Pianificazione multi-squadra nelle agenzie: perché è un problema
Gestire più progetti in parallelo con team diversi è un vero e proprio gioco di equilibri. Troppo spesso le agenzie si trovano a destreggiarsi tra risorse sovraccariche, programmi caotici e decisioni prese in fretta e furia. Il risultato? Tensioni interne, scadenze esplosive e team esausti.
Ci sono tre problemi ricorrenti:
- Tutti vogliono lo stesso esperto → Hai un consulente o un creativo ultra-competente? Tutti li vogliono nel loro progetto e tu passi il tempo ad arbitrare i conflitti di programmazione.
- I progetti vengono venduti senza pensare alle risorse → Ti iscrivi a un incarico, ma ti accorgi troppo tardi che le persone chiave non sono disponibili. Devi quindi improvvisare, con aggiustamenti dell’ultimo minuto che mettono tutti sotto pressione.
- Mancanza di visibilità sulle competenze disponibili → Senza gli strumenti giusti, non sai chi è veramente qualificato per il lavoro. Assegni i compiti a chi è “disponibile” piuttosto che a chi è “più competente”.
La chiave per evitare questo caos? Una pianificazione proattiva, fin dalla vendita del progetto. Ecco come fare.
1. Personale a monte, fin dalla vendita
Se aspetti l’ultimo minuto per assegnare le risorse, sei già in ritardo. L’assegnazione dei team deve essere integrata nella fase di vendita.
- Passare dalla logica teorica alla pianificazione pratica: Non limitarti a vendere un incarico dicendoti che “troverai qualcuno”. Identifica non appena viene firmato le persone che lavoreranno al progetto.
- Anticipa i conflitti di programmazione: se tutti vogliono lo stesso esperto per diversi incarichi, devi saperlo prima che i problemi esplodano. Un buon strumento di pianificazione ti permette di vedere chi è mobilitato dove e quando.
- Evita di prendere decisioni affrettate :assegnando le persone giuste in anticipo, puoi evitare arbitrati dell’ultimo minuto e assegnazioni affrettate che compromettono la qualità dei risultati.
Buone pratiche
- Riservare i veri talenti fin dall’inizio, invece di scommettere su un’ipotetica disponibilità.
- Assicurati che il carico di lavoro rimanga equilibrato, tenendo conto degli altri incarichi in corso.
- Verifica che ogni membro del personale abbia lecapacità e il tempo per gestire il progetto prima di approvare il suo incarico.
2. Usa le competenze del tuo team in modo intelligente
La classica trappola? Assegnare sempre gli stessi progetti alle stesse persone.
Non puntare tutto sulle stelle:
Se assegni sistematicamente gli stessi talenti a progetti critici, crei colli di bottiglia e dipendenza da alcuni profili.
Assegna i progetti in base alle competenze effettive:
Invece di basare le tue decisioni sulla disponibilità immediata, utilizza una mappa delle competenze. Chi ha le competenze esatte per questo progetto? Chi può migliorare le proprie competenze per questo tipo di incarico?
Sviluppa i tuoi team:
Il personale non deve essere un ostacolo allo sviluppo dei dipendenti. Variando gli incarichi e formando i tuoi team, svilupperai un pool di talenti più ampio e flessibile.
Buone pratiche
- Crea un database delle competenze dei tuoi team per assegnare meglio i progetti.
- Evita di sovraccaricare gli esperti ridistribuendo il carico di lavoro in modo più equilibrato.
- Dare ai dipendenti l’opportunità di svilupparsi su nuovi tipi di progetti.
3. Non lasciare la pianificazione al caso
La tua pianificazione deve essere un fattore di performance, non un grattacapo quotidiano.
Dare priorità ai progetti strategici:
Non tutti gli incarichi hanno lo stesso impatto sulla tua redditività e sulla tua reputazione. Assicurati che le tue persone migliori siano mobilitate laddove apportano il massimo valore.
Assicurati che ogni team abbia un carico di lavoro adeguato:
Troppo lavoro? Il tuo staff si esaurirà e la qualità diminuirà. Troppo poco? Perderai redditività. Il giusto equilibrio è fondamentale per massimizzare la produttività senza creare un sovraccarico.
Anticipa i conflitti prima che diventino un problema:
Gli aggiustamenti dell’ultimo minuto sono inevitabili, ma devono rimanere eccezionali. Con una buona visibilità della pipeline di progetti e delle risorse, puoi apportare modifiche in corso d’opera invece di reagire in preda al panico.
Buone pratiche
- Crea un sistema per monitorare gli orari e modificarli in base alle reali esigenze.
- Controlla regolarmente che il carico di lavoro di ogni membro del personale sia equilibrato.
- Consenti la flessibilità necessaria per assorbire gli imprevisti senza mettere sotto pressione i tuoi team.
4. Adottare uno strumento di pianificazione efficace
Gestisci diversi progetti con fogli di calcolo ed e-mail? Sicuramente commetterai degli errori, dimenticherai delle cose e perderai molto tempo.
Centralizza la gestione delle risorse:
Un buon strumento di pianificazione ti permette di vedere a colpo d’occhio chi è disponibile per cosa e per quanto tempo.
Ottieni una visione chiara della disponibilità in tempo reale:
Niente più brutte sorprese! Grazie al monitoraggio preciso degli incarichi, sai subito se un progetto rischia di essere sotto organico o sovraccarico.
Automatizza l’assegnazione dei talenti:
Invece di gestire tutto manualmente, usa uno strumento che ti aiuti ad assegnare le persone giuste in base alle loro competenze e disponibilità.
Buone pratiche
- Passa a uno strumento dedicato per evitare errori e risparmiare tempo.
- Offri ai tuoi project manager una visibilità immediata delle risorse disponibili.
- Usa gli avvisi per rilevare i conflitti di programmazione prima che diventino un problema.
Guadagna tranquillità con Furious
Personale in affanno, conflitti di programmazione, carichi di lavoro mal distribuiti… La pianificazione di più team non dovrebbe essere una lotta quotidiana. Eppure, senza un approccio strutturato, questi problemi si ripetono, ostacolando le prestazioni e stancando i tuoi team.
Ma un altro approccio è possibile. Integrando il personale fin dalla fase di vendita, affidandoti a una distribuzione intelligente delle competenze e utilizzando uno strumento di pianificazione efficace, puoi trasformare un processo caotico in un motore di performance.
Questo è esattamente ciò che offre Furious. Progettato per le agenzie, ti aiuta a strutturare la gestione delle risorse in tempo reale, ad anticipare i conflitti prima che diventino un problema e a ottimizzare l’allocazione dei talenti in modo che ogni progetto sia un successo.
Meno stress, più efficienza: passa a una gestione fluida e prevedibile delle tue risorse.
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