Per riassumere:
Grazie a questi 5 KPI:
- Evita i rischi di sovraccarico e sottoutilizzo grazie a indicatori chiari.
- Controlla che i tuoi team compilino correttamente i loro fogli di presenza, in modo da poter monitorare accuratamente il personale.
- Assicurati che i tempi previsti per i progetti dei clienti siano rispettati.
- Analizzare le attività interne: individuare chi ci dedica troppo tempo, perché e la natura di queste attività.
Gestire il personale delle agenzie senza KPI significa andare avanti senza punti di riferimento. Se le risorse mobilitate sono troppe, il tuo margine di guadagno crolla. Se sono troppo poche, i tuoi team si esauriscono o i tuoi progetti subiscono un ritardo. Fortunatamente esiste una bussola affidabile: i KPI del personale. Grazie ad essi, puoi massimizzare la redditività preservando il tuo talento. In questo articolo analizzeremo i 5 elementi indispensabili.
I rischi della gestione senza KPI
Senza indicatori chiari, esponi la tua agenzia a diversi rischi importanti:
- Sovraffollamento del progetto Quando assegni troppe risorse, ad esempio giorni o profili più costosi del necessario, riduci il tuo margine e comprometti la redditività complessiva.
- Sotto o sovrautilizzazione dei dipendenti I team sovraccarichi di lavoro si esauriscono rapidamente, mentre i talenti sottoutilizzati si demotivano, aumentando il rischio di burn-out o di turnover.
- Mancanza di visibilità Senza dati affidabili, è difficile anticipare le priorità o le esigenze future, rendendo la pianificazione un grattacapo.
- Opportunità mancate e insoddisfazione del team Opportunità mancate e insoddisfazione del team: potresti avere difficoltà a rispondere alle richieste urgenti o a gestire i periodi di inattività, con un impatto sia sui tuoi risultati che sulla motivazione del team.
Queste insidie compromettono non solo le prestazioni finanziarie della tua agenzia, ma anche il benessere del tuo personale. Al contrario, una gestione basata su KPI rilevanti apre la strada a un’ottimizzazione complessiva. Scopriamoli nel dettaglio.
I 5 KPI essenziali per ottimizzare il tuo personale
1. Tasso di utilizzo (o di personale)
Il tasso di utilizzo misura il carico di lavoro effettivo rispetto alla capacità totale disponibile dei tuoi team. Si tratta di un indicatore fondamentale per evitare scenari di sovraccarico di lavoro o di inattività, che vanno a discapito delle prestazioni complessive della tua agenzia.
Questo KPI aiuta a identificare :
- Dipendenti sovraccarichi di lavoro.
- Periodi o progetti in cui il talento è sottoutilizzato.
- Differenze tra tempo fatturabile e tempo dedicato ad attività accessorie.
Perché è importante?
Un tasso troppo alto porta a sovraccarichi, mentre un tasso troppo basso porta a un sottoutilizzo delle risorse e a perdite finanziarie.
Come lo rilevi?
- Software di gestione delle risorse: Integrare uno strumento per centralizzare e visualizzare i carichi di lavoro individuali e collettivi in tempo reale.
- Cruscotti personalizzabili: Configura gli indicatori chiave per identificare rapidamente le situazioni di sovraccarico o sottoutilizzo.
- Previsioni: Usa strumenti predittivi per prevedere le esigenze future ed evitare colli di bottiglia durante i picchi di attività o i periodi prolungati di inattività.
Impatto previsto: Una gestione equilibrata del carico di lavoro migliora la produttività dei dipendenti, riduce il rischio di burn-out e massimizza l’uso efficiente delle risorse, aumentando la redditività complessiva.
2. Tasso di improduttività
Un’azienda spreca l’11,4% delle sue risorse a causa di una cattiva gestione dei progetti.
Questo KPI misura il tempo non fatturabile o il tempo dedicato alle attività interne. Evidenzia le inefficienze nella gestione del tempo e delle priorità.
Questo KPI aiuta a identificare :
- Dipendenti che dedicano troppo tempo a progetti o attività interne con scarso valore aggiunto.
- Colli di bottiglia nei processi che rallentano le consegne.
- Attività non fatturabili che richiedono tempo, come riunioni inutili o attività amministrative.
Perché è fondamentale?
Ridurre l’improduttività massimizza il tempo fatturabile e migliora la redditività.
Come si può monitorare e ottimizzare?
- Analisi dei fogli di presenza: Esamina regolarmente i timesheet per identificare le attività non fatturabili e gli incarichi interni che occupano una quantità sproporzionata di tempo.
- Automazione : Implementa strumenti per automatizzare le attività ripetitive o amministrative, come l’inserimento dei dati o la gestione delle riunioni.
- Ottimizza le riunioni: Limita la durata e il numero di partecipanti alle riunioni e introduci ordini del giorno chiari per evitare perdite di tempo.
- Processi semplificati: Identifica i passaggi inutili nei tuoi flussi di lavoro e semplificali per accelerare le consegne.
- Feedback del team: Organizza delle sessioni con i tuoi collaboratori per individuare eventuali colli di bottiglia nella gestione del tempo e stabilire le priorità per le soluzioni appropriate.
Impatto previsto: Riducendo le attività non fatturabili, concentri gli sforzi dei tuoi team sulle attività che generano valore, migliorando i margini e aumentando la soddisfazione dei dipendenti.
3. L'obiettivo fatturabile
L’obiettivo fatturabile consente di definire una percentuale target di tempo fatturabile per dipendente e di confrontarla con la realtà sul campo. Questo indicatore è fondamentale per valutare se l’allocazione delle risorse rimane in linea con gli obiettivi finanziari dell’agenzia.
Questo KPI aiuta a identificare :
- Differenze tra la tariffa fatturabile prevista e quella effettiva per dipendente.
- Le derive che incidono sulla redditività dei progetti e aumentano il costo per dipendente.
- Segni di uno squilibrio tra il tempo dedicato alle questioni legate ai clienti e le altre attività.
Perché è fondamentale?
Un obiettivo di fatturato realistico garantisce che il personale si concentri su incarichi ad alto valore aggiunto. Se il tasso di fatturazione effettivo è inferiore all’obiettivo, ciò comporta un aumento dei costi per dipendente e una maggiore pressione sulla redditività complessiva.
Come lo rilevi?
- Analisi delle tariffe fatturabili per dipendente : Controlla regolarmente la percentuale di tempo dedicata ai progetti dei clienti rispetto al totale delle ore lavorate. Identifica le discrepanze per modificare le tue priorità.
- Monitoraggio della redditività dei progetti: Controlla che il tempo effettivamente dedicato ai progetti dei clienti sia in linea con gli obiettivi pianificati, per evitare derive finanziarie.
- Valutazione delle attività accessorie: Identifica i dipendenti che dedicano troppo tempo ad attività non legate ai clienti e implementa soluzioni per ottimizzare il loro tempo.
Impatto previsto:
Un obiettivo fatturabile ben monitorato aiuta a mantenere la redditività del progetto, a evitare un aumento dei costi operativi e a garantire un’allocazione ottimale delle risorse alle missioni strategiche.
Caroline Vignand Direttore associato di POP FOR YOU (Humanskills Group)
Grazie alla pianificazione anticipata delle risorse e a una migliore stima del tempo impiegato per ogni progetto, l'agenzia non solo ha migliorato il monitoraggio della redditività, ma ha anche risparmiato 5 ore a settimana. Una vera e propria svolta resa possibile dall'utilizzo di Furious.
4. Tasso di tempo dedicato ai progetti venduti
Questo KPI misura la percentuale di tempo che i tuoi team dedicano ai progetti fatturati, rispetto al totale delle ore lavorate.
Questo KPI aiuta a identificare :
- Discrepanze tra il tempo pianificato e quello effettivamente dedicato ai progetti dei clienti.
- Tempo sprecato in attività non prioritarie o inefficienti.
- Risorse sottoutilizzate in progetti in cui le loro competenze potrebbero essere sfruttate meglio.
Perché è fondamentale?
Questo KPI garantisce che il tempo investito dai dipendenti generi il massimo valore per l’agenzia.
Come lo rilevi?
- Confronto tra previsioni e dati effettivi : Integrare un software di gestione delle risorse per confrontare automaticamente il tempo pianificato per ogni progetto con quello effettivamente impiegato. Queste discrepanze devono essere analizzate regolarmente per individuare le inefficienze o modificare le pratiche.
- Cruscotti dettagliati: Imposta gli indicatori da monitorare:
- Il rapporto tra ore fatturate e ore lavorate.
- Variazioni per progetto o team per identificare gli incarichi meno redditizi.
- Analisi qualitativa: Organizza revisioni dei progetti per individuare i motivi per cui alcuni progetti richiedono più tempo del previsto (difficoltà impreviste, pianificazione sottostimata, competenze non adeguatamente assegnate).
- Ottimizzare le priorità: Identifica le attività a bassa priorità che consumano il tempo disponibile per gli incarichi fatturati e implementa soluzioni per ridurre o esternalizzare queste attività.
- Feedback dei dipendenti: Consulta i tuoi team per capire quali sono i colli di bottiglia nella loro gestione del tempo e modifica i processi per ridurre gli sprechi.
Impatto previsto:
Un migliore controllo di questo KPI ti permetterà di aumentare il tempo produttivo assegnato ai progetti dei clienti, di migliorare la redditività di ogni incarico e di massimizzare l’utilizzo delle competenze dei dipendenti.
5. Tassi di assenza
Il tasso di assenza misura l’impatto delle assenze (congedi, malattie, turnover) sulla produttività complessiva dell’agenzia. Questo KPI non dovrebbe limitarsi alle sole assenze una tantum, ma dovrebbe includere anche gli effetti di partenze e arrivi dipersonale, che possono influire sulla continuità dei progetti.
Questo KPI aiuta a identificare :
- Assenze ricorrenti che disturbano gli orari.
- Periodi critici in cui l’avvicendamento del personale o le ferie hanno un impatto sulla continuità del progetto.
- La necessità di una maggiore flessibilità per far fronte a eventi imprevisti.
- Fasi di transizione legate alla partenza e all’integrazione di nuovo personale, che possono portare a interruzioni nei progetti.
Perché è fondamentale?
Un monitoraggio accurato delle assenze e delle transizioni aiuta a prevenire le interruzioni dei progetti, ad anticipare i picchi di attività e a ridurre il sovraccarico per i team rimanenti. Una cattiva gestione di queste fasi può ritardare i progetti e incidere sulla soddisfazione dei clienti.
Come si può monitorare e ottimizzare?
- Monitoraggio in tempo reale: Utilizza un sistema centralizzato per registrare le assenze e i movimenti del personale. In questo modo avrai una panoramica dei congedi programmati, delle assenze non programmate e dei periodi di transizione.
- Cruscotti dinamici : Configura gli indicatori da monitorare:
- Tassi di assenza per squadra o per periodo.
- Assenze critiche (su progetti chiave o in momenti delicati).
- Periodi di transizione (preavviso, onboarding) per anticipare l’impatto sui progetti.
- Piano di transizione strutturato : Anticipa le partenze e le integrazioni con processi di passaggio di consegne chiari. Metti in atto soluzioni come il mentoring, la documentazione di progetto o la formazione accelerata per i nuovi arrivati.
- Risorse di riserva: Pianifica soluzioni flessibili come personale di riserva o un pool di freelance per mantenere la continuità del progetto.
- Comunicazione regolare: Tieni informati i tuoi team sulle partenze e gli arrivi imminenti, in modo da organizzare meglio i compiti e rendere più fluide le transizioni.
Impatto previsto : Integrando la gestione delle assenze e delle fasi di transizione, puoi limitare le interruzioni dei tuoi progetti, garantire la continuità della produzione e ridurre il carico di lavoro dei tuoi team. In questo modo, puoi rafforzare la resilienza della tua organizzazione di fronte al turnover del personale.
Come integrare questi KPI nelle tue pratiche quotidiane
Coinvolgi i tuoi team nel processo
Un buon monitoraggio dei KPI inizia con una buona adozione di strumenti e pratiche. I team che comprendono l’importanza dei KPI si impegnano maggiormente a monitorarli e a rispettarli.
Suggerimenti sul campo: Organizza riunioni regolari per condividere i risultati e spiegare come i dati influenzano le tue decisioni. Il supporto collettivo rafforza le dinamiche di squadra.
Centralizza i tuoi dati per una visione globale
Lavorare con KPI sparsi in diversi file o strumenti è come mettere insieme un puzzle con pezzi mancanti. Una centralizzazione efficace ti permette di visualizzare lo stato delle tue risorse in tempo reale.
Come si procede?
Usa un’unica piattaforma per raccogliere, analizzare e condividere i tuoi dati in tempo reale. Imposta dashboard personalizzabili accessibili a tutti i manager.
Impatto: Ottieni visibilità e puoi prendere rapidamente decisioni informate.
Automatizzare il monitoraggio degli indicatori
Tracciare i KPI manualmente richiede molto tempo ed è soggetto a errori. L’automazione ti permette di dedicare il tuo tempo alle attività strategiche.
Come si procede?
- Imposta avvisi automatici per rilevare le deviazioni critiche in tempo reale.
- Usa uno strumento per automatizzare i rapporti e ottenere dati accurati.
Impatto: Risparmi tempo e migliori l’affidabilità delle tue analisi.
(Con Furious, i cruscotti si aggiornano automaticamente in base ai dati inseriti dai tuoi team. Ricevi persino degli avvisi per anticipare i sovraccarichi o gli squilibri).
Passa all'analisi predittiva
Una gestione efficace non si ferma al presente: guarda al futuro. Grazie agli strumenti di previsione, puoi anticipare le esigenze future e allocare le tue risorse in modo più efficace.
Come si procede?
- Integrare strumenti di previsione per anticipare le variazioni dell’attività.
- Analizza le tendenze storiche per adattare le tue strategie.
Impatto: Riduci gli imprevisti e ottimizzi i tuoi programmi.
Valuta regolarmente le tue pratiche
I KPI non sono statici. Le esigenze della tua agenzia si evolvono e gli indicatori devono adattarsi per rimanere rilevanti.
Il nostro consiglio : Dopo ogni progetto, organizza una revisione per analizzare ciò che ha funzionato (o non ha funzionato) e modificare le tue metodologie. Questo ti aiuterà a mantenere una gestione agile e performante.
Trasforma i tuoi KPI in leva strategica
Il monitoraggio di questi KPI darà alla tua agenzia i mezzi per gestire efficacemente il personale e massimizzare la redditività.
Con Furious puoi visualizzare questi KPI in tempo reale. Grazie a dashboard chiari e avvisi automatici, puoi trasformare i tuoi dati in decisioni informate. Il risultato è una maggiore visibilità, meno stress e un’agenzia sempre in crescita.
Non lasciare che i KPI siano solo numeri: falli diventare leve strategiche del tuo successo.
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