La modernizzazione della gestione aziendale ha portato a una decisione cruciale: l’acquisizione di un nuovo software ERP, la tecnologia operativa con interfaccia grafica sviluppata per centralizzare e semplificare le operazioni nel cuore della tua azienda, che si tratti della tua agenzia, della tua ESN, della tua start-up, della tua consulenza o dei tuoi team – la scelta è tanto vasta quanto le esigenze sono specifiche.
Ma al di là delle sfide tecniche e delle esigenze organizzative, un elemento chiave spicca e si intromette nelle tue discussioni – e non è solo Sylvie, la tua amata CFO, a pensarci:
Questo articolo si propone di demistificare la domanda che grava sulla mente di tutti:“Quanto costerà davvero questo cambiamento?“. Dall’acquisizione all’hosting, passando per i servizi dell’integratore, non dovrai scegliere solo un pacchetto software o un semplice CRM. Dovrai optare per una soluzione ERP – o PGI(Progiciel de Gestion Intégré) in francese – che può rivelarsi doppiamente vantaggiosa: ottimizzando la produttività di ogni postazione di lavoro, ma anche rendendo più efficiente ogni processo.
L’ERP proprietario che stai cercando deve essere accessibile e adatto alle dimensioni del tuo mercato. Il prezzo varia enormemente a seconda del numero di dipendenti da formare, delle funzionalità specifiche del settore di attività, dell’interfaccia grafica sviluppata da Microsoft o da altri fornitori e, naturalmente, del tipo di hosting scelto. È fondamentale avere un elenco esaustivo dei costi nascosti per ottimizzare l’allocazione del budget e garantire la redditività di questa nuova implementazione ERP. L’obiettivo è quello di fornire ai tuoi dipendenti uno strumento in grado di migliorare la contabilità, le vendite, la gestione dei clienti e molte altre pratiche essenziali, il tutto beneficiando di una tecnologia all’avanguardia e adatta al tuo settore di attività.
Quanto costa la migrazione a un sistema ERP per la mia agenzia o ESN?
Spesso ci concentriamo sulle spese mensili, che variano da un editore all’altro. Ma proprio come quando si acquista una nuova auto, anche i costi “nascosti” possono entrare in gioco… e dovrebbero essere previsti per la tua (e di Sylvie) tranquillità.
Ecco i 5 costi da verificare prima di scegliere un sistema ERP:
Costi di migrazione esterna
Innanzitutto, l’editore che hai scelto: quali sono i costi da tenere in considerazione oltre al canone mensile? Ad esempio: costi di implementazione, costi di supporto e formazione, costi di monitoraggio del back-office (alcuni editori limitano gli scambi e addebitano i costi per gli scambi successivi), ecc.
Noi di Furious, fino a nuovo ordine, ci offriamo di coprire i costi di creazione dell’istanza, di configurazione e di formazione per le nostre piccole imprese. È un modo per dimostrare la nostra solidarietà nei loro confronti in questo particolare momento e per agevolarli nel dotarsi di uno strumento di gestione sofisticato e completo.
Si devono prendere in considerazione anche altri costi esterni:
- I costi dei consulenti esterni se sei assistito da consulenti nella tua riorganizzazione.
- I costi dello studio di commercialisti: alcuni addebitano le modifiche;
- I possibili costi di altri strumenti da adattare: da qui l'importanza di scegliere una soluzione con un'ampia portata per evitare licenze multiple e costi di adattamento.
Ad esempio, Furious sostituisce in media 7 strumenti presso i siti dei nostri clienti!
Costi di migrazione interna
A volte più difficili da contare, includono :
- Tempo impiegato per la migrazione degli utenti
- Tempo di formazione: da qui l'importanza di scegliere una soluzione che offra un supporto ad hoc per un'efficienza ottimale.
- Supporto durante e dopo la fase di test: oltre al back-office dedicato agli utenti, Furious offre più di 250 video didattici di meno di 2 minuti direttamente e liberamente disponibili sulla piattaforma, molto utili in caso di domande.
- Esaminare i processi aziendali (vedi punto 5)
- La disponibilità del team del progetto
- La fase di preparazione a monte, in particolare l'integrazione delle informazioni/dati + la fase di test dello strumento, che è fondamentale! Nell'ambito della migrazione a Furious, i nostri team ti aiuteranno a importare i tuoi dati e a configurare e personalizzare Furious.
Perché l’architettura di un sistema ERP ne influenza i costi e le prestazioni?
L’architettura ERP è uno dei fattori determinanti per il costo totale dell’implementazione di un sistema. Si riferisce al modo in cui i vari moduli, il database e le integrazioni esterne sono organizzati e interconnessi.
Un’architettura ben studiata offre una serie di vantaggi fondamentali:
- Riduzione dei costi di manutenzione: i sistemi ben strutturati richiedono meno patch e interventi.
- Facilità di integrazione: le API e i moduli interoperabili riducono i costi di adattamento degli strumenti esistenti.
- Scalabilità: una buona architettura permette di aggiungere nuovi moduli o utenti senza costi aggiuntivi sproporzionati.
In Furious, ad esempio, l’architettura è costruita su base modulare, garantendo la massima flessibilità e prestazioni ottimali, anche per le aziende in rapida crescita. Comprendere questa architettura fin dalla fase diagnostica è fondamentale per controllare il budget complessivo della tua migrazione ERP.
I costi della/e casa/e editrice/i che stai lasciando
I nostri clienti sono talvolta sorpresi di scoprire che alcuni editori li vincolano a contratti che durano fino a una data di anniversario. La risoluzione anticipata diventa una proposta costosa.
Per tua informazione, l’impegno di Furious è solo trimestrale: siamo convinti che i nostri clienti restino con noi perché lo strumento li aiuta quotidianamente, non perché hanno sottoscritto un abbonamento di uno o tre anni!
Alcuni editori fanno pagare anche il recupero dei tuoi dati. Con Furious, tutti i dati dell’istanza appartengono a te. Possono essere esportati in qualsiasi momento da chiunque in azienda sia autorizzato a farlo, senza costi aggiuntivi.
Spese di supporto
Attenzione alle politiche di prezzo aggressive, che possono portare a spiacevoli sorprese se la tua attività cresce o dopo il primo anno.
Domande da porsi prima di essere coinvolti:
- Esiste una clausola di rivalutazione tariffaria? Google e Slack, ad esempio, hanno recentemente aumentato unilateralmente i loro prezzi.
- Qual è la base per l'aggiornamento dei prezzi?
- Hai negoziato passi verso l'alto (se stai crescendo) o verso il basso? Per esempio: su Furious, più grande è la tua azienda (e quindi più utenti hai sulla piattaforma), più bassa è la tariffa per utente.
- Quali sono le scadenze per la fatturazione?
- Ci sono costi aggiuntivi (spazio di archiviazione, opzioni gratuite o a pagamento, API, ecc.)
Costi se la soluzione non funziona per te
La fase di test è importante e non dovrebbe limitarsi a 2 settimane (a meno che tu non lo voglia).
È importante che tu possa scoprire tutte le potenzialità dello strumento e soprattutto che ti senta sicuro della reattività e delsupporto dell’editore che hai scelto.
Tuttavia, se volete smettere di lavorare insieme, sarete contenti di aver fatto le domande giuste in anticipo:
- Hai controllato attentamente le clausole di reversibilità?
- Potrai accedere ai tuoi dati gratuitamente?
- ecc. ecc.
Capire il costo dell'ERP
Investire in un sistema ERP è una decisione importante per qualsiasi azienda. Il costo associato può essere notevole, ma è giustificato dal valore aggiunto che lo strumento può apportare. Comprendere nel dettaglio questi costi è essenziale per fare una scelta consapevole e ottenere il massimo dal tuo investimento.
Quali sono i componenti essenziali di un ERP e il loro impatto sul prezzo?
L’ERP è come un organismo vivente all’interno della tua azienda, composto da diversi elementi essenziali che ne determinano l’efficacia e, di conseguenza, il prezzo:
- Database unico: il cuore dell'ERP, dove tutti i dati sono centralizzati.
- Moduli funzionali: gestione finanziaria, acquisti, inventario, ecc. Ogni modulo aggiunge valore, ma anche costi.
- Integrazione: la capacità dell'ERP di connettersi con altri sistemi può aumentare i costi iniziali.
- Personalizzazione: può essere costoso mettere a punto il sistema per adattarlo perfettamente ai tuoi processi.
- Formazione e assistenza: essenziali per un utilizzo ottimale, questi servizi hanno un impatto diretto sul budget.
Ogni componente ha il suo prezzo e l’equilibrio tra necessità e costo è fondamentale.
In che modo la scelta tra ERP SaaS e on-premise influisce sul budget?
La scelta tra un ERP SaaS (Software as a Service) e una soluzione on-premise è fondamentale per il budget:
- SaaS: in genere si paga un abbonamento mensile per utente, che include la manutenzione e gli aggiornamenti. I costi iniziali sono minori, ma si tratta di un costo continuo.
- On-premise: richiede un investimento iniziale più elevato in licenze, infrastrutture e manodopera per la gestione e la manutenzione.
La tua scelta influenzerà non solo la spesa iniziale ma anche la struttura dei costi a lungo termine.
In che modo le funzionalità specifiche di un ERP ne determinano il costo?
Le funzionalità scelte definiscono direttamente la complessità e quindi il prezzo del tuo ERP:
- Standard vs. Avanzato: più le funzioni sono avanzate o specializzate, più il prezzo è alto.
- Personalizzazione: le modifiche per adattarsi ai processi unici della tua azienda possono comportare costi aggiuntivi.
- Estensibilità: la capacità dell'ERP di crescere con la tua azienda può anche essere un fattore di costo.
Pensa al futuro, non solo alle esigenze attuali, per evitare costi aggiuntivi inaspettati.
Quali sono i vantaggi di un ERP modulare per la gestione dei costi?
Un sistema ERP modulare può essere la soluzione per controllare i costi:
- Paga solo quello che ti serve: inizia con i moduli di base e aggiungili man mano.
- Flessibilità: si adatta facilmente alle tue mutevoli esigenze senza bisogno di grandi reinvestimenti.
- Implementazione graduale: riduce i rischi e consente una migliore gestione delle spese.
L’approccio modulare è un modo efficace per controllare il budget e godere della flessibilità necessaria per far crescere l’azienda.
Quale budget devi prevedere per l'integrazione e la personalizzazione dell'ERP?
L’integrazione e la personalizzazione sono due aspetti che possono incidere significativamente sul tuo budget:
- Integrazione: assicurati che l'ERP sia in grado di connettersi perfettamente con i sistemi esistenti, il che potrebbe richiedere un lavoro tecnico aggiuntivo.
- Personalizzazione: adattare l'ERP ai tuoi processi può essere costoso, ma spesso è essenziale per sfruttarne appieno le capacità.
Destina una parte del budget a queste fasi cruciali. Sono fondamentali per garantire che l’ERP sia allineato alla tua visione strategica e ai tuoi obiettivi operativi.
I prezzi dell'ERP spiegati
L’implementazione di un sistema ERP è un investimento importante per qualsiasi azienda, e ancora di più per una PMI dove ogni euro è importante. Comprendere la struttura dei prezzi può aiutarti a fare le scelte giuste e ad anticipare i costi.
Com'è strutturato il prezzo di un ERP per le PMI?
Per una PMI, il prezzo di un ERP è generalmente strutturato su una serie di elementi:
- Licenze utente: a seconda che l'ERP sia on-premise o SaaS, i costi variano tra acquisto di licenze e abbonamenti.
- Costi di implementazione: comprendono l'installazione, la configurazione e la personalizzazione del sistema.
- Formazione: essenziale per consentire agli utenti di padroneggiare lo strumento.
- Manutenzione e supporto: per garantire un funzionamento regolare e aggiornamenti.
Comprendere questi fattori è fondamentale per valutare il costo reale ed evitare sorprese di bilancio.
Qual è il costo medio di un sistema ERP per una piccola o media impresa?
Il prezzo medio di un ERP per una PMI può variare in modo significativo, generalmente tra i 10.000 e i 100.000 euro, a seconda di una serie di fattori:
- Complessità: quanto più complessi sono i processi aziendali, tanto più alto sarà il prezzo.
- Numero di utenti: la maggior parte dei sistemi ERP costa di più all'aumentare del numero di utenti.
- Livello di personalizzazione: le personalizzazioni specifiche dell'azienda possono aumentare i costi.
Questi intervalli sono indicativi e possono cambiare in base alle esigenze specifiche e alle scelte tecnologiche.
Criteri di scelta di un ERP
La scelta di un sistema ERP è una decisione strategica per qualsiasi azienda. I criteri di selezione devono essere allineati alle esigenze aziendali, alle dimensioni dell’azienda e alla sua visione a lungo termine.
Cloud, proprietario, SaaS: come scegliere il modello di ERP giusto per la tua azienda?
La scelta tra ERP cloud, proprietario o SaaS dipende da una serie di fattori:
- Cloud: consigliato per la sua flessibilità, scalabilità e facilità di aggiornamento. Ideale per le aziende che richiedono mobilità e collaborazione in tempo reale.
- Proprietario: può offrire un controllo più stretto sulla sicurezza e sulla personalizzazione. Adatto alle aziende con processi specifici che richiedono soluzioni su misura.
- SaaS: riduce i costi iniziali ed è facile da usare. Preferibile per le PMI che vogliono evitare investimenti in hardware e manutenzione IT.
- Manutenzione e supporto: per garantire un funzionamento regolare e aggiornamenti.
Quanto sono importanti la modularità e l'automazione nella scelta di un sistema ERP?
La modularità significa che puoi scegliere funzionalità specifiche che soddisfano le esigenze immediate della tua azienda, con la possibilità di aggiungere moduli aggiuntivi in un secondo momento. L’automazione integrata nell’ERP può liberare tempo riducendo le attività manuali e minimizzando gli errori. Questi aspetti devono essere valutati alla luce degli obiettivi a lungo termine e della strategia di crescita dell’azienda.
Diagnosi ERP: come puoi valutare le tue reali esigenze e la loro influenza sul prezzo?
Per effettuare una diagnosi ERP, devi :
- Valutare i processi aziendali esistenti e identificare le lacune.
- Stabilisci quali sono le caratteristiche essenziali e quali quelle opzionali.
- Comprendere le integrazioni necessarie con altri sistemi.
- Consultare gli utenti finali per capire le loro esigenze quotidiane.
Una valutazione accurata dei requisiti ha un impatto diretto sul prezzo, evitando costi inutili per caratteristiche inutili.
Pianificazione e gestione di progetti ERP
L’implementazione di un sistema ERP richiede una pianificazione meticolosa e una gestione rigorosa per garantire il successo del progetto e il controllo del budget.
Come si redigono le specifiche precise per il tuo ERP?
Per redigere una specifica precisa, è fondamentale :
- Identificare e documentare i requisiti aziendali dettagliati.
- Definisci gli obiettivi specifici che l'ERP deve raggiungere.
- Includere i vincoli tecnici, legali e di bilancio.
- Anticipare le esigenze di formazione e supporto.
Specifiche ben definite guideranno la scelta della soluzione ERP e le trattative con i fornitori.
Quali sono le fasi principali del budget di un progetto ERP?
I passi fondamentali per la definizione del budget di un progetto ERP sono :
- Costi stimati di licenza o abbonamento.
- Calcolo dei costi di implementazione, compresa la personalizzazione e l'integrazione.
- Prevedere i costi di formazione e assistenza.
- Anticipare i costi operativi e di manutenzione.
- Un budgeting accurato e realistico eviterà un superamento dei costi imprevisti.
ERP e scalabilità: come anticipare i costi futuri?
Anticipare i costi futuri significa guardare oltre i costi iniziali:
- Scegli un sistema ERP con un'architettura scalabile.
- Valuta i costi dell'aggiornamento e dell'aggiunta di nuovi moduli o utenti.
- Considera i costi della formazione continua e dell'aggiornamento delle competenze.
- Pianifica la manutenzione a lungo termine e l'assistenza estesa.
Anticipare questi costi garantirà la sostenibilità a lungo termine dell’investimento ERP e sosterrà la crescita dell’azienda.
In breve, come puoi vedere, anticipare eventuali costi aggiuntivi ti aiuterà a evitare spiacevoli sorprese. La scelta di un ERP è una decisione strategica che deve essere pianificata anche dal punto di vista finanziario.
In media, è necessario prevedere un mese per la preparazione interna, poi 2 o 3 mesi per la migrazione.
