Perché alcune agenzie hanno difficoltà a sfruttare gli strumenti di staffing?
Il personale è un fattore chiave per la redditività di un’agenzia. Eppure, nonostante l’esistenza di strumenti potenti, molte agenzie faticano ad adottarli pienamente. Il risultato? Il caos continua: progetti con poco o troppo personale, programmi raffazzonati e una visibilità offuscata delle reali capacità del team.
Perché questa resistenza? Spesso il problema non sono gli strumenti, ma il modo in cui vengono integrati nel lavoro quotidiano dei team. Ecco i tre errori che impediscono alle agenzie di capitalizzare davvero la loro soluzione di staffing e come correggerli.
Errore n. 1: assumere personale lungo il percorso (e perdere valore lungo il percorso)
Perché è un problema?
In molte agenzie, la selezione del personale è ancora una fase secondaria. Si lancia un progetto e poi ci si chiede chi possa occuparsene. Risultato:
- Missioni assegnate all’ultimo minuto, spesso ai profili sbagliati.
- Alcuni dipendenti sono sovraccarichi di lavoro, mentre altri sono sottoutilizzati.
- Una perdita di valore: senza una chiara proiezione delle risorse, le scadenze si allungano, i costi aumentano e la redditività crolla.
Questo approccio reattivo porta a una serie di complicazioni: orari costantemente sotto pressione, arbitrati dell’ultimo minuto e un team che passa più tempo a gestire le emergenze che a produrre in modo efficiente.
Come si può evitare questo errore?
Adottare un approccio proattivo e anticipatorio al personale aiuta a ottimizzare l’allocazione delle risorse e a evitare di prendere decisioni sotto pressione.
- Personale fin dalla fase di preventivo: anche prima di firmare un progetto, pianifica chi sarà in grado di occuparsene e adatta il programma di conseguenza. In questo modo si evitano assegnazioni affrettate e si garantisce una migliore distribuzione delle competenze.
- Proietta il carico di lavoro su più settimane: visualizzando l’impatto dei progetti a monte, puoi evitare i colli di bottiglia e il sottoutilizzo delle risorse.
- Privilegiare un approccio agile: invece di aspettare che la situazione si complichi, usa uno strumento che faciliti le proiezioni e permetta di adattare le risorse in base alle reali priorità.
Un buon strumento di selezione del personale non si limita a vedere chi è disponibile. Deve essere in grado di simulare diversi scenari, anticipare le esigenze e garantire che i progetti procedano senza attriti.
Errore n. 2: mancanza di ritmo collettivo (ognuno inserisce i propri tempi quando vuole)
Come si può evitare questo errore?
Uno strumento di gestione del personale funziona come un GPS: è utile solo se le informazioni sono aggiornate. Per evitare discrepanze e garantire una gestione fluida, sono essenziali tre azioni:
- Stabilisci un rituale collettivo L’aggiornamento dell’orario non deve essere un’opzione. Definire una semplice regola, ad esempio un aggiornamento giornaliero prima delle 18:00, assicura che tutti alimentino lo strumento in tempo reale.
- Automatizza il più possibile Più semplice è l’inserimento del tempo, maggiore è l’accettazione. L’integrazione dello strumento con le soluzioni di gestione dei progetti o l’offerta di promemoria automatici limita le sviste.
- Dare un significato Spiega ai team perché questo aggiornamento è essenziale. Un buon staffing non è solo per i manager: aiuta anche i dipendenti a evitare il sovraccarico di lavoro, a pianificare meglio le loro settimane e a lavorare in un ambiente più strutturato.
Con aggiornamenti regolari e un ritmo comune, lo strumento diventa un vero e proprio cruscottopiuttosto che un database approssimativo.
Errore n. 3: mancanza di rigore (e l'illusione che funzionerà comunque)
Perché è un problema?
Uno strumento per la gestione del personale, per quanto potente, non farà miracoli se l’agenzia non lo prende sul serio. Troppo spesso si installa lo strumento, si fa una rapida sessione di formazione e si spera che tutti lo adottino naturalmente. Risultato:
- Uso parziale: alcuni dipendenti lo usano, altri no, il che distorce completamente la visibilità.
- Le decisioni sono sempre prese d’istinto: in assenza di dati affidabili, la guida rimane approssimativa.
- Un ritorno ai vecchi metodi: i manager finiscono per prendere in mano Excel e l’arbitrato a sentimento.
Senza un quadro chiaro, lo strumento diventa un semplice gadget piuttosto che una leva strategica.
Come si può evitare questo errore?
L’adozione di uno strumento dipende dalla disciplina e da regole chiare. Per evitare che la gestione del personale diventi di nuovo un problema, sono fondamentali tre cose:
- Formazione e coinvolgimento dei team : Uno strumento non deve essere visto come un vincolo, ma come un facilitatore. Spiegare chiaramente i suoi vantaggi (meno carico, maggiore visibilità, meno stress) ne incoraggia l’adozione.
- Stabilisci delle regole precise per l’utilizzo: Quando devi inserire i tuoi tempi? Come deve essere il personale di un progetto? Chi convalida cosa? Più il quadro è chiaro, più lo strumento diventa un riflesso quotidiano.
- Affidati a dati concreti: Monitorando KPI chiari (tasso di utilizzo, tempo inserito vs. tempo reale, bilanciamento del carico), è possibile identificare rapidamente le discrepanze e regolare l’uso dello strumento.
Un buon strumento di gestione del personale non si limita a ottimizzare la gestione delle risorse. Struttura un nuovo modo di lavorare, più fluido, più prevedibile e molto più efficiente.
Trasforma il tuo staff e diventa più agile
Uno strumento di staffing è più di un semplice software: è una leva strategica per ottimizzare la pianificazione, migliorare la visibilità sulle risorse e aumentare la redditività dei progetti.
Ma per ottenere dei benefici reali, non basta installarlo. Devi evitare questi tre errori e mettere in atto pratiche rigorose fin dall’inizio:
- Staffer in fase di preventivo per massimizzare il valore di ogni incarico.
- Stabilire un ritmo collettivo per garantire dati affidabili e utilizzabili.
- Applica un approccio rigoroso all’uso in modo che lo strumento diventi un riflesso, non un vincolo.
Un’agenzia che struttura il proprio personale in modo metodico guadagna in fluidità, riduce lo stress del team e prende decisioni più consapevoli.
Vuoi gestire i tuoi team in modo più efficiente e prevedere meglio i loro carichi di lavoro? Scopri come Furious può aiutarti a strutturare il tuo staff con uno strumento pensato per le agenzie. Richiedi una demo oggi stesso.
