Gestion au forfait ou en régie ? C’est LA question que se posent toutes les agences et cabinets qui vendent des projets. D’un côté, la régie offre une flexibilité rassurante. De l’autre, le forfait promet une maîtrise budgétaire en béton. Le hic ? Mal piloté, le forfait peut vite devenir un cauchemar opérationnel.
Mais bonne nouvelle : avec les bons réflexes et un pilotage solide, le forfait devient un levier puissant de rentabilité. Voici comment le structurer (et l’optimiser) sans compromettre ni vos marges, ni votre sérénité.
Régie vs forfait : deux logiques de pilotage
La régie : souplesse et ajustements permanents
En régie, vous vendez du temps. Vous êtes rémunéré à la journée ou à l’heure, ce qui permet de garder une grande souplesse dans l’exécution. C’est une solution particulièrement adaptée aux projets exploratoires, itératifs, ou aux missions longues avec un périmètre mouvant.
Le forfait : engagement de résultat, pression sur la marge
Le forfait implique un engagement de résultat. Vous livrez un projet, pas des heures. Le périmètre est fixé, le budget aussi. Le client est rassuré, mais de votre côté, la pression est forte : chaque écart de charge ou retard vous coûte. Ce modèle exige une anticipation solide, une maîtrise des coûts et un pilotage chirurgical.
Les clés d’un pilotage forfaitaire gagnant
1. Poser un cadre béton dès le départ
Le premier levier, c’est le cadrage. Avant de démarrer, il faut poser un périmètre clair, détailler les livrables, établir un calendrier réaliste, et s’assurer que tout est validé avec le client. Une gestion de projet structurée permet de réduire les zones grises et d’aligner tout le monde sur les mêmes attentes.
2. Travailler en mode itératif
Même dans un contexte forfaitaire, adopter une logique de sprints, de jalons et de validations régulières vous permet de garder la main sur la progression. Vous évitez l’effet tunnel, réduisez le risque de rework et maintenez un dialogue constant avec le client.
3. Suivre les bons indicateurs, en temps réel
Il ne suffit pas de savoir ce que vous avez prévu. Il faut pouvoir comparer en permanence le prévisionnel et le réalisé. Suivre les temps passés, les écarts de charges, la rentabilité projet à date… Autant de signaux clés pour agir à temps. Un bon pilotage du staffing est ici décisif : il relie les ressources mobilisées, leurs coûts réels, et les affectations projet, pour vous offrir une visibilité immédiate.
Le piège du « forfait au doigt mouillé »
Des estimations fragiles = des marges à risque
Chiffrer un forfait sans base fiable, c’est prendre un risque inutile. Trop d’agences continuent de répondre à des appels d’offres avec des estimations floues, en espérant que tout ira bien. Mais une mauvaise estimation se paie tôt ou tard : soit par une surcharge non anticipée, soit par une marge qui s’effondre.
Des devis basés sur vos données réelles
Pour sécuriser vos devis, il faut vous appuyer sur vos données réelles : combien de temps les projets similaires ont-ils réellement pris ? Quels temps non facturables (réunions, validations, coordination) faut-il inclure ? Quels sont les coûts réels des ressources, internes comme externes ? Une gestion commerciale bien connectée à votre production vous permet de construire vos forfaits sur des fondations solides. Et donc de protéger vos marges dès le départ.
Et si la vraie solution, c’était l’hybride ?
Régie au début, forfait ensuite : une approche agile
De nombreuses agences adoptent une approche hybride : elles démarrent en régie pour cadrer, prototyper, tester les hypothèses, puis basculent en forfait une fois le périmètre stabilisé. C’est un excellent moyen de conjuguer agilité en début de projet et rentabilité maîtrisée sur la phase de production.
Un pilotage souple et unifié
Mais cette approche mixte ne s’improvise pas. Il faut pouvoir jongler facilement entre plusieurs logiques contractuelles, sans dupliquer les outils ou perdre en visibilité. Un pilotage multi-modèle vous permet d’appliquer à chaque projet le modèle qui convient le mieux, en toute fluidité.
En résumé
Le forfait peut être un formidable levier de croissance… ou un facteur de stress permanent. Tout dépend de votre capacité à l’encadrer, à le structurer et à le suivre dans la durée. Si vous posez des bases solides, que vous pilotez en temps réel et que vous gardez la souplesse nécessaire pour adapter votre organisation, vous pouvez en faire un vrai avantage compétitif.
Envie de passer au niveau supérieur ?
Le forfait ne devrait jamais être un pari risqué. Avec les bons outils, il devient un modèle fiable, maîtrisé et surtout rentable. En centralisant la gestion de projet, le staffing, les charges, les coûts et les temps passés, vous pilotez enfin vos projets au forfait avec précision — sans perdre en agilité.
Furious a été conçu pour cela : offrir aux agences et cabinets un ERP complet, simple à prendre en main, qui rend le pilotage aussi clair que la vision stratégique.
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