Il 70% dei progetti fallisce a causa di una cattiva gestione del tempo e delle risorse, secondo uno studio del PMI (Project Management Institute)*.
Che siate un’agenzia di comunicazione, un’azienda di consulenza in crescita o una società di servizi, questa statistica è particolarmente preoccupante. È la redditività di questi progetti a influenzare la vostra capacità di generare profitti e crescita.
La vostra capacità di calcolare con precisione il tasso di avanzamento di un progetto non è quindi solo un vantaggio, ma una necessità per garantire il successo e la redditività degli affari.
I progetti che seguono rigorosamente il loro avanzamento hanno il 30% di probabilità in più di raggiungere i loro obiettivi entro i tempi e i budget stabiliti (Rapporto McKinsey**).
Queste statistiche mettono in evidenza l’importanza cruciale di una buona gestione del progetto e di un monitoraggio preciso dell’avanzamento.
Quali metodi possono essere utilizzati per calcolare questo tasso di avanzamento?
L’importanza di ogni metodo per ogni tipo di unità aziendale o team? Venite a bordo con noi per scoprire come potete integrare queste pratiche nella vostra azienda e migliorare le prestazioni e la soddisfazione dei clienti.
Il calcolo dell’avanzamento consente di correlare il tempo dedicato a un progetto, alla fatturazione e alla pianificazione con l’effettivo avanzamento del progetto. Esistono diversi metodi per misurare l’avanzamento, ognuno con i propri vantaggi e svantaggi.
Comprendere i diversi tipi di avanzamento di un progetto
L'avanzamento manuale
Il prerequisito per il controllo di un avanzamento manuale è disporre di risorse – strumenti o file – che permettano di monitorare correttamente gli attributi relativi ai progetti: date di consegna stimate all’inizio, tempo venduto per progetto e per competenze, tipologia di attività da svolgere, tempo impiegato, ecc.
Le piccole strutture (< 10 collaboratori) riescono a monitorare tutte queste informazioni abbastanza facilmente (le informazioni interne sono spesso conosciute in gran parte da tutti i membri del team). Quando si superano i 15 collaboratori, diventa molto complesso non utilizzare uno strumento adeguato, anche per misurare manualmente l’avanzamento: ogni team inizia a utilizzare uno strumento diverso, le informazioni si incrociano tra collaboratori, le ferie si intrecciano con i periodi di fatturazione… A questo punto, è tempo di reagire!
- Vantaggi e svantaggi dell'avanzamento manuale
In questo contesto, l’avanzamento del progetto dipende dalla persona che sposta manualmente la barra della percentuale di avanzamento reale stimato sul progetto. Il vantaggio di questa modalità è che l’avanzamento è totalmente indipendente dagli altri elementi del progetto (date, carico, pianificazione e fatturazione). Questo permette un confronto preciso tra il reale e tutti gli altri indicatori.
- Esempio pratico nello strumento Furious
Per indicare l’avanzamento del progetto, basta cliccare sulla barra dell’elemento “avanzamento“. Furious mostrerà le righe tariffarie vendute del preventivo interessato e sarà possibile regolare l’avanzamento di ciascuna riga tariffaria. Ad esempio, se avete una riga tariffaria di 1500 euro al 100% di avanzamento e un’altra di 500 euro, l’avanzamento globale del progetto sarà del 75%.
L'avanzamento manuale basato sulle griglie tariffarie in Furious
Per indicare l’avanzamento del progetto, sarà necessario cliccare sulla barra dell’elemento “avanzamento”. Furious mostrerà quindi le righe tariffarie vendute del preventivo interessato. Potrete regolare l’avanzamento di ciascuna riga tariffaria.
Esempio: ho due linee tariffarie per un importo totale di 2000 euro: una linea per 1500 euro e una linea per 500 euro. Se indico che la mia linea tariffaria per 1500 euro è avanzata al 100%, il mio progetto sarà avanzato al 75%.
L'avanzamento automatico basato sul carico
Il prerequisito per la misurazione del tasso di avanzamento di un progetto calcolato automaticamente è disporre di uno strumento adatto.
Il vostro strumento dovrà essere in grado di prendere in considerazione tutti gli elementi di base: data di inizio del progetto, data di fine del progetto, scadenze di fatturazione fissate (al 30% di avanzamento del progetto, al 60% ecc.), essere sincronizzato con la pianificazione del progetto dei collaboratori (in modo da poter misurare automaticamente i tempi impiegati per ciascuna attività e il tempo venduto).
Utilizzo e benefici
Il carico corrisponde al tempo impiegato dai collaboratori. Questa modalità è privilegiata per i progetti in cui il tempo impiegato corrisponde al tempo venduto. Questo significa che quando viene aggiunto del tempo, la percentuale di avanzamento del progetto aumenta automaticamente.
Attenzione alle vendite a forfait
⚠️ ATTENZIONE ⚠️: non utilizzare mai questa modalità per le vendite a forfait, poiché constaterete una discrepanza di avanzamento con il carico solo quando tutto il vostro progetto sarà esaurito.
L'avanzamento automatico basato sulle date di progetto
Principio di funzionamento
L’avanzamento automatico basato sulle date di inizio e di fine indicate nella configurazione del progetto è semplice ed efficace. Ad esempio, se un progetto inizia il 1° gennaio 2022 e termina il 30 gennaio 2022, al 15 gennaio l’avanzamento del progetto sarà del 50%.
L'avanzamento automatico basato sulla fatturazione
Metodologia e applicazione
In questa modalità, l’avanzamento del progetto aumenta in funzione della fatturazione. Ad esempio, se create una fattura per un progetto composto da un cronoprogramma con una sola fattura, l’avanzamento del progetto passerà al 100%.
L'avanzamento automatico basato sulle unità prodotte
Processo e monitoraggio
L’avanzamento reale del progetto dipende dalle unità prodotte. È possibile indicare che un’unità è prodotta, il che aumenta l’avanzamento quando viene aggiunto del tempo. Ad esempio, se avete due unità da produrre per un totale di 10.000 euro (un’unità da 9.000 euro e un’unità da 1.000 euro) e indicate di aver prodotto l’unità da 1.000 euro, l’avanzamento sarà del 10%.
Impatto della scelta di ogni tipo di avanzamento per i team di un'agenzia
La scelta del tipo di avanzamento per un progetto può avere impatti significativi sui diversi team all’interno di un’agenzia.
Ogni team ha le proprie esigenze e priorità, e il tipo di avanzamento scelto può influenzare la loro efficacia e la capacità di raggiungere i propri obiettivi.
Team di progetto (team operativo)
Per il team di progetto, direttamente coinvolto nell’esecuzione delle attività, l’avanzamento manuale basato sulle griglie tariffarie o l’avanzamento automatico basato sul carico può essere particolarmente vantaggioso.
Questi tipi di avanzamento consentono al team di monitorare da vicino il tempo e le risorse investite in ogni attività, offrendo una visione precisa del lavoro rimanente.
Questo facilita la gestione quotidiana, la pianificazione delle risorse e l’adeguamento delle priorità.
Inoltre, per progetti complessi che richiedono un adattamento continuo, l’avanzamento manuale offre la flessibilità necessaria per aggiustare le stime in base alle realtà operative.
Direzione finanziaria in agenzia
La direzione finanziaria favorisce la misurazione con avanzamento automatico basato sulla fatturazione e sulle unità prodotte.
Questi tipi di avanzamento permettono una contabilizzazione precisa dei ricavi generati a ogni fase del progetto, ma anche per tipologia di business unit se necessario, allineando gli sforzi del team con gli obiettivi finanziari dell’agenzia.
Utilizzando questi metodi, la direzione finanziaria può meglio anticipare i flussi di cassa, gestire i budget e assicurare una redditività ottimale.
La precisione dei dati finanziari in ogni progetto è cruciale per elaborare report finanziari affidabili e prendere decisioni strategiche informate.
Direzione della produzione in agenzia
Per la direzione della produzione, l’avanzamento automatico basato sulle date dei progetti e sui traguardi è particolarmente utile.
Questi metodi consentono di monitorare l’avanzamento in base alle tappe chiave del progetto e alle scadenze fissate.
Utilizzando questi tipi di misurazione dell’avanzamento, la direzione della produzione può assicurarsi che i progetti progrediscano secondo la pianificazione iniziale, identificando rapidamente ritardi e ostacoli potenziali.
Ciò consente una gestione proattiva, regolando le risorse e le priorità per mantenere il progetto sulla giusta strada.
Direzione generale dell'agenzia
La direzione generale, invece, necessita di una visione d’insieme integrata e precisa dell’avanzamento dei progetti.
Un avanzamento basato su una combinazione di metodi, come le date progetto, la fatturazione e il carico, può fornire un quadro complessivo della performance dell’agenzia.
Questo approccio ibrido consente alla direzione generale di confrontare i dati operativi, finanziari e temporali, facilitando il processo decisionale strategico.
Avendo accesso a report dettagliati e precisi, la direzione generale può meglio allineare gli obiettivi dell’agenzia, ottimizzare i processi e garantire una crescita sostenibile.
David Aït-Ali - Cofondatore di Rébellion
Con Furious abbiamo trovato una soluzione che ci permette di monitorare i progetti dalla A alla Z, oltre agli indicatori chiave di cui abbiamo bisogno per gestire l'agenzia giorno per giorno.
Migliori metodi di misurazione dell’avanzamento in agenzia
La scelta del tipo di avanzamento per la corretta gestione dei progetti in agenzia deve essere adattata alle esigenze specifiche di ogni team, tenendo conto della necessità di una gestione precisa e delle sfide legate alla direzione dell’agenzia stessa.
Comprendendo l’impatto di ciascun metodo di avanzamento sulle diverse funzioni, un’agenzia può migliorare la gestione dei progetti, ottimizzare le prestazioni e garantire la massima soddisfazione del cliente. In sintesi, evitare gli errori comuni in agenzia. Adattare il metodo di avanzamento in base alle esigenze dei team consente una migliore coordinazione, una maggiore trasparenza e una gestione più efficace dei progetti. Questa scelta dovrà ovviamente essere correlata alla giusta scelta per la vendita del vostro servizio: a tempo, a forfait o a regia?
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Impatto della scelta di ogni tipo di avanzamento per i team di una società di consulenza, di un'ESN o di un ufficio tecnico
Per questo tipo di business, i vostri progetti vengono spesso venduti a forfait o in gestione.
La scelta del tipo di avanzamento per un progetto è quindi diversa, ogni team mantiene le proprie priorità specifiche, ma è più facile unificare le esigenze di tutti.
Avanzamento per il team operativo
Per il team operativo, i consulenti che sono direttamente coinvolti nelle missioni presso i clienti, l’avanzamento automatico basato sul carico è particolarmente vantaggioso. In una società di consulenza o in un’ESN, le missioni possono essere prolungate e richiedere una gestione precisa delle risorse e del tempo. Un cliente non può richiedere regolarmente estensioni di presenza o di tempo al consulente se queste non sono registrate in una pianificazione precisa.
Per la direzione finanziaria
La direzione finanziaria in una società di consulenza o in un ufficio tecnico trae grande vantaggio dall’avanzamento automatico basato sulla fatturazione e sulle unità prodotte. Questi tipi di avanzamento permettono una contabilizzazione precisa dei ricavi generati a ogni fase della missione del consulente, allineando gli sforzi del team con gli obiettivi finanziari dell’organizzazione.
Utilizzando questi metodi, la direzione finanziaria può meglio anticipare i flussi di cassa, gestire i budget e assicurare una redditività ottimale. La precisione dei dati finanziari è cruciale per elaborare report finanziari affidabili e prendere decisioni strategiche informate.
Inoltre, in un ambiente di consulenza dove i margini possono essere stretti, una gestione finanziaria precisa è indispensabile per mantenere la salute finanziaria dell’azienda.
Adrien Bosset - Cofondatore del SMASH Group
La possibilità di gestire sia i progetti che le finanze e il monitoraggio del tempo all'interno dello stesso strumento è un punto di forza: i dati parlano tra loro e vengono creati collegamenti tra tutte le voci.
Per la direzione delle operazioni
Per la direzione delle operazioni, l’avanzamento automatico basato sulle date delle missioni e sui traguardi è particolarmente utile.
Questi metodi permettono di monitorare l’avanzamento in base alle fasi chiave del progetto e alle scadenze fissate.
Utilizzando questi tipi di avanzamento, la direzione delle operazioni può assicurarsi che i progetti progrediscano secondo la pianificazione iniziale, identificando rapidamente ritardi e ostacoli potenziali.
Ciò consente una gestione proattiva, regolando le risorse e le priorità per mantenere il progetto sulla giusta strada.
In un ufficio tecnico o in un’ESN, dove i progetti possono avere implicazioni tecniche complesse, questo approccio è essenziale per garantire che le scadenze e i requisiti tecnici siano rispettati.
E per la direzione generale…
La direzione generale di una società di consulenza o di un ufficio tecnico ha bisogno di gestire bene i propri team, in particolare il loro tasso di staffing per essere redditizi.
Un avanzamento basato su una combinazione di metodi, come le date progetto, la fatturazione e il carico, può fornire un quadro globale della performance della loro organizzazione e permettere di anticipare eventuali reclutamenti per rispondere a una crescente domanda da parte dei clienti.
Avendo accesso a report dettagliati e precisi, la direzione generale può meglio allineare gli obiettivi dell’organizzazione, ottimizzare i processi e assicurare una crescita sostenibile. La capacità di avere una visione d’insieme delle missioni in corso e della loro progressione è cruciale per rispondere alle esigenze dei clienti e mantenere un vantaggio competitivo.
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Consigli e trucchi per una gestione ottimale dei vostri avanzamenti
Utilizzare un software ERP specifico come Furious
Per le agenzie di comunicazione, le società di consulenza e le società di servizi, un software ERP, vero e proprio co-pilota tutto-in-uno come Furious è indispensabile. Non solo centralizza tutti i dati dei vostri progetti, ma permette anche di monitorare in tempo reale l’avanzamento, automatizzare i processi e generare report precisi e dettagliati.
- Risparmio di tempo e di efficienza
Utilizzando Furious, è possibile automatizzare la maggior parte delle attività amministrative, permettendo di concentrarsi sul cuore della vostra attività. Inoltre, la precisione dei dati raccolti e analizzati consente di prendere decisioni più rapide e informate.
- Miglioramento della collaborazione
Un ERP come Furious facilita anche la collaborazione tra i membri del team. Poiché i dati sono centralizzati e accessibili in tempo reale, ogni membro può avere una visione chiara dell’avanzamento del progetto e dei compiti assegnati.
- Riduzione dei costi
Ottimizzando la gestione dei vostri progetti e riducendo gli errori, Furious contribuisce a ridurre i costi operativi. Inoltre, la possibilità di monitorare con precisione i costi e i ricavi permette una migliore gestione del budget.
Altri metodi per calcolare l'avanzamento di un progetto in vari settori
- Il metodo fisico di avanzamento
Il metodo fisico di avanzamento si basa su misure tangibili del lavoro svolto. Ciò può includere la quantità di materiale utilizzato, il numero di ore lavorate o la progressione fisica dei lavori. Questo metodo è spesso utilizzato nei progetti di costruzione dove i progressi possono essere misurati in modo concreto.
- Vantaggi e svantaggi
Uno dei principali vantaggi del metodo fisico è la sua precisione. Misurando elementi tangibili, si ottiene un’immagine chiara dell’avanzamento reale del progetto. Tuttavia, questo metodo può essere laborioso e richiedere una raccolta dati meticolosa.
- Il metodo dei traguardi
I traguardi sono punti di riferimento chiave in un progetto che indicano tappe importanti o deliverable specifici. Definendo traguardi chiari, è possibile monitorare l’avanzamento in base al raggiungimento di queste tappe.
Esempio pratico
Ad esempio, un progetto di sviluppo software potrebbe avere traguardi come la finalizzazione della fase di progettazione, il completamento dello sviluppo di moduli chiave e la consegna del prodotto finale. Monitorando questi traguardi, è possibile valutare l’avanzamento del progetto in modo strutturato.
Importanza della precisione nel calcolo dell'avanzamento
Impatto sul budget e sui costi
Una stima precisa dell’avanzamento di un progetto è essenziale per la contabilizzazione dei costi e la gestione del budget. Errori nel calcolo dell’avanzamento possono portare a superamenti del budget, ritardi e insoddisfazione dei clienti.
Altri impatti
La scelta della giusta metodologia di calcolo dell’avanzamento può anche, ovviamente, influire sul morale e sull’organizzazione dei vostri team, e quindi sulla loro produttività.
Prendiamo l’esempio della scelta di un avanzamento manuale, applicato in un’agenzia di 30 collaboratori, che vende le sue competenze a forfait. Il monitoraggio dei progetti e la loro fatturazione non saranno ottimali, e potrebbe accadere che a lungo termine il vostro progetto a forfait non risulti redditizio, dato che le competenze sono state vendute per il completamento di compiti specifici e già definiti. In questo caso, un avanzamento automatico basato sulla fatturazione attraverso diversi traguardi, se si tratta di grandi progetti (in termini di tempo di realizzazione), potrebbe essere stato più adeguato.
Caroline Vignand Olivier - Direttore associato di Pop For You
Il problema che abbiamo affrontato prima di Furious era la quantità di tempo spesa per ogni progetto e quindi la gestione della redditività. Avevamo un'idea di quanto tempo stavamo spendendo - da Furious questo problema è stato in gran parte risolto.
In breve, be Furious!
Calcolare il tasso di avanzamento dei vostri progetti è essenziale per garantire la redditività, la crescita e la sostenibilità della vostra struttura.
Utilizzando i metodi di calcolo adeguati e integrando un software ERP specializzato come Furious, non solo potrete migliorare la precisione dei vostri calcoli, ma anche l’organizzazione e il benessere dei vostri team. Che scegliate l’avanzamento manuale o uno dei metodi automatici, l’importante è scegliere quello che meglio si adatta alle vostre esigenze e alla natura dei vostri progetti.
Non esitate a testare diverse approcci e ad adattare i vostri processi di conseguenza per garantire il successo delle vostre iniziative.
Con una gestione del progetto efficace, la vostra azienda può non solo soddisfare le aspettative dei vostri clienti, ma anche superarle, massimizzando al contempo la vostra redditività e la vostra efficienza.
Pronti a ottimizzare la gestione dei vostri progetti con Furious?
*Etude Pulse of the profession du PMI
** Rapport McKinsey – L’humain, capital au coeur de la performance durable de l’entreprise
