L’85% della tua redditività dipende dalla gestione del tempo. Molti manager ne sono consapevoli, ma sono troppo pochi quelli che adottano una strategia davvero efficace per indirizzare la propria attività nella giusta direzione. In questo articolo scoprirai le 4 leve essenziali che ti permetteranno di ottimizzare i tuoi progetti, rispettare le scadenze, migliorare l’organizzazione dei tuoi team e aumentare la redditività della tua agenzia.
Punti chiave :
- Una cattiva gestione del tempo porta a ritardi, costi aggiuntivi e margini inferiori.
- Anticipare e ottimizzare le risorse migliora la produttività, evitando sovraccarichi o sottoutilizzi, garantendo al contempo il rispetto delle scadenze e la soddisfazione dei clienti.
- Strumenti specializzati forniscono una gestione in tempo reale delle metriche, consentendo di adeguare le strategie, controllare meglio i costi e migliorare le prestazioni complessive.
- Controllare il rapporto tra tempo fatturabile e non fatturabile è essenziale per una redditività sostenibile. Identificare le attività improduttive ti permette di massimizzare il tempo dedicato ai progetti fatturabili.
- Gestire il flusso di cassa in modo efficace garantisce la stabilità finanziaria, permettendoti di reinvestire e sviluppare la tua agenzia senza temere gli imprevisti.
Le sfide della gestione del tempo
Superare la resistenza interna
La creazione di un sistema di tracciamento del tempo può rivelare una resistenza culturale: a nessuno piace sentirsi osservato. I tuoi dipendenti potrebbero temere di essere ridotti a semplici esecutori. Tuttavia, è spiegando loro che in questo modo potranno evitare lunghe giornate, come ad esempio dire “sì” a una richiesta di un cliente alle 17:00 di giovedì, che otterrai il loro sostegno. Analizzando il tempo impiegato, puoi anche individuare le esigenze di formazione. Inoltre, con una visione chiara degli orari, tutti possono procedere senza la necessità di un costante coordinamento.
Controllare l'aspetto emotivo
Probabilmente ti sei già trovato in questa situazione: accettare estensioni non pagate da un cliente di lunga data o spendere l’80% del budget di un progetto in prevendita per acquisire un importante inserzionista. Per evitare queste insidie, è fondamentale misurare accuratamente la perdita di tempo e di risorse. Questa consapevolezza ti permetterà di fare scelte più strategiche e di aumentare la redditività della tua agenzia.
Acquisire le giuste metriche
Affinché un processo di misurazione del tempo sia efficace, è fondamentale raccogliere i dati giusti. Troppo spesso ogni team utilizza i propri strumenti o metodi, complicando l’analisi complessiva. Porre fine alla proliferazione di strumenti che vengono utilizzati solo al 10 o 20% del loro potenziale, pagando licenze inutili, ti permetterà di centralizzare i dati, ottimizzare i costi e semplificare i processi.
Sembra complicato? Niente panico. Furious ha riassunto ciò che migliaia di agenzie hanno imparato in 4 chiavi essenziali per padroneggiare la gestione del tempo e trasformarla in un vero e proprio motore di redditività per la tua agenzia.
Le 4 leve da sfruttare
Leva #1: misurare direttamente la redditività
La tua agenzia guadagna su ogni progetto? Ogni minuto e ogni risorsa devono essere ottimizzati. Una visione istantanea e trasparente delle tue finanze ti permette di modificare le tue strategie in tempo reale.
Per aiutarti a visualizzare meglio la redditività dei tuoi progetti, ecco una semplice formula che riassume l’equazione chiave:
Questa formula ti permetterà di calcolare rapidamente la redditività di ogni progetto, tenendo conto del tempo venduto, dei costi medi giornalieri e degli acquisti rivenduti.
- Il caso di Pop per te
Prima di adottare Furious nel 2021, l’agenzia aveva difficoltà a stimare con precisione il tempo impiegato per ogni progetto, il che influiva direttamente sulla redditività. Grazie a Furious, questo problema è stato risolto, consentendo una migliore stima dei tempi e un monitoraggio più accurato. Il risultato: un risparmio di 5 ore a settimana e un miglioramento del personale grazie alla pianificazione anticipata delle risorse.
Caroline Vignand-Olivier - Direttore Associato Agenzia Pop ForYou - Gruppo Humanskills
Grazie a Furious, abbiamo trasformato la nostra gestione dei progetti. Siamo passati da un approccio di "gestione a vista" a una strategia di anticipazione, che ci ha permesso di risparmiare 5 ore a settimana, di migliorare i livelli di personale e di ottimizzare la nostra redditività. Per Pop For You è stata una vera e propria svolta.
Oggi Pop For You – un team di 15 persone supportato dai 500 esperti del gruppo Humanskills – sfrutta appieno la pianificazione e la gestione della pipeline di vendita di Furious per mantenere una redditività sostenibile.
Leva n. 2: affina il rapporto tempo di vendita
- L'impatto delle transazioni non fatturabili
Se trascuri le operazioni non fatturabili (marketing, contabilità, back office), la tua redditività ne risentirà. L’obiettivo ideale è mantenere un rapporto tra il 70 e l’80% di tempo fatturabile per garantire una redditività sostenibile.
- I due scenari possibili
- Il tuo tasso di utilizzo è inferiore al 70%. Devi affrontare un sovraccarico di attività non fatturabili. Devi aumentare le vendite o ridurre il carico di lavoro dei progetti interni per massimizzare il tempo produttivo.
- Il tuo tasso di utilizzo supera l’80%: Questo può segnalare un buon livello di redditività, ma potrebbe anche indicare una mancanza di tracciabilità delle attività non fatturate o un sottoinvestimento nella crescita (prevendita, funzioni centrali). Questo scenario potrebbe anche significare che non stai vendendo i tuoi servizi a un prezzo sufficientemente alto.
- Massimizzare la redditività con il giusto mix
I tuoi talenti stanno dedicando il loro tempo a compiti che aggiungono valore alla tua agenzia? Ad esempio, il tuo miglior art director si concentra su progetti fatturabili o è assorbito da attività accessorie come l’assistenza? Allo stesso modo, i tuoi sviluppatori sono più impegnati nell’assistenza (non fatturabile) piuttosto che nello sviluppo del sito o delle funzionalità?
È fondamentale essere in grado di distinguere il tempo che ogni team dedica alla prevendita, al marketing interno o alla fatturazione. Un’analisi in tempo reale dei servizi fatturabili rispetto a quelli non fatturabili ti permetterà di identificare le aree di spreco e di adattare le tue strategie di conseguenza.
- Analizzare il potenziale fatturabile in base alle competenze
Il nostro consiglio: misura il tempo fatturabile in base al tipo di competenza.
In Furious abbiamo incontrato un’agenzia con 60 dipendenti, tra cui 6 sviluppatori.Il loro problema? Un rapporto di tempo fatturabile troppo basso per garantire una redditività sostenibile.
Quando abbiamo analizzato gli obiettivi di tempo fatturabile di ciascun membro del personale, abbiamo scoperto che gli sviluppatori dedicavano l’80% del loro tempo a progetti fatturabili, ma il resto all’assistenza non fatturabile. La soluzione era semplice: assumere un membro del personale dedicato al 100% all’assistenza. In questo modo il 100% del tempo degli sviluppatori è stato riassegnato a progetti fatturabili, con un aumento del 100% del loro potenziale fatturabile, un maggior numero di progetti completati e un significativo miglioramento della redditività.
Allo stesso modo, se i tuoi project manager hanno un potenziale fatturabile solo del 50%, è il momento di porsi alcune domande. Stai vendendo abbastanza servizi? Idealmente, il loro tasso di fatturazione dovrebbe essere compreso tra l’80% e il 100% per garantire la redditività della tua agenzia.
Leva #3: Ottimizzare il tempo fatturabile rispetto a quello non fatturabile
Una volta acquisita la padronanza della gestione dei servizi fatturabili, la gestione del personale diventa molto più semplice, a patto che tu sia ben equipaggiato. L’allocazione del tempo rimane essenziale, ma per massimizzare la redditività è altrettanto fondamentale misurare correttamente il tasso di personale e anticipare le esigenze. È essenziale avere una pipeline di vendita sincronizzata con gli orari dell’agenzia. In questo modo potrai pianificare in modo efficace la necessità di assumere personale interno o di ricorrere a risorse esterne, ottimizzando così i costi.
Leva #4: Gestisci il flusso di cassa
Il controllo del WCR (Working Capital Requirement) è essenziale per la sopravvivenza finanziaria della tua agenzia. Molte agenzie non hanno visibilità a medio termine, pianificando solo con 1 o 2 settimane di anticipo, il che limita la loro agilità e la capacità di investire. La chiave sta nell’armonizzare la forza vendita, la produzione e il personale. Una sincronizzazione di successo non solo garantisce la soddisfazione dei tuoi clienti – rispetti le scadenze dei progetti in modo puntuale e puoi anche lanciare delle offerte in base alle esigenze che hai individuato – ma ottimizza anche l’uso delle tue risorse – tutti vengono tenuti occupati al massimo e puoi lanciare delle offerte in caso di necessità, così come eventuali assunzioni – e tutto ciò contribuisce direttamente ad aumentare la tua redditività.
Alexandre Vernier - Fondatore dell'Agenzia ODW
L'adozione di Furious in ODW è stata una decisione strategica, che ci ha permesso di gestire il nostro capitale circolante con una precisione senza precedenti. Ha trasformato le incertezze in chiare opportunità, spingendo la nostra attività verso un successo sostenibile.
Anticipare il flusso di cassa è quindi l’ultimo tassello per garantire una redditività sostenibile. A tal fine, è fondamentale essere in grado di regolare la produzione in tempo reale, mantenere la reattività commerciale e affidarsi a strumenti predittivi che ti aiutino a regolare i margini e a evitare l’accumulo di FNP (Fatture Non Pagate).
Aggregando tutti i dati dell’azienda su un’unica piattaforma – non solo quelli finanziari – puoi garantire che il monitoraggio finanziario sia il più vicino possibile alla realtà. Questo è ciò che ODW ha fatto con Furious, consentendole di gestire il WCR con una precisione senza precedenti e di trasformare le incertezze in opportunità.
Furioso, il copilota dei manager più redditizi
In qualità di copilota di alcune delle più grandi agenzie del mondo francofono (Ceetadel, Adveris, HulaHoop…), sappiamo come trasformare la gestione del tempo in una leva fondamentale per aumentare i tuoi margini.
Con Furious, puoi :
- Automatizzare Dalla gestione dei preventivi allo storno automatico delle fatture.
- Visualizza in tempo reale I tuoi indicatori chiave sono a pochi clic di distanza.
- Personalizza le tue visualizzazioni Personalizza le tue visualizzazioni: con oltre 200 widget aziendali.
- Semplificare la gestione dei progetti Semplifica la gestione dei progetti: con un’interfaccia intuitiva per tutto il personale, sia che si tratti di un’entità singola che di più agenzie.
Furious ti permette anche di garantire che ogni progetto sia redditizio (sia che tu lavori a prezzo fisso o a tempo e materiale) controllando tutti gli aspetti critici della tua attività.
Già adottato da migliaia di agenzie, Furious sostituisce in media 7 strumenti e ti fa risparmiare fino al 20% di tempo sulle attività amministrative.
Sei pronto a fare il grande passo?
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