Siamo onesti: Il personale è spesso la bestia nera dei manager delle agenzie. Con il personale mobilitato su cinque incarichi contemporaneamente, i freelance i cui costi fanno discretamente esplodere il budget e gli orari di lavoro inseriti “quando ti pare”, la serenità sembra fuori portata.
Il risultato? Passi più tempo a gestire i conflitti di programmazione che a guidare strategicamente la tua azienda. Questa gestione ad hoc è costosa: i progetti subiscono ritardi, la redditività è sotto pressione e i team sono esausti.
Eppure c’è un modo semplice e pratico per rimediare alla situazione: passare da una gestione reattiva del personale a un processo anticipato e fluido, collegato ai tuoi KPI. Dì addio alle spiacevoli sorprese e lascia spazio a un’agenzia agile, redditizia e senza stress.
Come ci si arriva? Ecco le chiavi pratiche e testate sul campo per trasformare radicalmente il modo in cui gestisci i tuoi team e i tuoi progetti.
Personale e registrazione delle ore: il duo essenziale
Se vuoi controllare la redditività dei tuoi progetti, tutto inizia con una semplice regola: ogni minuto è importante. Il problema è che troppo spesso la registrazione del tempo viene trascurata. Di conseguenza, non riesci a tenere traccia della redditività dei tuoi incarichi e questo finisce per costarti caro.
Per riprendere il controllo, la soluzione può essere riassunta in due parole: rigore e regolarità.
Stabilire l'igiene dell'inserimento dei dati: regolarità e uniformità
Prima regola del gioco: fai in modo che le tue squadre inseriscano il loro tempo alla stessa velocità e alla stessa ora. Perché dovresti farlo? Perché senza questa “igiene” quotidiana o settimanale, è impossibile avere un’idea precisa dell’impegno che stai realmente profondendo.
In pratica, fissa un momento specifico (alla fine della giornata o ogni venerdì pomeriggio, ad esempio) in cui tutti compilano i loro fogli di presenza. È un piccolo gesto che cambia tutto:
- Puoi identificare immediatamente i progetti che richiedono risorse.
- Ottieni dati affidabili per poter prevedere meglio le tue quotazioni future.
- I tuoi team sviluppano una disciplina che rende la gestione complessiva più fluida.
Controllo per una migliore gestione
Ammettiamolo: anche con regole chiare, le sviste e gli errori si verificano comunque. La chiave è il controllo regolare. Un project manager o un responsabile operativo dovrebbe controllare sistematicamente ogni settimana che la registrazione del tempo venga effettuata correttamente.
L’obiettivo non è quello di rintracciare i tuoi dipendenti, ma di identificare rapidamente le anomalie e correggerle immediatamente. I controlli regolari servono anche a ricordare ai tuoi team l’importanza strategica del monitoraggio del tempo.
Non lasciare tempo al buio
Un altro classico errore commesso dalle agenzie è quello di ignorare alcune attività considerate “accessorie”, come la prevendita o le riunioni interne. Eppure queste attività “nascoste” hanno un impatto diretto sulla tua reale redditività.
La pratica migliore? Traccia tutto, assolutamente tutto:
- Tempo di vendita e pre-vendita (AVV).
- Riunioni interne e amministrative.
- Assistenza ai clienti, anche in modo informale.
Scoprirai presto che alcuni clienti promettenti stanno in realtà consumando molte più risorse del previsto. Grazie a questo monitoraggio esaustivo, sarai in grado di modificare le tue strategie di vendita e migliorare i tuoi margini.
Integrare i costi direttamente nell'organico
Se non colleghi chiaramente il personale ai costi effettivi (in particolare i tuoi freelance), stai volando alla cieca. Quante volte hai scoperto troppo tardi che un freelance, anche se indispensabile, ha fatto discretamente saltare il tuo budget?
Un consiglio dal campo: fin dalla fase iniziale di selezione del personale, tieni sistematicamente conto del costo reale delle risorse mobilitate. Questo ti permetterà di:
- Valuta immediatamente la redditività prevista del progetto.
- Reagisci rapidamente se i costi slittano nel corso dell’incarico.
- Negozia il più equamente possibile fin dall’inizio con i tuoi freelance.
Semplice, pragmatico ed efficace.
Collega il tuo personale ai KPI in tempo reale
Un’altra best practice essenziale è che il personale sia collegato direttamente ai tuoi KPI, in tempo reale.
L’idea? Essere avvisati immediatamente se una risorsa viene assegnata a un progetto in deficit o se si supera il budget di tempo assegnato. Prima rilevi un problema, prima puoi porvi rimedio.
Un esempio concreto: non appena assegni un dipendente a un progetto, devi sapere immediatamente se questa scelta migliora o peggiora la tua redditività. Non c’è bisogno di aspettare la revisione di fine mese, puoi agire immediatamente per limitare i danni.
Personale in anticipo per vincere alla grande
Infine, se vuoi davvero ottimizzare il tuo personale, fallo il prima possibile. L’anticipazione è la tua migliore alleata:
- Eviti conflitti di programmazione e tensioni interne.
- Hai un controllo migliore sui costi, perché gli aggiustamenti tardivi costano sempre di più.
- La visibilità a lungo termine ti permette di stare tranquillo.
Chiaramente, prima inizi a occuparti del personale, meglio sarà per la tua agenzia.
Agisci con Furious
L’ottimizzazione del personale non è una questione di strumenti complessi, ma di metodi chiari e di rigore operativo. Applicando queste best practice, vedrai rapidamente miglioramenti tangibili nella tua redditività, nella fluidità dei tuoi orari e nel benessere dei tuoi team.
Ma per semplificare ulteriormente il tuo lavoro quotidiano, Furious è la soluzione ideale. Questo strumento è stato progettato appositamente per le agenzie che desiderano uno staff fluido e anticipato, direttamente collegato ai loro KPI in tempo reale:
- Pianifica non appena hai convalidato un preventivo, per evitare conflitti di risorse.
- Anticipare facilmente gli scostamenti di bilancio e adeguarsi rapidamente.
- Approfitta di un’interfaccia ultra-semplice, in modo che ogni dipendente possa inserire il proprio tempo senza fatica.
Sei pronto a trasformare la tua gestione del personale e ad aumentare la tua redditività?
