In un’agenzia, tutto si basa su una delicata equazione: consegnare progetti di qualità, nei tempi previsti, con team disponibili e impegnati.
Ma troppo spesso il personale è una costante fonte di tensione. Risorse mobilitate per diverse missioni, orari modificati in fretta e furia, conflitti individuati troppo tardi… Si passa più tempo a spegnere incendi che a gestire con calma la propria attività.
Questo stile di gestione reattivo rallenta le prestazioni e logora i team. Ma c’è un altro approccio: Integrare la gestione del personale e del progetto fin dalla fase di preventivo per anticipare le esigenze, evitare i conflitti e adattare le risorse in modo flessibile.
Come puoi trasformare la tua gestione del personale per migliorare l’agilità e la redditività? Quali sono le leve pratiche che puoi attivare per rendere la tua pianificazione più fluida ed efficiente? Ecco come fare.
La sfida attuale per le agenzie
Il punto cruciale: la gestione del personale non funziona
Se gestisci ancora i tuoi progetti con un approccio reattivo, senza dubbio hai già affrontato queste situazioni:
- Scopri troppo tardi che un dipendente è già stato assegnato a un altro compito.
- Sei costretto a stravolgere i tuoi orari per distribuire il carico di lavoro.
- Non hai visibilità sulle tue risorse, il che rende difficile cogliere nuove opportunità.
Questa gestione frammentata porta a una perdita di agilità, a tempi di consegna più lunghi e a una minore redditività.. Quanto più tardivi sono gli aggiustamenti, tanto più costosi sono, sia in termini di tempo che di energia per i tuoi team.
Al contrario, un approccio precoce e fluido ottimizza l’allocazione del team, riduce i conflitti e migliora la redditività del progetto.
Personale iterativo e orientato al futuro: la combinazione vincente
I tre pilastri di un buon staffing
La gestione efficace del personale non dovrebbe essere una lotta quotidiana, ma un processo fluido e naturale. Eppure troppe agenzie continuano a gestire le proprie risorse giorno per giorno, senza alcuna anticipazione.
Il risultato? Team sovraccarichi su alcuni progetti, mentre altri mancano di risorse nei momenti critici.
La vera sfida è quella di avere personale a lungo termine. Integrando il personale fin dalla fase di preventivo e proiettando le risorse per l’intera durata del progetto, eviti continui aggiustamenti e guadagni in stabilità. Questo approccio garantisce che Ogni dipendente sa in anticipo su cosa dovrà lavorare e i manager possono distribuire meglio il carico di lavoro senza stress dell’ultimo minuto.
I tre pilastri di una gestione efficace del personale sono quindi chiari:
- Un processo iterativo
Il calendario si evolve naturalmente, in base alle esigenze del progetto e alla disponibilità dei team. - Visibilità a lungo termine
Puoi pianificare le tue risorse con largo anticipo, in modo da anticipare i conflitti ed evitare periodi di carenza di personale. - Gestione fluida
Il programma è strutturato all’80% fin dall’inizio, il che riduce il carico di lavoro mentale e gli aggiustamenti imprevisti.
Pianificando in modo proattivo e allocando le risorse in modo intelligente, puoi evitare squilibri e decisioni prese in fretta e furia.
Vantaggi concreti per la tua agenzia
Integrando la gestione del personale e dei progetti, puoi trasformare il modo in cui gestisci le tue risorse. In termini pratici, questo significa :
- Risparmiare tempo – Meno tira e molla, meno aggiustamenti dell’ultimo minuto. Ti concentri su ciò che è essenziale.
- Meno conflitti – Tutto è concordato fin dall’inizio, il che riduce le tensioni associate alla mancanza di organizzazione.
- Migliore visibilità: sai esattamente quali risorse sono disponibili e quando, il che rende più facile prendere decisioni.
- Gestione e controllo dei KPI basati sui dati – Quando la gestione del personale e dei progetti è ben integrata, puoi monitorare in tempo reale il tempo effettivamente dedicato a ciascun progetto. e confrontarlo con il tempo inizialmente previsto. Questa analisi consente di individuare rapidamente eventuali discrepanze, di adeguare il carico di lavoro e perfino di Previsione predittiva: se un progetto supera regolarmente il suo budget di tempo, puoi individuarlo ben prima che diventi un problema.
- Crescita controllata – Puoi accettare più progetti senza rischiare di sovraccaricare il personale, perché sai esattamente a che punto sei e puoi adeguare le risorse in base alle previsioni effettive.
Grazie a questo approccio, ogni progetto viene avviato su basi solide, con una gestione ottimizzata delle risorse.
Come si agisce?
Strutturare un flusso di lavoro chiaro
Un organico efficiente si basa su un’organizzazione fluida, in cui ogni risorsa viene assegnata a un progetto in base al suo calendario, ma anche in linea con i compiti da svolgere. Troppo spesso i dipendenti sanno quando devono lavorare, ma non sempre su cosa. Questo scollamento tra pianificazione ed esecuzione porta a perdite di tempo e a modifiche dell’ultimo minuto.
La soluzione ideale è quella di adottare un sistema di biglietti collegati all’orario. In termini pratici, questo significa che :
- Ogni slot di lavoro è direttamente collegato a un compito specifico.
- Il personale sa subito cosa deve fare, in base alla sua disponibilità.
- Il monitoraggio del progetto è semplificato, perché ogni azione è pianificata e collegata a una risorsa.
Con questo approccio, ogni dipendente ha una chiara visibilità: quando si libera uno slot nella sua agenda, sa esattamente a quale attività dare la priorità. Al contrario, quando è necessario occuparsi di un’attività urgente, questa viene integrata automaticamente nel programma in base agli slot disponibili.
In questo modo si eliminano i tempi morti, si ottimizza l’uso delle risorse e si garantisce un flusso di attività fluido e senza attriti.
Perché le agenzie falliscono?
Molte agenzie hanno difficoltà ad adottare questo approccio per una serie di motivi:
- Mancanza di strumenti adeguati – La gestione del personale si basa spesso su fogli di calcolo o soluzioni troppo rigide, che impediscono una pianificazione agile e centralizzata.
- Una cultura della reattività – L’abitudine di gestire le emergenze piuttosto che anticiparle porta a un costante sovraccarico dei team e ad aggiustamenti dell’ultimo minuto che vanno a scapito della redditività.
- Separare la gestione dei progetti da quella del personale – Quando le due cose sono separate, le risorse vengono assegnate senza tenere conto delle priorità strategiche, con conseguenti conflitti di programmazione e mancanza di flessibilità.
- Scarsa integrazione del cliente nel processo – Troppo spesso i clienti vengono informati dei programmi una volta stabiliti, il che limita la loro capacità di anticipare e genera richieste tardive che disturbano l’organizzazione dell’agenzia. Coinvolgendo il cliente fin dall’inizio, condividendo una visione delle risorse assegnate e delle tappe fondamentali, l’agenzia migliora la comunicazione, riduce gli imprevisti e guadagna in efficienza.
Un’agenzia che rimuove questi ostacoli e adotta un modello più trasparente e collaborativo avrà i mezzi per migliorare le proprie prestazioni e garantire i propri impegni.
Il caso del Gruppo SMASH
Per illustrarlo, prendiamo l’esempio di SMASH Group, una società di consulenza francese fondata nel 2018. In soli quattro anni è passata da 0 a 55 dipendenti, con una crescita annuale del 50%, assumendo in media 22 persone all’anno. Questa rapida espansione ha evidenziato la necessità di ottimizzare la gestione del tempo e di centralizzare gli strumenti per mantenere la qualità del servizio clienti.
Le sfide affrontate da SMASH Group:
- Visibilità limitata
Con la rapida crescita, stava diventando difficile monitorare i carichi di lavoro dei team in tempo reale, con il rischio di sovraccarichi e aumento dello stress. - Strumenti sparsi
L’uso di file Excel per il monitoraggio del tempo e la gestione amministrativa mancava di dinamismo e non forniva una visione d’insieme efficace. - Pianificazione inadeguata
La mancanza di un sistema centralizzato ha reso difficile pianificare e anticipare il fabbisogno di risorse umane.
Le soluzioni fornite da Furious :
- Monitoraggio in tempo reale
Grazie a Furious, SMASH è stata in grado di monitorare con precisione il tempo impiegato per ogni progetto, anticipare le esigenze di assunzione e pianificare le attività in modo ottimale. Jean-Baptiste Cousin, cofondatore di SMASH, afferma: “Usiamo Furious per monitorare il tempo in modo molto preciso, innanzitutto per assicurarci di non sovraccaricare i team e metterli sotto stress”. - Centralizzazione degli strumenti
Adottando Furious, SMASH ha sostituito i suoi file Excel con un’unica piattaforma, che offre una visione chiara del personale, della pianificazione e del tempo speso per cliente in soli due clic. - Pianificazione migliorata
Grazie a una panoramica delle pianificazioni e ai promemoria automatici per determinate azioni, la distribuzione dei compiti e l’anticipazione dei periodi di maggior carico di lavoro sono state notevolmente migliorate.
I risultati sono stati significativi: migliore visibilità dei progetti, maggiore anticipazione delle esigenze di personale e riduzione dello stress per i team. Come sottolinea Jean-Baptiste Cousin: “Siamo passati dall’era medievale all’era digitale. Con l’arrivo di Furious, siamo passati a un’era molto più dinamica, con il monitoraggio e, naturalmente, la sicurezza dei dati”.
Perché Furious è lo strumento ideale?
Furious è stato progettato per le agenzie che desiderano una gestione più fluida ed efficiente. In particolare, ti permette di :
- Pianificazione fin dalla fase di preventivo – Non appena un progetto viene convalidato, sai quali risorse saranno mobilitate e quando.
- Individuare i conflitti con largo anticipo – Puoi identificare immediatamente i rischi di sovraccarico e risolverli prima che diventino un problema.
- Risparmia tempo con un’interfaccia ultra-intuitiva – Nessuna impostazione complessa, nessuna amministrazione macchinosa. Furious automatizza ciò che deve essere automatizzato.
- Beneficia di un calendario precostituito all’80%. – Tutto ciò che devi fare è aggiustare e perfezionare, invece di ricominciare da zero per ogni progetto.
Con Furious, la tua agenzia avrà un vero e proprio vantaggio competitivo: la possibilità di consegnare i tuoi progetti senza problemi e in tutta tranquillità.
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