Che siate un’azienda di servizi IT, una società di servizi digitali, un’agenzia o anche un consulente freelance nel campo dello sviluppo IT, è essenziale tenere traccia del tempo dedicato ai vostri incarichi, soprattutto quando vi impegnate in un contratto a prezzo fisso. Ciò è di vitale importanza non solo per monitorare la redditività, ma anche per mantenere un rapporto sano e trasparente con i clienti.
Avere un’idea chiara e precisa dell’entità del lavoro svolto rispetto a quanto inizialmente concordato nel capitolato consente di evidenziare il “lavoro ancora da fare” ed evitare sorprese o incomprensioni con il cliente. Ciò è tanto più cruciale nel settore IT, dove i progetti possono evolvere rapidamente e diventare complessi, richiedendo assistenza tecnica e un monitoraggio rigoroso.
Naturalmente, il successo di questo approccio è intrinsecamente legato alla vostra capacità di integrare queste pratiche di monitoraggio nella gestione quotidiana della vostra azienda, assicurando al contempo che le competenze dei vostri team siano potenziate in modo da poter evolvere in linea con questi nuovi metodi di lavoro.
Probabilmente vi state ponendo molte domande: come si può ottimizzare il monitoraggio dei tempi di intervento senza sconvolgere l’ordine stabilito? Come posso fornire ai miei clienti una visione completa e ininterrotta dell’avanzamento del progetto? Come si può garantire l’implementazione di una soluzione che soddisfi le esigenze specifiche di ogni incarico, rispettando i tempi e il budget?
Prendendo in considerazione questi diversi fattori e implementando le risorse necessarie, sarete in grado di affrontare le sfide associate al monitoraggio dei tempi nei progetti a prezzo fisso, riducendo al minimo il rischio di penali e massimizzando le possibilità di successo.
Quali sono gli ostacoli al monitoraggio del tempo trascorso?
Sebbene si tratti di un aspetto centrale per il buon funzionamento dell’azienda, spesso si verificano una serie di problemi:
- È noioso!!! Non mentiremo, la cattura del tempo trascorso quotidianamente è spesso vissuta dai team come un compito noioso e inutile. Questo è comprensibile, dato che le questioni di redditività sono spesso lontane da chi deve sfruttare al meglio il proprio tempo ogni giorno...
- Le dichiarazioni sono spesso giudice e giuria. Colui che fa è colui che dice, quindi se dice qualcosa è un problema. O come far pagare ai clienti più pause caffè che l'effettivo avanzamento del loro progetto...
- La difficoltà di controllo. Questo tipo di dichiarazione richiede che qualcuno controlli regolarmente (idealmente ogni settimana) che quanto inserito sia stato effettivamente fatto.
Perché la registrazione del tempo è spesso vista come un lavoro di squadra?
Tenere traccia del tempo dedicato ai progetti può diventare rapidamente una fonte di frustrazione per i team. Ecco alcuni motivi per cui questo compito viene spesso percepito come un lavoro di routine:
- Mancanza di comprensione: i membri del team non sempre vedono chiaramente come il fatto di impiegare il loro tempo vada a vantaggio del progetto o dell'azienda. Possono avere l'impressione che sia utilizzato solo per il monitoraggio e non per migliorare i processi.
- Un compito ripetitivo e noioso: inserire il proprio tempo ogni giorno o ogni settimana può sembrare ripetitivo e noioso, soprattutto se il sistema utilizzato non è di facile utilizzo.
- Mancanza di tempo: paradossalmente, i membri del team possono sentirsi troppo occupati con i loro compiti quotidiani per prendersi il tempo necessario per catturare il loro tempo in modo adeguato.
- Percezione negativa: si può temere che le informazioni inserite vengano usate contro di loro, in particolare se il progetto è in ritardo o fuori budget.
Come si può superare il problema della rilevazione dichiarativa del tempo?
Il reporting dichiarativo, pur essendo essenziale, pone una serie di problemi quando si tratta di tenere traccia del tempo. Ecco alcune strategie per superare questi problemi:
- Formazione e sensibilizzazione: assicuratevi che i vostri team comprendano l'importanza di catturare il loro tempo e come questo possa giovare a tutti, migliorando la trasparenza e consentendo una migliore gestione dei progetti.
- Utilizzate strumenti di facile utilizzo: investite in sistemi di rilevazione del tempo che siano facili da usare e che consentano un inserimento rapido e senza sforzo.
- Incoraggiare la regolarità: incoraggiate i vostri team a registrare regolarmente il loro tempo, ad esempio alla fine di ogni giornata o di ogni attività, in modo che diventi un'abitudine.
- Coinvolgete i vostri team nel processo: date ai vostri team l'opportunità di partecipare alla scelta degli strumenti e dei metodi di monitoraggio del tempo, in modo che si sentano più coinvolti e responsabili.
- Dare l'esempio: i leader e i manager devono dare l'esempio assumendosi la responsabilità del proprio tempo in modo rigoroso e trasparente.
- Feedback positivo: sottolineare l'importanza di tenere traccia del tempo e congratularsi con i membri del team che lo fanno correttamente e regolarmente.
Affrontando questi aspetti, contribuirete a creare una cultura positiva intorno alla registrazione dei tempi, trasformando un compito percepito come un lavoro di routine in un elemento chiave per il successo dei progetti.
Come si fa a sfruttare al meglio il proprio tempo in un progetto a prezzo fisso?
Noi di Furious abbiamo pensato a tutta una serie di scenari possibili, in modo che tutti possano partecipare al divertimento!
Tenete sotto controllo il vostro tempo e ottimizzate la vostra produttività:
- Dal calendario di Outlook o Gmail con sincronizzazione automatica.
- Con un grande widget in cui è possibile inserire tutto ciò che si è fatto nella settimana (vedi schermata).
- Con un grande widget in cui è possibile inserire tutto ciò che si è fatto nella settimana (vedi schermata).
- Direttamente dalla pianificazione con notifiche intelligenti di produzione e gestione del progetto
- Con l'inserimento dell'ora direttamente alla chiusura di un biglietto.
Come potete utilizzare l'agenda e gli strumenti di sincronizzazione per tenere traccia del tempo?
L’uso dell’agenda può essere un modo efficace e intuitivo per tenere traccia del tempo dedicato ai progetti. Ecco come sfruttarlo al meglio:
- Sincronizzazione automatica: assicuratevi che il vostro calendario sia sincronizzato con i vostri strumenti di tracciamento del tempo. Che si utilizzi Outlook, Gmail o qualsiasi altra agenda, la sincronizzazione automatica consente di registrare il tempo senza alcuno sforzo aggiuntivo.
- Creare eventi dedicati: creare eventi specifici per ogni attività o progetto. Assicuratevi di nominarli chiaramente e di includere tutti i dettagli necessari.
- Utilizzare categorie e colori: utilizzare categorie e colori per differenziare i tipi di compiti e progetti. In questo modo il monitoraggio sarà visivamente intuitivo e facile da analizzare.
- Retrospettiva: prenditi del tempo, alla fine di ogni settimana, per rivedere la tua agenda e assicurarti che tutto sia ben registrato e per apportare eventuali aggiustamenti necessari.
L'utilizzo di widget e time tracker per una registrazione ottimizzata del tempo
I widget e i time tracker sono strumenti preziosi per una registrazione ottimizzata del tempo. Ecco come utilizzarli al meglio :
- Widget sul desktop o sul mobile: utilizza widget accessibili direttamente dal tuo desktop o dal tuo mobile per registrare il tuo tempo rapidamente e senza interrompere il tuo flusso di lavoro.
- Funzione play/pausa: scegli un time tracker che offra una funzionalità play/pausa. Questo ti permette di avviare e fermare il timer con un clic, ideale per le attività che richiedono grande precisione nel monitoraggio del tempo.
- Categorizzazione: assicurati che il tuo widget o time tracker ti permetta di categorizzare le tue attività. Questo faciliterà l'analisi del tuo tempo e ti aiuterà a identificare le aree in cui puoi migliorare l'efficienza.
- Report e analisi: scegli uno strumento che offra funzionalità di report e analisi. Questo ti permetterà di visualizzare i tuoi dati sul tempo in modo comprensibile e utilizzabile.
Come integrare la registrazione del tempo nel flusso di lavoro di chiusura dei ticket?
Integrare la registrazione del tempo direttamente nel flusso di lavoro di chiusura dei ticket può ottimizzare notevolmente il tuo processo. Ecco come procedere:
- Automazione: imposta un'automazione che ricordi all'utente di registrare il tempo al momento della chiusura del ticket.
- Campi obbligatori: rendi obbligatoria la registrazione del tempo per chiudere un ticket. Questo assicura che il tempo sia contabilizzato per ogni attività svolta.
- Guide e tooltip: fornisci guide e tooltip nel campo di inserimento del tempo per aiutare gli utenti a capire come e perché registrare il loro tempo.
- Feedback e miglioramenti continui: raccogli i feedback degli utenti e migliora continuamente il processo per renderlo il più fluido e intuitivo possibile.
Seguendo questi consigli, ottimizzerai la registrazione del tempo all’interno del tuo team, contribuendo così a una migliore gestione dei progetti e a una maggiore produttività.
E dal punto di vista delle Risorse Umane?
Internamente, non possiamo che consigliarti di orchestrare l’intero processo. Per scoprirlo, poniti queste domande:
-> Valorizzate coloro che registrano il loro tempo? Ad esempio, accesso prioritario alla pianificazione della produzione, ecc.
-> Controllate sistematicamente che i timesheet siano compilati?
-> Cosa mettete in atto se questo non viene fatto? In una grande agenzia di consulenza che non nomineremo, se le imputazioni non vengono fatte entro il venerdì sera, tocca al manager farle per il collaboratore il lunedì successivo… In genere non succede due volte!
-> Avete gamificato il processo per renderlo più divertente?
-> Avete dato un significato “di progetto” all’azione di imputare? Ad esempio, un premio sulla redditività del progetto, ecc.
Come valorizzare e motivare i vostri team a registrare correttamente il loro tempo?
- Riconoscimento: implementa un sistema di riconoscimento per i membri del team che registrano correttamente e regolarmente il loro tempo. Questo può assumere la forma di congratulazioni pubbliche, premi o accesso prioritario a determinati vantaggi.
- Formazione e supporto: assicurati che ogni membro del team sappia come e perché è importante registrare il proprio tempo. Organizza sessioni di formazione e metti a disposizione risorse per guidarli.
- Semplificazione del processo: rendi il processo di registrazione del tempo il più semplice e rapido possibile. Più è facile, più i tuoi team saranno inclini a farlo.
- Feedback positivo: mostra ai tuoi team come la corretta registrazione del loro tempo contribuisca al successo dei progetti e alla salute finanziaria dell'azienda.
Quali misure adottare per garantire la completezza e l'accuratezza dei timesheet?
Garantire la completezza e l’accuratezza dei timesheet è essenziale per una gestione efficace del tempo e delle risorse. Ecco le misure da adottare:
- Verifiche regolari: implementa verifiche regolari dei timesheet per assicurarti che siano completi e accurati. Questo può essere fatto dai manager o da un team dedicato.
- Promemoria automatici: utilizza promemoria automatici per incoraggiare la registrazione regolare del tempo.
- Trasparenza e comunicazione: sii trasparente sull'importanza della completezza e dell'accuratezza dei timesheet e comunica regolarmente a riguardo.
- Formazione continua: offri formazioni continue per ricordare le buone pratiche e gli errori comuni da evitare.
La gamification del monitoraggio del tempo: una strategia efficace?
La gamification del monitoraggio del tempo può essere una strategia innovativa e motivante per incoraggiare la registrazione precisa del tempo. Ecco come implementarla:
- Sistema di punti e premi: implementa un sistema di punti e premi per premiare i membri del team che registrano il loro tempo regolarmente e con precisione.
- Competizioni amichevoli: organizza competizioni amichevoli all'interno del team per incentivare la registrazione del tempo.
- Dashboard e classifiche: utilizza dashboard e classifiche per rendere visibili le performance di ciascuno e creare un sano spirito di competizione.
- Feedback immediato: assicurati che il sistema fornisca un feedback immediato in modo che i dipendenti possano vedere in tempo reale le conseguenze positive delle loro azioni.
Implementando queste strategie, creerai un ambiente in cui la registrazione del tempo non solo è valorizzata, ma anche incoraggiata e premiata, contribuendo così a una cultura aziendale positiva e produttiva.
Strategie e strumenti per un monitoraggio efficace del tempo
Un monitoraggio efficace del tempo è essenziale per garantire la redditività e il successo dei tuoi progetti. Ecco alcune strategie e strumenti che possono aiutarti:
- Utilizzo di strumenti di tracciamento del tempo: adotta strumenti specializzati che consentono ai tuoi team di monitorare il loro tempo di lavoro in modo preciso e in tempo reale.
- Integrazione con altri strumenti: assicurati che il tuo strumento di tracciamento del tempo possa essere integrato con altri strumenti che utilizzi, come i sistemi di gestione dei progetti e i software di fatturazione.
- Formazione e sensibilizzazione: forma i tuoi team sull'uso corretto degli strumenti e sensibilizzali sull'importanza del monitoraggio preciso del tempo.
- Analisi dei dati: utilizza i dati raccolti dal tuo strumento di tracciamento del tempo per analizzare le tendenze, identificare le aree da migliorare e ottimizzare i tuoi processi.
Confronto e scelta tra progetto a forfait e altri modelli
La scelta tra un progetto a forfait e altri modelli contrattuali dipende da numerosi fattori, tra cui la natura del progetto, le esigenze del cliente e le capacità interne.
Progetto a forfait o regia: come fare la scelta giusta?
- Valutare la portata del progetto: un progetto a forfait è spesso più adatto quando la portata e i deliverable sono chiaramente definiti. In regia, il cliente paga per il tempo trascorso, il che può essere più flessibile se i requisiti cambiano.
- Considerare i rischi: il forfait implica che assumi più rischi, poiché ti impegni su un prezzo fisso. In regia, i rischi sono più condivisi con il cliente.
- Valutare i vantaggi finanziari: il progetto a forfait può offrire un margine migliore se gestito correttamente, ma può anche comportare perdite in caso di cattima stima.
Quali sono i vantaggi specifici del progetto a forfait?
- Prevedibilità finanziaria: cliente e fornitore sanno in anticipo quanto costerà il progetto.
- Semplicità amministrativa: una volta fissato il prezzo, la gestione finanziaria del progetto è semplificata.
- Incentivo all'efficienza: il fornitore è incentivato a lavorare in modo efficiente per massimizzare il proprio margine.
Quali sono le principali differenze tra un contratto a forfait e un contratto in regia?
- Modello di fatturazione: in un contratto a forfait, il prezzo è fissato in anticipo, mentre in regia il cliente paga in base al tempo trascorso.
- Ripartizione dei rischi: i rischi sono più dalla parte del fornitore in un contratto a forfait, e più condivisi in regia.
- Flessibilità: il contratto in regia offre maggiore flessibilità per aggiustare la portata e le risorse durante il progetto.
Considerando questi elementi, sarai meglio equipaggiato per scegliere il modello contrattuale più adatto al tuo progetto e alle tue esigenze.
In breve, il monitoraggio del tempo è un prerequisito indispensabile per una gestione efficace e redditizia dei tuoi progetti. È essenziale dotarsi di strumenti che consentano ai tuoi team di monitorare il tempo in modo semplice ed efficace, ma anche pensare a una comunicazione interna che sia valorizzante e motivante!
