Introduzione
Hai mai contato il numero di strumenti che usi quotidianamente? Man mano che un’azienda cresce, accumula strumenti per rispondere ai suoi vari bisogni (più di 12 strumenti solo per un team di marketing!).
Eppure, razionalizzare l’uso dei tuoi strumenti è essenziale per migliorare la tua redditività, semplificare le operazioni e restituire ai tuoi team il tempo per concentrarsi su ciò che conta davvero: i clienti e la gestione dei progetti.
Ma come farlo? Segui la guida in 3 passaggi chiave.
David Aït-Ali, cofondatore di Rébellion
Il più difficile quando si cerca uno strumento come questo è trovare uno strumento completamente all-in-one, pensato per coprire tutto, dall'inizio alla fine. E questo, abbiamo avuto molta difficoltà a trovarlo. Abbiamo davvero visto molti concorrenti e tra tutti loro, nessuno affrontava veramente il problema nel suo complesso.
La molteplicità degli strumenti
Perché è pericoloso
Per alcuni, avere più strumenti significa più funzionalità, maggiore flessibilità e, teoricamente, più efficienza. Ma in realtà, spesso accade il contrario.
La proliferazione degli strumenti porta alla creazione di silos di informazioni e a ridondanze che complicano la gestione quotidiana. In media, un dipendente perde un’ora al giorno a cercare dati pertinenti in diverse applicazioni, secondo uno studio di Qatalog e dell’Ellis Idea Lab dell’Università di Cornell.
Risultato? I team spendono tempo prezioso a destreggiarsi tra questi strumenti, il che rallenta la produttività e aumenta il rischio di errori. Inoltre, il 44% dei dipendenti ritiene che i loro colleghi duplicano il lavoro, aggravando ulteriormente la situazione.
- Per gli operativi e i project manager, significa gestire un progetto senza poter prevedere l’assenza in ferie del designer. Scopri troppo tardi che il visual finale non è pronto, mettendo a rischio l’intera campagna del cliente e ritardando la fatturazione in uscita.
- Per la direzione di produzione, significa l’impossibilità di sincronizzare gli sforzi dei commerciali e dei team di produzione. Potresti avere venditori che vendono più progetti di quanti il tuo team possa gestire, o al contrario, periodi di bassa attività non previsti. Chi ne soffrirà? La tua redditività.
- Dal punto di vista della direzione finanziaria, significa l’incapacità di monitorare in tempo reale l’avanzamento dei progetti per sapere quando fatturare. Senza queste informazioni, è difficile mantenere un flusso di cassa regolare e sano che ti permetta di mantenere la nave a galla fino agli USA (e oltre!).
Razionalizzazione per una migliore gestione
I vantaggi
Un ambiente di lavoro unificato offre vantaggi significativi:
- Una migliore visibilità: Una panoramica chiara dei progetti, delle risorse allocate e dei costi sostenuti.
- Una reattività aumentata: Capacità di reagire rapidamente agli imprevisti.
- Una riduzione degli errori: Meno silos informativi e meno ridondanze.
- Un risparmio di tempo significativo: Razionalizzare gli strumenti consente di risparmiare in media il 30% del tempo dedicato alle attività di back-office.
Il caso dell'agenzia Hula-Hoop
Hula-Hoop, un’agenzia di brand strategy con oltre 15 anni di vita e 70 dipendenti in diversi Paesi, stava affrontando sfide in termini di organizzazione e interfunzionalità. Prima di Furious, l’agenzia utilizzava strumenti diversi per la gestione, la pianificazione e le relazioni con i clienti, limitando la visibilità del tempo dedicato ai progetti.
Da quando ha adottato Furious, 4 anni fa, Hula-Hoop ha centralizzato la sua attività su un’unica piattaforma. Questa unificazione ha permesso di collegare in modo efficiente le diverse strutture dell’agenzia, facilitando l’identificazione e la tracciabilità del tempo dedicato da ciascun dipendente a un progetto. Questo non solo ha migliorato il coordinamento tra i team di Montreal e Nantes, ma ha anche sostenuto la crescita complessiva dell’agenzia.
Problematiche prima di Furious:
- Gestione frammentata dei progetti.
- Mancanza di trasversalità tra i reparti e i paesi.
- Moltiplicazione degli strumenti e mancanza di coerenza.
- Mancanza di visibilità sul tempo impiegato e sui progetti.
Soluzioni offerte da Furious:
- Centralizzazione dei dati di gestione dei progetti su un’unica piattaforma.
- Semplificazione e risparmio di tempo grazie all’automazione dei processi amministrativi.
- Monitoraggio regolare dei KPI in tempo reale per controllare i dati economici e sociali.
- Miglioramento del coordinamento tra i team.
Grazie a Furious, ho cruscotti assolutamente incredibili che forniscono dati in tempo reale e in continuo. Mi sono creato una dashboard per monitorare tutti i dati economici, sociali e i confronti anno dopo anno che vengono aggiornati live e che controllo quotidianamente.
Questa centralizzazione degli strumenti è stata vantaggiosa anche per Progress Partners, un’altra società di servizi in rapida crescita.
Il caso di Progress Partners
Progress Partners, guidata da Pascal VanBerten, ha vissuto una forte crescita, richiedendo una migliore gestione e un pipeline di prospecting solido. Prima di Furious, l’azienda utilizzava due sistemi distinti, causando lacune nella pianificazione e nella fatturazione.
Problematiche prima di Furious:
- Utilizzo di due sistemi distinti.
- Lacune nella fatturazione, con fino al 30% delle fatture non saldate.
- Crescita mal gestita a causa della mancanza di centralizzazione dei dati.
Soluzioni offerte da Furious:
- Centralizzazione degli strumenti: Un’unica piattaforma per la pianificazione e la fatturazione.
- Automazione dei solleciti: Riduzione delle fatture non saldate dal 30% al 9%.
- Guadagno di tempo e maggiore efficienza: Risparmio del 20-30% del tempo nella gestione quotidiana, permettendo una crescita senza necessità di nuove assunzioni.
Armonizzare senza disturbare: le 3 tappe
1. Identificare gli strumenti sottoutilizzati
Inizia con un audit completo degli strumenti attualmente utilizzati:
- Analisi degli strumenti: Elenca tutti gli strumenti in uso.
- Rilevamento delle ridondanze: Identifica quelli ridondanti o poco utilizzati e quelli che non comunicano tra loro.
- Dialogo con i team: Parla con i tuoi team per comprendere le loro abitudini, bisogni e compiti ripetitivi che potrebbero essere automatizzati.
- Specifiche tecniche: Redigi un documento riepilogativo delle conclusioni e delle esigenze fondamentali, mirato a migliorare la redditività.
2. Razionalizzazione dei processi
Fai il punto sui tuoi strumenti attuali: uno di essi può soddisfare tutte le caratteristiche che cerchi? Se la risposta è sì, ottimo! Altrimenti, scegli una piattaforma unica che centralizzi i dati di gestione dei progetti, del tempo impiegato e della fatturazione. Uno strumento tutto-in-uno.
3. Utilizzare gli strumenti al massimo delle loro potenzialità
Utilizza strumenti che offrono funzionalità di automazione per le attività ripetitive.
Successivamente, integra completamente il nuovo strumento nei tuoi processi quotidiani. Assicurati che tutti i team siano formati per sfruttare tutto il suo potenziale. Questo ridurrà gli errori, migliorerà l’efficienza e libererà tempo per compiti a maggior valore aggiunto.
- Sopra: l'aggregazione dei dati finanziari, di tempo impiegato, di fatturazione e di avanzamento per un progetto del cliente sullo strumento Furious.
Una transizione senza problemi
Passare da più strumenti a uno solo può sembrare intimidatorio. Tuttavia, le società di servizi che hanno adottato questo approccio testimoniano un miglioramento significativo della loro redditività.
Centralizzando i loro strumenti di gestione, hanno potuto:
- Ridurre il tempo dedicato alle attività amministrative (una diminuzione media del 10%).
- Migliorare la precisione dei rapporti finanziari.
- Ottimizzare l’utilizzo delle risorse.
Questa transizione consente di semplificare i processi, eliminare le ridondanze e aumentare l’efficienza. Unificando gli strumenti, le aziende creano un ambiente di lavoro più fluido e reattivo, capace di adattarsi rapidamente agli imprevisti e ai bisogni mutevoli del mercato.
Il caso di SMASH
SMASH Group, uno studio di consulenza in forte crescita, ha scelto Furious per centralizzare e ottimizzare la sua gestione. Prima di Furious, l’azienda utilizzava file Excel per gestire il tempo di lavoro e le attività amministrative, il che limitava la visibilità e l’efficienza.
Monitoravamo tramite file Excel, che non riflettevano davvero la realtà delle cose e che erano molto statici. Con l'arrivo di Furious, siamo passati a un'area molto più dinamica con anche il monitoraggio. E, ovviamente, la sicurezza dei dati.
Per saperne di più sull’esperienza di SMASH con Furious, consulta la loro testimonianza completa per scoprire come sono passati da Excel a Furious.
Furious: il vostro alleato per una gestione ottimizzata
Da Furious, comprendiamo le sfide che affrontate, aziende di servizi. Il 78% dei manager e dei dirigenti che arrivano da noi esprimono la necessità di unificare il loro stack di strumenti per mancanza di visibilità.
I nostri clienti lottano quotidianamente per assicurarsi che i loro team rispettino i processi e per ottenere indicatori precisi che permettano loro di gestire con tutte le chiavi a disposizione. Perdono molto tempo con strumenti multipli e disconnessi, il che complica la gestione dei progetti e la pianificazione delle risorse.
La nostra soluzione tutto-in-uno consente di monitorare in tempo reale l’avanzamento dei progetti, gestire efficacemente le risorse e centralizzare tutti i dati di gestione.
Con tutti i flussi nello stesso posto, Furious sostituisce in media 7 strumenti, fa risparmiare il 30% del tempo dedicato alle attività di back-office e il 20% del tempo di gestione.
Vuoi saperne di più sulla nostra soluzione?
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Credo che grazie a Furious risparmiamo e guadagniamo circa il 10% del tempo complessivo dell'agenzia. Ça semble peu, mais quand l’agence commence à grandir, 10% c’est beaucoup. C’est un vrai plus. Il y a beaucoup de choses qu’on a automatisées grâce à Furious et on a maintenant la capacité d’avoir des indicateurs réguliers qui sont super.
