La modernizzazione della gestione della tua azienda ti ha portato a una decisione cruciale: l’acquisizione di un nuovo software ERP, una tecnologia con interfaccia grafica sviluppata per centralizzare e semplificare le operazioni al cuore della tua attività, sia che si tratti della tua agenzia, della tua ESN, della tua startup, del tuo studio di consulenza o dei tuoi team – la scelta è ampia quanto i bisogni sono specifici.
Ma oltre alle sfide tecniche e alle necessità organizzative, emerge un elemento chiave che si insinua nelle tue discussioni – e non è solo Sylvie, la tua amata DAF, a pensarci:
Questo articolo si propone di fare chiarezza sulla domanda che pesa su tutte le menti: “Quali saranno i costi reali di questo cambiamento?” Dall’acquisizione all’hosting, passando per i servizi dell’integratore, non stai semplicemente scegliendo un software gestionale o un semplice CRM. Opti per una soluzione ERP – o PGI (Progiciel de Gestion Intégré) in francese – che può rivelarsi doppiamente vantaggiosa: ottimizzando la produttività di ogni postazione di lavoro, ma anche rendendo ogni processo più efficiente.
L’ERP proprietario che stai cercando deve essere accessibile e adattato alle dimensioni del tuo mercato. Il prezzo varia enormemente in base al numero di collaboratori da formare, alle funzionalità specifiche del settore, all’interfaccia grafica sviluppata da Microsoft o da altri fornitori, e naturalmente al tipo di hosting scelto. È fondamentale avere una lista esaustiva dei costi nascosti per ottimizzare l’allocazione del budget e garantire la redditività di questa nuova implementazione ERP. L’obiettivo è fornire ai tuoi dipendenti uno strumento che migliori la contabilità, la vendita, la gestione dei clienti e molte altre pratiche essenziali, il tutto beneficiando di una tecnologia all’avanguardia adattata al tuo settore.
Quanto costa la migrazione verso un ERP per la mia agenzia o la mia ESN?
I costi di migrazione esterni
- I costi dei consulenti esterni se sei accompagnato da consulenti per la tua riorganizzazione
- I costi dei tuoi studi contabili: alcuni addebitano ogni cambiamento;
- I costi eventuali degli altri strumenti da adattare: ecco perché è importante scegliere una soluzione con un ampio perimetro per evitare i costi multipli di licenze e adattamenti.
I costi di migrazione interni
- Il tempo dedicato alla migrazione degli utenti
- I tempi di formazione: ecco perché è importante scegliere una soluzione che offra un supporto ad-hoc per un'efficacia ottimale.
- Il supporto durante e dopo la fase di test: oltre al suo back-office dedicato agli utenti, Furious offre direttamente e in accesso libero sulla piattaforma più di 250 video didattici di meno di 2 minuti, molto utili in caso di domande.
- La messa a punto dei processi della tua azienda (vedi punto 5 qui)
- La disponibilità del team di progetto da prevedere
- La fase di preparazione preliminare, in particolare per l'integrazione delle informazioni/dati, e la fase di test dello strumento, sono indispensabili! Nel contesto della tua migrazione verso Furious, i nostri team ti supportano nell'importazione dei tuoi dati e ti aiutano a configurare e personalizzare al meglio il tuo Furious.
I costi del o dei fornitori che stai lasciando
I costi dei livelli
- Esiste una clausola di rivalutazione dei prezzi? Google o Slack, ad esempio, hanno recentemente aumentato unilateralmente i loro prezzi.
- Qual è la base per l'aggiornamento dei prezzi?
- Hai negoziato dei livelli al rialzo (se cresci) o al ribasso? Esempio: con Furious, più la tua azienda cresce (e quindi più utenti hai sulla piattaforma), più la tariffa per utente diminuisce.
- Quali sono le scadenze di fatturazione?
- Ci sono costi aggiuntivi (spazio di archiviazione, opzioni gratuite o a pagamento, API ecc…)?
I costi nel caso in cui la soluzione non ti soddisfi / non funzioni
- Hai controllato bene le clausole di reversibilità?
- Avrai accesso ai tuoi dati senza costi?
- ecc. ecc.
Capire il costo di un ERP
Investire in un ERP è una decisione importante per qualsiasi azienda. Il costo associato può essere sostanziale, ma è giustificato dal valore aggiunto che lo strumento può apportare. Comprendere nel dettaglio questo costo è essenziale per fare una scelta consapevole e ottenere il massimo dal tuo investimento.
Quali sono i componenti essenziali di un ERP e il loro impatto sul prezzo?
Un ERP è come un organismo vivente all’interno della tua azienda, composto da diversi elementi essenziali che ne determinano l’efficacia e, di conseguenza, il prezzo:
- Database unico: il cuore dell'ERP, dove tutti i tuoi dati sono centralizzati.
- Moduli funzionali: gestione finanziaria, approvvigionamento, inventario, ecc. Ogni modulo aggiunge valore, ma anche un costo.
- Integrazione: la capacità dell'ERP di connettersi con altri sistemi può aumentare i costi iniziali.
- Personalizzazione: le modifiche per adattarlo perfettamente ai tuoi processi possono essere costose.
- Formazione e supporto: indispensabili per un utilizzo ottimale, questi servizi hanno un impatto diretto sul budget.
In che modo la scelta tra ERP SaaS e on-premise influenza il budget?
- SaaS: generalmente paghi un abbonamento mensile per utente, che include manutenzione e aggiornamenti. Ci sono meno costi iniziali, ma è un costo continuativo.
- On-premise: richiede un investimento iniziale più elevato per l'acquisto delle licenze, l'infrastruttura e il personale per la gestione e la manutenzione.
In che modo le funzionalità specifiche di un ERP determinano il suo costo?
- Standard vs Avanzato: più le funzionalità sono avanzate o specializzate, più il prezzo aumenta.
- Personalizzazione: le modifiche per adattarsi ai processi unici della tua azienda possono comportare costi aggiuntivi.
- Scalabilità: la capacità dell'ERP di evolversi con la tua azienda può anche influire sui costi.
Quali sono i vantaggi di un ERP modulare per la gestione dei costi?
- Paga solo per ciò di cui hai bisogno: inizia con i moduli di base e aggiungine altri man mano che cresci.
- Flexibilité : s'adapte facilement à l'évolution de vos besoins sans réinvestissement majeur.
- Implementazione progressiva: riduce i rischi e permette una gestione migliore delle spese.
Quale budget prevedere per l'integrazione e la personalizzazione di un ERP?
L’integrazione e la personalizzazione sono due aspetti che possono influenzare significativamente il tuo budget:
- Integrazione: assicurati che l'ERP possa connettersi senza problemi con i sistemi esistenti, il che può richiedere un lavoro tecnico aggiuntivo.
- Personalizzazione: adattare l'ERP ai tuoi processi può essere costoso, ma è spesso essenziale per sfruttarne appieno le potenzialità.
Assegna una parte del budget a queste fasi cruciali. Sono fondamentali affinché l’ERP sia allineato alla tua visione strategica e agli obiettivi operativi.
La tariffazione degli ERP spiegata
Implementare un sistema ERP è un investimento importante per qualsiasi azienda, e ancor di più per una PMI dove ogni euro conta. Comprendere la struttura del prezzo può aiutare a fare scelte oculate e ad anticipare i costi.
Come è strutturato il prezzo di un ERP per le PMI?
Per una PMI, il prezzo di un ERP è generalmente strutturato su diversi assi:
- Licenze d'uso: a seconda che l'ERP sia on-premise o in SaaS, i costi variano tra l'acquisto di licenze e l'abbonamento.
- Costi di implementazione: includono l'installazione, la configurazione e la personalizzazione del sistema.
- Formazione: essenziale per permettere agli utenti di padroneggiare lo strumento.
- Manutenzione e supporto: per garantire il corretto funzionamento e gli aggiornamenti.
La comprensione di questi elementi è fondamentale per valutare il costo reale ed evitare sorprese di budget.
Qual è il prezzo medio di un ERP per una piccola o media impresa?
Il prezzo medio di un ERP per una PMI può variare significativamente, generalmente tra 10.000 e 100.000 euro, a seconda di diversi fattori:
- Complessità: più i processi dell'azienda sono complessi, più il prezzo sarà elevato.
- Numero di utenti: la maggior parte degli ERP costa di più man mano che aumenta il numero di utenti.
- Livello di personalizzazione: le personalizzazioni specifiche per l'azienda possono aumentare i costi.
Queste fasce di prezzo sono indicative e possono variare in base alle esigenze specifiche e alle scelte tecnologiche.
I criteri di scelta per un ERP
La scelta di un sistema ERP è una decisione strategica per qualsiasi azienda. I criteri di selezione devono essere allineati con le esigenze aziendali, la dimensione dell’azienda e la sua visione a lungo termine.
Cloud, proprietario, SaaS: Come scegliere il modello di ERP adatto alla propria azienda?
La scelta tra un ERP cloud, proprietario o SaaS dipende da diversi fattori:
- Cloud: raccomandato per la sua flessibilità, scalabilità e facilità di aggiornamento. Ideale per le aziende che necessitano di mobilità e collaborazione in tempo reale.
- Proprietario: può offrire un controllo più rigoroso sulla sicurezza e la personalizzazione. Adatto alle aziende con processi specifici che richiedono soluzioni su misura.
- SaaS: consente di ridurre i costi iniziali e offre una semplicità d'uso. Preferibile per le PMI che desiderano evitare investimenti in hardware e manutenzione informatica.
- Manutenzione e supporto: per garantire il corretto funzionamento e gli aggiornamenti.
Quanto è importante la modularità e l'automazione nella scelta di un ERP?
La modularità consente di scegliere funzionalità specifiche che rispondono alle esigenze immediate dell’azienda, con la possibilità di aggiungere moduli aggiuntivi in seguito. L’automazione integrata nell’ERP può liberare tempo riducendo le attività manuali e minimizzando gli errori. Questi aspetti devono essere valutati in funzione degli obiettivi a lungo termine e della strategia di crescita dell’azienda.
Diagnosi ERP: Come valutare i tuoi bisogni reali e la loro influenza sul prezzo?
Per realizzare una diagnosi ERP, è necessario:
- Valutare i processi aziendali esistenti e identificare le lacune.
- Determinare le funzionalità indispensabili e quelle opzionali.
- Comprendere le integrazioni necessarie con altri sistemi.
- Consultare gli utenti finali per comprendere le loro esigenze quotidiane.
Una valutazione precisa dei bisogni influisce direttamente sul prezzo, evitando costi superflui per funzionalità inutili.
Pianificazione e gestione del progetto ERP
L’implementazione di un ERP richiede una pianificazione accurata e una gestione rigorosa per garantire il successo del progetto e il controllo del budget.
Come creare un capitolato preciso per il proprio ERP?
Per creare un capitolato preciso, è fondamentale:
- Identificare e documentare i requisiti aziendali dettagliati.
- Definire gli obiettivi specifici che l'ERP deve raggiungere.
- Includere le limitazioni tecniche, legali e di budget.
- Prevedere le esigenze di formazione e supporto.
Un capitolato ben definito guiderà la scelta della soluzione ERP e le negoziazioni con i fornitori.
Quali sono le fasi chiave per definire il budget di un progetto ERP?
Le fasi chiave per definire il budget di un progetto ERP includono:
- La stima dei costi di licenza o abbonamento.
- Il calcolo dei costi di implementazione, inclusi la personalizzazione e l'integrazione.
- La previsione delle spese per la formazione e il supporto.
- L'anticipazione dei costi operativi e di manutenzione.
- Una pianificazione del budget precisa e realistica eviterà superamenti dei costi imprevisti.
ERP e scalabilità: Come anticipare i costi futuri?
Anticipare i costi futuri significa guardare oltre i costi iniziali:
- Selezionare un sistema ERP con un architettura scalabile.
- Valutare i costi di aggiornamento e di aggiunta di nuovi moduli o utenti.
- Considerare i costi di formazione continua e di aggiornamento delle competenze.
- Pianificare per una manutenzione a lungo termine e un supporto esteso.
L’anticipazione di questi costi garantirà la sostenibilità dell’investimento ERP e supporterà la crescita dell’azienda.
In breve, come avrete capito, una buona anticipazione delle spese aggiuntive vi permetterà di evitare brutte sorprese. La scelta di un ERP è strategica e va pianificata anche sul piano finanziario.
In media, prevedete un mese di preparazione interna, poi 2-3 mesi per la migrazione.
