L’85% della redditività della tua agenzia dipende dalla buona gestione del tempo impiegato nei tuoi progetti. Anche se la sua importanza è riconosciuta da molti dirigenti, pochi implementano una strategia di ottimizzazione efficace.
Un accesso in tempo reale ai programmi e ai compiti di ciascuno facilita il coordinamento e migliora la produttività. Superare queste sfide emotive e tecniche è essenziale per catturare le giuste metriche, evitare lo spreco di risorse e rafforzare la redditività della tua agenzia.
Grazie al feedback di migliaia di agenzie che abbiamo supportato, abbiamo riunito 5 passaggi essenziali da applicare per padroneggiare la gestione del tempo nella tua organizzazione.
Misura la redditività in diretta: la tua agenzia sta guadagnando?
Gli strumenti tradizionali come Excel o Google Sheets sono pratici, ma raggiungono rapidamente i loro limiti quando un team cresce rapidamente, passando da 5 a 20 collaboratori in poco tempo. L’inserimento dei dati diventa quindi una sfida, richiedendo una semplificazione per gestire efficacemente l’espansione.
Trasforma i preventivi in tempo fatturabile istantaneamente alla loro approvazionee integrali direttamente nei tuoi programmi. Questa automazione semplifica il processo e risparmia tempo prezioso per ogni membro del team.
Controlla le performance dei tuoi progetti in tempo reale per vedere se vendi in perdita o in profitto sin dalla generazione del preventivo. Questo ti offre la possibilità di rinegoziare con i clienti o di attivare la fatturazione in avanzamento per gestire meglio la tua liquidità.
L’introduzione di strumenti di gestione adeguati può trasformare la quotidianità della tua agenzia,semplificando le operazioni e offrendo una visione chiara delle metriche essenziali per una gestione efficace. L’esperienza dell’agenzia Pop for You (entità del gruppo Humanskills – oltre 400 dipendenti), ha dimostrato che l’introduzione e l’utilizzo di una soluzione su misura ha migliorato la sua efficienza e redditività.
Il primo passo per gestire un’agenzia redditizia è avviato: hai domato le sottigliezze efficaci per introdurre strumenti e processi precisi, concisi ed efficienti.
Affina il tuo rapporto di tempo venduto: i servizi fatturabili sono indispensabili per la redditività!
Ottimizza la tua redditività affinando il rapporto di tempo venduto: punta tra il 70% e l’80% di tempo fatturabile per garantire una redditività sostenuta. Quando le attività non fatturabili come il marketing o la contabilità si accumulano, possono erodere i tuoi profitti. Un monitoraggio preciso e in tempo reale di questo rapporto ti aiuta a regolare rapidamente l’equilibrio tra i compiti fatturabili e non fatturabili.
Se il tuo tasso di utilizzo scende al di sotto del 70%, spesso significa un sovraccarico di compiti non fatturabili. In tal caso, è cruciale riorganizzare le operazioni per aumentare la parte fatturabile, sia aumentando le vendite, sia riducendo i progetti interni che assorbono troppe risorse.
Al contrario, un tasso superiore all’80% può indicare una buona redditività, ma anche una possibile sottovalutazione dei costi o un sottoinvestimento nello sviluppo di settori chiave della tua agenzia.
Assicurati che ogni membro del tuo team lavori su compiti che massimizzano il valore aggiunto per la tua azienda. Un’analisi dettagliata per competenza può rivelare inefficienze, come sviluppatori che trascorrono troppo tempo in supporto anziché in sviluppo attivo.
Regolando questi rapporti, puoi migliorare significativamente la tua redditività globale.
Alla fine, mantenere una visione chiara e continua dei tuoi servizi fatturabili rispetto a quelli non fatturabili è essenziale per identificare rapidamente le aree da migliorare e adattare di conseguenza la tua strategia commerciale.
Una comunione indispensabile tra produzione e forza commerciale
Allineare la produzione e la forza commerciale è cruciale per massimizzare la redditività della tua agenzia. Una volta che la gestione dei servizi fatturabili è padroneggiata, garantire una perfetta coordinazione tra il tasso di staffing e le vendite diventa più semplice con gli strumenti giusti.
L’allocazione dei tempi gioca un ruolo cruciale, ma monitorare da vicino il tuo tasso di staffing per massimizzare l’occupazione dei tuoi team e stimolare la forza vendita è altrettanto importante per la redditività. È essenziale mantenere una pipeline commerciale allineata con il planning globale dell’agenzia affinché le capacità di produzione e le esigenze di prospezione commerciale siano chiaramente visibili.
Anticipare lo staffing è cruciale; sapere in anticipo se devi assumere competenze esterne o utilizzare risorse interne può influenzare notevolmente la tua redditività. Una perfetta armonia tra la forza vendita, la capacità di produzione e lo staffing è la chiave.
Una sincronizzazione riuscita risponde non solo alle aspettative dei clienti poiché potrai rispettare più rigorosamente le scadenze dei tuoi progetti, ma ottimizza anche l’utilizzo di tutte le tue risorse, permettendo di aumentare le vendite e pianificare le assunzioni necessarie, rafforzando così direttamente la tua redditività.
Gestire il cashflow alla perfezione
Molte agenzie dispongono solo di una visibilità di 1 o 2 settimane sul loro planning, rischiando così di compromettere la loro agilità finanziaria e la capacità di investire serenamente.
L’anticipazione dei flussi del tuo fabbisogno di capitale circolante (FCC) è cruciale per navigare con successo attraverso le sfide finanziarie, permettendo di finanziare progetti, reinvestire e mantenere l’operatività senza timori per il futuro finanziario della tua azienda.
Per padroneggiare questa gestione, è essenziale prevedere e regolare la tua capacità di produzione in tempo reale, mantenere una reattività commerciale e analizzare continuamente i dati con strumenti intelligenti e predittivi. Questo include il monitoraggio dei margini lordi e del WIP.
Centralizzando i dati della tua azienda su un’unica piattaforma, beneficerai di un monitoraggio preciso e realistico, semplificando così la gestione del FCC. Una gestione efficace di questi elementi assicura la salute finanziaria della tua agenzia, supportando la sua crescita e la serenità dei tuoi team nella gestione dei progetti.
In questo contesto, l’uso di uno strumento di gestione adeguato diventa indispensabile, non solo per semplificare le operazioni quotidiane ma anche per assicurare una crescita sostenibile della tua azienda.
Furious, il vero co-pilota per i dirigenti che hanno scelto la redditività
Furious è il co-pilota indispensabile per i dirigenti impegnati in un percorso di redditività sostenibile. Puoi automatizzare la maggior parte dei tuoi processi, dal trasferimento dei preventivi firmati nel tuo planning ai solleciti automatici delle fatture, eliminando così le attività ripetitive.
Con Furious accedi in tempo reale alle informazioni cruciali che ti permettono una gestione ottimale della tua agenzia, grazie a una piattaforma che offre più di 200 widget aziendali. La nostra interfaccia intuitiva facilita la gestione dei tuoi progetti, per le strutture semplici o multi-agenzia.
Poni le domande giuste: ciascuno dei miei progetti è redditizio, compresa la prevendita? Il mio staffing è adeguato per rispondere in modo redditizio alla domanda? I miei processi di vendita sono sufficienti a sostenere la nostra crescita?
Già adottato da migliaia di clienti, tra cui agenzie, aziende di servizi IT, studi di consulenza, società di ingegneria, PMI, Furious sostituisce in media sette strumenti tradizionali e riduce del 20% il tempo dedicato alla gestione amministrativa.
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