L’analisi dei dati è il futuro, e il futuro è adesso!
Le organizzazioni che sfruttano la potenza dei dati non sono solo un po’ meglio: sono in una lega a parte: 23 volte più propense ad acquisire clienti, 6 volte più propense a mantenerli e 19 volte più propense a essere redditizie (secondo il McKinsey Global Institute).
Dalla comprensione dell’impatto delle metriche dell’agenzia sul successo aziendale all’identificazione degli indicatori chiave per monitorare le prestazioni, questa guida ti fornirà gli strumenti necessari per prosperare. Grazie a decisioni strategiche e all’uso di strumenti innovativi, scopri come sfruttare la potenza delle metriche per ottimizzare i risultati dei tuoi progetti, migliorare le relazioni con i clienti e garantire un successo a lungo termine.
Perché le metriche dell'agenzia sono importanti nel panorama competitivo di oggi (e perché alcune sono più importanti di altre)
mmagina questo: stai guidando bendato, cercando di raggiungere una destinazione specifica: potresti accidentalmente arrivare a destinazione, ma è più probabile che ti perda, abbia un incidente o perda la strada, giusto? Le metriche dell’agenzia sono il GPS della tua agenzia; illuminano il percorso da seguire, mostrando dove eccelli e dove devi correggere la rotta. Sono la chiave per sbloccare tutto il potenziale della tua agenzia, guidandoti verso una maggiore efficienza, redditività e, infine, la padronanza del tuo settore.
Ma non tutte le metriche portano a informazioni utili! Alcune metriche detengono la chiave per comprendere le prestazioni della tua agenzia, mentre altre semplicemente ingombrano il cruscotto. Non si tratta di affogare in un mare di numeri; si tratta di concentrarsi sulle metriche che forniscono l’immagine più chiara dei tuoi progressi.
Comprendere l'impatto delle metriche dell'agenzia sul successo aziendale
Tenendo d’occhio queste metriche e agendo in base a ciò che rivelano, guidi la tua agenzia verso la crescita e il successo. Inoltre, a tutti piace un po’ di sana competizione, giusto? Quando i membri del team possono vedere come i loro sforzi contribuiscono al tutto, aggiunge un elemento divertente alla routine quotidiana. E non dimentichiamo il diritto di vantarsi! Quando puoi mostrare ai clienti come il loro investimento sta dando i suoi frutti, è come gridare “Ce l’abbiamo fatta!” dai tetti, dando loro una prova tangibile che dovrebbero lavorare di nuovo con te.
Come le metriche dell'agenzia stimolano la redditività e la crescita
Monitorando metriche come il costo di acquisizione dei clienti, l’efficienza dei progetti e la soddisfazione dei clienti, le agenzie ottengono informazioni per ottimizzare le strategie, ridurre i costi e migliorare la qualità dei servizi. Queste metriche non solo informano le decisioni proattive, ma consentono anche un adattamento agile alle tendenze del mercato, stimolando così il successo a lungo termine. Con parametri chiari e obiettivi ambiziosi, le agenzie possono navigare verso la redditività e la crescita utilizzando approcci basati sui dati per rimanere in testa nel panorama competitivo.
Identificare le metriche chiave che ogni agenzia deve monitorare
Dopo aver collaborato con oltre 500 agenzie ed esaminato meticolosamente le loro prestazioni, abbiamo stabilito un elenco completo di metriche finanziarie e non finanziarie che consideriamo essenziali per il successo.
Quali sono i principali KPI finanziari per le agenzie?
Margine Lordo
C’è stato un notevole cambiamento dal modello “retainer” verso approcci più “basati sui progetti”, una trasformazione accelerata dalla pandemia di COVID-19. Cosa implica questo cambiamento? Ha portato alla frammentazione delle portate di lavoro in più progetti, intensificando la competizione e paradossalmente riducendo i budget. Inoltre, il potere decisionale è passato dai team di marketing ai dipartimenti di approvvigionamento, risultando in negoziazioni più difficili e requisiti di accreditamento per collaborare con i grandi inserzionisti.
Inevitabilmente, questo scenario mette pressione sui margini lordi delle agenzie tradizionali, che ora affrontano un panorama in cui gli inserzionisti mirano a ottenere “più per meno”, cercando portate di lavoro più ampie per budget uguali o ridotti. In questo contesto, il margine lordo è più cruciale che mai. Ma quale livello di margine lordo dovremmo mirare? Un obiettivo di margine lordo del 35% al 40% è considerato un parametro di riferimento.
Ad esempio, quando un inserzionista ti assegna un budget tutto compreso di 200.000 € per una competizione, dovresti prevedere ricavi di circa 70.000 € a 80.000 €, allocando il resto alla produzione. È importante notare che questo parametro può variare a seconda del tipo di attività e della quota abituale degli acquisti. Ad esempio, una società di produzione performante raggiungerà livelli di margine lordo vicini all’80%.
Allora, come puoi aumentare il tuo margine lordo? Internalizzare tutta o parte della produzione si presenta come una soluzione valida, così come integrare strategicamente freelance per adattarsi in modo flessibile alle esigenze specifiche e ai progetti. Questo approccio non solo ottimizza i costi, ma fornisce anche un lavoro su misura che soddisfa precisamente i requisiti dei clienti. Puoi anche provare a ridurre la portata del lavoro per lo stesso budget, puntando a “meno per più”!
Rapporto Salari/Margine Lordo
Siamo consapevoli – e anche tu – dell’ecosistema attuale e delle tensioni esistenti intorno ai budget. Pertanto, un imprenditore prudente deve tenere sotto controllo le spese, con i salari che rappresentano un’area critica da monitorare da vicino.
L’obiettivo è trovare il giusto equilibrio tra flessibilità e adattabilità. In un modello di business basato sui progetti, devi adattare i salari alla durata e ovviamente ai budget dei tuoi progetti. Molte agenzie optano per questo sistema ibrido con un rapporto di 3/4 dipendenti per 1/4 freelance. Questo equilibrio consente una maggiore flessibilità, limita le spese salariali tra i progetti, mantenendo al contempo una base di dipendenti permanenti per garantire la consegna e la continuità operativa.
Allora, quale rapporto salari/margine lordo raccomandiamo ai nostri clienti? Tra il 55% e il 65%: ciò significa che dovresti spendere tra il 55% e il 65% del tuo margine lordo in salari per il tuo team (incluso te stesso). Se rispetti questo KPI e gestisci correttamente i tuoi costi strutturali, dovresti essere in grado di raggiungere tra il 15% e il 20% di risultato operativo.
Rapporto Costi Ufficio/Margine Lordo
Quando parliamo di costi ufficio, ci riferiamo principalmente al tuo affitto e alle spese di locazione. Alcune agenzie sovrastimano le loro esigenze in termini di uffici, risultando in più spazio che dipendenti. Sebbene nella pubblicità ci sia spesso il desiderio di apparire più grandi, alcuni se ne pentono; una volta firmato il contratto di locazione, diventa più difficile andarsene rapidamente e quindi ridurre i tuoi costi in quest’area.
Allora, quale livello di costi ufficio dovresti rispettare? Il 7/8% del tuo margine lordo dovrebbe essere destinato al pagamento dei tuoi uffici. Va bene, puoi spingerti fino al 10% se ti senti davvero ambizioso, ma oltre rischi di sovraccaricare inutilmente i costi strutturali della tua azienda.
Cosa puoi fare se hai sovrastimato ciò che puoi gestire? Diverse opzioni sono disponibili:
- Sottoaffittare spazi inutilizzati per alleggerire il peso dei costi ufficio sul tuo P&L.
- Hai considerato il coworking? Sempre più agenzie si trasferiscono in uffici condivisi, offrendo maggiore flessibilità.
- Infine, hai anche la possibilità di optare per contratti di locazione più brevi ed evitare di rimanere bloccato con un contratto fisso di sei anni (o peggio).
La flessibilità è sempre la chiave!
EBIT %
EBIT (Earnings Before Interest and Taxes), alias Risultato Operativo, è un indicatore chiave delle tue prestazioni finanziarie perché, dopo aver tenuto conto di quasi tutte le spese della tua azienda, tranne le imposte sul reddito delle società, è il profitto che realizzi! Questo sarà influenzato dai fattori menzionati in precedenza, cioè il tuo livello di margine lordo, i tuoi salari e i costi dei tuoi uffici.
Allora, quale rapporto di reddito al margine lordo dice “Gestisco bene la mia agenzia”? Il 15% significa che stai facendo bene e il 20% significa che stai facendo eccezionalmente bene. Non preoccuparti, non sei un cattivo manager se ti trovi intorno al 10%… soprattutto nell’economia attuale e con il passaggio agli approcci basati sui progetti.
Rapporto di Staffing del Cliente
Esaminiamo un KPI più tecnico ma altrettanto importante nella gestione della tua agenzia: il rapporto del tasso di staffing del cliente. Semplicemente, ti consente di misurare il volume di tempo che il tuo team dedica alle ore fatturabili dei clienti. Questo ti aiuta a prendere decisioni per aumentare o ridurre il personale.
Allora, quale livello minimo di tasso di staffing del cliente dovresti mirare? Almeno il 75% del tempo del tuo team dovrebbe essere dedicato ai clienti e fatturato attraverso le tue tariffe e il margine lordo del cliente. Al di sotto di questo livello, probabilmente sei in sovrannumero rispetto al volume della tua attività. Andare molto più in alto presenta anche un rischio perché il sotto organico porta a insoddisfazione all’interno del tuo team e a un lavoro di qualità inferiore.
Ma a cosa dovrebbero essere dedicati il 25% restante del tempo del tuo team? Nelle agenzie, questo tempo è spesso assegnato allo sviluppo commerciale e alle gare d’appalto, nonché alle attività amministrative, ai rapporti, alle riunioni interne e alla gestione dei processi dell’agenzia.
Tutti i KPI finanziari che abbiamo esaminato finora sono strettamente correlati. Ad esempio, se hai un tasso di staffing intorno al 75% con un margine lordo intorno al 35% e mantieni il rapporto salari/margine lordo (tra il 55% e il 65%), sarai nella fascia di margine lordo ideale per dipendente (circa 150K/anno).
Margine Lordo per Dipendente
Questo KPI è un indicatore finanziario per determinare se ogni dipendente della tua agenzia contribuisce sufficientemente al tuo margine lordo. Aiuta anche a determinare se la tua agenzia è adeguatamente dotata di personale, se il tuo livello di staffing dei clienti è sufficiente e se il tuo livello di margine lordo è in linea con la dimensione della tua organizzazione.
Allora, quale livello di margine lordo per dipendente dovrei mirare? I calcoli sono relativamente semplici: devi dividere il tuo margine lordo totale per il tuo numero di dipendenti equivalenti a tempo pieno (FTE). Se questa cifra raggiunge o supera i 150.000 € per dipendente, buone notizie! Non solo hai un margine lordo ben calibrato per dipendente rispetto al tuo numero di dipendenti, ma sei anche più vicino a raggiungere un EBIT del 15%!
Tuttavia, fai attenzione; se ti avvicini ai 200.000 € per dipendente, assicurati di non essere in sotto organico e che il carico di lavoro del tuo team rimanga ragionevole.
Staffing Dedicato al New Business
L’ultimo KPI che esamineremo è il livello di staffing dedicato al New Business da parte delle tue squadre. Come discusso in precedenza, il tasso di staffing del cliente delle tue squadre dovrebbe essere intorno al 75%. Allora, come dovrebbe essere allocato il restante 25%? Ci sono tre elementi principali da considerare:
- Sviluppo commerciale
- Attività amministrative e rapporti di riunione
- Riunioni interne e gestione dei processi dell’agenzia
È essenziale notare che il livello di staffing per lo sviluppo commerciale evolve durante tutto l’anno ma non può essere costantemente a un livello elevato; altrimenti, porta al burnout delle squadre e di te stesso.
Allora, quale livello dovresti mirare? Dato il modello basato sui progetti ampiamente adottato, il livello minimo di staffing per lo sviluppo commerciale dovrebbe essere > 10% e può raggiungere il 25% durante i periodi di picco delle gare d’appalto. Assicurati di adattarlo in base alle stagioni delle gare d’appalto, che sono tradizionalmente più forti all’inizio della primavera e alla fine dell’estate!
Il ruolo delle metriche non finanziarie nella gestione dei progetti dell'agenzia
Le metriche non finanziarie completano gli indicatori finanziari nella gestione dei progetti dell’agenzia fornendo informazioni su vari aspetti delle prestazioni dei progetti, tra cui la soddisfazione dei clienti, i tempi dei progetti, la qualità dei deliverable, la produttività del team, la creatività, la soddisfazione dei dipendenti, la fidelizzazione dei clienti e la gestione dei rischi. Monitorando e sfruttando sia le metriche finanziarie che non finanziarie, puoi ottimizzare i risultati dei progetti, migliorare le relazioni con i clienti e garantire che la tua agenzia sia sulla strada giusta per la crescita.
Il monitoraggio continuo delle metriche durante i progetti, piuttosto che al momento della fatturazione, è cruciale per identificare proattivamente i problemi, garantire la trasparenza, mitigare i rischi, allocare efficacemente le risorse e garantire risultati di alta qualità.
L'importanza del monitoraggio dell'avanzamento dei progetti: le metriche di redditività dei progetti
Ecco i diversi indicatori che dovresti prendere in considerazione:
Redditività netta prevista:
Questo indicatore misura la redditività reale del progetto considerando tutti i costi associati. Per calcolare la redditività netta prevista: Importo della produzione – (numero di giorni trascorsi * Costo giornaliero per dipendente) L’importo della produzione corrisponde a: margine lordo del progetto * percentuale di avanzamento del progetto
Redditività venduta stimata:
Quando è negativa: indica l’opportunità mancata (ciò che avrebbe dovuto essere venduto rispetto a ciò che è stato guadagnato) o viceversa Quando è positiva: indica la sovraperformance realizzata rispetto a ciò che è stato venduto Per calcolare la redditività venduta stimata: importo della produzione – numero di giorni trascorsi * Tasso giornaliero (sia basato sui tassi giornalieri sia sul tasso giornaliero medio dell’unità commerciale sia sul tasso giornaliero predefinito a livello globale) Esempio: Se hai un progetto del valore di 10.000 € e un -2.000 € su questo indicatore, significa che c’è un’opportunità mancata rispetto al numero di giorni trascorsi di 2.000 €. In altre parole, se il tuo avanzamento è meno avanzato rispetto al tuo carico di lavoro, è molto probabile che tu abbia una redditività venduta stimata negativa e che tu debba apportare aggiustamenti!
Importo fatturato:
Questo indicatore riflette le transazioni finanziarie completate per il progetto. Misura l’importo totale di denaro che è stato fatturato e ricevuto dal cliente per il lavoro svolto fino alla data attuale. Per calcolare l’importo fatturato: somma tutte le fatture emesse al cliente per il progetto, inclusi i pagamenti parziali o le tappe raggiunte.
Indicatore di avanzamento:
Questo indicatore quantifica i progressi compiuti sul progetto rispetto all’intera portata. Valuta la proporzione di compiti o deliverable completati rispetto all’intero piano del progetto. Per calcolare la percentuale di avanzamento del progetto: dividi il numero totale di compiti completati per il numero totale di compiti pianificati per il progetto, quindi moltiplica per 100 per esprimere il risultato in percentuale.
Queste metriche forniscono informazioni sulla salute finanziaria e sui progressi, aiutando a prendere decisioni informate. Con una chiara comprensione della redditività, dei flussi di cassa e dell’avanzamento del progetto, i team possono navigare nelle complessità e ottimizzare i risultati in modo efficace.
Utilizzare le metriche per prendere decisioni strategiche
Dai dati alla decisione: come utilizzare le metriche per guidare la strategia dell'agenzia
Per garantire il successo, utilizza le tue metriche in modo strategico per identificare le priorità di crescita, adattare le tattiche e fissare obiettivi ambiziosi ma raggiungibili. Questo implica utilizzare i dati per prendere decisioni, eseguire i compiti con cura e comunicare apertamente per raggiungere il successo con precisione e flessibilità.
Studi di caso: strategie di successo influenzate dalle metriche dell'agenzia
Importo fatturato:
Dall’adozione di Furious all’inizio del 2020, solo un mese prima dell’inizio del lockdown globale, David, CEO di Agence Rebellion, ha visto trasformazioni notevoli all’interno della sua agenzia. Da inizi modesti con solo due dipendenti a ora un team di sessanta persone, l’agenzia ha sperimentato una crescita senza precedenti, in particolare a seguito della pandemia di COVID-19, con un aumento del 70% del margine lordo.
Tuttavia, con la crescita arrivano sfide, e Agence Rebellion non è stata risparmiata. Man mano che i margini iniziavano a ridursi anno dopo anno, David ha riconosciuto la necessità impellente di uno strumento capace di gestire e strutturare efficacemente le loro operazioni in espansione. Di fronte a una feroce competizione per i talenti e a clienti che stringono i loro budget a causa delle incertezze economiche, l’agenzia ha affrontato un momento cruciale nella sua traiettoria.
Per affrontare queste sfide, David si è rivolto a Furious, sfruttando le sue robuste capacità di gestione dei progetti non solo per monitorare gli indicatori chiave di prestazione, ma anche per ottenere informazioni utili sulla salute finanziaria dell’agenzia e sull’equilibrio del personale. Ogni lunedì mattina, si immerge nei KPI come il margine lordo e i ricavi, ricevendo un riepilogo conciso delle nuove firme di progetti, dando il tono alla settimana a venire.
Inoltre, David collabora strettamente con il suo team di gestione, utilizzando indicatori mensili per valutare la redditività dei margini e conducendo revisioni mensili complete per analizzare le prestazioni e prendere decisioni informate. Con un occhio attento alla stabilità finanziaria e alla ritenzione dei talenti, Furious è diventato più di un semplice strumento software per Agence Rebellion: è un alleato strategico nel loro percorso verso una crescita e un successo sostenibili.
David Ait-Ali, CEO di Agence Rebellion
L'aspetto più utile di uno strumento come Furious è che è progettato per accompagnarci in ogni fase, dall'inizio alla fine, e questo è qualcosa che abbiamo faticato a trovare con i concorrenti.
Furious Squad: il tuo futuro strumento per garantire e visualizzare la redditività della tua agenzia
Perché Furious è lo strumento che ti serve?
Accesso immediato alle tue prestazioni:
Uno dei principali vantaggi di Furious è la sua capacità di fornire aggiornamenti in tempo reale e avvisi automatici sullo stato dei budget e dei progetti. Questo ti permette di rimanere avanti rispetto ai potenziali sforamenti, prendere provvedimenti correttivi rapidamente e garantire che i progetti rimangano sulla strada della redditività. Non ci limitiamo a aiutarti a gestire i progetti; trasformiamo i dati grezzi dei progetti in informazioni utili. Grazie a rapporti completi e analisi di redditività, otterrai approfondimenti sulle tue prestazioni finanziarie, permettendoti di discernere le tendenze e implementare misure strategiche per migliorare la redditività futura a tutti i livelli organizzativi.
