L’analisi dei dati è il futuro, e il futuro è adesso!
Le organizzazioni che sfruttano la potenza dei dati non sono solo un po’ più brave, ma hanno una marcia in più: 23 volte più probabilità di acquisire clienti, 6 volte più probabilità di fidelizzarli e 19 volte più probabilità di essere redditizie (secondo il McKinsey Global Institute).
Dalla comprensione dell’impatto delle metriche di agenzia sul successo aziendale all’identificazione degli indicatori chiave per il monitoraggio delle prestazioni, questa guida ti fornirà gli strumenti necessari per prosperare. Attraverso un processo decisionale strategico e l’uso di strumenti innovativi, scoprirai come sfruttare il potere delle metriche per ottimizzare i risultati dei progetti, migliorare le relazioni con i clienti e garantire un successo a lungo termine.
Perché le metriche di agenzia sono importanti nel panorama competitivo di oggi (e perché alcune sono leggermente più importanti)
Immagina questo: stai guidando bendato, cercando di raggiungere una destinazione specifica – potresti inciampare nella tua destinazione, ma è più probabile che tu ti perda, abbia un incidente o ti perda lungo la strada, non è vero?
Le metriche di agenzia sono il GPS della tua agenzia; ti indicano la strada da percorrere, mostrandoti dove eccelli e dove devi sistemare le cose. Sono la chiave per sbloccare il pieno potenziale della tua agenzia, guidandoti verso una maggiore efficienza, redditività e, in ultima analisi, la padronanza del tuo settore.
Ma non tutte le metriche portano a informazioni utilizzabili! Alcune metriche sono la chiave per comprendere le prestazioni della tua agenzia, mentre altre ingombrano semplicemente il cruscotto. Non si tratta di annegare in un mare di cifre, ma di concentrarsi sulle metriche che danno un’immagine più chiara dei tuoi progressi.
Comprendere l'impatto delle metriche di agenzia sul successo commerciale
Tenendo d’occhio queste metriche e agendo in base a ciò che ti dicono, guiderai la tua agenzia verso la crescita e il successo.
Inoltre, tutti amano un po’ di sana competizione, non è vero? Quando i membri del team possono vedere come i loro sforzi contribuiscono all’insieme, aggiungono un tocco divertente alla routine quotidiana. E non dimentichiamo i diritti di vanto! Quando puoi mostrare ai clienti come il loro investimento stia dando i suoi frutti, è come se gridassi “Ce l’abbiamo fatta!” e dessi loro la prova tangibile che dovrebbero lavorare ancora con te.
In che modo le metriche di agenzia aumentano la redditività e la crescita?
Tracciando metriche come il costo di acquisizione dei clienti, l’efficacia dei progetti e la soddisfazione dei clienti, le agenzie scoprono informazioni per ottimizzare le strategie, ridurre i costi e migliorare la qualità del servizio. Queste metriche non solo informano il processo decisionale proattivo, ma consentono anche di adattarsi in modo agile alle tendenze del mercato, portando al successo a lungo termine.
Con parametri di riferimento chiari e obiettivi ambiziosi, le agenzie possono navigare verso la redditività e la crescita, utilizzando approcci basati sui dati per rimanere all’avanguardia nel panorama competitivo.
Identificare le metriche chiave che ogni agenzia dovrebbe monitorare.
Dopo aver lavorato con oltre 500 agenzie e aver esaminato meticolosamente le loro prestazioni, abbiamo compilato un elenco completo di metriche finanziarie e non finanziarie che consideriamo essenziali per il successo.
Quali sono i principali KPI finanziari delle agenzie?
Margine lordo
C’è stato un netto allontanamento dal modello “retainer” verso approcci più “a progetto”, una trasformazione accelerata dalla pandemia di Covid-19.
Cosa comporta questo cambiamento? Ha portato alla frammentazione degli ambiti di lavoro in diversi progetti, intensificando la concorrenza e, paradossalmente, riducendo i budget. Inoltre, il potere decisionale si è spostato dai team di marketing ai reparti acquisti, con conseguenti trattative più difficili e l’obbligo di accreditamento per poter lavorare con i principali inserzionisti.
Inevitabilmente, questo scenario mette sotto pressione i margini lordi delle agenzie tradizionali, che ora si trovano ad affrontare un panorama in cui gli inserzionisti puntano a ottenere “di più con meno”, cercando di ottenere ambiti di lavoro più ampi a fronte di budget uguali o ridotti. In questo contesto, il margine lordo è più cruciale che mai.
Ma a quale livello di margine lordo dobbiamo puntare? Un obiettivo di margine lordo compreso tra il 35% e il 40% è considerato un punto di riferimento.
Ad esempio, se un inserzionista ti assegna un budget tutto compreso di 200.000€ per un concorso, dovresti prevedere entrate per circa 70.000-80.000€, destinando il resto alla produzione. È importante notare che questo parametro può variare a seconda del tipo di attività e della percentuale di acquisti abituale. Ad esempio, un’azienda di produzione di successo raggiungerà margini lordi vicini all’80%.
Come puoi aumentare il tuo margine lordo? L ‘insourcing di tutta o parte della produzione è una soluzione valida, così come l’integrazione strategica di freelance per adattarsi in modo flessibile a esigenze e progetti specifici. Questo approccio non solo ottimizza i costi, ma fornisce anche un lavoro su misura che risponde esattamente alle esigenze dei clienti. Puoi anche cercare di ridurre la portata del lavoro a parità di budget, puntando al “meno per più”! A tal fine, è fondamentale padroneggiare la formula del margine lordo per monitorare e ottimizzare i risultati.
Rapporto stipendi/margine lordo
Siamo consapevoli – e lo sei anche tu – dell’attuale ecosistema e delle tensioni che esistono intorno ai bilanci. Di conseguenza, un imprenditore prudente deve tenere sotto controllo le spese, e gli stipendi sono un’area critica da tenere sotto controllo.
L’obiettivo è trovare il giusto equilibrio tra flessibilità e adattabilità. In un modello di business basato sui progetti, è necessario adattare gli stipendi alla durata e, ovviamente, al budget dei progetti. Molte agenzie optano per questo sistema ibrido, con un rapporto di 3/4 dipendenti e 1/4 freelance. Questo equilibrio consente una maggiore flessibilità e limita i costi salariali tra un progetto e l’altro, pur mantenendo una base di dipendenti permanenti per garantire la consegna e la continuità operativa.
Quindi, quale rapporto tra stipendi e profitto lordo consigliamo ai nostri clienti? Tra il 55% e il 65%: questo significa che dovresti spendere tra il 55% e il 65% del tuo margine lordo per gli stipendi del tuo team (incluso te stesso). Se ti attieni a questo KPI e gestisci correttamente i costi di struttura, dovresti essere in grado di ottenere un utile operativo compreso tra il 15% e il 20%.
Rapporto tra costi d'ufficio e margine lordo
Quando parliamo di costi degli uffici, ci riferiamo soprattutto ai costi di affitto e di leasing. Alcune agenzie sovrastimano il fabbisogno di uffici, con il risultato di avere più spazio che dipendenti. Anche se nella pubblicità c’è spesso il desiderio di apparire più grandi, alcuni se ne pentono; una volta firmato il contratto di affitto, diventa più difficile andarsene rapidamente e quindi ridurre i costi in questo settore.
Quindi, quale livello di costi per gli uffici dovresti rispettare? Il 7/8% del tuo margine lordo dovrebbe essere destinato al pagamento degli uffici. Ok, puoi arrivare al 10% se ti senti davvero ambizioso, ma oltre rischi di sovraccaricare inutilmente i costi strutturali della tua attività.
Cosa puoi fare se hai sopravvalutato le tue possibilità? Ci sono diverse opzioni disponibili:
- Subaffitta gli spazi inutilizzati per alleggerire il peso degli uffici sul tuo conto economico.
- Hai mai pensato al coworking? Sempre più agenzie si stanno trasferendo in uffici condivisi, che offrono una maggiore flessibilità.
- Infine, puoi anche optare per contratti di locazione più brevi ed evitare di rimanere bloccato con un contratto fisso di sei anni (o peggio).
La flessibilità è sempre la chiave!
EBIT
L’EBIT (Earnings Before Interest and Taxes ) è un indicatore chiave della tua performance finanziaria perché, dopo aver preso in considerazione quasi tutte le spese della tua azienda ad eccezione dell’imposta sulle società, è il profitto che ottieni! Questo dato sarà influenzato dai fattori sopra citati, ovvero il livello di margine lordo, gli stipendi e il costo degli uffici.
Quindi, qual è il rapporto tra fatturato e margine lordo che dice “sto gestendo bene la mia agenzia”? Il 15% significa che stai facendo bene e il 20% significa che stai facendo eccezionalmente bene. Non preoccuparti, non sei un cattivo manager se ti aggiri intorno al 10%… soprattutto nell’economia odierna e con il passaggio ad approcci basati su progetti.
Tasso di occupazione dei clienti
Analizziamo un KPI più tecnico, ma altrettanto importante per la gestione della tua agenzia: il rapporto di lavoro con i clienti. In parole povere, ti permette di misurare la quantità di tempo che il tuo team dedica alle ore fatturabili dei clienti. Questo ti aiuta a prendere decisioni sull’aumento o la riduzione del personale.
Qual è quindi il livello minimo di personale dedicato ai clienti a cui dovresti puntare? Almeno il 75% del tempo del tuo team dovrebbe essere dedicato ai clienti e fatturato attraverso le tariffe e il margine lordo dei clienti. Al di sotto di questo livello, è probabile che tu abbia un eccesso di personale rispetto al volume della tua attività. Un livello molto più alto rappresenta anche un rischio, in quanto la carenza di personale porta all’insoddisfazione del tuo team e a un lavoro di qualità inferiore.
Ma a cosa dovrebbe essere dedicato il restante 25% del tempo del tuo team? Nelle agenzie, questo tempo è spesso destinato allo sviluppo del business e alle gare d’appalto, oltre che alle attività amministrative, ai report, alle riunioni interne e alla gestione dei processi dell’ agenzia.
Tutti i KPI finanziari che abbiamo esaminato finora sono strettamente collegati tra loro. Ad esempio, se hai una percentuale di personale di circa il 75% con un margine lordo di circa il 35% e mantieni il rapporto tra stipendi e margine lordo (tra il 55% e il 65%), ti troverai nell’intervallo del margine lordo ideale per dipendente (circa 150K/anno).
Margine lordo per dipendente
Questo KPI è un indicatore finanziario utilizzato per determinare se ogni dipendente della tua agenzia contribuisce in maniera sufficiente al tuo margine lordo. Inoltre, aiuta a determinare se la tua agenzia è dotata di personale adeguato, se il livello di personale per i clienti è sufficiente e se il livello di margine lordo è in linea con le dimensioni della tua organizzazione.
Quindi, a quale livello di margine lordo per dipendente devo puntare? Il calcolo è relativamente semplice: dividi il tuo margine lordo totale per il numero di dipendenti equivalenti a tempo pieno (FTE). Se questa cifra è pari o superiore a 150.000 euro per dipendente, buone notizie! Non solo hai un margine lordo per dipendente ben calibrato rispetto all’organico, ma sei anche più vicino a raggiungere un EBIT del 15%!
Tuttavia, fai attenzione: se ti avvicini ai 200.000 euro per dipendente, assicurati di non essere sotto organico e che il carico di lavoro del tuo team rimanga ragionevole.
Personale dedicato al New Business
L’ultimo KPI che analizzeremo è il livello di personale dedicato al New Business dai tuoi team. Come abbiamo detto in precedenza, la percentuale di personale dedicato ai clienti dei tuoi team dovrebbe aggirarsi intorno al 75%. Come dovrebbe essere allocato il restante 25%? Ci sono tre elementi principali da considerare:
- Sviluppo del business
- Attività amministrative e rapporti sulle riunioni
- Riunioni interne e gestione dei processi di agenzia
È fondamentale notare che il livello di personale per lo sviluppo del business si evolve nel corso dell’anno, ma non può essere costantemente ad un livello elevato, altrimenti si rischia diesaurire i team e se stessi.
A quale livello devi puntare? Considerando il modello a progetto ampiamente adottato, il livello minimo di personale per lo sviluppo del business dovrebbe essere > del 10% e può arrivare fino al 25% durante i periodi di picco delle gare d’appalto. Assicurati di adeguarlo in base alle stagioni delle gare d’appalto, che tradizionalmente sono più intense all’inizio della primavera e alla fine dell’estate!
Il ruolo delle metriche non finanziarie nella gestione dei progetti di agenzia
Le metriche non finanziarie integrano gli indicatori finanziari nella gestione dei progetti di agenzia, fornendo informazioni su vari aspetti delle prestazioni del progetto, tra cui la soddisfazione del cliente, i tempi del progetto, la qualità dei risultati, la produttività del team, la creatività, la soddisfazione dei dipendenti, la fidelizzazione dei clienti e la gestione dei rischi. Monitorando e sfruttando le metriche finanziarie e non finanziarie, puoi ottimizzare i risultati dei progetti, migliorare le relazioni con i clienti e assicurarti che la tua agenzia sia sulla strada giusta per crescere.
Il monitoraggio continuo delle metriche durante l’intero progetto, piuttosto che al momento della fatturazione, è fondamentale per identificare in modo proattivo i problemi, assicurare la trasparenza, ridurre i rischi, allocare le risorse in modo efficiente e garantire risultati di alta qualità.
L'importanza di monitorare l'avanzamento del progetto: metriche di redditività del progetto
Ecco i diversi indicatori che dovresti prendere in considerazione:
Redditività netta prevista :
Questo indicatore misura la redditività reale del progetto, tenendo conto di tutti i costi associati.
Per calcolare la redditività netta prevista: Importo della produzione – (numero di giorni impiegati * costo giornaliero per dipendente)
L’importo della produzione corrisponde a: margine lordo del progetto * percentuale di completamento del progetto
Rendimento stimato delle vendite :
Quando è negativo: indica un’opportunità mancata (ciò che si sarebbe dovuto vendere rispetto a ciò che si è guadagnato) o viceversa.
Quando è positivo: indica la sovraperformance ottenuta rispetto a ciò che è stato venduto.
Per calcolare il ritorno stimato sulle vendite: importo della produzione – numero di giorni di lavoro * tariffa giornaliera (basata sulle tariffe giornaliere, o sulla tariffa giornaliera media per la business unit, o sulla tariffa giornaliera predefinita a livello globale).
Esempio: se hai un progetto con un valore di 10.000 € e un -2.000 € su questo indicatore, significa che c’è un’opportunità mancata in relazione al numero di giorni spesi di 2.000 €.
In altre parole, se i tuoi progressi sono meno avanzati rispetto al carico di lavoro, è molto probabile che la stima del ritorno sulle vendite sia negativa e che tu debba fare degli aggiustamenti!
Importo fatturato :
Questo indicatore riflette le transazioni finanziarie completate per il progetto. Misura l’importo totale del denaro che è stato fatturato e ricevuto dal cliente per il lavoro svolto fino alla data attuale.
Per calcolare l’importo fatturato: somma tutte le fatture emesse al cliente per il progetto, compresi i pagamenti parziali o le milestone raggiunte.
Indicatore di progresso :
Questo indicatore quantifica i progressi compiuti dal progetto in relazione alla sua portata complessiva. Valuta la percentuale di compiti o di risultati completati rispetto al piano generale del progetto.
Per calcolare la percentuale di completamento del progetto: dividi il numero totale di attività completate per il numero totale di attività pianificate per il progetto, quindi moltiplica per 100 per esprimere il risultato in percentuale.
Queste metriche forniscono informazioni sulla redditività e sui progressi di un’agenzia, aiutando a prendere decisioni. Grazie a una chiara comprensione della redditività, del flusso di cassa e dell’avanzamento dei progetti, i team possono navigare tra le complessità e ottimizzare i risultati in modo efficace.
Utilizzare le metriche per prendere decisioni strategiche
Dai dati alle decisioni: come utilizzare le metriche per guidare la strategia dell'agenzia
Per garantire il successo, usa le metriche in modo strategico per identificare le priorità di crescita, adattare le tattiche e fissare obiettivi ambiziosi ma raggiungibili. Ciò significa utilizzare i dati per prendere decisioni, eseguire i compiti con cura e comunicare apertamente per raggiungere il successo con precisione e flessibilità.
Casi di studio : Strategie di successo influenzate dalle metriche dell'agenzia
Importo fatturato :
Da quando ha adottato Furious all’inizio del 2020, appena un mese prima dell’inizio del contenimento globale, il CEO di Agence Rebellion David ha assistito a notevoli trasformazioni all’interno della sua agenzia. Dalle umili origini con soli due dipendenti a un team di sessanta, l’agenzia ha registrato una crescita senza precedenti, in particolare sulla scia della pandemia COVID-19, con un aumento del 70% del margine lordo.
Tuttavia, la crescita comporta delle sfide e Agence Rebellion non è stata risparmiata. Quando i margini di guadagno cominciarono a ridursi di anno in anno, David riconobbe l’urgente necessità di uno strumento in grado di gestire e strutturare in modo efficace le loro operazioni in crescita. Di fronte all’agguerrita concorrenza per i talenti e ai clienti che riducevano i loro budget a causa dell’incertezza economica, l’agenzia si trovava ad affrontare un momento cruciale della sua traiettoria.
Per affrontare queste sfide, David si è rivolto a Furious, sfruttando le sue solide funzionalità di gestione dei progetti non solo per tenere traccia dei KPI, ma anche per ottenere informazioni utili sulla salute finanziaria e sull’equilibrio della forza lavoro dell’agenzia. Ogni lunedì mattina, si immerge in KPI come il margine lordo e le entrate, ricevendo un riepilogo conciso delle sottoscrizioni di nuovi progetti, che dà il tono alla settimana che lo attende.
David lavora anche a stretto contatto con il suo team di gestione, utilizzando metriche mensili per valutare la redditività dei margini e conducendo revisioni mensili complete per analizzare le prestazioni e prendere decisioni informate. Con un occhio di riguardo alla stabilità finanziaria e alla fidelizzazione dei talenti, Furious è diventato più di un semplice strumento software per Agence Rebellion: è un alleato strategico nel loro percorso di crescita sostenibile e di successo.
David Ait-Ali, CEO di Agence Rebellion
L'aspetto più utile di uno strumento come Furious è che è stato progettato per accompagnarci in ogni fase del processo, dall'inizio alla fine, e questo è un aspetto che abbiamo trovato difficile da trovare con i concorrenti.
Furious Squad: il tuo futuro strumento per garantire e monitorare la redditività della tua agenzia
Perché Furious è lo strumento giusto per te?
Accesso immediato alle tue prestazioni
Uno dei vantaggi principali di Furious è la sua capacità di fornire aggiornamenti in tempo reale e avvisi automatici sullo stato dei budget e dei progetti. Questo ti permette di prevenire potenziali sforamenti, di adottare rapidamente misure correttive e di garantire che i progetti rimangano in linea con la redditività. Non ci limitiamo a gestire i progetti, ma trasformiamo i dati grezzi dei progetti in informazioni utili. Grazie a una reportistica completa e all’analisi della redditività, otterrai una visione approfondita delle tue prestazioni finanziarie, che ti permetterà di individuare le tendenze e di implementare misure strategiche per migliorare la redditività futura a tutti i livelli organizzativi.
Automatizza le attività quotidiane
Dì addio alle perdite di tempo per le banali attività quotidiane! Con il nostro sistema automatizzato, non trascurerai mai più un’attività, permettendoti di concentrarti su ciò che conta davvero: sviluppare la tua agenzia. Semplifica il tuo flusso di lavoro automatizzando la conversione dei preventivi in attività programmate, liberando tempo prezioso dalle attività amministrative e permettendoti di concentrarti meglio sulla creazione di valore.
