutato nelle agenzie) e tenendoli occupati in progetti non redditizi che perdendo un cliente.
Per aiutarti, strumenti di gestione aziendale come Furious ti permettono di monitorare facilmente questi problemi in modo estremamente visivo. Si tratta di un vero e proprio alleato per ottimizzare la gestione dei progetti e il piano d’azione, fornendo al contempo una visione predittiva che ti avvisa con largo anticipo, prima che sia troppo tardi.
Un altro vantaggio (e non da poco) è che il lavoro di squadra si svolge in modo più fluido perché le difficoltà vengono analizzate sulla base di dati razionali e non sulla base di incomprensioni o pregiudizi tra professioni e profili diversi!
