L’85% della vostra redditività dipende dalla gestione del tempo. Molti manager ne sono consapevoli, ma sono troppo pochi quelli che adottano una strategia veramente efficace per guidare la propria attività non solo con la vista, ma anche con i fatti. In questo articolo scoprirete le 4 leve essenziali che vi permetteranno di ottimizzare i vostri progetti, rispettare le scadenze, migliorare l’organizzazione dei vostri team e aumentare la redditività della vostra agenzia.
- Una cattiva gestione del tempo porta a ritardi, costi aggiuntivi e margini inferiori.
- L’anticipazione e l’ottimizzazione delle risorse migliorano la produttività, evitando sovraccarichi o sottoutilizzazioni e garantendo il rispetto delle scadenze e la soddisfazione dei clienti.
- Strumenti specializzati forniscono una gestione in tempo reale delle metriche, consentendo di adeguare le strategie, controllare meglio i costi e migliorare le prestazioni complessive.
- Il controllo del rapporto tra tempo fatturabile e non fatturabile è essenziale per una redditività sostenibile. L’identificazione delle attività improduttive consente di massimizzare il tempo dedicato ai progetti fatturabili.
- La gestione efficace del flusso di cassa garantisce la stabilità finanziaria, consentendo di reinvestire e sviluppare l’agenzia senza temere gli imprevisti.
Le sfide della gestione del tempo
Superare la resistenza interna
La creazione di un sistema di tracciamento del tempo può rivelare una resistenza culturale: a nessuno piace sentirsi osservato. I vostri dipendenti potrebbero temere di essere ridotti a meri esecutori. Tuttavia, è spiegando loro che questo sistema consentirà loro di evitare lunghe giornate, come quella in cui devono rispondere “sì” a una richiesta di un cliente alle 17.00 di giovedì, che otterrete il loro sostegno. Analizzando il tempo impiegato, è possibile anche identificare le esigenze di formazione. Inoltre, con una visione chiara degli orari, tutti possono procedere senza la necessità di un costante coordinamento.
Controllare l'aspetto emotivo
Probabilmente vi siete già trovati in questa situazione: accettare estensioni non pagate da un cliente di lunga data o spendere l’80% del budget di un progetto in prevendita per acquisire un importante inserzionista. Per evitare queste insidie, è fondamentale misurare accuratamente la perdita di tempo e di risorse. Questa consapevolezza vi permetterà di fare scelte più strategiche e di aumentare la redditività della vostra agenzia.
Acquisire le metriche giuste
Affinché un processo di misurazione del tempo sia efficace, è fondamentale raccogliere i dati giusti. Troppo spesso ogni team utilizza i propri strumenti o metodi, complicando l’analisi complessiva. Porre fine alla proliferazione di strumenti che vengono utilizzati solo al 10 o 20% del loro potenziale, pagando licenze inutili, vi permetterà di centralizzare i dati, ottimizzare i costi e semplificare i processi.
Sembra complicato? Niente panico. Furious ha riassunto ciò che migliaia di agenzie hanno imparato in 4 chiavi essenziali per padroneggiare la gestione del tempo e trasformarla in un vero motore di redditività per la vostra agenzia.
Le 4 leve da sfruttare
Leva #1: misurare direttamente la redditività
La vostra agenzia guadagna su ogni progetto? È necessario ottimizzare ogni minuto e ogni risorsa. Una visione immediata e trasparente delle vostre finanze vi permette di adattare le vostre strategie in tempo reale.
Per aiutarvi a visualizzare meglio la redditività dei vostri progetti, ecco una semplice formula che riassume l’equazione chiave:
Questa formula vi permetterà di calcolare rapidamente la redditività di ogni progetto, tenendo conto del tempo venduto, dei costi medi giornalieri e degli acquisti rivenduti.
Se utilizzate ancora i fogli di calcolo, questi strumenti possono diventare rapidamente limitati con la crescita del vostro team. È ora di passare a soluzioni specializzate che automatizzino la trasformazione delle stime in tempi di vendita, integrati direttamente nella pianificazione. Questo semplificherà l’inserimento dei dati e ottimizzerà l’allocazione delle risorse più preziose: il tempo del personale.
Con questi strumenti, potrete facilmente monitorare in tempo reale i progressi, la fatturazione e la qualità delle consegne. Sarete in grado di modificare i progetti, rinegoziare se necessario e attivare la fatturazione progressiva per gestire meglio il flusso di cassa. In breve, una soluzione di gestione personalizzata vi permetterà di anticipare, semplificare e ottimizzare i vostri processi in pochi clic, migliorando al contempo l’efficienza dei vostri team.
— Il caso di Pop for You
Prima di adottare Furious nel 2021, l’agenzia aveva difficoltà a stimare con precisione il tempo impiegato per ogni progetto, il che influiva direttamente sulla redditività. Grazie a Furious, questo problema è stato risolto, consentendo una migliore stima dei tempi e un monitoraggio più accurato. Il risultato: un risparmio di 5 ore alla settimana e un miglioramento del personale grazie alla pianificazione anticipata delle risorse.
Caroline Vignand-Olivier - Direttore associato Agenzia Pop ForYou - Groupe Humanskills
Grazie a Furious, abbiamo trasformato la nostra gestione dei progetti. Siamo passati da un approccio di “gestione a vista” a una strategia di anticipazione, che ci ha permesso di risparmiare 5 ore a settimana, di migliorare i livelli di personale e di ottimizzare la redditività. Per Pop For You si tratta di un vero e proprio cambiamento di gioco.
Oggi Pop For You – un team di 15 persone supportato dai 500 esperti del gruppo Humanskills – sfrutta appieno la pianificazione e la gestione della pipeline di vendita di Furious per mantenere una redditività sostenibile.
Leva #2: perfezionare il rapporto tempo di vendita
— L'impatto delle transazioni non fatturabili
Se trascurate le operazioni non fatturabili (marketing, contabilità, back office), la vostra redditività ne risentirà. L’obiettivo ideale è mantenere un rapporto tra il 70 e l’80% di tempo fatturabile per garantire una redditività sostenibile.
— I due scenari possibili
- Il vostro tasso di utilizzo è inferiore al 70%: state affrontando un sovraccarico di attività non fatturabili. Dovete aumentare le vendite o ridurre il carico dei progetti interni per massimizzare il tempo produttivo.
- Il vostro tasso di utilizzo supera l’80%: questo può indicare un buon livello di redditività, ma potrebbe anche indicare una mancanza di tracciabilità delle attività non fatturabili o un sottoinvestimento nella crescita (prevendita, funzioni centrali). Questo scenario potrebbe anche significare che non state vendendo i vostri servizi a un prezzo sufficientemente alto.
— Massimizzare la redditività con il giusto mix
I vostri talenti dedicano il loro tempo a compiti che aggiungono valore alla vostra agenzia? Ad esempio, il vostro miglior art director si concentra su progetti fatturabili o è assorbito da compiti accessori come l’assistenza? Allo stesso modo, i vostri sviluppatori sono più impegnati nell’assistenza (non fatturabile) piuttosto che nello sviluppo del sito o delle funzionalità?
È fondamentale essere in grado di distinguere quanto tempo ciascun team dedica alla prevendita, al marketing interno o alla fatturazione. Un’analisi in tempo reale dei servizi fatturabili rispetto a quelli non fatturabili vi permetterà di identificare le aree di spreco e di adeguare le vostre strategie di conseguenza.
— Analisi del potenziale fatturabile in base alle competenze
Il nostro consiglio: misurate il tempo fatturabile in base al tipo di competenza.
In Furious abbiamo incontrato un’agenzia con 60 dipendenti, tra cui 6 sviluppatori.
Il loro problema? Un rapporto di tempo fatturabile troppo basso per garantire una redditività sostenibile. Analizzando gli obiettivi di tempo fatturabile di ciascun dipendente, abbiamo scoperto che gli sviluppatori dedicavano l’80% del loro tempo a progetti fatturabili, ma il resto al supporto non fatturabile.
La soluzione era semplice: assumere un membro del personale dedicato al 100% all’assistenza. In questo modo il 100% del tempo degli sviluppatori è stato riassegnato a progetti fatturabili, con un aumento del 100% del loro potenziale fatturabile, un maggior numero di progetti completati e un notevole miglioramento della redditività.
Allo stesso modo, se i vostri project manager hanno un potenziale fatturabile solo del 50%, è il momento di porsi alcune domande. State vendendo abbastanza servizi? Idealmente, il loro tasso di fatturazione dovrebbe essere compreso tra l’80% e il 100% per garantire la redditività della vostra agenzia.
Leva #3: ottimizzare il tempo fatturabile rispetto a quello non fatturabile
Una volta acquisita la padronanza della gestione dei servizi fatturabili, la gestione del personale diventa molto più semplice, a patto che siate ben attrezzati. L’allocazione del tempo rimane essenziale, ma per massimizzare la redditività è altrettanto fondamentale misurare correttamente il tasso di personale e anticipare le esigenze. È essenziale disporre di una pipeline di vendita sincronizzata con gli orari dell’agenzia. In questo modo è possibile pianificare efficacemente la necessità di assumere personale interno o di ricorrere a risorse esterne, ottimizzando così i costi.
Leva #4: gestire il flusso di cassa
Il controllo del WCR (Working Capital Requirement) è essenziale per la sopravvivenza finanziaria dell’agenzia. Molte agenzie non hanno visibilità a medio termine, pianificando solo con 1 o 2 settimane di anticipo, il che limita la loro agilità e la capacità di investire. La chiave sta nell’armonizzare la forza vendita, la produzione e il personale. Una sincronizzazione riuscita non solo garantisce la soddisfazione dei clienti – si rispettano le scadenze dei progetti in tempo e si possono anche lanciare offerte esterne in base alle esigenze individuate – ma ottimizza anche l’uso delle risorse – tutti sono occupati al massimo e si possono lanciare offerte esterne se necessario, così come eventuali assunzioni – il che contribuisce direttamente ad aumentare la redditività.
Alexandre Vernier - Fondatore dell'Agence ODW
L'adozione di Furious in ODW è stata una decisione strategica, che ci ha permesso di gestire il nostro WCR con una precisione senza precedenti. Ha trasformato le incertezze in chiare opportunità, spingendo la nostra attività verso un successo sostenibile.
Anticipare il flusso di cassa è quindi l’ultimo tassello del puzzle per garantire una redditività sostenibile. A tal fine, è fondamentale essere in grado di regolare la produzione in tempo reale, mantenere la reattività commerciale e affidarsi a strumenti predittivi che consentano di regolare i margini e di evitare l’accumulo di NPF (Fatture Non Pagate).
Aggregando tutti i dati aziendali su un’unica piattaforma, non solo quelli finanziari, è possibile garantire che il monitoraggio finanziario sia il più vicino possibile alla realtà. Questo è ciò che ODW ha fatto con Furious, consentendole di gestire il WCR con una precisione senza precedenti e di trasformare le incertezze in opportunità.
Furious, il copilota dei manager redditizi
In qualità di copilota di alcune delle più grandi agenzie del mondo francofono (Ceetadel, Adveris, HulaHoop…), sappiamo come trasformare la gestione del tempo in una leva fondamentale per aumentare i vostri margini.
Con Furious, potete:
- Automatizzare: dalla gestione dei preventivi ai promemoria automatici per le fatture.
- Visualizzare in tempo reale: tenere aggiornati i vostri indicatori chiave con pochi clic.
- Personalizzare le vostre visualizzazioni: con oltre 200 widget aziendali.
- Semplificare la gestione dei progetti: con un’interfaccia intuitiva per tutto il personale, che si tratti di un’entità singola o di più agenzie.
Furious vi permette inoltre di garantire che ogni progetto sia redditizio (sia che lavoriate su base contrattuale o a prezzo fisso), controllando tutti gli aspetti critici della vostra attività.
Già adottato da migliaia di agenzie, Furious sostituisce in media 7 strumenti e vi fa risparmiare fino al 20% di tempo sulle attività amministrative.
Siete pronti a fare il grande passo?
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