La gestione delle risorse in agenzia e in studio è una parte quotidiana del lavoro. Tra imprevisti, nuovi progetti da avviare e periodi di alta intensità, anticipare e pianificare può diventare rapidamente un rompicapo. Una gestione inefficace porta a ritardi accumulati, costi esplosivi e una redditività che crolla!
Fortunatamente, con gli strumenti e le pratiche giuste, è possibile trasformare queste sfide in opportunità.
Qual è la tua visibilità sul piano di carico?
Lo ribadiamo, il piano di carico è un po’ come un calendario per il tuo team, ma più sofisticato, dove ogni compito, progetto e risorsa è pianificato in dettaglio per evitare conflitti e massimizzare l’efficacia.
Ora, prenditi un momento per riflettere: qual è la tua visibilità sul piano di carico? 1 settimana, 1 mese, 3 mesi (sii onesto)?
Questa domanda, apparentemente innocua, è invece cruciale. Per ogni direttore di produzione, anticipare il proprio staffing, i periodi di fatturazione e, di riflesso, la redditività dell’azienda è essenziale.
In media, le agenzie e le società di servizi hanno una visibilità di 1 a 3 settimane sul loro piano di carico (ahi ahi ahi), il che complica l’anticipazione e l’adattamento delle assunzioni e delle competenze ai progetti in corso.
Immagina un team di creativi impegnati nel lancio di una campagna pubblicitaria: senza visibilità sulle settimane successive, scopri troppo tardi che JB, il grafico chiave, andrà in ferie la settimana prossima, lasciando il team incapace di completare il progetto.
Questo non solo rende complicata ogni anticipazione, ma rende anche quasi impossibile adattare assunzioni e competenze alle esigenze commerciali.
In Furious, abbiamo constatato che una visibilità di almeno 2 mesi consente di anticipare meglio i periodi di alta intensità – ma soprattutto di essere più tranquilli sul livello del proprio capitale circolante. E no, questo livello di visibilità non è impossibile da raggiungere se metti in atto i giusti riflessi e strumenti.
La maggior parte delle agenzie dichiara di avere difficoltà a pianificare le proprie risorse oltre le due settimane.
Come estendere la propria visibilità a diversi mesi?
Per migliorare questa visibilità, è fondamentale centralizzare le informazioni e renderle accessibili a tutti gli stakeholder. In questo modo è più facile anticipare gli imprevisti e pianificare i periodi di ferie, le assenze dei clienti e le fasi di convalida del progetto. L’utilizzo di strumenti visivi come i diagrammi PERT o le viste Gantt aiuta a gestire efficacemente le attività critiche, indipendentemente dal quadro metodologico adottato (agile o v-cycle).
Con oltre 5 anni di esperienza e più di 1.500 società di servizi supportate, abbiamo messo a punto una lista di controllo per aiutarvi a pianificare meglio, ad anticipare i problemi e ad evitare la fretta.
Passo 1: Centralizzare le informazioni relative ai progetti
Una delle sfide principali per le agenzie è la centralizzazione delle informazioni sui progetti. Quando queste informazioni sono disperse o limitate a un numero ristretto di persone (project manager, COO, direttore di produzione), la visibilità complessiva è limitata. Ciò rende difficile anticipare i cambiamenti e gli eventi imprevisti, poiché le informazioni non sono accessibili a tutti coloro che ne hanno bisogno. Nei progetti complessi, come quelli basati sul v-cycle, questa centralizzazione diventa ancora più cruciale per garantire il rispetto delle fasi predefinite ed evitare ritardi. Questo processo di “silos” gerarchici è contrario alla collaborazione fluida, un criterio tanto più importante nelle aziende di servizi dove i dipendenti raramente lavorano da soli su un progetto/cliente.
Il risultato? La mancanza di comunicazione può portare a ritardi, errori e scarso coordinamento tra i team.
Sono frequenti i periodi di fretta, quando il tempo a disposizione per completare un progetto si esaurisce senza che l’intero incarico sia stato portato a termine.
Questi periodi di forte pressione possono portare a scadenze aggiuntive e a un sovraccarico di lavoro per i team, incidendo sulla qualità del lavoro finale.
Per evitare che ciò accada, è essenziale condividere la visibilità dei progetti con tutti i team in tempo reale (questo punto è sottolineato).
Una comunicazione aperta e trasparente consente a tutti di monitorare l’avanzamento dei progetti, anticipare il fabbisogno di risorse e adattarsi più rapidamente agli imprevisti. Inoltre, favorisce una migliore collaborazione e un ambiente di lavoro più armonioso.
Il nostro consiglio Furious:
Fornite ai team metriche semplici e aggiornate in tempo reale (date del progetto, stato di avanzamento, carico pianificato e fatturato), oltre a pianificazioni visive con i tempi imputati per persona. Ad esempio, è possibile impostare avvisi in momenti strategici per le assenze dei membri del team per anticipare al meglio.
Cerchi un modo migliore per gestire le tue risorse? Non cercare oltre.
Furious ti consente di visualizzare i pianificazioni e ti avvisa in tempo reale se ci sono superamenti (consumo del budget del progetto in tempo trascorso, fatturazione non onorata, ecc.). Puoi controllare chi vede cosa in modo più o meno ampio, il che migliora la sincronizzazione all’interno del team.
Decentralizzare il ruolo del direttore di produzione e fornire visibilità a tutti i team è un primo passo cruciale per una pianificazione fluida.
Una volta superato questo passaggio, assicurati di avere una visibilità chiara su almeno 6 settimane riguardo ai progetti firmati, ai preventivi in corso e al pipeline commerciale disponibile.
Questo garantirà che i tuoi team di produzione siano adeguatamente staffati. In caso contrario, dovrai adeguare la tua strategia e intensificare le attività commerciali, sia acquisendo nuovi clienti (newbiz) che fidelizzando quelli esistenti (inbiz).
Ricorda che, per essere redditizi, i tuoi team di produzione devono essere occupati su progetti fatturabili tra il 70% e l’80% del loro tempo totale disponibile. Basandoti su questa metrica, puoi anche riorganizzare le attribuzioni di ciascuno per massimizzare il valore che apportano all’azienda.
Pronto a passare al passo successivo?
Passo 2: Automatizzare le attività per risparmiare tempo
L’automazione delle attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo è un modo efficace per risparmiare tempo e migliorare la redditività.
Delegando processi come i promemoria per il sollecito delle fatture, gli avvisi di superamento del tempo sui progetti, i flussi di lavoro per il sollecito dei prospect e la validazione delle ferie, liberi il tuo team dalle noiose attività amministrative. Queste automazioni non solo ottimizzano il flusso di lavoro ma riducono anche gli errori umani, consentendo una gestione più fluida ed efficace dei progetti e delle risorse.
Il nostro consiglio Furious:
Utilizzare uno strumento specifico che automatizzi l’allocazione del tempo, la convalida delle ferie e la consolidazione dei pianificazioni. Questo permetterà ai team di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
Zoom sul caso di Wokine
— Il contesto
Wokine, un’agenzia di Lille con una trentina di persone, faticava a ottimizzare la redditività dei suoi progetti venduti a forfait. La gestione avveniva tramite un file Excel condiviso, complicando il monitoraggio del tempo trascorso e la comunicazione con i clienti.
— I problemi iniziali
- Difficoltà a garantire la redditività dei progetti.
- Complessità nella gestione dei progetti a forfait.
- Mancanza di trasparenza e comunicazione efficace con i clienti.
— Soluzione e risultati con Furious
- Centralizzazione e automazione: L’agenzia ha sostituito il file Excel con cruscotti dinamici, avvisi automatici e dati condivisi in tempo reale con i clienti.
- Trasparenza e comunicazione: Condividendo i cruscotti con i clienti, Wokine ha instaurato una totale trasparenza. I clienti possono vedere in tempo reale il tempo trascorso sui loro progetti, le persone coinvolte e le attività svolte.
- Redditività e reattività: L’utilizzo di Furious ha permesso a Wokine di spiegare chiaramente ai clienti le ragioni dei tempi trascorsi, facilitando la comprensione e l’accettazione dei superamenti. Questo ha portato a una risoluzione quasi immediata dei problemi e ha rafforzato la fiducia dei clienti.
Con Furious, Wokine ha trasformato la gestione dei progetti, rendendo i processi e la comunicazione con i clienti più fluidi e trasparenti, migliorando la soddisfazione dei clienti e la redditività complessiva dei progetti.
Passo 3: Assegnare i membri del team subito dopo la firma del contratto
“Dalla firma del preventivo” può sembrare un po’ esagerato, direte voi.
Eppure…
Per un’azienda di servizi, massimizzare il tempo di ogni collaboratore è alla base di una redditività duratura. Pianificare il tempo delle squadre può essere un vero rompicapo quotidiano (e una perdita di tempo enorme), soprattutto oltre le tre settimane.
La soluzione? Un’assegnazione automatizzata del tempo basata sulle risorse disponibili.
Per massimizzare la redditività, è cruciale assegnare il personale alle squadre rapidamente ed efficacemente. Questo implica monitorare i tassi di occupazione per competenze e pianificare le risorse in base alle esigenze dei progetti.
Assegnare il personale alle proprie squadre non riguarda solo la gestione del progetto. È necessario avere una visibilità globale sui tassi di occupazione per competenze per periodi specifici, così come sui livelli di imputazione per persona.
Le vostre squadre trascorrono il loro tempo in fase di prevendita? Nella produzione pura? Nella gestione amministrativa?
Le percentuali di tempo fatturabile variano a seconda delle professioni: un project manager trascorrerà l’80% del suo tempo su attività fatturabili, mentre un ruolo nel marketing sarà al 30% di tempo fatturabile.
D’altra parte, assegnare una squadra a un grande progetto può richiedere diversi giorni ai vostri project manager o direttori delle operazioni.
Il nostro consiglio Furious:
Utilizzate strumenti di gestione delle risorse che offrono una visibilità globale sui tassi di occupazione e sulle competenze disponibili.
Furious consente di assegnare le risorse ai team in pochi minuti dalla firma del preventivo, in base alle competenze e alla disponibilità.
Pianificate facilmente e risparmiate tempo grazie a Furious.
Concepito da ex-dirigenti di società di servizi per soddisfare le loro stesse esigenze, Furious è oggi la soluzione professionale per eccellenza. Inizialmente progettato per controllare la redditività, automatizzare l’imputazione dei tempi e la consolidazione dei piani, Furious ti consente anche di anticipare facilmente il tuo piano di carico fino a 6 mesi, o addirittura un anno, grazie a funzionalità adattate e facilmente utilizzabili.
Trasformazione dei tempi venduti su preventivo in tempi imputati sui piani (per competenze, individui o esigenze), workflow di approvazione delle ferie, vista Gantt dei piani per progetto (o per competenze, o BU), stato di avanzamento dei progetti inviato automaticamente via email ai clienti…
Tutto è progettato per semplificare la tua giornata e massimizzare il staffing delle tue squadre a lungo termine.
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Davy Tessier, CEO di Furious Squad
In generale, i nostri clienti si rivolgono a noi in due casi. Durante una fase di crescita per strutturare l'azienda e acquisire il ritorno d'esperienza delle migliori pratiche del settore, o a seguito di un problema operativo che non avevano previsto. Con Furious, è impossibile perdere denaro senza che lo strumento non vi abbia avvertito prima!
