Consegnare in tempo, senza bruciare i tuoi team. Trovare il giusto equilibrio tra carico di lavoro, disponibilità e redditività. Questi sono i principi della guerra per qualsiasi agenzia.
Ma tra orari variabili, richieste impreviste dei clienti e monitoraggio parziale del tempo impiegato, il personale si trasforma spesso in un grattacapo. E le insidie sono sempre le stesse: silenziose, ma costose.
Ecco i 5 errori che (ancora) affliggono la tua gestione delle risorse e, soprattutto, come evitarli subito.
Errore n. 1: non tenere traccia di tutti gli orari
In molte agenzie viene registrato solo il tempo “visibile”: quello dedicato alla produzione fatturabile. Il resto? Viene dimenticato. Eppure spesso è proprio qui che risiede gran parte del problema.
- L’prevenditaLe fasi di pre-vendita, di scoping o i bandi di gara mobilitano i team… senza mai essere rintracciati.
- I liberi professionisti a volte vengono gestiti separatamente, senza essere integrati negli strumenti di gestione del personale. Risultato: hai l’impressione di avere disponibilità… quando invece è già occupata.
- Alcune attività interne, come la ricerca e lo sviluppo, l’assistenza o la formazione, non vengono semplicemente assegnate.
Questa mancanza di chiarezza porta a grandi discrepanze tra il carico di lavoro effettivo e quello che pensi di avere. E nel corso di un mese o di un trimestre, la differenza tra il carico di lavoro effettivo e quello che pensi di avere è notevole. il tuo margine che subisce un colpo.
Senza un monitoraggio globale, sottovaluti i tuoi progetti, sovraccarichi i tuoi team e perdi di vista la redditività.
Errore n. 2: non monitorare il 100% della disponibilità effettiva delle squadre
Molte agenzie pensano di avere una buona visibilità dei loro orari. In realtà, lavorano con dati parziali. E dati parziali significano decisioni poco chiare.
- Quando un membro del personale cattura solo ciò che considera “utile” (customer prod, riunioni chiave), lascia all’oscuro un’intera area della sua attività.
- Di conseguenza, li vedi disponibili al 40%, anche se sono già assorbiti dalla prevendita, dall’assistenza o dal lavoro interno.
- Questa sottoriportata distorce completamente la la reale capacità dei team. Pensi di essere in grado di gestire il personale, ma involontariamente ti sovraccarichi.
Per una gestione efficace, devi puntare al 100% di carica, anche per le attività non fatturabili. Questo è l’unico modo per allineare il carico di lavoro, la disponibilità e il carico mentale.
Errore 3: non stabilire un ritmo o una scadenza comune per la fatturazione
In alcune agenzie, tutti si fanno pagare “quando hanno tempo”… In altre parole: mai al momento giusto, mai nello stesso modo.
- Senza quadro collettivoalcuni vengono svolti giorno per giorno, altri vengono svolti frettolosamente alla fine del mese.
- Questa variabilità rende i dati inconsistenti e inutilizzabili per il controllo in tempo reale.
- Per evitare questo, un rituale chiaro rituale chiaro Una scadenza settimanale, promemoria automatici e responsabilità manageriale.
L’obiettivo non è monitorare, ma garantire dati affidabili. Perché senza un ritmo comune, il tuo staff è costruito sulla sabbia.
Errore n. 4: non controllare ciò che viene inserito
Acquisire i tempi è un bene. Ma assicurarsi che siano coerenti è ancora meglio. Troppe agenzie si lasciano sfuggire le imprecisioni senza battere ciglio.
- Un esempio classico: un’attività programmata per 1 ora viene addebitata a 5 ore… senza alcuna giustificazione.
- Senza convalida managerialequeste deviazioni passano inosservate, distorcono i programmi e offuscano l’analisi dei carichi di lavoro.
- È anche un segnale d’allarme: se un dipendente dedica troppo tempo a un compito, potrebbe trattarsi di un problema legato al brief, allo scopo o allo sviluppo delle competenze.
Imposta un monitoraggio regolare monitoraggio regolareNon si tratta di polizia, ma di sana gestione. È questo che rende possibile regolare, allenare e ottimizzare senza aspettare che le cose vadano male.
Errore n. 5: fare più personale di quello che si vende
Nel desiderio di fare la cosa giusta, alcune agenzie cadono in una trappola comune: aggiungere risorse per “garantire”, senza verificare se il budget lo consente.
- Hai venduto per 10 giorni, ma ne stai impiegando 12 per finire in tempo. Risultato: il marginenegativo.
- Questa discrepanza tra personale effettivo e il scopo venduto è difficile da rilevare senza uno strumento dedicato.
- Peggio ancora: senza avvisi chiari, si normalizza lo sforamento e si crea un’operazione in perdita.
Il personale non deve mai essere scollegato dalle vendite. Senza un controllo preciso, darai più di quanto ti aspetti… e lo pagherai caro.
Come puoi evitare questi errori con uno strumento come Furious?
Questi errori sono comuni, ma non devono esserlo per forza. Con lo strumento giusto, puoi migliorare la visibilità, il rigore e la redditività. È proprio questo l’obiettivo di Furious: aiutarti a riprendi il controllo del tuo personale senza inutili complessità.
- 100% del tempo monitoratoincluso il personale di prevendita, di assistenza, freelance e interno.
- Promemoria automatici per l’addebito, scadenze configurabili e flusso di lavoro di convalida integrato.
- Confronto in tempo reale Il confronto in tempo reale tra il tempo venduto e il tempo effettivamente utilizzato.
- Una visione centralizzata sulla disponibilità e sui costi, in modo da poter lavorare con la massima tranquillità.
- E soprattutto: un programma precostituito all’80%tutto ciò che devi fare è modificarlo.
Con Furious puoi guidare i tuoi progetti e rimanere sempre un passo avanti. Niente più confusione. Niente più sovraccarico di imprevisti. Solo una gestione chiara, fluida e conveniente.
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