L’85% della redditività della tua agenzia dipende da una buona gestione del tempo dedicato ai progetti. Sebbene molti manager ne riconoscano l’importanza, pochi attuano una strategia di ottimizzazione efficace.
Un accesso in tempo reale ai programmi e ai compiti di ciascuno facilita il coordinamento e migliora la produttività. Superare queste sfide emotive e tecniche è essenziale per catturare le giuste metriche, evitare lo spreco di risorse e rafforzare la redditività della tua agenzia.
Grazie al feedback di migliaia di agenzie che abbiamo supportato, abbiamo riunito 5 passaggi essenziali da applicare per padroneggiare la gestione del tempo nella tua organizzazione.
Misura la redditività in diretta: la tua agenzia sta guadagnando?
Gli strumenti tradizionali come Excel o Google Sheets sono pratici, ma raggiungono rapidamente i loro limiti quando un team cresce rapidamente, passando da 5 a 20 collaboratori in poco tempo. L’inserimento dei dati diventa quindi una sfida, richiedendo una semplificazione per gestire efficacemente l’espansione. È qui che diventa fondamentale padroneggiare il calcolo della redditività di un progetto, per valutare con precisione i tuoi margini e individuare rapidamente le leve per migliorare.
Di quanto margine hai bisogno per essere redditizio?
Capire qual è il margine ideale da raggiungere è fondamentale per adeguare i tuoi prezzi e mantenere una redditività sostenibile. Monitorando regolarmente i tuoi margini, puoi anticipare le potenziali perdite e ottimizzare i tuoi profitti.
Trasforma i preventivi in tempo fatturabile non appena vengono convalidati e li integra direttamente nelle tue pianificazioni. Questa automazione semplifica il processo e fa risparmiare tempo prezioso a tutti i membri del team.
Controlla l’andamento dei tuoi progetti in tempo reale, in modo da capire se stai vendendo in perdita o in guadagno non appena viene generato il preventivo. Se fatturi a prezzo fisso o a tempo e materiali, questo ti dà la possibilità di rinegoziare con i clienti o di attivare la fatturazione progressiva per gestire meglio il flusso di cassa.
L’introduzione dei giusti strumenti di gestione può trasformare la gestione quotidiana della tua agenzia, semplificando le operazioni e fornendo una visione chiara delle metriche essenziali per una gestione efficace.
Una migliore gestione della produttività significa centralizzare le informazioni, consentendo un monitoraggio preciso del tempo assegnato a ciascun compito e ottimizzando le risorse in tempo reale. Questo approccio garantisce una migliore allocazione del tempo e migliora la redditività complessiva della tua agenzia.
L’esperienza dell’agenzia Pop for You (parte del gruppo Humanskills – oltre 400 dipendenti) ha dimostrato che l’introduzione e l’utilizzo di una soluzione personalizzata ha migliorato l’efficienza e la redditività.
Il primo passo per gestire un’agenzia redditizia è avviato: hai domato le sottigliezze efficaci per introdurre strumenti e processi precisi, concisi ed efficienti.
Affina il tuo rapporto di tempo venduto: i servizi fatturabili sono indispensabili per la redditività!
Ottimizza la tua redditività affinando il rapporto di tempo venduto: punta tra il 70% e l’80% di tempo fatturabile per garantire una redditività sostenuta. Quando le attività non fatturabili come il marketing o la contabilità si accumulano, possono erodere i tuoi profitti. Un monitoraggio preciso e in tempo reale di questo rapporto ti aiuta a regolare rapidamente l’equilibrio tra i compiti fatturabili e non fatturabili.
Se il tuo tasso di utilizzo scende al di sotto del 70%, spesso significa un sovraccarico di attività non fatturabili. In questo caso, è fondamentale riadattare le operazioni per aumentare la percentuale di fatturato, aumentando le vendite o riducendo i progetti interni che assorbono troppe risorse.
Al contrario, un tasso superiore all’80% può indicare una buona redditività, ma anche una possibile sottostima dei costi o un sottoinvestimento nello sviluppo di aree chiave della tua agenzia.
Assicurati che ogni membro del tuo team lavori su compiti che massimizzano il valore aggiunto per la tua azienda. Un’analisi dettagliata per competenza può rivelare inefficienze, come sviluppatori che trascorrono troppo tempo in supporto anziché in sviluppo attivo.
Modificando questi rapporti, puoi migliorare in modo significativo la tua redditività complessiva.
Alla fine, mantenere una visione chiara e continua dei tuoi servizi fatturabili rispetto a quelli non fatturabili è essenziale per identificare rapidamente le aree da migliorare e adattare di conseguenza la tua strategia commerciale.
Una comunione indispensabile tra produzione e forza commerciale
Allineare la produzione e la forza commerciale è cruciale per massimizzare la redditività della tua agenzia. Una volta che la gestione dei servizi fatturabili è padroneggiata, garantire una perfetta coordinazione tra il tasso di staffing e le vendite diventa più semplice con gli strumenti giusti.
L’allocazione del tempo gioca un ruolo fondamentale, ma tenere sotto controllo il tasso di occupazione del personale per massimizzare l’occupazione dei team e stimolare la forza vendita è altrettanto importante per la redditività. È essenziale mantenere una pipeline commerciale allineata con il planning globale dell’agenzia affinché le capacità di produzione e le esigenze di prospezione commerciale siano chiaramente visibili.
Anticipare lo staffing è cruciale; sapere in anticipo se devi assumere competenze esterne o utilizzare risorse interne può influenzare notevolmente la tua redditività. Una perfetta armonia tra la forza vendita, la capacità di produzione e lo staffing è la chiave.
Una sincronizzazione riuscita risponde non solo alle aspettative dei clienti poiché potrai rispettare più rigorosamente le scadenze dei tuoi progetti, ma ottimizza anche l’utilizzo di tutte le tue risorse, permettendo di aumentare le vendite e pianificare le assunzioni necessarie, rafforzando così direttamente la tua redditività.
Gestire il cashflow alla perfezione
Molte agenzie dispongono solo di una visibilità di 1 o 2 settimane sul loro planning, rischiando così di compromettere la loro agilità finanziaria e la capacità di investire serenamente.
Anticipare il flusso del fabbisogno di capitale circolante (Working Capital Requirement, WCR) è fondamentale per affrontare con successo le sfide finanziarie, consentendoti di finanziare progetti, reinvestire e mantenere le attività senza temere per il futuro finanziario della tua azienda.
Per padroneggiare questa gestione, è essenziale prevedere e regolare la tua capacità di produzione in tempo reale, mantenere una reattività commerciale e analizzare continuamente i dati con strumenti intelligenti e predittivi. Questo include il monitoraggio dei margini lordi e del WIP.
Centralizzando i dati della tua azienda su un’unica piattaforma, puoi beneficiare di un monitoraggio accurato e realistico, semplificando la gestione del capitale circolante. Una gestione efficace di questi elementi assicura la salute finanziaria della tua agenzia, supportando la sua crescita e la serenità dei tuoi team nella gestione dei progetti.
In questo contesto, l’utilizzo di uno strumento di gestione adeguato diventa essenziale, non solo per semplificare le operazioni quotidiane, ma anche per garantire una crescita sostenibile della tua azienda.
Furious, il vero co-pilota per i dirigenti che hanno scelto la redditività
Furious è il copilota essenziale per i manager impegnati a ottenere una redditività sostenibile. Puoi automatizzare la maggior parte dei tuoi processi, dal trasferimento dei preventivi firmati nel tuo planning ai solleciti automatici delle fatture, eliminando così le attività ripetitive.
Con Furious hai accesso in tempo reale alle informazioni cruciali di cui hai bisogno per ottimizzare la gestione della tua agenzia, grazie a una piattaforma che offre oltre 200 widget aziendali. La nostra interfaccia intuitiva facilita la gestione dei tuoi progetti, per le strutture semplici o multi-agenzia.
Poni le domande giuste: ciascuno dei miei progetti è redditizio, compresa la prevendita? Il mio staffing è adeguato per rispondere in modo redditizio alla domanda? I miei processi di vendita sono sufficienti a sostenere la nostra crescita?
Già adottato da migliaia di clienti, tra cui agenzie, aziende di servizi IT, studi di consulenza, società di ingegneria, PMI, Furious sostituisce in media sette strumenti tradizionali e riduce del 20% il tempo dedicato alla gestione amministrativa.
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