Intro
L’integrazione di un ERP in una PMI con 40 dipendenti è un vero grattacapo. Tra le allettanti promesse delle demo e l’apparente complessità delle funzionalità, è facile sentirsi sopraffatti.
Quentin Poignant, responsabile di SommeSi, società di consulenza operativa ed esperto di integrazione Furious, condivide la sua esperienza e i suoi consigli per ottenere il massimo dal nostro ERP e trasformare l’integrazione in un motore di performance.
In qualità di editore di software, Furious è responsabile della realizzazione del miglior strumento possibile, mentre noi, in qualità di integratori, siamo responsabili della sua distribuzione nel miglior modo possibile. Quindi ci completiamo a vicenda.
Sfide di implementazione
Quando un’azienda con 40 dipendenti adotta Furious, spesso raggiunge contemporaneamente la massa critica. È una fase in cui deve strutturarsi con indicatori, strumenti e processi. Spesso coincide con l’emergere del middle management, dove ognuno deve trovare il proprio posto e il proprio ruolo nella gestione dell’azienda. Furious diventa quindi il primo vero ERP per queste aziende.
Sfida #1: disponibilità del team
Nelle piccole organizzazioni, i team sovraccarichi di lavoro si destreggiano tra diverse attività, lasciando poco tempo per progetti come l’integrazione di un nuovo strumento di gestione.
Ecco perché SommeSi offre l’outsourcing al 100% di alcune attività, come il recupero dei dati, nell’ambito del supporto all’implementazione di Furious, per alleggerire il carico di lavoro dei team interni e accelerare il processo di integrazione.
Sfida #2: Resistenza al cambiamento
La seconda sfida è la difficoltà dei team ad accettare il cambiamento. Infatti, l’introduzione di un nuovo strumento può essere fonte di stress per i dipendenti e percepita come un compito aggiuntivo piuttosto che come uno strumento facilitante.
- Perdersi nel recupero dei dati: semplificare la migrazione dei dati è fondamentale. Se è troppo complessa, può rallentare l’implementazione e creare frustrazione. Date priorità ai dati essenziali e procedete per gradi. L’utilizzo di strumenti collaudati e l’esternalizzazione di questo compito a esperti può ridurre al minimo i rischi e alleggerire il carico dei team interni.
3 errori da evitare
- Replicare le vecchie pratiche: è essenziale ripensare i processi per ottimizzare l’uso di Furious: “Bisogna evitare di cercare di riprodurre tutto in modo identico”, spiega Quentin. Approfittate di questa opportunità per modernizzare e migliorare le vostre pratiche interne. Il ricorso a un integratore vi permetterà anche di confrontare le sue pratiche con quelle del mercato.
- Imparare tutte le funzioni troppo in fretta: Cercare di padroneggiare tutte le funzioni di Furious fin dall’inizio può portare a un sovraccarico di informazioni. “Bisogna essere disposti a sviluppare gradualmente le proprie competenze”, consiglia Quentin. La formazione continua, le sessioni di follow-up e l’assistenza tecnica accessibile consentono di adottare Furious in modo graduale ed efficace.
L’integrazione di un nuovo strumento di gestione come Furious richiede organizzazione, anticipazione e una buona dose di metodo. Per una PMI con circa quaranta dipendenti, ogni passo è importante per garantire che tutto vada per il meglio.
Ecco i 7 passaggi chiave per un’integrazione di successo:
Fasi chiave dell'implementazione
1. L'audit iniziale
L’audit iniziale è il momento in cui l’integratore scava in profondità per scoprire cosa succede dietro le quinte.
Tutto inizia con la comprensione del cliente. In questa fase, il team di SommeSi gioca a fare il detective e conduce interviste dettagliate per cogliere le sottigliezze di ogni azienda: “prima ancora di parlare di Furious, parliamo di come funziona l’entità, di chi fa cosa, di quali sono i ritmi, di chi deve sapere cosa. Quindi intervistiamo molte persone”, spiega Quentin.
Questa fase iniziale ci permetterà di mappare i processi e i flussi di informazioni/decisioni e di identificare le esigenze specifiche.
2. Feedback sul processo
Dopo l’audit, si passa alla sessione di feedback. Una sessione in cui presentiamo una visione chiara dei processi attuali e degli obiettivi da raggiungere. L’obiettivo? Assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda quando si tratta di organizzare e implementare i processi. Questa fase è fondamentale per convalidare le ipotesi di lavoro e garantire che i team siano allineati sulle fasi successive.
I risultati di questa analisi ci permetteranno di :
- Definire un’organizzazione di destinazione e processi chiari: in questo modo è molto più facile configurare Furious, poiché le aspettative sono ben definite.
- Ottimizzare il recupero dei dati: conoscere le aree di analisi consente una migrazione dei dati più mirata ed efficiente.
- Personalizzare la formazione: l’identificazione di ruoli e responsabilità rende la formazione più pertinente e appropriata.
- Facilitare le fasi successive: La chiarezza iniziale sui processi semplifica tutte le fasi successive, dalla configurazione alla formazione e alla migrazione dei dati.
In breve, una buona comprensione dei processi coinvolti è essenziale per gettare una solida base fin dall’inizio e garantire un’integrazione fluida e di successo di Furious.
3. La configurazione
Ora è il momento di configurare Furious per adattarlo perfettamente alle esigenze della vostra azienda, un po’ come se fosse un abito su misura.
La configurazione di Furious è partecipativa: il team di SommeSi lavora a stretto contatto con i vostri team, coinvolgendo direttamente i membri della vostra azienda.
L’obiettivo è che siano loro stessi a mantenere e sviluppare la configurazione. Lavorando fianco a fianco con gli esperti di SommeSi, imparano a utilizzare e configurare Furious in base alle loro specifiche esigenze.
Questo approccio partecipativo rafforza il coinvolgimento dei team, rendendoli più partecipi e competenti, il che facilita notevolmente l’adozione dello strumento.
4. Sviluppo di API
Affinché tutto funzioni in modo armonioso, le diverse applicazioni devono essere in grado di dialogare tra loro. Furious è uno strumento API aperto, il che lo rende particolarmente flessibile e compatibile con molte altre soluzioni.
5. Recupero dati
La maggior parte delle aziende che migrano a Furious vuole avere accesso ai dati precedenti per potersi confrontare con un periodo di riferimento. E il team di Furious lo sa bene. Questa fase è a dir poco complicata: si manipolano grandi quantità di dati da importare nel nuovo sistema per garantire una transizione senza intoppi.
Quentin Poignant - Fondatore e CEO di SommeSi
Abbiamo sviluppato strumenti di importazione API che ci permettono di essere molto precisi nel recupero dei dati. Questo non solo permette di ricostituire e confrontare i dati storici, ma offre anche l'opportunità di rileggere il passato attraverso il prisma delle analisi e delle funzionalità di Furious.
6. I test
A questo punto possiamo entrare nel vivo della questione. Prima che Furious venga distribuito, lo strumento viene sottoposto a “test reali” per verificare e convalidare con il cliente che i parametri, i diritti, ecc. che sono stati messi in atto corrispondano a ciò che si aspettava, nel formato che si aspettava.
7. Formazione iniziale
(L’ultimo passo prima di andare in onda!) Per garantire un’adozione rapida ed efficace, il team di SommeSi si assicura che gli utenti siano ben formati.
La formazione si svolge in due fasi: prima la teoria per comprendere le funzionalità di Furious, poi i casi pratici per esercitarsi su scenari fittizi. Questo permette agli utenti di mettere in pratica quanto appreso prima di lavorare sui propri dati.
Una volta che i dati sono stati integrati e i team ben formati, Furious può finalmente essere lanciato in azienda!
Il miglio extra di SommeSi
L’emissione della prima fattura o il taglio della produzione per la prima volta possono essere un po’ scoraggianti per i team che utilizzano un nuovo strumento come Furious.
Ecco perché, anche dopo l’implementazione del nostro ERP, è importante fornire un supporto continuo.
Ad esempio, Quentin spiega: “Saremo a disposizione per rispondere a qualsiasi domanda e per organizzare workshop specifici su alcuni argomenti che possono essere molto critici per le aziende, come i tagli di produzione…”.
L’assistenza continua ci consentirà di sostenere i team nei momenti chiave della vita aziendale, di risolvere eventuali colli di bottiglia e di ottimizzare l’uso dello strumento.
“Il primo giorno nessuno sa come fare… c’è un po’ la sindrome della pagina bianca!“
Le 3 migliori pratiche
1. Dedicare al progetto le risorse chiave
La prima buona pratica consiste nell’identificare fin dall’inizio le “persone chiave” e gli ambasciatori. Questi membri del team, che hanno una buona conoscenza dei processi e un’influenza positiva, possono aiutare a superare le resistenze dando l’esempio e rassicurando i colleghi sui vantaggi di Furious. Il loro coinvolgimento è essenziale per motivare i team e garantire un’adozione senza problemi dello strumento.
2. Rimanere aperti agli adeguamenti organizzativi e di processo
L’integrazione di Furious offre alle aziende l’opportunità di rivalutare e ottimizzare i propri metodi di lavoro. Ciò può comportare la modifica dei processi esistenti, l’adozione di nuove pratiche più efficienti e la riorganizzazione delle attività per sfruttare appieno le funzionalità dello strumento. Rimanendo flessibili e pronte ad adattare le strategie, le aziende possono massimizzare i vantaggi di Furious e migliorare le loro prestazioni operative.
3. Chiedere aiuto agli esperti
Il supporto di esperti garantisce un’integrazione senza problemi e aiuta a evitare le insidie più comuni. I consulenti SommeSi apportano un’esperienza preziosa e una prospettiva esterna che può aiutare a risolvere problemi complessi. Offrono un supporto continuo durante l’intero processo di integrazione, dalla configurazione iniziale alla formazione degli utenti, fino all’assistenza post-deployment. La loro esperienza consente di anticipare le potenziali sfide e di applicare soluzioni collaudate per garantire una transizione senza problemi.
A distanza di 1 anno: cosa ne pensano gli utenti?
Quando implementate Furious, beneficiate di miglioramenti nelle vostre operazioni fin dal primo giorno. Ma come per un vino pregiato, è necessario dargli il tempo di decantare per rivelare tutta la sua potenza.
A breve termine
A medio termine
A lungo termine
In conclusione
L’integrazione di Furious è un passo strategico per le aziende che vogliono ottimizzare la gestione e le prestazioni.
Con un approccio strutturato e il supporto di integratori esperti come SommeSi, le aziende possono sfruttare tutte le funzionalità di Furious per raggiungere i propri obiettivi in modo efficace e sostenibile.
Non aspettate oltre, provate Furious oggi stesso e scoprite come questo strumento può trasformare il vostro business!
