No, la fatturazione a tempo non è solo per gli avvocati!
Voi, agenzie, consulenti e società di servizi (architetti, società di servizi informatici, studi di progettazione, ecc.), spendete dal 10 al 30% del tempo totale della vostra organizzazione per creare, seguire e comunicare le fatture attuali o future.
Tra la gestione delle attività amministrative, il monitoraggio delle ore fatturabili e l’emissione delle fatture, è facile sentirsi sopraffatti. È necessario trovare il giusto equilibrio tra un promemoria deciso al momento giusto, una buona comunicazione tra i team operativi e contabili e la scelta dell’automazione, che può liberarvi da molti vincoli.
Quali sono le sfide di oggi e quali soluzioni potete adottare per superarle facilmente? Vediamo come ridurre il tempo dedicato alla fatturazione oraria.
Perché la fatturazione del tempo è una sfida?
La fatturazione del tempo impiegato è spesso vista come un lavoro di squadra, ma solleva anche alcune questioni cruciali:
- Come potete garantire una fatturazione accurata e trasparente per i vostri clienti e collaboratori?
- Come potete evitare che il processo di fatturazione diventi una fonte di stress per i vostri team?
- In che modo i metodi di fatturazione tradizionali influiscono sulla produttività e sul morale dei team
La fatturazione a tempo può portare a:
- Una perdita di motivazione del personale, che si sente sotto pressione.
- Errori o omissioni nel calcolo delle ore, che possono portare a perdite finanziarie per l’azienda.
- Complicazioni amministrative che consumano tempo prezioso, a scapito delle missioni strategiche.
Impatto negativo sulla motivazione del team
Quando i dipendenti passano più tempo a contabilizzare e fatturare che a svolgere le loro mansioni principali, ciò può avere un effetto demoralizzante. Questo senso di frustrazione è spesso legato all’impressione che il tempo venga sprecato in attività amministrative piuttosto che contribuire direttamente al successo del cliente o del progetto.
Un esempio comune è quello dei freelance che, pur essendo abituati a gestire la propria fatturazione, possono sentirsi sopraffatti dalla costante necessità di tenere traccia delle ore fatturabili. Questo stress può distrarli dai loro compiti principali, incidendo negativamente sulla qualità del lavoro svolto e, in ultima analisi, sulla soddisfazione del cliente.
I rischi finanziari di una fatturazione non corretta
Gli errori di fatturazione possono avere gravi conseguenze finanziarie. Una tariffa media giornaliera (ADR) applicata in modo errato o le ore mancanti possono comportare una perdita sostanziale di ricavi. Inoltre, una fatturazione tardiva o errata può ritardare i pagamenti, incidendo sul flusso di cassa dell’azienda e mettendone a rischio la redditività.
— L'impatto di una fatturazione mal gestita in una ESN
Prendiamo l’esempio di una ESN (Entreprise de Services du Numérique) che fattura ai suoi clienti su base fissa.
Se le ore lavorate non vengono tracciate con precisione, o se vengono eseguiti compiti aggiuntivi senza adeguare il prezzo fisso, l’azienda può ritrovarsi a perdere denaro su ogni progetto. Peggio ancora, se questi errori non vengono individuati in tempo, possono danneggiare il rapporto con il cliente e compromettere gli incarichi futuri.
Quali sono i metodi alternativi?
Fatturazione forfettaria: semplicità e prevedibilità
La fatturazione a forfait è una soluzione spesso adottata da consulenti, freelance e persino da alcune ESN. Ecco perché:
- Trasparenza dei costi: i clienti sanno in anticipo quanto costerà l’incarico, senza sorprese a fine mese.
- Risparmio di tempo: non è necessario tenere traccia di ogni minuto speso per un incarico, il che semplifica la gestione amministrativa.
- Precisione: poiché i costi sono fissati in anticipo, il rischio di errori è ridotto al minimo.
— Fatturazione forfettaria in una società di consulenza
Una società di consulenza che adotta una fatturazione forfettaria per i propri incarichi può offrire una trasparenza totale ai propri clienti. Ad esempio, una società di consulenza può offrire un prezzo fisso per una revisione aziendale o per l’implementazione di un nuovo processo. Il cliente sa esattamente quanto pagherà e la società di consulenza può concentrarsi sul completamento dell’incarico senza preoccuparsi di un meticoloso monitoraggio dei tempi.
Pacchetti orari e abbonamenti: flessibilità e fedeltà
I pacchetti orari e gli abbonamenti offrono un grado di flessibilità apprezzato sia dai clienti che dai fornitori di servizi:
- Anticipazione delle esigenze: i clienti acquistano un certo numero di ore da utilizzare in base alle loro esigenze, offrendo un grado di prevedibilità.
- Rapporto a lungo termine: gli abbonamenti fidelizzano i clienti e garantiscono un flusso di entrate regolari per l’azienda.
- Adattabilità: ideale per incarichi una tantum o per gestire picchi di attività.
— Uso dei pacchetti di tempo in un ESN
In un ESN, i pacchetti di ore possono essere utilizzati per offrire servizi di manutenzione o assistenza. Ad esempio, un cliente può acquistare un pacchetto di 50 ore da utilizzare nell’arco di tre mesi per interventi una tantum. Questo modello consente alla ESN di pianificare le proprie risorse in modo più efficiente, offrendo al contempo la massima flessibilità al cliente.
— Come Rébellion ha ottimizzato la sua fatturazione con Furious Squad
L’agenzia pubblicitaria Rébellion – che conta una sessantina di dipendenti – ha adottato Furious come ERP diversi anni fa per gestire la fatturazione dei suoi progetti complessi e tutte le sue operazioni (monitoraggio dei progetti, CRM, preventivi, risorse umane). Grazie all’automazione, è riuscita a ridurre del 10% il tempo dedicato alle attività amministrative, aumentando al contempo l’accuratezza delle fatture inviate ai clienti, sia in entrata che in uscita.
Di conseguenza, il monitoraggio del flusso di cassa dell’azienda è migliorato e il personale ha potuto concentrarsi su compiti più strategici.
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Furious ci permette di monitorare molto da vicino sia le fatture in uscita che quelle in entrata. Con il sistema di ordini di acquisto, gli acquisti sono direttamente collegati ai progetti. Per la fatturazione in uscita, le nostre fatture sono automatizzate e i nostri clienti possono firmare direttamente utilizzando la firma elettronica.
Come può la tecnologia trasformare la fatturazione e la gestione finanziaria?
L'automazione: un alleato prezioso per migliorare l'efficienza
L’automazione della fatturazione riduce gli errori e fa risparmiare tempo prezioso. Ecco alcuni vantaggi concreti:
- Meno errori: automatizzando il calcolo e l’emissione delle fatture, si riduce al minimo il rischio di errori umani.
- Risparmio di tempo: l’automazione consente di concentrarsi su attività più strategiche, liberando tempo per attività ad alto valore aggiunto.
- Soddisfazione dei clienti: una fatturazione rapida e accurata migliora il rapporto con i clienti.
— Esempio di utilizzo dello strumento Furious per automatizzare la fatturazione
Furious rende la fatturazione un gioco da ragazzi. Grazie all’automazione, è possibile :
- Generare fatture con un semplice clic: sulla base delle ore fatturabili e dei preventivi precedentemente elaborati, il software consente di emettere fatture rapidamente e senza errori.
- Monitorare le ore lavorate in tempo reale: tenere traccia dei b, delle ore lavorate e dei costi associati in tempo reale, per una gestione ottimale dell’attività.
- Promemoria automatici: in caso di mancato pagamento, il software invia automaticamente dei promemoria, risparmiandovi compiti ripetitivi.
I vantaggi di una visione chiara e proiettata
Avere una visione chiara e proiettata delle proprie finanze grazie alla tecnologia può :
- Ottimizzare la gestione del budget: aiutare a pianificare e ad allocare le risorse finanziarie in modo più efficace.
- Prevedere il flusso di cassa: aiutare a gestire i costi e garantire la stabilità finanziaria.
- Facilitare il processo decisionale: fornire dati finanziari preziosi per informare le decisioni strategiche.
Come una società di consulenza utilizza i rapporti finanziari per una migliore gestione
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Oggi gestiamo tutto esclusivamente grazie ai dati inseriti in Furious, sia per il monitoraggio della redditività dei progetti che per la gestione dei planning dei consulenti. Abbiamo risparmiato tra il 20% e il 30% del tempo nella gestione delle nostre fatture. Il team non è cresciuto significativamente, ma gestiamo 4-5 volte più fatture di prima.
Come si può garantire una fatturazione accurata ed equa?
La fatturazione a tempo è un argomento delicato che richiede un’attenzione particolare per mantenere una relazione sana con il cliente e una gestione finanziaria stabile.
Evitare gli errori comuni nella fatturazione a tempo.
La fatturazione a tempo può essere piena di insidie se non gestita correttamente. Ecco alcune strategie per evitare errori comuni:
- Utilizzare un software di fatturazione: adottare uno strumento come Furious che traccia con precisione il lavoro dedicato a ogni progetto o incarico.
- Stabilire processi chiari: avere linee guida per il monitoraggio delle ore e la fatturazione per garantire coerenza.
- Comunicare apertamente: assicurare una comunicazione trasparente con i clienti riguardo ai metodi e ai prezzi.
Garantire la trasparenza e l'equità nella fatturazione ai clienti.
La trasparenza e l’equità nella fatturazione sono fondamentali per costruire e mantenere la fiducia con i clienti. Ecco come potete riuscirci:
- Dettagliare le fatture: fornire fatture dettagliate che spiegano chiaramente il lavoro svolto e i costi associati.
- Stabilire accordi sulle tariffe: discutere e concordare in anticipo le tariffe e i metodi di fatturazione.
- Offrire flessibilità: proporre diverse opzioni di pagamento ed essere aperti alla discussione sui termini di pagamento.
— Come sapere quali ore sono state fatturate?
Per vedere quali ore sono state fatturate o meno, potete utilizzare il nostro widget “tempo non fatturato” in Furious Squad. Questo widget vi permette di filtrare per cliente, contratto, progetto e, selezionando le caselle, di creare al volo le fatture relative al lavoro svolto.
— I vantaggi dell'utilizzo della creazione di fatture con Furious Squad.
Ecco una panoramica dei vantaggi di cui potete beneficiare utilizzando Furious Squad come strumento di gestione:
- Flessibilità nell’emissione dei documenti: potete raggruppare vari servizi e progetti e associare più budget a un unico dossier.
- Emissione di documenti su misura: create documenti personalizzati che rispondono esattamente alle esigenze della vostra azienda.
- Automazione dei solleciti: inviate automaticamente promemoria per i pagamenti in ritardo, riducendo il tempo dedicato a compiti ripetitivi.
Adottare metodi moderni
Passare meno tempo a fatturare non significa trascurare la precisione o la trasparenza. Con gli strumenti giusti e metodi adeguati, potete:
- Ottimizzare il vostro lavoro: adottando pratiche che riducono il tempo speso in compiti amministrativi.
- Migliorare la relazione con il cliente: grazie a una fatturazione chiara, precisa e rapida.
- Aumentare la vostra redditività: riducendo gli errori e automatizzando i processi.
Con Furious Squad, avete tutto ciò che serve per gestire efficacemente la vostra attività e spendere meno tempo nella fatturazione delle ore.
Allora, come si fa a spendere meno tempo nella fatturazione delle ore?
Per risolvere questo problema e farvi risparmiare tempo, Furious permette di tracciare automaticamente i tempi dei vostri team – siano essi legati o meno a un progetto – e generare fatture in un clic basate sulle ore lavorate nel periodo selezionato.
Potete inviare le vostre fatture automaticamente, così come i promemoria in caso di mancato pagamento e, naturalmente, i vostri cut-off sono precisi e in tempo reale.
Avete una visione chiara e proiettata della situazione finanziaria della vostra agenzia e recuperate più rapidamente la vostra liquidità. Queste sono le buone pratiche indispensabili di uno strumento di pre-contabilità.
Quindi, quando iniziate a essere Furious?
