Gestione delle operazioni: 3 parole per un vasto programma!
Per gestire un’agenzia o una ESN di successo, che abbia 20 o 100 dipendenti e che sia specializzata in marketing, pubblicità o sviluppo web, una gestione operativa efficace è una questione di vita o di morte.
Sebbene alcuni possano considerare la gestione operativa di un’agenzia come l’equivalente della gestione di un progetto, è importante capire che in realtà si tratta di fornire servizi nel modo più efficiente possibile. In altre parole, una gestione operativa di successo dovrebbe avere un impatto positivo sulla redditività della tua azienda. Se così non fosse, stai sbagliando qualcosa.
Come strumento di gestione end-to-end, abbiamo imparato una o due cose sulla gestione delle operazioni, ovvero cheil software di gestione aziendale può migliorare significativamente la tua efficienza commerciale (ma non solo!).
Scorri in basso per scoprire un’analisi dettagliata dei ruoli e delle responsabilità principali, delle best practice e dei rischi maggiori nella gestione delle operazioni. In breve, come puoi gestire al meglio la tua azienda e i tuoi team?
Scopri come i COO utilizzano la potenza di Furious per le vendite, la pianificazione delle risorse, la gestione dei progetti, la fatturazione e il reporting.
Cosa fa un direttore operativo?
I manager operativi studiano generalmente presso un’importante scuola di economia, gestione o ingegneria. È possibile anche una formazione universitaria, con specializzazioni in gestione, economia, marketing, diritto, ecc. Ma i ruoli e le responsabilità variano a seconda del settore in cui si lavora.
Ad esempio, se lavori come direttore operativo in una fabbrica che produce pasta, probabilmente ti occuperai soprattutto dell’efficienza dei macchinari. Una parte minore del tuo lavoro consisterà nel bilanciare il carico di lavoro degli operai dello stabilimento.
Cosa fa un direttore operativo di un’agenzia o di una società di consulenza?
La risposta breve è: dipende.
La risposta lunga: il tuo ruolo principale sarà quello di gestire la pianificazione delle risorse e il lavoro organizzativo, supervisionare i requisiti per i profili di alto livello e comunicare con i dipartimenti generale e finanziario.
Il COO (Chief Operating Officer) è un elemento chiave per il successo della gestione dell’azienda. Svolge inoltre un ruolo fondamentale nell’ambito delle risorse umane.
Se lavori in un’organizzazione di grandi dimensioni, lavorerai a stretto contatto con project manager e account manager per garantire il successo dei progetti, bilanciando i carichi di lavoro con le competenze, le scadenze e i budget.
“Sebbene il compito principale del COO sia quello di supportare gli elementi operativi dell’azienda, egli svolge un ruolo interfunzionale (gestendo diversi dipartimenti), ha un ruolo strategico e partecipa a pieno titolo allo sviluppo dell’organizzazione. Per questo motivo il COO è sempre presente nel CODIR e/o nella direzione generale delle aziende”.
Thomas DAVID, direttore operativo di Sarawak
Il direttore operativo di un'agenzia è una sorta di project manager?
Ogni giorno, il direttore operativo è responsabile della gestione e del miglioramento dell’efficienza complessiva dell’azienda. Ecco alcuni dei ruoli e delle responsabilità principali:
- Pianificazione delle risorse ad alto livello e processo decisionale strategico nella gestione delle risorse.
- Elaborazione, implementazione e revisione delle procedure operative
- Lavorare a stretto contatto con i responsabili dei progetti o dei clienti per supervisionare i budget, l’utilizzo delle risorse, la redditività e altri indicatori chiave di performance aziendale.
- Relazioni con l’alta dirigenza
- Assicurati che tutti i dipendenti tengano traccia del tempo trascorso.
- Aiutare il team delle risorse umane a reclutare e promuovere una cultura che incoraggi le migliori prestazioni.
Inoltre, la maggior parte dei manager operativi avrà bisogno di un buon mix di capacità analitiche e sociali, come ad esempio :
- Ottime capacità comunicative e interpersonali
- Capacità analitiche per trasformare i dati in decisioni giuste
- La capacità di rimanere calmo e concentrato sotto pressione.
Diamo un’occhiata più da vicino alle attività più importanti:
1. Pianificazione delle risorse
Come Operations Manager, non puoi fare una pianificazione delle risorse di qualità senza comprendere i requisiti del progetto. Lavorerai con i project manager o gli account manager per stabilire chi lavorerà su quale progetto e quando. I project manager decideranno le stime dei tempi e valuteranno la disponibilità dei team, mentre tu sarai responsabile dello spostamento delle risorse da un livello superiore.
2. Monitorare i progressi del progetto
Anche se la gestione delle operazioni non è la stessa cosa della gestione dei progetti, dovrai comunque confrontarti regolarmente con i responsabili del progetto per rispondere alle seguenti domande: quali sono gli ins e gli out? Quali sono le consegne entro quando? Qual è la storia specifica del cliente? ecc.
È essenziale quando i colleghi si assentano inaspettatamente per malattia o chiedono le ferie. O quando lo scopo di un progetto cambia, cosa che accade anche… #agencylife
3. Tracciamento dei tempi e dei costi
Si vende tempo in cambio di denaro. La gestione del tempo include quindi anche il monitoraggio dei costi, ovvero la supervisione dei budget con i project manager. Le risorse che hai scelto per lavorare su questo o quel progetto stanno dando buoni risultati? Come influisce sulla redditività?
Il rispetto delle scadenze non è negoziabile di default, anche se sappiamo tutti come va a finire. Per far sì che i clienti siano contenti e che i progetti siano redditizi, è fondamentale monitorare come viene impiegato il tempo dell’azienda.
4. Collaborare con le Risorse Umane per le esigenze di assunzione e la gestione dei congedi
Monitorando regolarmente il tempo dedicato a ogni progetto, è molto più facile collaborare con le risorse umane e prendere decisioni di assunzione basate su dati concreti, soprattutto se alcuni progetti richiedono molti straordinari da parte del personale.
5. Rapporti con la direzione
La rilevazione delle ore non facilita solo le assunzioni. I dati in tempo reale che derivano dal tempo tracciato regolarmente in tutte le divisioni, così come il fatto che le spese generali e le altre spese sono integrate nei KPI di redditività… Tutto questo aiuta il management a gestire e anticipare. Saprai quando dovrai fatturare di più, aumentare il budget o offrire sconti ai clienti… E potrai utilizzare i dati storici per migliorare la gestione delle attività aziendali in futuro.
Anche in questo caso, il modo in cui vengono gestite le operazioni varia a seconda delle dimensioni e del tipo di azienda per cui si lavora. Allo stesso modo, le principali tensioni e sfide sono diverse da un’agenzia all’altra. Tuttavia, abbiamo affrontato i tre problemi più comuni.
Gestione delle operazioni - Migliori pratiche
1. Sii onesto con i tuoi dipendenti e clienti.
Stabilisci delle aspettative chiare per il tuo personale e i tuoi clienti e sii realistico sulle scadenze. Prima che la tua azienda si imbarchi in un nuovo progetto, assicurati di prevedere un tempo cuscinetto. In questo modo i team potranno consegnare un lavoro di qualità.
2. Chiedi regolarmente ai tuoi colleghi di tenerti informato sul carico di lavoro.
Entrare in contatto con i project manager e il personale su base giornaliera o settimanale per monitorare i progressi. E per capire come ottimizzare la pianificazione delle risorse.
3. Prenditi il tempo necessario per verificare
Quando si tratta di gestione delle operazioni, è importante effettuare controlli regolari dopo la fine di un progetto. E dedicare il tempo necessario a migliorare i processi e le procedure organizzative. Cosa è andato bene? Cosa è andato storto? Cosa si sarebbe potuto fare in modo diverso? È fondamentale prendersi il tempo per misurare ciò che può essere migliorato per la prossima volta.
Gestisci le tue operazioni con Furious
Vediamo alcuni aspetti della gestione delle operazioni con Furious :
Business
Con Furious, configura il tuo imbuto di vendita in più fasi. Aggiungi l’importo probabile per ogni accordo, la ponderazione e altre informazioni chiave relative a ogni nuovo progetto o potenziale cliente. In questo modo il responsabile operativo dell’agenzia ha un’idea delle risorse da allocare nelle settimane e nei mesi successivi. E per pianificare le riunioni di sincronizzazione con lo sviluppo del business.
Progetti e pianificazione
Con la pipa Furious Projects puoi creare tutti i flussi di lavoro che vuoi. Organizza i tuoi progetti di conseguenza. Programma gli eventi da allegare e sarai in grado di automatizzare facilmente parte della tua attività.
Furious offre anche la creazione di pipe ToDo. Puoi creare una pipe per i progetti tecnici, un’altra per i progetti di comunicazione, un’altra ancora per gli studi, ecc.
Troverai anche avvisi in tempo reale per le nuove attività.
I tre pilastri della gestione delle risorse in Furious sono :
- Bilancia i carichi di lavoro dei tuoi dipendenti e vedi in tempo reale chi ha quali disponibilità nei prossimi giorni, settimane e mesi. Furious avvisa automaticamente le persone interessate in caso di overbooking sul profilo o di un carico di lavoro superiore al budget del progetto.
- Anticipare le esigenze in termini di competenze, attrezzature o locali.
- Gestione delle vacanze
Una parte importante della gestione degli orari dei colleghi di lavoro consiste nel disporre di un sistema di monitoraggio e gestione dei permessi e del telelavoro. Avviso automatico del manager, convalida con un solo clic.
Una volta che le richieste di congedo o telelavoro vengono approvate in Furious, vengono automaticamente integrate nel programma di lavoro.
Cruscotti decisionali
Furious incrocia tutti i dati provenienti da varie fonti: stipendi, spese generali, tracciamento del tempo, spese, tassi di occupazione, budget, competenze disponibili, ecc. per estrarre cruscotti decisionali.
Per la gestione delle operazioni, puoi utilizzare un cruscotto predefinito con i widget di reportistica che abbiamo identificato come più rilevanti. Oppure puoi creare dei cruscotti personalizzati con i parametri che desideri.
Questi cruscotti possono ovviamente essere condivisi, scaricati e stampati 🙂
Sono disponibili anche avvisi automatici e ricorrenti, per alleggerire ulteriormente il tuo carico mentale!
Fatturazione
Con Furious non c’è bisogno di copiare e incollare i dati dallo strumento di gestione aziendale al software di fatturazione.
Con Furious puoi generare fatture con un semplice clic, automatizzare l’invio e i promemoria ed eliminare il rischio di errore umano durante la fatturazione mensile.
Ti abbiamo già dato i nostri consigli su come spendere meno tempo per fatturare il tempo speso!
(E se usi un modello di listino prezzi su misura per la tua attività, è ancora più veloce!).
L’aumento dei margini di profitto della tua azienda è solo uno dei tanti vantaggi di una buona gestione operativa. Con una pianificazione ottimizzata e una visione chiara delle esigenze e dei rischi, si gettano le basi per un migliore processo decisionale e quindi per un futuro più roseo per la tua azienda.
Richiedi una demo con il team Success e scopri come ottenere il massimo da Furious!
