Introduzione
Integrare un ERP in una PMI con 40 dipendenti è un vero grattacapo. Tra le allettanti promesse delle demo e l’apparente complessità delle funzionalità, è facile sentirsi sopraffatti.
Quentin Poignant, responsabile di SommeSi, società di consulenza operativa ed esperto di integrazione Furious, condivide la sua esperienza e i suoi consigli per ottenere il massimo dal nostro ERP e trasformare l’integrazione in un fattore di performance.
In qualità di editore di software, Furious si occupa di creare il miglior strumento possibile e, in qualità di integratori, ci occupiamo di distribuirlo nel miglior modo possibile. Quindi ci completiamo a vicenda.
Sfide per la distribuzione
Quando un’azienda con 40 dipendenti adotta Furious, spesso raggiunge la massa critica nello stesso momento. Si tratta di una fase in cui ha necessità di una struttura con indicatori, strumenti e processi. Questo coincide spesso con l’emergere del middle management, in cui ognuno deve trovare il proprio posto e il proprio ruolo nella gestione dell’azienda. Furious è quindi diventato il primo vero ERP per queste aziende.
In generale, i nostri integratori incontrano due problemi principali quando installano Furious in questo tipo di strutture: la disponibilità dei team e la difficoltà di accettare i cambiamenti.
Sfida n. 1: disponibilità del team
Nelle piccole organizzazioni, i team sovraccarichi di lavoro si destreggiano tra una serie di attività, lasciando poco tempo per progetti come l’integrazione di un nuovo strumento di gestione.
Ecco perché SommeSi offre l’esternalizzazione al 100% di alcune attività, come il recupero dei dati, per alleggerire il carico di lavoro dei team interni e accelerare il processo di integrazione.
Sfida n. 2: resistenza al cambiamento
La seconda sfida è la difficoltà dei team ad accettare il cambiamento. Infatti, l’introduzione di un nuovo strumento può essere fonte di stress per i dipendenti e percepito come un compito aggiuntivo piuttosto che come uno strumento facilitante.
3 errori da evitare
1. Perdersi nel recupero dei dati: Semplificare la migrazione dei dati è fondamentale. Se è troppo complessa, può rallentare l’implementazione e creare frustrazione. Dai priorità ai tuoi dati essenziali e procedi per gradi. L’utilizzo di strumenti collaudati e l’esternalizzazione di questo compito ad esperti può ridurre al minimo i rischi e alleggerire il carico dei team interni.
2. Replicare vecchie pratiche: È fondamentale ripensare i processi per ottimizzare l’uso di Furious: “Dobbiamo evitare di cercare di riprodurre tutto in modo identico”, spiega Quentin. Approfitta di questa opportunità per modernizzare e migliorare le tue pratiche interne. L’utilizzo di un integratore ti permetterà anche di confrontare le sue pratiche con quelle del mercato.
3. Assimilare tutte le funzioni troppo velocemente: Voler padroneggiare tutte le funzioni di Furious fin dall’inizio può portare a un sovraccarico di informazioni. “Devi essere pronto a sviluppare gradualmente le tue competenze”, consiglia Quentin. La formazione continua, le sessioni di follow-up e l’assistenza tecnica accessibile consentono di adottare Furious in modo graduale ed efficace.
Fasi chiave dell'implementazione
L’integrazione di un nuovo strumento di gestione come Furious richiede organizzazione, anticipo e una buona dose di metodo. Per una PMI con circa quaranta dipendenti, ogni passo è importante per garantire che tutto fili liscio.
Ecco i 7 passi fondamentali per un’integrazione di successo:
1. L'audit iniziale
L‘audit iniziale è il momento in cui il tuo integratore scava in profondità per scoprire cosa succede dietro le quinte.
Tutto inizia con la comprensione del cliente. In questa fase, il team di SommeSi gioca a fare l’investigatore e conduce interviste dettagliate per capire le sottigliezze di ogni azienda: ” prima ancora di parlare di Furious, parliamo di come funziona l’entità, chi fa cosa, quali sono i ritmi, chi deve sapere cosa. E così abbiamo condotto interviste con molte persone.”, dice Quentin.
In questa prima fase verranno mappati i processi e i flussi di informazioni/decisioni e verrannoidentificate le esigenze specifiche.
2. Feedback sul processo
Dopo l’audit, passiamo alla sessione di feedback. Una sessione in cui presentiamo una visione chiara dei processi attuali e degli obiettivi da raggiungere. L’obiettivo? Assicurati che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda quando si tratta di organizzare e implementare i processi. Questa fase è fondamentale per convalidare le ipotesi di lavoro e garantire che i team siano allineati sulle fasi successive.
I risultati di questa analisi permetteranno di :
- Definire un’organizzazione e dei processi chiari: in questo modo l’impostazione di Furious è molto più semplice, perché le aspettative sono ben definite.
- Ottimizzare il recupero dei dati: conoscere le aree di analisi consente una migrazione dei dati più mirata ed efficiente.
- Personalizzare la formazione: l’identificazione dei ruoli e delle responsabilità di ogni persona rende la formazione più pertinente e appropriata.
- Semplificare le fasi successive: La chiarezza del processo iniziale semplifica tutte le fasi successive, dalla configurazione alla formazione e alla migrazione dei dati.
In breve, una buona comprensione dei processi coinvolti è essenziale per gettare una solida base fin dall’inizio e garantire un’integrazione fluida e di successo di Furious.
3. Configurazione
Ora è il momento di configurare Furious in modo che si adatti perfettamente alle esigenze della tua azienda, un po’ come se fosse un abito su misura.
La configurazione Furious è partecipativa: il team di SommeSi lavora a stretto contatto con i tuoi team, coinvolgendo direttamente i membri della tua azienda.
L’obiettivo è che siano in grado di mantenere e aggiornare la configurazione da soli. Lavorando fianco a fianco con gli esperti di SommeSi, imparano a utilizzare e configurare Furious in base alle loro specifiche esigenze.
Questo approccio partecipativo rafforza il coinvolgimento dei team, rendendoli più impegnati e competenti, il che facilita notevolmente l’adozione dello strumento.
4. Sviluppo di API
Affinché tutto funzioni in modo armonioso, le diverse applicazioni devono essere in grado di dialogare tra loro. Furious è uno strumento API aperto, il che lo rende particolarmente flessibile e compatibile con molte altre soluzioni.
Ad esempio, se la tua azienda utilizza già Lucca per la gestione delle assenze e desidera continuare a farlo, è possibile sviluppare un’API per interconnettere Lucca e Furious. In questo modo, quando un’assenza viene convalidata a Lucca, le informazioni vengono trasferite automaticamente a Furious, evitando la doppia registrazione e semplificando la gestione dei dati.
5. Recupero dei dati (RDD)
La maggior parte delle aziende che migrano a Furious vuole avere accesso ai dati precedenti per potersi confrontare con un periodo di riferimento. Il team di Furious lo sa bene. Questa fase è a dir poco complicata: si manipolano grandi quantità di dati da importare nel nuovo sistema per garantire una transizione senza intoppi.
Quentin Poignant - Fondatore e CEO di SommeSi
Abbiamo sviluppato strumenti di importazione API che ci permettono di essere molto precisi quando si tratta di recuperare i dati. Questo non solo ti permette di ricostruire una storia e di confrontarti con essa, ma ti dà anche l'opportunità di rileggere il passato attraverso il prisma delle analisi e delle funzionalità di Furious.
6. I test
A questo punto, possiamo entrare nel vivo della questione. Prima della distribuzione di Furious, lo strumento è soggetto a “test reali” per verificare e convalidare con il cliente che i parametri, i diritti, ecc. che sono stati messi in atto corrispondano a ciò che si aspettava, nel formato che si aspettava.
7. Formazione iniziale
(L’ultimo passo prima della messa in funzione!) Per garantire un’adozione rapida ed efficace, il team di SommeSi si assicura che gli utenti siano ben formati.
La formazione è divisa in due parti: prima la teoria per comprendere le caratteristiche di Furious e poi i casi pratici per esercitarsi su scenari fittizi. In questo modo gli utenti possono mettere in pratica ciò che hanno imparato prima di lavorare sui propri dati.
Una volta che i dati sono stati integrati e i team adeguatamente formati, Furious può finalmente essere lanciato in azienda!
Il miglio extra di SommeSi
Emettere la prima fattura o effettuare un taglio di produzione per la prima volta può essere un po’scoraggiante per i team che utilizzano un nuovo strumento come Furious.
Ecco perché, anche dopo l’implementazione del nostro ERP, è importante fornire un’assistenza continua.
“Siamo a disposizione per aiutarti a rispondere a qualsiasi domanda e per organizzare workshop specifici su alcuni argomenti che possono essere molto critici per le aziende, come i tagli alla produzione”, spiega Quentin.
L’assistenza continua permetterà di supportare i team nei momenti chiave della vita dell’azienda, di risolvere eventuali colli di bottiglia e di ottimizzare l’uso dello strumento.
“Il primo giorno nessuno sa come fare… c’è un po’ la sindrome della pagina bianca!
Le 3 migliori pratiche
1. Dedicare al progetto le risorse chiave
La prima best practice consiste nell’identificare fin dall’inizio le persone chiave e gli ambasciatori. Questi membri del team, che hanno una buona conoscenza dei processi e un’influenza positiva, possono aiutare a superare le resistenze dando l’esempio e rassicurando i colleghi sui vantaggi di Furious. Il loro coinvolgimento è essenziale per motivare i team e garantire un’adozione senza problemi dello strumento.
2. Rimanere aperti agli aggiustamenti organizzativi e di processo
L’integrazione di Furious offre alle aziende l’opportunità di rivalutare e ottimizzare i propri metodi di lavoro. Ciò può comportare la modifica dei processi esistenti, l’adozione di nuove pratiche più efficienti e la riorganizzazione delle attività per sfruttare al meglio le funzionalità dello strumento. Rimanendo flessibili e pronte ad adattare le strategie, le aziende possono massimizzare i vantaggi di Furious e migliorare le loro prestazioni operative.
3. Chiedere aiuto agli esperti
Il supporto di un esperto garantisce un’integrazione senza problemi e aiuta a evitare le insidie più comuni. I consulenti di SommeSi apportano competenze preziose e una prospettiva esterna che può aiutare a risolvere problemi complessi. Forniscono un’assistenza continua durante tutto il processo di integrazione, dalla configurazione iniziale alla formazione degli utenti e al supporto successivo all’implementazione. La loro esperienza consente di anticipare i potenziali problemi e di applicare soluzioni collaudate per garantire una transizione senza problemi.
A distanza di 1 anno: cosa ne pensano gli utenti?
Quando implementi Furious, puoi beneficiare di miglioramenti nelle tue operazioni fin dal primo giorno. Ma come un vino pregiato, devi dargli il tempo di decantare per rivelare tutta la sua potenza.
A breve termine
Nel medio termine
A lungo termine
In conclusione
L‘integrazione di Furious è un passo strategico per le aziende che vogliono ottimizzare la gestione e le prestazioni.
Con un approccio strutturato e il supporto di integratori esperti come SommeSi, le aziende possono sfruttare tutte le funzionalità di Furious per raggiungere i propri obiettivi in modo efficace e sostenibile.
Non aspettate oltre, provate Furious oggi stesso e scoprite come questo strumento può trasformare la vostra attività!
