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Gestione finanziaria in filiale: garantisci la redditività dei tuoi progetti

Una figura vive solo perché è condivisa e perché viene arricchita da tutti gli attori della catena.

Questa citazione assume il suo pieno significato nel contesto delle agenzie, dove la gestione finanziaria è molto più che controllare colonne di cifre. Si tratta di un vero e proprio equilibrio tra precisione, anticipazione e adattamento, in cui ogni attore deve fare la sua parte per evitare le insidie dell’imprecisione.

E la posta in gioco è alta: secondo il Project Management Institute, solo il 36% delle organizzazioni riesce a realizzare i propri progetti rispettando il budget. Un dato che evidenzia la complessità della gestione dei progetti e l’importanza di una gestione finanziaria rigorosa.

Su quali progetti stai perdendo denaro?

Con la crescita della tua agenzia, cresce anche il carico di lavoro. I team finanziari, sommersi da compiti ripetitivi, hanno difficoltà a fare un passo indietro e a concentrarsi su ciò che conta davvero: la redditività. Quanto tempo i tuoi team dedicano realmente a ogni progetto? Le tue business unit sono redditizie? E i tassi di occupazione individuali sono ottimizzati? Sono tutte domande che meritano risposte precise.

Non è più sufficiente vedere gli sforamenti di budget a posteriori. Per garantire i tuoi margini, devi adottare riflessi strategici e disporre degli strumenti giusti per valutare la redditività dei tuoi progetti in tempo reale.

Nel mondo ultra-competitivo delle agenzie, sapere quali progetti ti fanno perdere soldi è essenziale. Un deficit non avviene mai per caso. Spesso è il risultato di stime iniziali troppo ottimistiche, di una portata del progetto poco controllata o di ritardi nelle consegne che fanno lievitare i costi. La questione non è se può accadere, ma quando e, soprattutto, come reagire prima che sia troppo tardi.

Identifica subito i tuoi progetti in perdita

Il primo passo per invertire la tendenza è essere in grado di individuare i segnali di allarme il prima possibile. Ciò significa creare un sistema affidabile per monitorare gli indicatori chiave. È fondamentale monitorare :

  • Stato di avanzamento del progetto: a che punto è la produzione rispetto alle vendite?
  • Tempo effettivamente speso: quante ore hanno già speso i tuoi team, in base alle competenze o alla business unit?
  • Costi sostenuti: Quali sono i costi diretti (servizi, acquisti) e indiretti (spese interne) associati al progetto?

Tuttavia, se sei come la maggior parte delle agenzie, probabilmente hai un problema di centralizzazione delle informazioni. Ogni team utilizza i propri strumenti, spesso non collegati tra loro. Il risultato è che recuperare i dati giusti diventa un grattacapo e l’esercizio diventa presto come camminare su una corda tesa. Più le informazioni sono disperse, maggiore è il rischio di basare le tue decisioni su dati errati o incompleti.

Cosa significa per te: Senza una visibilità immediata di questi indicatori, è praticamente impossibile gestire in modo efficace la tua redditività. Per andare avanti con fiducia, devi essere in grado di consultare questi dati in tempo reale e prendere decisioni informate prima che la situazione si deteriori.

Strumenti: alleati o ostacoli?

Per i team finanziari, l’analisi dei progetti in perdita può trasformarsi rapidamente in un incubo. E perché? Perché gli strumenti utilizzati internamente sono spesso sottoutilizzati, mal configurati o, peggio ancora, inesistenti. Affidarsi a fogli di calcolo obsoleti o a soluzioni sparse può essere costoso.

Prendiamo l’esempio di un’agenzia che gestisce 20 progetti simultanei. Se passa diverse ore alla settimana a compilare manualmente i dati relativi al monitoraggio del tempo, alla fatturazione e ai costi, non solo perde tempo prezioso, ma moltiplica anche il rischio di errori.

Idealmente?

Uno strumento centralizzato in grado di :

  • Aggrega automaticamente i dati di tutti i tuoi team
  • Visualizza indicatori di redditività chiari e aggiornati
  • Emettere avvisi non appena un progetto supera il punto di pareggio previsto.

Perché questo passaggio è fondamentale

Ignorare questa fase significa accettare di navigare alla cieca. Tuttavia, con i giusti riflessi, identificare i progetti in perdita diventa un processo rapido ed efficiente. Quanto prima interverrai, tanto meno il deficit inciderà sui tuoi margini.

Suggerimento: pianifica dei checkpoint settimanali sui tuoi progetti ad alto rischio. In questo modo potrai individuare eventuali slittamenti prima che diventino irrecuperabili.

Analisi e diagnosi

Individuare i progetti in deficit è fondamentale. Ma per correggere la situazione a lungo termine, non basta limitarsi a constatare gli sforamenti di budget: è necessario capire le cause sottostanti. Perché un progetto supera il budget iniziale? Come si può evitare che ciò accada nei progetti futuri? Questa fase di analisi ti permette di passare dall’osservazione all’azione, individuando con precisione i punti deboli.

Comprendere le cause sottostanti

Dietro a un progetto in perdita spesso si nasconde una combinazione di fattori. Senza una diagnosi approfondita, è difficile implementare soluzioni adeguate. Nelle agenzie si osservano spesso diverse fonti di variazione:

  • Pianificazione inadeguata delle risorse
  • Stime iniziali troppo ottimistiche o incomplete
  • Gestione poco chiara dell’ambito del progetto, con conseguenti aggiustamenti imprevisti.
  • Ritardi accumulati che generano costi aggiuntivi
  • Problemi di comunicazione tra i team interni e con i clienti

Per ogni progetto che presenta un deficit, è fondamentale documentare le differenze tra le previsioni e la realtà. Dove sono i maggiori sforamenti? Si tratta di tempo non pianificato, acquisti fuori budget o costi sottostimati? Questa fase di comprensione dettagliata è essenziale per evitare di commettere gli stessi errori in futuro.

Paul Vedrine, responsabile del controllo di gestione - Agence Jin

Il vantaggio di utilizzare un software multitasking è l'ovvio collegamento tra le diverse attività. L'utilizzo di un software di questo tipo ti permette di tenere a mente un'ampia portata finanziaria.

Trasformare l'analisi in azione concreta

L’obiettivo di una diagnosi non deve limitarsi alla semplice osservazione. È una leva per correggere la situazione attuale e preparare meglio i progetti futuri. Una volta identificate le cause, è possibile prevedere una serie di azioni:

  • Riallocare le risorse per bilanciare il carico di lavoro
  • Rinegoziare le scadenze o adattare le consegne con il cliente, se necessario.
  • Rivedere le previsioni per le fasi rimanenti del progetto per limitare i danni.
  • Implementare processi di convalida più rigorosi per le modifiche al perimetro di consolidamento.

Questa fase prevede una comunicazione chiara con i tuoi team e i tuoi clienti. Essere trasparenti sulle modifiche da apportare aiuta a evitare malintesi e a mantenere la fiducia, favorendo un ambiente di lavoro collaborativo.

L'importanza di uno strumento affidabile

Per effettuare un’analisi pertinente, hai bisogno delle informazioni giuste. Ma molte agenzie hanno problemi a raccogliere ed elaborare i dati. Quando gli strumenti sono dispersi o poco sincronizzati, i team passano una quantità considerevole di tempo a controllare manualmente le cifre. Questo processo non solo richiede molto tempo, ma è anche fonte di errori.

Uno strumento di gestione centralizzato ti offre una visibilità immediata delle variazioni di budget, delle ore consumate e dei margini associati a ciascun progetto. Grazie ai report automatici e agli avvisi configurabili, puoi reagire più rapidamente. Ciò significa che puoi identificare gli scostamenti non appena si manifestano, anziché alla fine del progetto, quando i margini sono già stati intaccati.

Adottare i riflessi giusti per il futuro

La diagnostica deve diventare parte integrante dei tuoi processi. Controlli regolari non solo ti permettono di correggere eventuali discrepanze sui progetti in corso, ma anche di capitalizzare le lezioni apprese per gli incarichi futuri. Ogni analisi arricchisce la tua capacità di anticipare, adattare le tue pratiche e aumentare la redditività dei tuoi progetti.

Piano d'azione

Una volta fatta la diagnosi, è il momento di agire. Avere dati precisi sui tuoi progetti in perdita è essenziale, ma non serve a nulla se queste informazioni non portano a decisioni concrete e a misure correttive. Per rimettere le cose a posto è necessario un piano chiaro e personalizzato per ogni progetto.

Costruire un piano d'azione efficace

Il piano d’azione deve basarsi sulle lezioni apprese dalla diagnosi e rispondere alle cause identificate. A seconda della situazione, possono essere attivate diverse leve:

  • Riallocare le risorse: regolare il carico di lavoro per evitare di sovraccaricare un team e ottimizzare l’uso delle competenze disponibili.
  • Rinegoziare le scadenze o le consegne: se possibile, discuti con il cliente su come modificare l’ambito o rinviare alcune scadenze per limitare i costi aggiuntivi.
  • Revisione delle stime: aggiorna le previsioni per le fasi restanti del progetto per evitare di aumentare il deficit.
  • Rafforzamento dei controlli interni: mettere in atto processi più rigorosi per convalidare le modifiche all’ambito del progetto e fornire un quadro migliore per gli aggiustamenti durante il progetto.

Ogni azione deve essere classificata in base al suo impatto sulla redditività e alla sua fattibilità. Una misura efficace è quella che può essere implementata rapidamente senza compromettere la qualità del risultato.

L'importanza della comunicazione

Un piano d’azione non può essere attuato senza una comunicazione fluida con tutte le parti interessate. I team interni devono comprendere gli adeguamenti previsti e le ragioni che li giustificano. Per quanto riguarda i clienti, la trasparenza è essenziale. Fornire informazioni chiare su eventuali modifiche alle scadenze o all’ambito aiuta a evitare malintesi e a mantenere la fiducia.

Organizza incontri regolari con i team di progetto e finanziari per monitorare i progressi delle misure adottate. Se si rende necessaria una rinegoziazione con il cliente, prepara delle argomentazioni basate su dati concreti derivanti dalla tua diagnosi.

Anticipare per evitare la sofferenza

Sebbene questo piano sia destinato a correggere gli abusi attuali, dovrebbe anche servire come base per evitare che la situazione si ripeta. Una gestione proattiva significa incorporare queste azioni nei tuoi processi standard. In futuro, questo ti permetterà di individuare prima i segnali deboli e di intervenire prima che la situazione si deteriori.

L’adozione di una visione a lungo termine non solo ti permette di dare una svolta ai progetti in difficoltà, ma anche di rafforzare la redditività complessiva della tua agenzia nel lungo periodo.

Azione chirurgica: anticipare gli sforamenti di budget

Correggere un progetto in perdita è essenziale, ma la vera maestria della gestione finanziaria sta nell’anticipazione. Prevenire gli sforamenti di budget significa limitare le azioni correttive tardive e mantenere la redditività del progetto senza compromettere le relazioni con i clienti o la qualità dei prodotti. Questo approccio proattivo, paragonabile a un’operazione chirurgica, richiede precisione, reattività e gli strumenti giusti per intervenire al momento giusto.

Gestione del budget agile e reattiva

Raramente i progetti sforano il budget senza segnali di avvertimento. Questi indicatori sono spesso visibili molto prima che lo sforamento diventi realtà. Ma devi comunque essere in grado di individuarli. Una gestione rigida del budget, stabilita solo all’inizio del progetto, limita la reattività agli imprevisti. Al contrario, un approccio agile significa che le previsioni, le risorse e le spese possono essere modificate costantemente.

La creazione di un sistema agile di gestione del budget comporta una serie di azioni chiave:

  • Aggiornare regolarmente le previsioni finanziarie in base all’effettivo avanzamento del progetto.
  • Traccia con precisione il tempo impiegato, in modo da poter modificare la pianificazione per tenere conto di eventuali discrepanze.
  • Stabilisci dei checkpoint settimanali per anticipare il sovraccarico di lavoro o la necessità di risorse aggiuntive.
  • Reagire rapidamente alle modifiche dello scopo o ai ritardi per limitarne l’impatto finanziario.

Questa dinamica di adattamento continuo significa che non scoprirai uno sforamento del budget quando il progetto è già stato finalizzato, quando spesso è troppo tardi per reagire.

Comprendere la redditività nella fase di pre-vendita

L’anticipazione non inizia con la produzione. Inizia nella fase di preventivo e di negoziazione. Stime pre-vendita troppo ottimistiche portano a budget irrealistici che i team faticano a rispettare. È quindi fondamentale tenere conto di tutti i costi fin dall’inizio: tempo di gestione, possibili revisioni, feedback imprevisti dei clienti e problemi tecnici imprevisti.

Per farlo:

  • Analizza progetti simili del passato per affinare le tue stime.
  • Prevedi margini di sicurezza realistici per coprire gli eventi imprevisti.
  • Discutere la fattibilità dei preventivi proposti con i team operativi.

Una migliore preparazione a monte riduce il rischio di rilevare deviazioni lungo il percorso e garantisce una gestione più fluida del progetto.

Una vista finanziaria personalizzata per tenere traccia dei progetti fatturati, degli acquisti inseriti e dei vari margini (lordi, al netto delle tasse, firmati) in un periodo prescelto

L'importanza del monitoraggio in tempo reale

Per regolare la gestione del budget, devi avere una visione chiara e immediata dei tuoi indicatori chiave. Aspettare la fine del progetto per fare un bilancio è un errore comune e costoso. Il monitoraggio in tempo reale ti permette di intervenire non appena si manifestano degli scostamenti e di evitare che peggiorino.

I moderni strumenti di gestione offrono funzionalità come :

  • Avvisi automatici quando un progetto raggiunge determinate soglie di consumo (50%, 75%, 90% del budget previsto).
  • Dashboard aggiornati automaticamente con le ore inserite, i costi sostenuti e l’avanzamento del progetto.
  • Rapporti che confrontano le previsioni iniziali con i dati reali per identificare rapidamente le discrepanze.

Questa reattività consente di prendere immediatamente decisioni correttive, come la riallocazione delle risorse, la revisione dell’ambito del progetto o la negoziazione di adeguamenti con il cliente.

Capitalizzare le lezioni apprese per i progetti futuri

Jérôme Balmain, COO e co-fondatore - La Haute Société

Avere uno strumento che copre l'intera catena del valore: dalla centralizzazione all'inizio (dal preventivo alla prevendita) fino alla produzione e alla consegna del dispositivo significa essere più coerenti e avere un migliore controllo sui nostri processi.

Anticipare gli sforamenti di budget significa anche imparare dalle esperienze passate. Ogni progetto completato, che sia redditizio o meno, contiene lezioni preziose. Le revisioni periodiche aiutano a identificare i modelli ricorrenti di sforamento e a modificare le pratiche per i progetti futuri.

Per ottimizzare questo processo:

  • Organizza incontri di feedback con i team coinvolti.
  • Documenta le cause di eventuali discrepanze e le azioni correttive intraprese.
  • Aggiorna le metodologie di stima e i processi interni.

Adottando questa logica di miglioramento continuo, rafforzi la tua capacità di anticipare gli slittamenti e di garantire la redditività dei tuoi progetti.

Integrazione della gestione del rischio

Anticipare gli sforamenti di budget richiede una rigorosa gestione del rischio. Ogni progetto presenta aree di incertezza, sia in termini di modifiche dell’ambito, ritardi di produzione o costi imprevisti. Ignorare questi rischi significa esporre i progetti a scostamenti di budget difficilmente recuperabili. Al contrario, integrare la gestione del rischio nel tuo processo ti permette di identificare i potenziali fallimenti prima che incidano sulla redditività.

Identificare i rischi a monte

Il primo passo consiste nell’identificare i potenziali rischi nella fase di pianificazione. Un progetto può essere interessato da diversi tipi di rischio:

  • Operativi: ritardi di produzione, indisponibilità di risorse, errori tecnici.
  • Finanziario: sottostima dei costi, fluttuazioni dei prezzi dei fornitori di servizi o dei fornitori
  • Organizzativo: problemi di comunicazione, cambiamenti imprevisti nell’ambito di applicazione.
  • Contrattuale: le clausole non ben definite possono comportare costi aggiuntivi.

Per assicurarsi che nulla sia lasciato al caso, è fondamentale redigere un’analisi formale dei rischi all’inizio del progetto. Raccogli il feedback dei team operativi, identifica i punti critici del programma ed elenca gli elementi che potrebbero generare costi aggiuntivi.

Valutazione della probabilità e dell'impatto

Non tutti i rischi hanno lo stesso livello di gravità. Una volta identificati, devono essere classificati in base alla loro probabilità di accadimento e al loro potenziale impatto sul budget e sulle scadenze. Questa valutazione consente di dare priorità alle azioni da intraprendere.

Puoi utilizzare una matrice di rischio per :

  • Identificare le minacce ad alto impatto e ad alta probabilità che richiedono un’azione immediata.
  • Dare priorità ai rischi che potrebbero avere un impatto significativo sulla redditività del progetto.
  • Identificare i rischi minori che richiedono solo un monitoraggio regolare

Questo approccio evita di disperdere gli sforzi e permette di concentrare le risorse sugli elementi più critici.

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Predisporre piani di risposta

Una volta valutati i rischi, è il momento di definire i piani di risposta adeguati. Questi piani possono assumere diverse forme:

  • Evitare: modificare il piano iniziale per eliminare il rischio (ad esempio, scegliere un fornitore di servizi più affidabile anche se leggermente più costoso).
  • Mitigazione: implementare azioni per limitare la probabilità o l’impatto del rischio (adeguare le scadenze, rafforzare il monitoraggio dei risultati).
  • Trasferimento: esternalizzazione del rischio attraverso il subappalto di alcune attività o l’adeguamento delle clausole contrattuali con il cliente.
  • Accettazione: assunzione del rischio se è ritenuto minore o se le soluzioni sono troppo costose rispetto ai benefici attesi.

Per essere efficace, ogni piano di risposta deve essere assegnato a un responsabile e integrato nella gestione quotidiana del progetto.

Affidati a strumenti per il monitoraggio proattivo

La gestione del rischio non si ferma all’identificazione dei rischi. Il monitoraggio continuo è essenziale per individuare eventuali cambiamenti che potrebbero influire sul progetto. I moderni strumenti di gestione offrono funzionalità specifiche:

  • Avvisi automatici attivati al raggiungimento di determinate soglie di budget (50%, 75% o 90% del budget consumato)
  • Rapporti di rischio aggiornati in tempo reale per anticipare gli slittamenti
  • Piattaforme collaborative che consentono a ogni membro del team di segnalare i punti critici.

Questo tipo di monitoraggio permette di prendere decisioni basate su dati affidabili, senza aspettare che il progetto superi le soglie critiche.

Integrare la gestione del rischio nella cultura della tua agenzia

Per essere pienamente efficace, questo approccio deve diventare un riflesso condiviso da tutti i team. Incoraggia i tuoi dipendenti a segnalare le anomalie, organizza revisioni periodiche delle tendenze di rischio e allinea i tuoi processi interni a questo approccio di prevenzione.

Un’agenzia che integra la gestione del rischio nella propria cultura operativa è meglio equipaggiata per anticipare gli eventi imprevisti, proteggere i propri margini e aumentare la soddisfazione dei clienti.

Utilizza il budget di progetto fin dall'inizio e durante il progetto.

Il budget è spesso considerato una formalità da svolgere all’inizio di un progetto. Tuttavia, per garantire la redditività, è necessario che sia un processo vivo, da adeguare durante tutto il ciclo di vita del progetto. Incorporandolo fin dalle prime fasi e aggiornandolo regolarmente, si guadagna in reattività e precisione. Questo approccio proattivo limita le variazioni di budget e rende più facile prendere decisioni informate.

Definisci uno scopo chiaro e obiettivi precisi

Un budgeting efficace inizia con la definizione dell’ambito del progetto. Quanto più precisa è questa definizione, tanto più accurate saranno le stime. Troppo spesso, le zone d’ombra negli obiettivi o nei risultati da raggiungere portano a malintesi e a un superamento imprevisto dei costi.

Per evitare queste insidie:

  • Redigere specifiche dettagliate convalidate da tutte le parti interessate
  • Suddividi il progetto in sottoattività con chiare tappe fondamentali.
  • Identificare i requisiti delle risorse per ogni fase del progetto.
  • Prevenire le potenziali modifiche dell’ambito costruendo margini di sicurezza.

Una struttura chiara fin dall’inizio evita costosi aggiustamenti in corso d’opera e rende più facile il monitoraggio del budget.

Scegliere la giusta metodologia di budgeting

Non tutti i metodi di budgeting sono uguali. La scelta dipende dalla natura del progetto, dalla complessità dei risultati e dal grado di flessibilità richiesto. Esistono tre approcci principali:

  • Budgeting top-down: il budget complessivo viene definito prima di essere assegnato alle diverse fasi. Questo metodo è rapido ma può essere impreciso se i dettagli del progetto non sono ancora ben definiti.
  • Budgeting bottom-up: i costi vengono stimati attività per attività prima di essere consolidati. Più lungo da implementare, questo approccio è ideale per progetti complessi che richiedono la massima precisione.
  • Value-based budgeting: il budget viene adeguato in base al valore generato in ogni fase. Questo modello, spesso utilizzato nei metodi agili, consente una maggiore flessibilità e un migliore adattamento agli imprevisti.

Qualunque sia la scelta, la cosa più importante è scegliere il metodo che offre il miglior equilibrio tra precisione, flessibilità e velocità di esecuzione.

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Monitoraggio e adeguamento durante il progetto

Il budgeting non si ferma quando il preventivo viene convalidato. Per essere efficace, deve essere continuamente rivalutato. I progetti si evolvono: cambiamenti nell’ambito, ritardi o modifiche alle risorse possono avere un impatto sui costi. Solo aggiornando regolarmente il budget è possibile mantenere la rotta.

Per garantire questo follow-up :

  • Confrontare le spese effettive con le previsioni iniziali ad ogni tappa fondamentale.
  • Analizzare le discrepanze e identificare le cause degli scostamenti.
  • Adegua le stime per le fasi rimanenti per limitare le derive future.
  • Comunicare questi aggiustamenti ai team per garantire l’allineamento generale.

Un budget vivo e aggiornato fornisce una visione più realistica del progetto, evitando spiacevoli sorprese alla fine dell’incarico.

Il contributo degli strumenti di gestione del budget

Tenere traccia di un budget con fogli di calcolo sparsi è fonte di errori e perdite di tempo. Oggi le soluzioni centralizzate possono semplificare questo compito e migliorare l’affidabilità dei dati. Un buon strumento di gestione del budget dovrebbe offrire :

  • Visualizzazione in tempo reale delle spese sostenute e delle previsioni aggiornate
  • Avvisi automatici quando le soglie di budget stanno per essere raggiunte
  • La possibilità di integrare i dati relativi al tempo trascorso, alla fatturazione e agli acquisti per una visione globale
  • Rapporti dettagliati per facilitare il processo decisionale e la comunicazione con i clienti

Utilizzando questi strumenti, puoi essere più reattivo e modificare i tuoi piani in pochi clic, senza aspettare la fine del progetto per reagire.

Incoraggiare il miglioramento continuo

Ogni progetto è un’opportunità di apprendimento. Analizzando i tuoi bilanci passati e identificando le aree di miglioramento, rafforzerai la tua capacità di fare stime più accurate e di gestire in modo più efficace i tuoi progetti futuri.

Per trarre vantaggio da queste lezioni:

  • Organizza revisioni finanziarie di fine progetto con i tuoi team.
  • Documenta qualsiasi discrepanza significativa e le soluzioni adottate per porvi rimedio.
  • Aggiorna le tue metodologie di stima per riflettere questo feedback.

Questo processo di miglioramento continuo ti permette di ottenere una maggiore precisione e di ottimizzare gradualmente la redditività dei tuoi progetti.

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Furious trasforma i tuoi dati in informazioni utili attraverso dashboard intuitivi. Individua rapidamente i progetti a rischio, misura le tue prestazioni e adatta la tua strategia con :

  • Avvisi su sforamenti di budget e ritardi
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  • Confronto tra previsioni e dati reali
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