Intro
Nel nostro ultimo articolo, Quentin di SommeSi ci ha svelato i suoi segreti per integrare con successo Furious in una PMI di 40 dipendenti. In questo articolo, ci spostiamo su una marcia in più per capire le sfide dell’integrazione di un ERP in un’azienda con 200 dipendenti. Quentin, il nostro integratore professionista, è tornato per guidarvi attraverso le sfide e le best practice.
Sfide incontrate
Più dipendenti… più sfide!
In un’organizzazione di medie dimensioni, l’approccio è spesso dal basso verso l’alto: i progetti sono gestiti individualmente e, se vanno bene, tutta l’azienda li segue! Intorno ai 200 dipendenti, l’approccio diventa più pragmatico e orientato a indicatori consolidati.
Sfida n. 1: comprendere le aspettative specifiche
La prima e più importante sfida è capire con precisione perché l’azienda ha scelto Furious e quali miglioramenti ogni reparto spera di ottenere rispetto al vecchio strumento. È essenziale identificare le aspettative specifiche di ciascun team e garantire che il nuovo strumento risponda efficacemente alle loro esigenze quotidiane.
La risposta durante il processo di integrazione consiste nell’effettuare un pre-audit approfondito di ogni team che utilizzerà lo strumento.
Sfida n. 2: integrare i processi esistenti
Le aziende con 200 dipendenti spesso dispongono già di strumenti e processi ben consolidati. La sfida consiste nell’integrare Furious in modo tale da migliorare questi processi esistenti senza interrompere le operazioni correnti. In queste strutture, il middle management è già presente e gli strumenti e i processi sono normalmente già operativi.
La risposta durante l’integrazione è quella di riuscire a formare il personale come un team, in modo da rispondere ai loro problemi e non solo integrarsi nel sistema esistente, ma anche recuperare ciò che finora è mancato.
Sfida n. 3: gestire il fattore umano
In una struttura di queste dimensioni, le aspettative e i livelli di supporto al cambiamento sono generalmente diversi. Per questo è essenziale mantenere una comunicazione chiara e costante per spiegare i vantaggi di Furious e coinvolgere tutti.
La risposta durante il processo di integrazione non è fare tutto in poco tempo, ma effettuare controlli regolari e misurare i progressi e i benefici concreti della soluzione a diretto contatto con i team.
Sfida n. 4: affrontare le sfide tecniche
Infine, ci sono le sfide tecniche, in particolare l’integrazione di Furious con i sistemi informativi esistenti. Quentin sottolinea che Furious deve spesso interfacciarsi con un sistema informativo solido, gestito da un dipartimento di sistemi informativi (ISD). In questo contesto, le API svolgono un ruolo cruciale e Furious si distingue per le sue eccellenti prestazioni in questo ambito.
La risposta in fase di integrazione: mettere in campo un team tecnico dedicato per assicurare l’integrazione delle API e la compatibilità con i sistemi informativi esistenti, garantendo una transizione fluida e senza interruzioni.
3 errori da evitare
Errore n. 1: Cercare di accontentare tutti
In un’azienda di queste dimensioni, si è tentati di soddisfare ogni singola richiesta, ma questo può portare a un’implementazione caotica e inefficiente. Quentin sottolinea l’importanza di standardizzare e razionalizzare i processi. Cercare di accontentare tutti può impedire l’implementazione di un quadro strutturato e coerente.
Errore n. 2: accettare che alcune persone non siano d’accordo con noi
Per garantire il successo del roll-out, è essenziale l’accettazione totale dello strumento. È indispensabile che tutti i dipendenti, compresi i manager, usino Furious in modo coerente. Quentin sottolinea che non insistere sull’uso costante può creare spaccature all’interno del team e compromettere l’efficacia complessiva.
Errore n. 3: trascurare la gestione del cambiamento
Un roll-out di successo richiede una rigorosa gestione del cambiamento. Quentin spiega che è fondamentale comunicare chiaramente i vantaggi di Furious e supportare i team durante il processo di integrazione. Trascurare questo aspetto può portare a resistenze e difficoltà nell’adozione dello strumento.
Fasi chiave dell'implementazione
Sebbene le fasi principali rimangano le stesse indipendentemente dal numero di dipendenti, le dimensioni dell’azienda richiedono alcuni aggiustamenti. Il processo può durare un po’ di più e prevedere sessioni aggiuntive di pre-istruttoria e una preparazione più approfondita prima delle fasi critiche. Tuttavia, SommeSi attribuisce sempre la stessa importanza alla comprensione del funzionamento di ogni azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni e dalla sua complessità. Questo spesso significa intervistare un numero maggiore di persone per comprendere le esigenze specifiche di ogni reparto, ma alla fine i passaggi rimangono gli stessi.
1. L'audit iniziale
L’audit iniziale è il punto di partenza per l’integratore per esplorare l’azienda dietro le quinte. Si parte da una conoscenza approfondita del cliente. Il team di SommeSi conduce interviste dettagliate per cogliere le sfumature di ogni azienda: come funziona, chi fa cosa, i ritmi di lavoro e le esigenze specifiche di ogni reparto. Questa fase consente di mappare i processi e i flussi informativi, individuando le esigenze specifiche.
2. Feedback sul processo
Dopo l’audit, una sessione di feedback presenta una visione chiara dei processi attuali e degli obiettivi da raggiungere. L’obiettivo è quello di garantire che tutti siano allineati con l’organizzazione target e con i processi da mettere in atto. Questa fase è fondamentale per convalidare le ipotesi di lavoro e garantire che i team siano allineati sulle fasi successive. Una buona comprensione dei processi facilita la configurazione di Furious, ottimizza il recupero dei dati, personalizza la formazione e semplifica le fasi successive.
3. La configurazione
È il momento di configurare Furious in modo che corrisponda perfettamente alle esigenze dell’azienda. Adattare lo strumento alle esigenze del cliente è un po’ come confezionare un abito: ogni dettaglio deve essere regolato in modo impeccabile. La configurazione avviene in modo partecipativo, coinvolgendo direttamente i membri dell’azienda. Questo approccio pedagogico rafforza il coinvolgimento dei team, rendendoli più partecipi e competenti, il che facilita notevolmente l’adozione dello strumento.
4. Sviluppo di API
Per garantire un’integrazione perfetta, le varie applicazioni dell’azienda devono essere in grado di comunicare tra loro. Furious, con la sua API aperta, è particolarmente flessibile e compatibile con molte altre soluzioni. Ad esempio, se l’azienda utilizza già uno strumento di gestione delle assenze, è possibile sviluppare un’API per interconnettere questo strumento con Furious, evitando la doppia registrazione e semplificando la gestione dei dati.
5. Recupero dati (RD)
La maggior parte delle aziende vuole accedere ai dati precedenti per confrontarli con un periodo di riferimento. Questa delicata fase comporta la gestione di grandi quantità di dati da importare nel nuovo sistema, garantendo una transizione senza intoppi.
6. I test
Prima della distribuzione, Furious viene sottoposto a test reali per verificare e convalidare che i parametri, i diritti e le altre configurazioni corrispondano alle aspettative del cliente. Questo assicura che tutto sia in ordine prima di passare alla formazione.
7. Formazione iniziale
Per garantire un’adozione rapida ed efficace dello strumento, è prevista una formazione iniziale. Questa si svolge in due fasi: una parte teorica per comprendere le funzionalità di Furious e come possono essere integrate nella vita lavorativa quotidiana, seguita da casi pratici in cui i dipendenti si esercitano su scenari fittizi prima di lavorare sui propri dati reali. Una volta che i dati sono stati integrati e i team ben formati, Furious può essere lanciato ufficialmente in azienda.
Il miglio extra di SommeSi
Dopo il Go Live, SommeSi continua a fornire assistenza e formazione continua. Quentin sottolinea l’importanza di rimanere a disposizione dei clienti, organizzando workshop dedicati per i momenti chiave come la prima fatturazione o il primo taglio della produzione.
Le 3 migliori pratiche
1. Dedicare una persona interna al progetto
Quentin sottolinea l’importanza di nominare una persona interna responsabile del progetto di roll-out. Questa persona agisce come un punto di contatto centrale, facendo progressi sulle questioni quotidiane e accumulando gradualmente competenze sullo strumento. Anche se questa persona non necessariamente si occupa dell’intero roll-out, svolge un ruolo cruciale nel facilitare la comunicazione e il coordinamento degli sforzi tra il team interno e i consulenti esterni.
2. Chiedere aiuto agli esperti
Secondo Quentin, è fondamentale rivolgersi a integratori specializzati per un roll-out fluido ed efficiente. Cambiare lo strumento di gestione e direzione centrale di un’azienda di 200 persone è un’operazione delicata che richiede competenze specifiche. Gli integratori di SommeSi possiedono competenze sia tecniche che commerciali, che consentono loro di garantire un’integrazione senza problemi e di ottimizzare l’uso di Furious.
3. Accettare e gestire il cambiamento
Un’implementazione di successo richiede una buona gestione del cambiamento. Quentin sottolinea l’importanza di accettare che alcune pratiche debbano evolversi e di essere aperti a nuovi modi di lavorare. La gestione del cambiamento deve essere ben pianificata ed eseguita per coinvolgere il personale e ridurre al minimo le resistenze. Comunicando chiaramente i vantaggi dello strumento e coinvolgendo gli utenti fin dall’inizio, è possibile facilitare la transizione e garantire la piena adozione di Furious.
A distanza di 1 anno: cosa ne pensano gli utenti?
Quando implementate Furious, beneficiate di miglioramenti nelle vostre operazioni fin dal primo giorno. Ma come per un vino pregiato, è necessario dargli il tempo di decantare per rivelare tutta la sua potenza.
A breve termine
A medio termine
A lungo termine
In conclusione
L’integrazione di Furious è un passo fondamentale per le aziende che desiderano ottimizzare la propria gestione e migliorare le proprie prestazioni. Adottando un approccio strutturato e affidandosi all’esperienza di integratori come SommeSi, le aziende possono sfruttare appieno tutte le funzionalità di Furious per raggiungere i propri obiettivi in modo efficiente e sostenibile.
Non perdete altro tempo, provate Furious oggi stesso e godetevi la potenza del nostro ERP che vi renderà più redditizi!
