Hai mai contato il numero di strumenti che utilizzi quotidianamente? Più un’azienda diventa grande, più strumenti accumula per soddisfare le sue diverse esigenze (oltre 12 strumenti solo per un team di marketing!).
Eppure, razionalizzare l’uso degli strumenti è essenziale per migliorare la redditività, snellire le operazioni e restituire ai team il tempo per concentrarsi su ciò che conta davvero: i clienti e il successo dei progetti.
Ma come ci si arriva? Segui la guida in 3 passi fondamentali.
Una vasta gamma di strumenti
Perché è pericoloso
Per alcuni, più strumenti significano più funzionalità, più flessibilità e, teoricamente, più efficienza.
In realtà, spesso è vero il contrario: la proliferazione di strumenti porta a silos di informazioni e ridondanze che complicano la gestione quotidiana. Secondo uno studio condotto da Qatalog e dall’Ellis Idea Lab della Cornell University, in media un dipendente spreca un’ora al giorno per cercare dati rilevanti in diverse applicazioni.
Il risultato? I team passano tempo prezioso a destreggiarsi tra questi strumenti, rallentando la produttività e aumentando il rischio di errori. Inoltre, il 44% dei dipendenti ritiene che i colleghi duplichino il lavoro, peggiorando ulteriormente la situazione.
- Per il personale operativo e i responsabili di progetto, è dover gestire un progetto senza poter anticipare la partenza del designer per le vacanze. Si scopre troppo tardi che il visual finale non è pronto, mettendo a rischio l’intera campagna del cliente e ritardando la fatturazione in uscita.
- Per la gestione della produzione, è l’incapacità di sincronizzare gli sforzi dei team di vendita e di produzione. Potresti avere venditori che vendono più progetti di quelli che il tuo team è in grado di gestire o, al contrario, periodi di inattività non previsti. Chi ne risentirà? La tua redditività.
- Dal dipartimento finanziario, è l’incapacità di monitorare l’avanzamento dei progetti in tempo reale, in modo da sapere quando fatturare. Senza queste informazioni, è difficile mantenere un flusso di cassa regolare e sano, che ti permetta di mantenere la nave a galla fino agli Stati Uniti (e oltre!).
David Aït-Ali, co-fondatore di Rébellion
La cosa più difficile quando si cerca uno strumento come questo è averne uno che sia completamente all-in-one, progettato per accompagnarti dall'inizio alla fine. E questo è un aspetto che abbiamo faticato a trovare. Abbiamo visto molti concorrenti e in tutti non c'era nessuno che considerasse davvero il problema nel suo complesso.
Razionalizzazione per una migliore gestione
I vantaggi
Un ambiente di lavoro unificato offre vantaggi significativi:
- Migliore visibilità Una chiara panoramica dei progetti, delle risorse allocate e dei costi sostenuti.
- Maggiore reattività Capacità di reagire rapidamente agli eventi imprevisti.
- Meno errori Meno silos di informazioni, meno ridondanza.
- Significativo risparmio di tempo La razionalizzazione degli strumenti consente di risparmiare in media il 30% di tempo nel back-office.
Il caso dell'agenzia Hula-Hoop
Hula-Hoop, un’agenzia di brand strategy con oltre 15 anni di vita e 70 dipendenti in diversi paesi, stava affrontando sfide in termini di organizzazione e interfunzionalità. Prima di Furious, l’agenzia utilizzava strumenti diversi per la gestione, la pianificazione e le relazioni con i clienti, il che limitava la visibilità del tempo dedicato ai progetti.
Da quando ha adottato Furious 4 anni fa, Hula-Hoop ha centralizzato le sue attività su un’unica piattaforma. Questa unificazione ha permesso di collegare in modo efficiente le diverse strutture dell’agenzia, rendendo più semplice l’identificazione e la tracciabilità del tempo dedicato da ciascun dipendente a un progetto. Questo non solo ha migliorato il coordinamento tra i team di Montreal e Nantes, ma ha anche sostenuto la crescita complessiva dell’agenzia.
Problemi prima di Furious :
- Gestione frammentata dei progetti.
- Mancanza di interfunzionalità tra le linee di business e i paesi.
- Moltiplicazione degli strumenti e mancanza di coerenza.
- Mancanza di visibilità sul tempo impiegato e sui progetti.
Soluzioni fornite da Furious :
- Centralizzazione dei dati di gestione del progetto (su un’unica piattaforma).
- Semplifica e risparmia tempo automatizzando i processi amministrativi.
- Tracciamento regolare in tempo reale di KPI per monitorare i dati economici e sociali.
- Migliore coordinamento tra i team.
Grazie a Furious, ho delle dashboard assolutamente pazzesche che producono dati in tempo reale in ogni momento. Ho creato un pannello per monitorare tutti i dati economici e sociali e i confronti anno per anno che vengono pubblicati in tempo reale e che controllo quotidianamente.
Questa centralizzazione degli strumenti è stata vantaggiosa anche per Progress Partners, un’altra società di servizi in rapida crescita.
Il caso di Progress Partners
Progress Partners, guidata da Pascal VanBerten, è cresciuta rapidamente, richiedendo una migliore gestione e una forte pipeline di prospezione. Prima di Furious, l’azienda utilizzava due sistemi separati, con conseguenti lacune nella pianificazione e nella fatturazione.
Problemi prima di Furious :
- Utilizzo di due sistemi separati
- Lacune nella fatturazione, con fino al 30% delle fatture in sospeso.
- Crescita poco controllata a causa della mancanza di dati centralizzati.
Soluzioni fornite da Furious :
- Centralizzazione degli strumenti Un’unica piattaforma per la pianificazione e la fatturazione.
- Promemoria automatici Riduzione delle fatture non pagate dal 30% al 9%.
- Risparmia tempo e aumenta l’efficienza Dal 20 al 30% in meno di tempo dedicato alla gestione quotidiana, consentendo una crescita senza la necessità di assumere nuovo personale.
Armonizzare senza disturbare: le 3 fasi
1. Identificare gli strumenti sottoutilizzati
Inizia con una verifica completa degli strumenti attualmente in uso:
- Analisi degli strumenti: elenca tutti gli strumenti in uso.
- Rilevamento della ridondanza: Identifica quelli ridondanti o sottoutilizzati e quelli che non comunicano tra loro.
- Dialogo con i tuoi team: Parla con i tuoi team per capire le loro abitudini, le loro esigenze e le attività ripetitive che possono essere automatizzate.
- Termini di riferimento: Redigere un documento che riassuma le conclusioni e le esigenze più profonde, con l’obiettivo di migliorare la redditività.
2. Razionalizzazione dei processi
Fai un bilancio dei tuoi strumenti attuali: uno di essi è in grado di fornire tutte le funzionalità che stai cercando? Se la risposta è sì, bene! In caso contrario, opta per un’unica piattaforma che centralizzi i dati di gestione del progetto, del tempo trascorso e della fatturazione. A strumento aziendale tutto in uno.
3. Usa i tuoi strumenti al massimo delle loro potenzialità
Usa strumenti che offrono funzioni di automazione per le attività ripetitive.
Poi integra completamente il nuovo strumento nei tuoi processi quotidiani.
Assicurati che tutti i tuoi team siano formati per sfruttarne appieno il potenziale. In questo modo si ridurranno gli errori, si migliorerà l’efficienza e si libererà tempo per attività a maggior valore aggiunto.
Una transizione senza problemi
Passare da più strumenti a uno solo può sembrare scoraggiante. Tuttavia, le società di servizi che hanno adottato questo approccio riportano significativi miglioramenti nella redditività.
Centralizzando i loro strumenti di gestione, sono stati in grado di :
- Ridurre il tempo dedicato ridurre il tempo dedicato alle attività amministrative (una riduzione media del 10%).
- Migliorare l’accuratezza del reporting finanziario.
- Ottimizzare l’uso delle risorse.
Questa transizione consente di semplificare i processi, eliminare le ridondanze e aumentare l’efficienza. Unificando gli strumenti, le aziende creano un ambiente di lavoro più fluido e reattivo, in grado di adattarsi rapidamente agli imprevisti e alle mutevoli esigenze del mercato.
Il caso di SMASH
SMASH Group, una società di consulenza in rapida crescita, ha scelto Furious per centralizzare e ottimizzare la propria gestione. Prima di Furious, l’azienda utilizzava file Excel per gestire l’orario di lavoro e le attività amministrative, limitando la visibilità e l’efficienza.
Il monitoraggio avveniva a partire da file Excel, ma non rispecchiavano la realtà delle cose, erano molto statici. E con l'arrivo di Furious, ci siamo spostati in un'area molto più dinamica, con il monitoraggio. E, naturalmente, la sicurezza dei dati.
Per saperne di più sull’esperienza di SMASH con Furious, leggi la loro testimonianza completa per scoprire come sono passati da Excel a Furious.
David Aït-Ali, co-fondatore di Rébellion
Credo che grazie a Furious abbiamo risparmiato e guadagnato circa il 10% del tempo complessivo dell'agenzia. Potrebbe non sembrare molto, ma quando l'agenzia inizia a crescere, il 10% è molto. È un vero vantaggio. Grazie a Furious abbiamo automatizzato molte cose e ora siamo in grado di avere indicatori regolari che sono fantastici.
Furious: il tuo alleato per una gestione ottimizzata
Noi di Furious comprendiamo le sfide che devi affrontare come azienda di servizi. Il 78% dei manager e dei direttori che si rivolgono a noi esprimono la necessità di unificare il loro stack di strumenti a causa della mancanza di visibilità.
I nostri clienti lottano quotidianamente per garantire che i loro team rispettino i processi e per ottenere indicatori precisi che consentano loro di gestire tutte le chiavi a loro disposizione. Perdono molto tempo con strumenti multipli e scollegati, il che complica la gestione dei progetti e la pianificazione delle risorse.
La nostra soluzione aziendale all-in-one ti permette di monitorare l’avanzamento dei tuoi progetti in tempo reale, di gestire le risorse in modo efficiente e di centralizzare tutti i dati di gestione.
Con tutti i flussi di lavoro nello stesso posto, Furious sostituisce in media 7 strumenti, risparmia il 30% del tempo per le questioni di back-office e il 20% del tempo di gestione.
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