Immagina una giornata tipica in un’agenzia creativa movimentata. Prima dell’avvento dei software di gestione per agenzie, era un caos organizzato: i project manager lottavano per tracciare manualmente il tempo, i designer lottavano tra diversi fogli di calcolo per l’allocazione delle risorse, e i manager dei conti dovevano gestire un diluvio di email per mantenere i clienti informati.
Ora, avanziamo nel tempo fino a una giornata con un software di gestione per agenzie in uso. Il caos è sostituito da un flusso di lavoro integrato e senza interruzioni. Le attività sono pianificate senza sforzo e le operazioni finanziarie sono ottimizzate, riducendo notevolmente il carico amministrativo. Il risultato? I progetti vengono completati puntualmente, nel rispetto del budget, e i clienti sono più soddisfatti che mai.
Pronto a trasformare la routine quotidiana della tua agenzia in un’operazione efficiente e ottimizzata? Lascia che ti aiutiamo a farlo.
Cos'è un software di gestione per agenzie e come può beneficiare la tua azienda?
Il software di gestione per agenzie è uno strumento specializzato che integra diverse funzioni essenziali come la gestione progetti, il tracciamento del tempo, l’allocazione delle risorse e la comunicazione con i clienti in una piattaforma unica. Questa integrazione migliora l’efficienza operativa della tua agenzia, portando a miglioramenti significativi nei risultati dei progetti e nella soddisfazione dei clienti.
Allora, cosa succede quando le agenzie non utilizzano un software di gestione?
Dalla nostra esperienza, spesso combattono con processi frammentati che portano a ritardi, a ore non fatturabili non monitorate e a una diminuzione della soddisfazione del cliente a causa di una comunicazione scadente (come spesso accade).
Per darti un’idea concreta: secondo uno studio del Project Management Institute, una comunicazione inefficace è un fattore principale di fallimento dei progetti, influenzando i risultati più del 50% del tempo e rischiando 75 milioni di dollari per ogni 135 milioni spesi in progetti. Implementando un software di gestione per agenzie, le agenzie possono garantire una comunicazione fluida, un miglior monitoraggio dei progetti e una gestione migliore delle risorse, portando a un aumento del 30% nel completamento dei progetti e un aumento del 25% nella retention dei clienti, secondo il rapporto dell’Agency Management Institute.
Funzionalità chiave che migliorano la supervisione e la consegna dei progetti
Ora che abbiamo visto cos’è un software di gestione per agenzie, esaminiamo le funzionalità da cercare quando scegli un software per strutturare e organizzare la tua agenzia.
Abbiamo selezionato le caratteristiche principali progettate per automatizzare le attività quotidiane, fornire insight in tempo reale e semplificare le operazioni complesse – fondamentalmente tutto ciò che ti aiuterà a risparmiare tempo, a soddisfare i clienti e a aumentare i tuoi guadagni.
Progetti generati automaticamente da preventivi
Una delle caratteristiche principali è la capacità di generare automaticamente progetti dai preventivi, garantendo che una volta approvato un preventivo, venga creato istantaneamente un progetto corrispondente con tutti i dettagli necessari.
Questa automazione elimina l’inserimento manuale dei dati di progetto, riducendo gli errori e risparmiando tempo prezioso – secondo uno studio di McKinsey, le aziende che hanno automatizzato i loro processi di lavoro riportano un aumento dell’efficienza del 20-30%. Questa transizione senza intoppi dal preventivo al progetto consente alle squadre di iniziare a lavorare sui deliverable immediatamente, consentendoti di rispondere rapidamente ai clienti e garantire il buon funzionamento della tua attività.
Tracciamento automatico in tempo reale dell'avanzamento
Un’altra funzionalità critica è il tracciamento automatico in tempo reale dell’avanzamento, che consente ai tuoi project manager e ai membri del team di monitorare facilmente lo stato delle loro attività e delle pietre miliari. Il monitoraggio in tempo reale garantisce che ogni deviazione dal piano sia identificata rapidamente, consentendo azioni correttive tempestive.
Secondo il Project Management Institute, i progetti dotati di strumenti di monitoraggio in tempo reale hanno il 28% in più di probabilità di essere completati in tempo. Una supervisione continua permetterà ai tuoi progetti di procedere senza intoppi e garantirà che tu rispetti sistematicamente e accuratamente i tempi.
Viste semplificate di tutti i dati chiave
Immagina: tutte le informazioni critiche di cui hai bisogno per i tuoi progetti sono a portata di mano, disponibili istantaneamente e visualizzate in modo intuitivo. È il sogno, vero? Avere una vista semplificata di tutti i dati chiave fa esattamente questo, fornendoti una panoramica completa della salute finanziaria del tuo progetto, dell’allocazione delle risorse e delle metriche di progresso. Questi dashboard sono personalizzabili e presentano i dati essenziali in un formato facilmente comprensibile.
Secondo un rapporto di Deloitte, le aziende che utilizzano strumenti di visualizzazione dei dati per la gestione progetti vedono un miglioramento del 25% nella velocità di presa decisionale. Avere tutte le metriche essenziali in un colpo d’occhio consente ai manager di prendere decisioni informate rapidamente, garantendo che i progetti rimangano sulla buona strada e nel rispetto del budget.
Facile pianificazione
Le funzionalità di facile pianificazione semplificano il processo di pianificazione delle attività, di allocazione delle risorse e di definizione dei tempi. Gli strumenti di pianificazione avanzati spesso includono interfacce di trascinamento e rilascio e suggerimenti di pianificazione automatizzati basati sulla disponibilità delle risorse e sui calendari del progetto.
Gartner riporta che gli strumenti di pianificazione del progetto possono migliorare la produttività del 15-20% riducendo il tempo dedicato alla pianificazione manuale. Questo guadagno di efficienza permetterà alle tue squadre di concentrarsi maggiormente sull’esecuzione delle attività anziché sulla loro pianificazione, un uso molto migliore del loro talento.
Acquisti e fatturazione fluidi
Operazioni finanziarie efficienti non solo permettono di risparmiare tempo, ma migliorano anche la precisione e la conformità. Integrando la gestione finanziaria nei flussi di lavoro del progetto, avrai un migliore controllo dei budget e ridurrai il tempo che tu e il tuo team dedicate alle attività amministrative.
Assicurati che il tuo software di gestione per agenzie includa ordini d’acquisto automatizzati, tracciamento delle spese e generazione di fatture. Queste funzionalità non solo ti permetteranno di razionalizzare le tue operazioni, ma anche di migliorare la supervisione e la consegna complessiva dei tuoi progetti, aumentando così l’efficienza, i risultati dei progetti e la soddisfazione dei clienti (e clienti soddisfatti sono clienti fedeli!).
Cos'è l'onboarding per agenzie e come influenza le relazioni con i clienti?
L’onboarding per agenzie è il processo di integrazione dei nuovi clienti nei flussi di lavoro della tua agenzia, che stabilisce le basi per una partnership di successo. Questa fase iniziale implica la raccolta di informazioni essenziali, l’istituzione di canali di comunicazione chiari e l’allineamento delle aspettative. Un onboarding efficiente è importante perché stabilisce il tono per l’intera relazione con il cliente.
Quando viene fatto bene, l’onboarding assicura che i clienti si sentano valorizzati e compresi, rafforzando la fiducia e promuovendo una relazione di lavoro positiva fin dall’inizio. Definendo chiaramente i processi, i tempi e i deliverable, puoi evitare fraintendimenti e dimostrare il professionismo e l’impegno della tua agenzia verso il successo del cliente. Questo investimento iniziale in un processo di onboarding fluido può portare a una maggiore soddisfazione dei clienti, a una maggiore fedeltà e a più opportunità di collaborazione a lungo termine.
Inoltre, un processo di onboarding efficiente può razionalizzare le operazioni interne garantendo che tutti i membri del team siano allineati e dispongano delle informazioni e delle risorse necessarie per iniziare immediatamente a lavorare sui progetti dei clienti. Ciò non solo migliora la produttività del team, ma consente anche alla tua agenzia di fornire risultati di qualità più rapidamente, rafforzando ulteriormente la fiducia del cliente nelle tue capacità. In sintesi, un onboarding efficiente per agenzie è essenziale per stabilire relazioni solide e durature con i clienti e per garantire risultati di progetto di successo.
Furious, la tua prossima e unica soluzione per far crescere la tua agenzia
Scegliere lo strumento giusto per far crescere la tua agenzia può fare la differenza tra prosperare e semplicemente sopravvivere nel competitivo panorama attuale.
Progettato da ex leader di agenzie di DISKO, un’agenzia internazionale, Davy Tessier e Mickael Lellouche, Furious risponde alle esigenze complesse di agenzie di comunicazione, studi di consulenza, startup e ESN, con un numero di dipendenti compreso tra 10 e 1000. Le sue capacità principali includono il risparmio di tempo, il miglioramento della redditività e l’accelerazione delle operazioni attraverso consulenze preventive e supporto in ogni fase della creazione del valore.
Furious integra CRM, monitoraggio commerciale, reporting, staffing, gestione progetti, spese e outsourcing con un supporto continuo alimentato dall’IA. Questo approccio olistico consolida vari flussi operativi in uno spazio intelligente e conversazionale, sostituendo in media sette strumenti per i suoi clienti.
Soluzioni personalizzate per diversi profili operativi, manager e decision maker migliorano l’efficienza delle attività, la gestione dei team e la decisione strategica. Questo assicura che ogni membro del team, dal personale junior ai dirigenti senior, possa beneficiare delle capacità della piattaforma per ottimizzare i loro flussi di lavoro.
Furious offre una piattaforma unificata che semplifica le attività amministrative, riduce i rischi e consente ai team di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto. Questo approccio unificato è fondamentale nella gestione quotidiana dei team e nella pianificazione strategica, rendendo Furious uno strumento indispensabile per le agenzie che desiderano razionalizzare le loro operazioni e migliorare la redditività.
Ecco cosa Michael Illouz, CEO di Conceptory, un’agenzia di branding e comunicazione, ha apprezzato nel lavorare con Furious:
- Da quando ha adottato Furious, l'agenzia di Michael usa due strumenti in meno, razionalizzando le operazioni.
- La piattaforma ha permesso di risparmiare un tempo considerevole, rendendo i progetti più redditizi.
- Le funzionalità avanzate di reporting e back-office hanno potenziato la redditività dei progetti.
- Le operazioni finanziarie, inclusa la fatturazione e la gestione della liquidità, sono notevolmente migliorate.
- I responsabili del team hanno una chiara visibilità sull'avanzamento dei progetti e sulla salute finanziaria, consentendo una rapida identificazione e risoluzione dei problemi.
- Furious ha fornito insight e ratio preziosi, migliorando le strategie di vendita e la gestione del pipeline.
- Il miglioramento della rete e degli insight sui dati è stato un vantaggio significativo.
- Miglior controllo delle chiusure di fine mese.
- La gestione del tempo all'interno dell'agenzia è drasticamente migliorata.
- Furious ha preparato l'agenzia per una migliore presa decisionale e risultati futuri migliori.
La capacità di Furious di trasformare le operazioni delle agenzie, dalla gestione completa dei progetti a una supervisione finanziaria precisa, lo rende lo strumento indispensabile per le agenzie che desiderano crescere in modo efficace ed efficiente. Sei pronto a provarlo?
