Che siate una SSII, una ESN, un’agenzia o anche un consulente freelance nel settore dello sviluppo informatico, monitorare il tempo di attività dedicato alle vostre missioni è essenziale, soprattutto quando vi impegnate in un intervento a forfait. Questo aspetto è di fondamentale importanza, non solo per il monitoraggio della redditività, ma anche per mantenere un rapporto sano e trasparente con i vostri clienti.
Avere una visione chiara e precisa dell’entità del lavoro svolto rispetto a quanto inizialmente concordato nel capitolato d’oneri vi permette di evidenziare il “lavoro rimanente” ed evitare sorprese o incomprensioni con il committente. Questo è ancora più cruciale nel settore informatico, dove i progetti possono evolversi rapidamente e diventare complessi, richiedendo un supporto tecnico e un monitoraggio rigoroso.
Ovviamente, il successo di questo approccio dipende strettamente dalla vostra capacità di integrare queste pratiche di monitoraggio nella gestione quotidiana della vostra azienda, assicurandovi al contempo di rafforzare le competenze dei vostri team affinché possano adattarsi a queste nuove metodologie di lavoro.
Probabilmente vi state ponendo molte domande: Come ottimizzare il monitoraggio del tempo di intervento senza sconvolgere l’organizzazione esistente? Come fornire ai miei clienti una visione completa e impeccabile dell’avanzamento del progetto? Come implementare una soluzione che soddisfi le esigenze specifiche di ogni missione, rispettando al contempo le scadenze e il budget stabiliti?
Considerando questi diversi elementi e adottando le giuste misure, sarete in grado di affrontare con successo le sfide legate al monitoraggio del tempo nei progetti a forfait o a regia, riducendo al minimo il rischio di penalità e massimizzando le vostre possibilità di successo.
L'importanza del software CRA
Per rendere più facile tenere traccia del tempo dedicato ai progetti, è essenziale adottare strumenti di gestione del tempo aziendali come il software CRA. Questo tipo di soluzione consente non solo di tenere traccia accurata delle ore lavorate, ma anche di automatizzare la gestione delle attività e la fatturazione. Fornendo una visione chiara e dettagliata delle attività svolte, il software CRA ottimizza la gestione degli incarichi e migliora la redditività dei progetti. Diventa una risorsa essenziale per garantire la trasparenza e la soddisfazione dei clienti.
Quali sono gli ostacoli al monitoraggio del tempo trascorso?
Sebbene si tratti di un aspetto centrale per il buon funzionamento dell’azienda, spesso si verificano una serie di problemi:
- È una rot*** !!! Non prendiamoci in giro, registrare il tempo trascorso ogni giorno è spesso percepito dai team come un compito noioso e privo di interesse. Il che è comprensibile, considerando che le questioni di redditività sono spesso lontane da quelle di chi deve inserire il proprio tempo quotidianamente…
- Il dichiarativo è spesso giudice e parte. Chi fa est aussi chi dice, quindi se dice qualsiasi cosa, è un problema. Ovvero, come far pagare al cliente più pause caffè che il reale avanzamento del suo progetto…
- La difficoltà nel controllare. Infatti, questo tipo di dichiarazione impone a qualcuno di verificare regolarmente (idealmente ogni settimana) che quanto registrato sia stato effettivamente svolto.
Perché la registrazione del tempo trascorso è spesso percepita come un compito noioso dai team?
La registrazione del tempo trascorso sui progetti può rapidamente diventare una fonte di frustrazione per i team. Ecco alcune ragioni per cui questo compito è spesso percepito come una seccatura :
- Mancanza di comprensione : i membri del team non vedono sempre chiaramente in che modo la registrazione del loro tempo apporti benefici al progetto o all'azienda. Possono avere l'impressione che serva solo al controllo e non al miglioramento dei processi.
- Compito ripetitivo e noioso : registrare il proprio tempo ogni giorno o ogni settimana può sembrare monotono e fastidioso, soprattutto se il sistema utilizzato non è intuitivo.
- Mancanza di tempo : paradossalmente, i membri del team possono sentirsi troppo occupati con le loro attività quotidiane per prendersi il tempo di registrare correttamente le ore lavorate.
- Percezione negativa : può esserci il timore che le informazioni registrate vengano utilizzate contro di loro, soprattutto se il progetto è in ritardo o supera il budget.
Come superare il problema della dichiarazione nel monitoraggio del tempo?
- Formazione e sensibilizzazione : assicuratevi che i vostri team comprendano l'importanza di registrare il loro tempo e come questo possa beneficiare a tutti, migliorando la trasparenza e consentendo una gestione più efficace dei progetti.
- Utilizzare strumenti intuitivi : investite in sistemi di monitoraggio del tempo facili da usare, che consentano una registrazione rapida e senza sforzo.
- Incoraggiare la regolarità : motivate i vostri team a registrare il tempo in modo costante, ad esempio alla fine di ogni giornata o dopo ogni attività, affinché diventi un'abitudine.
- Coinvolgere i team nel processo : offrite ai vostri team la possibilità di partecipare alla scelta degli strumenti e dei metodi di monitoraggio del tempo, in modo che si sentano più coinvolti e responsabili.
- Dare il buon esempio : i leader e i manager devono essere i primi a registrare il loro tempo in modo rigoroso e trasparente.
- Feedback positivo : evidenziate l'importanza del monitoraggio del tempo e riconoscete i membri del team che lo registrano correttamente e con regolarità.
Affrontando questi aspetti, contribuirai a creare una cultura positiva attorno alla registrazione del tempo, trasformando un compito percepito come una seccatura in un elemento chiave per il successo dei progetti.
Come si può sfruttare al meglio il proprio tempo in un progetto a prezzo fisso?
Da Furious, abbiamo immaginato una serie di scenari possibili affinché tutti possano trovare la soluzione più adatta, con gioia e buon umore !
Seguite il vostro tempo e ottimizzate la vostra produttività :
- Dal vostro calendario Outlook o Gmail con la sincronizzazione automatica.
- Con un pratico widget in cui indicare tutto ciò che avete fatto durante la settimana (vedi screenshot).
- Con un time tracker infallibile: play / pausa / play / pausa… “al telefono con un cliente”, ecc.
- Direttamente dal planning con notifiche intelligenti per bilanciare produzione e gestione dei progetti.
- Con la registrazione del tempo direttamente alla chiusura di un ticket.
Come utilizzare il vostro calendario e gli strumenti di sincronizzazione per monitorare il tempo?
Utilizzare il vostro calendario può essere un modo efficace e intuitivo per monitorare il tempo trascorso sui vostri progetti. Ecco come ottimizzarne l’uso :
- Sincronizzazione automatica : assicuratevi che il vostro calendario sia sincronizzato con gli strumenti di monitoraggio del tempo. Che utilizziate Outlook, Gmail o un altro calendario, la sincronizzazione automatica consente di registrare il tempo senza sforzi aggiuntivi.
- Creazione di eventi dedicati : create eventi specifici per ogni attività o progetto. Assicuratevi di assegnare loro un nome chiaro e di includere tutti i dettagli necessari.
- Utilizzo delle categorie e dei colori : utilizzate categorie e colori per distinguere i diversi tipi di attività e progetti. Questo renderà il monitoraggio più intuitivo e facile da analizzare visivamente.
- Retrospettiva : prendetevi del tempo, alla fine di ogni settimana, per rivedere il vostro calendario, assicurarvi che tutto sia correttamente registrato e apportare eventuali aggiustamenti.
L'utilizzo di widget e time tracker per un inserimento ottimizzato del tempo
I widget e i time tracker sono strumenti preziosi per un’inserimento ottimizzato del tempo. Ecco come utilizzarli al meglio :
- Widget su desktop o mobile : utilizzate widget accessibili direttamente dal vostro desktop o dispositivo mobile per registrare il tempo in modo rapido senza interrompere il vostro flusso di lavoro.
- Funzione play/pausa : scegliete un time tracker che offra la funzione play/pausa. Questo vi permette di avviare e interrompere il conteggio con un solo clic, ideale per le attività che richiedono un monitoraggio preciso del tempo.
- Categorizzazione : assicuratevi che il vostro widget o time tracker permetta di categorizzare le attività. Questo faciliterà l’analisi del tempo e vi aiuterà a individuare le aree in cui potete migliorare l’efficienza.
- Report e analisi : scegliete uno strumento che offra funzionalità di report e analisi. Questo vi permetterà di visualizzare i dati sul tempo in modo chiaro e utile.
Come integrare la registrazione del tempo nel workflow di chiusura dei ticket ?
Integrare la registrazione del tempo direttamente nel workflow di chiusura dei ticket può ottimizzare notevolmente il vostro processo. Ecco come procedere :
- Automazione : implementate un'automazione che ricordi all'utente di registrare il tempo al momento della chiusura del ticket.
- Campi obbligatori : rendete la registrazione del tempo un requisito obbligatorio per chiudere un ticket. Questo garantisce che il tempo venga contabilizzato per ogni attività completata.
- Guide e tooltip : fornite guide e tooltip nel campo di registrazione del tempo per aiutare gli utenti a capire come e perché inserire il loro tempo.
- Feedback e miglioramento continuo : raccogliete i feedback degli utenti e migliorate costantemente il processo per renderlo il più fluido e intuitivo possibile.
Seguendo questi consigli, ottimizzerete la registrazione del tempo all’interno del vostro team, contribuendo così a una migliore gestione dei progetti e a un aumento della produttività.
E dal punto di vista delle risorse umane ?
All’interno dell’azienda, è fondamentale strutturare e orchestrare l’intero processo. Per farlo, ponetevi queste domande :
-> Valorizzate chi registra correttamente il proprio tempo ? Ad esempio, con un accesso prioritario alla pianificazione della produzione ?
-> Controllate sistematicamente che i timesheet siano compilati ?
-> Cosa mettete in atto se non vengono completati ? In una grande società di consulenza che non nomineremo, se le imputazioni non sono fatte entro il venerdì sera, è il manager a doverle inserire per il collaboratore il lunedì successivo… Di solito, non succede due volte !
-> Avete reso il processo più coinvolgente attraverso la gamification ?
-> Avete dato un senso “progetto” all’azione di imputare il tempo ? Ad esempio, legandolo a un premio sulla redditività del progetto ?
Come valorizzare e motivare i vostri team a registrare correttamente il loro tempo ?
- Riconoscimento : implementate un sistema di riconoscimento per i membri del team che registrano correttamente e con regolarità il loro tempo. Questo può includere elogi pubblici, premi o accesso prioritario a determinati vantaggi.
- Formazione e supporto : assicuratevi che ogni membro del team comprenda come e perché è importante registrare il proprio tempo. Organizzate sessioni di formazione e fornite risorse utili per guidarli nel processo.
- Semplificazione del processo : rendete la registrazione del tempo il più semplice e veloce possibile. Più è facile, più i vostri team saranno propensi a farlo.
- Feedback positivo : mostrate ai vostri team come la registrazione accurata del loro tempo contribuisca al successo dei progetti e alla stabilità finanziaria dell'azienda.
Quali misure adottare per garantire la completezza e l'accuratezza dei timesheet ?
Garantire la completezza e l’accuratezza dei timesheet è fondamentale per una gestione efficace del tempo e delle risorse. Ecco le misure da adottare :
- Verifiche regolari : implementate controlli periodici sui timesheet per assicurarvi che siano completi e accurati. Questo può essere effettuato dai manager o da un team dedicato.
- Promemoria automatici : utilizzate notifiche automatiche per incentivare la registrazione regolare del tempo.
- Trasparenza e comunicazione : siate chiari sull'importanza della completezza e dell'accuratezza dei timesheet e comunicate regolarmente su questo aspetto.
- Formazione continua : offrite sessioni di formazione regolari per rafforzare le buone pratiche e prevenire gli errori più comuni.
La gamification del monitoraggio del tempo: una strategia efficace?
La gamification del monitoraggio del tempo può essere una strategia innovativa e motivante per incentivare la registrazione accurata del tempo. Ecco come implementarla :
- Sistema di punti e ricompense : implementate un sistema di punti e premi per incentivare i membri del team a registrare il loro tempo in modo regolare e preciso.
- Competizioni amichevoli : organizzate sfide amichevoli all'interno del team per incentivare la registrazione del tempo.
- Dashboard e classifiche : utilizzate dashboard e classifiche per rendere visibili le performance di ciascuno e stimolare una competizione sana.
- Feedback immediato : assicuratevi che il sistema fornisca un riscontro immediato, permettendo ai dipendenti di vedere in tempo reale gli effetti positivi delle loro azioni.
Implementando queste strategie, creerete un ambiente in cui la registrazione del tempo non solo viene valorizzata, ma anche incentivata e premiata, contribuendo così a una cultura aziendale positiva e produttiva.
Strategie e strumenti per un monitoraggio efficace del tempo
Una gestione efficace del tempo è essenziale per la redditività e il successo dei vostri progetti. L’applicazione delle giuste tecniche di gestione del tempo può ottimizzare l’organizzazione del lavoro e migliorare la visibilità dell’avanzamento degli incarichi.
- Utilizzo di strumenti per il monitoraggio del tempo : adottate strumenti specializzati che consentano ai vostri team di registrare il tempo di lavoro in modo preciso e in tempo reale.
- Integrazione con altri strumenti : assicuratevi che il vostro strumento di monitoraggio del tempo possa essere integrato con altri strumenti utilizzati, come i sistemi di gestione dei progetti e i software di fatturazione.
- Formazione e sensibilizzazione : formate i vostri team all'uso corretto degli strumenti e sensibilizzateli sull'importanza di un monitoraggio accurato del tempo.
- Analisi dei dati : utilizzate i dati raccolti dal vostro strumento di monitoraggio del tempo per analizzare le tendenze, identificare le aree di miglioramento e ottimizzare i vostri processi.
Confronto e scelta tra progetto a forfait e altri modelli
La scelta tra un progetto a forfait e altri modelli contrattuali dipende da numerosi fattori, tra cui la natura del progetto, le esigenze del cliente e le vostre capacità interne.
Progetto a forfait o in régie: come fare la scelta giusta?
- Valutate l’ambito del progetto : un progetto a forfait è più adatto quando l’ambito e i deliverable sono chiaramente definiti. Con il modello in régie, il cliente paga per il tempo impiegato, offrendo maggiore flessibilità in caso di esigenze in evoluzione.
- Considerate i rischi : il modello a forfait comporta maggiori rischi, poiché vi impegnate su un prezzo fisso. Con il modello in régie, i rischi sono più distribuiti tra voi e il cliente.
- Valutate i vantaggi finanziari : il modello a forfait può garantire un margine migliore se il progetto è gestito con efficienza, ma può anche causare perdite in caso di una stima errata.
Quali sono i vantaggi specifici del progetto a forfait ?
- Prevedibilità finanziaria : sia il cliente che il fornitore conoscono in anticipo il costo del progetto.
- Semplicità amministrativa : una volta stabilito il prezzo, la gestione finanziaria del progetto risulta più semplice.
- Incentivo all’efficienza : il fornitore è motivato a lavorare in modo efficace per massimizzare il proprio margine.
Quali sono le principali differenze tra un contratto a forfait e un contratto in régie ?
- Modello di fatturazione : in un contratto a forfait, il prezzo è stabilito in anticipo, mentre in un contratto in régie, il cliente paga in base al tempo effettivamente impiegato.
- Ripartizione dei rischi : nel contratto a forfait, i rischi ricadono principalmente sul fornitore, mentre nel contratto in régie sono più equamente distribuiti.
- Flessibilità : il contratto in régie offre maggiore adattabilità per modificare l’ambito e le risorse durante il progetto.
Tenendo conto di questi elementi, sarete meglio preparati a scegliere il modello contrattuale più adatto al vostro progetto e alle vostre esigenze.
In sintesi, il monitoraggio del tempo è un prerequisito essenziale per una gestione redditizia dei progetti. È fondamentale dotarsi di strumenti che permettano ai vostri team di registrare il tempo in modo semplice ed efficace, ma anche sviluppare una comunicazione interna che valorizzi e motivi questa pratique !
