Oggi, il nostro obiettivo è guidarti nella scelta delle migliori pratiche di gestione dei progetti, indipendentemente dal tipo di realizzazione. Per portare a termine una missione del genere, devi tenere conto di:
- budget
- perimetro
- planning
- software di gestione
È possibile regolare uno di questi quattro punti, ma mai a discapito degli altri. Questa legge, ben nota ai project manager e ai consulenti esperti, ha un impatto diretto sulla consegna del tuo progetto.
Finora sembra tutto chiaro, tuttavia, dietro questa teoria, c’è una sfida quotidiana: l’aggiornamento dinamico del budget, del perimetro e della pianificazione man mano che il progetto progredisce.
È generalmente a questo punto che sorgono complicazioni. Per avere successo, dovrai evitare gli interminabili meeting di allineamento, che, di per sé, possono talvolta consumare quasi la metà del tempo allocato per alcuni progetti.
Quali sono le migliori pratiche nella gestione dei progetti a prezzo fisso?
Condividiamo con voi i nostri consigli.
I contratti One shot
Definizione e caratteristiche dei contratti One shot
I contratti One shot sono una modalità di fornitura di servizi in cui il cliente paga in base al tempo trascorso e alle risorse impiegate dal fornitore. Questo approccio offre una grande flessibilità, poiché il cliente può regolare il progetto man mano che avanza. Le caratteristiche principali sono:
Vantaggi e svantaggi dei contratti One shot
I contratti One shot presentano vantaggi e svantaggi.
Vantaggi:
- flessibilità totale: il cliente può apportare modifiche al progetto man mano che si sviluppa;
- trasparenza: il costo si basa sul tempo e sulle risorse effettivamente utilizzate;
- reattività: le modifiche sono rapide, consentendo di rispondere ai bisogni mutevoli del progetto.
Svantaggi:
- difficoltà nel prevedere il costo finale: il costo totale può essere difficile da stimare in anticipo;
- rischio di sforamento del budget: se il progetto è gestito male, i costi possono aumentare;
- necessità di un monitoraggio costante: i clienti devono essere attivamente coinvolti nel monitoraggio del progetto.
Come funziona un contratto One shot?
I contratti One shot consentono una gestione flessibile dei progetti, ideale per situazioni in cui i requisiti cambiano frequentemente. Esso funziona nel seguente modo:
- Definizione degli obiettivi: il cliente e il fornitore definiscono gli obiettivi del progetto e le risorse necessarie.
- Stimare il tempo: il fornitore stima il tempo necessario per ogni attività.
- Implementazione: il progetto inizia e il cliente può apportare modifiche man mano.
- Monitoraggio e fatturazione: il tempo effettivamente trascorso e le risorse utilizzate vengono monitorati e fatturati.
- Regolazioni: il progetto può essere regolato in base ai cambiamenti delle esigenze.
I contratti a forfait
Definizione e caratteristiche dei contratti a forfait
I contratti a forfait sono una modalità di fornitura di servizi in cui il cliente e il fornitore concordano su un prezzo fisso per un progetto specifico, indipendentemente dal tempo o dalle risorse necessarie. Le caratteristiche principali dei contratti a forfait sono le seguenti:
- prezzo fisso: il cliente paga un importo concordato in anticipo, indipendentemente dal tempo trascorso;
- impegno sui risultati: il fornitore si impegna a fornire un risultato specifico;
- perimetro definito: il progetto è chiaramente delimitato con obiettivi precisi.
Vantaggi e svantaggi dei contratti a forfait
Vantaggi:
- prevedibilità del budget: il cliente sa esattamente quanto costerà il progetto;
- impegno sui risultati: il fornitore è incentivato a fornire un lavoro di qualità;
- gestione semplificata: meno monitoraggio necessario per il cliente.
Svantaggi:
- mancanza di flessibilità: i cambiamenti possono essere costosi e complessi;
- rischio di cattiva valutazione: se i requisiti sono valutati male, il progetto può superare il budget;
- pressione sui tempi: il rispetto dei tempi può diventare prioritario a discapito della qualità.
Come funziona una prestazione a forfait?
- Definizione dei requisiti: il cliente e il fornitore definiscono chiaramente i requisiti del progetto.
- Stipulazione del prezzo: entrambe le parti concordano su un prezzo fisso per il progetto.
- Implementazione: il fornitore lavora sul progetto rispettando il perimetro concordato.
- Verifica dei risultati: il cliente valuta se i risultati corrispondono ai requisiti.
- Finalizzazione: una volta raggiunti gli obiettivi, il progetto viene chiuso.
I contratti a forfait sono adatti ai progetti con requisiti stabili e ben definiti in anticipo, offrendo una grande prevedibilità del budget per il cliente.
I contratti misti: un'alternativa versatile
I contratti misti sono un approccio versatile che combina elementi dei contratti One shot e dei contratti a forfait. Offrono una flessibilità maggiore consentendo aggiustamenti mentre garantiscono un certo livello di prevedibilità del budget. Le caratteristiche dei contratti misti includono:
- combinazione di flessibilità e prevedibilità: questi contratti consentono modifiche definendo un perimetro e un prezzo fisso;
- adattamento ai progetti complessi: sono adatti ai progetti in cui i requisiti evolvono ma è necessaria una certa struttura.
Vantaggi dei contratti misti per i progetti complessi
I contratti misti presentano significativi vantaggi per i progetti complessi:
- flessibilità controllata: ma entro limiti predefiniti;
- prevedibilità del budget: il cliente può gestire il proprio budget in modo più stabile;
- adattabilità alle evoluzioni: sono adatti ai progetti in cui i requisiti evolvono ma richiedono una struttura.
Flessibilità e controllo del budget
I contratti misti consentono di coniugare flessibilità e controllo del budget. Sono ideali per progetti complessi in cui l’agilità è necessaria rispettando vincoli di budget.
Come scegliere tra One shot e forfait?
Per decidere tra un contratto One shot e uno a forfait, è essenziale comprendere le differenze e prendere in considerazione le esigenze specifiche del tuo progetto. Ecco un confronto tra contratti tra i due per aiutarti a fare la scelta migliore.
Confronto tra contratti One shot e a forfait
Per prendere una decisione informata, è essenziale comprendere le caratteristiche distintive dei contratti One shot e a forfait. Ecco un confronto tra i due approcci:
One shot:
- Adatti ai progetti in cui le esigenze cambiano frequentemente.
- Offrono una grande flessibilità per regolare il perimetro del progetto.
- Il cliente paga in base al tempo e alle risorse effettivamente utilizzate.
- Ideali per progetti in cui è difficile definire un risultato preciso fin dall'inizio.
Forfait:
- Adatti ai progetti con requisiti stabili e un perimetro ben definito.
- Il prezzo è fisso, offrendo una prevedibilità del budget.
- Meno flessibili per le modifiche durante il progetto.
- Il cliente paga un importo predeterminato, indipendentemente dal tempo o dalle risorse utilizzate.
Questo confronto tra contratti ti aiuterà a determinare quale approccio è più adatto al tuo progetto. Una volta che hai una chiara comprensione di questi due metodi, puoi considerare le domande essenziali da porre per un progetto a forfait.
Gestione dei progetti a forfait: le domande giuste da porsi
Innanzitutto, sei in grado di rispondere a queste domande sui tuoi ultimi progetti? (se rispondi “sì” a tutte le domande, allora sei un MASTER PROJECT LEADER AMBASSADOR WARRIOR).
– Il perimetro è chiaro? Hai dettagliato tutto ciò che c’è da fare e sai mettere un tempo di stima accanto a ogni elemento?
– Questo primo documento sul perimetro vs tempo da impiegare è condiviso con il cliente?
– È condiviso con chi dovrà farlo? 🙂
– Hai integrato tutto in una pianificazione?
– Rientra nella pianificazione di chi dovrà farlo?
– Hai identificato eventuali acquisti sul progetto? Li hai preventivati? In altre parole: hai un obiettivo di margine lordo scritto da raggiungere sul tuo progetto?
– Condividi ogni settimana gli stati di avanzamento con il tuo cliente?
– Sai in tempo reale cosa ti rimane da fare sul progetto?
– Il tuo cliente lo sa ogni settimana?
– Rivaluti la data di fine pianificata ogni settimana?
– Hai fatturato quanto hai prodotto?
– Sei in grado, in tempo reale, di sapere il tempo impiegato sul progetto rispetto a quanto venduto? A proposito, ecco i migliori modi per seguire il tempo trascorso su un progetto.
– Sondi la soddisfazione del tuo cliente durante il progetto in modo quantificabile e sommabile?
– Sai quanto hai prodotto sul progetto? Ti consigliamo di (ri)leggere il nostro articolo sui vantaggi del monitoraggio delle tue attività in corso rispetto alla fatturazione
– Per tutti questi controlli e monitoraggi, hai impiegato meno del 20% del tempo venduto del progetto?
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Segui in tempo reale i criteri principali:
- load (tempo trascorso rispetto a quanto venduto)
- pianificazione (quello che ho detto al mio cliente)
- avanzamento (dove sono veramente)
- fatturazione (dove sono)
L’obiettivo per te è essere sempre allineato su questi 4 criteri e condividerli ogni settimana con il tuo cliente. In questo modo, anticipi qualsiasi possibilità di riassegnazione della pianificazione / del perimetro o del budget. 😉
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