Nombre de nos utilisateurs faisaient appel à Excel, voire à Word ou InDesign pour les plus audacieux, avant de découvrir Furious pour créer leurs devis et factures.
Cependant, au-delà des limites esthétiques et du temps consacré à ces tâches, le choix de ne pas utiliser un logiciel de facturation dédié s’avère être une véritable erreur dans la gestion quotidienne de votre entreprise.
En effet, une facture établie sans l’utilisation d’un logiciel agréé (qu’il soit mono-tâche ou ERP comme Furious) peut être juridiquement contestée. De plus, l’intégration d’un outil de facturation à votre système de gestion présente de multiples avantages, et c’est précisément ce que nous allons vous détailler.
Pour commencer, un logiciel de facturation vous permet d’avoir un meilleur reporting et un suivi précis de la TVA. Vous avez l’assurance que toutes les mentions légales et obligatoires sont présentes sur vos documents, conformément aux exigences de la direction générale des finances publiques (DGFIP). Cela est d’autant plus important si vous êtes une entreprise assujettie à la TVA ou si vous réalisez des opérations avec le secteur public.
Un logiciel comme Furious s’assure que chaque facture émise respecte les normes en vigueur, en affichant clairement les informations essentielles telles que le numéro SIREN, l’adresse de l’émetteur et du destinataire, ainsi que les détails relatifs à la livraison ou à la prestation de service.
Lorsqu’une facture est établie, elle doit être transmise via une plateforme de dématérialisation agréée par la DGFIP, assurant ainsi une transmission sécurisée des données de transaction. En 2023, le report de la voie d’entrée en vigueur de l’obligation de la facturation électronique entre entreprises a été acté, ce qui implique que toutes les entreprises concernées par la facturation doivent être prêtes à émettre leurs factures sous un format structuré et conforme aux exigences de la DGFIP.
Pour résumer, l’utilisation d’un logiciel de facturation est désormais un élément crucial dans la gestion administrative de votre entreprise. Il garantit la conformité de vos documents, facilite la transmission des données essentielles à la DGFIP, et vous fait gagner un temps précieux (automatisation de devis et factures). Ne sous-estimez pas l’importance de cette étape et assurez-vous de choisir la meilleure solution pour votre entreprise, afin d’être parfaitement prêt pour l’entrée en vigueur de la généralisation de la facturation électronique.
*Avril 2024 : notre logiciel, Furious, vient de recevoir le renouvellement de la certification NF203 pour l’année 2024/2025 et avec les félicitations du jury – garantie pour nos clients de la conformité avec les nouvelles normes pour la facturation électronique. Nous sommes un logiciel certifié !
Qu'est-ce que la facturation électronique et pourquoi est-elle devenue incontournable ?
La facturation électronique, c’est l’envoi et la réception de factures sous un format numérique, permettant un traitement plus rapide, sécurisé et éco-responsable. Elle a pris une place prépondérante dans le monde des affaires, notamment avec les évolutions législatives qui la rendent obligatoire dans de nombreux cas.
- Modernité et efficacité : dans une ère où tout s'accélère, la facturation électronique permet de ne pas perdre de temps avec les envois postaux et les risques d'erreur liés à la saisie manuelle.
- Sécurité renforcée : les factures électroniques sont souvent plus sécurisées que leurs homologues papier, avec des systèmes de cryptage et de signature électronique.
- Archivage simplifié : finis les classeurs poussiéreux ! Vos factures sont stockées de manière numérique, facilitant leur recherche et leur accès en cas de besoin.
- Éco-responsabilité : en choisissant la facturation électronique, vous participez à la réduction de l'utilisation du papier et à la diminution de l'empreinte carbone.
Les avantages de la facturation électronique pour les entreprises
L’adoption de la facturation électronique représente un levier de croissance et de sécurité pour les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité.
- Réduction des coûts : moins de papier, moins d'envois postaux, moins d'erreurs... La facturation électronique permet de réaliser des économies substantielles.
- Amélioration de la trésorerie : les paiements sont souvent plus rapides avec les factures électroniques, améliorant ainsi la trésorerie de l'entreprise.
- Conformité assurée : avec l'obligation grandissante de passer à la facturation électronique, son adoption assure votre conformité aux dernières réglementations.
- Relations fournisseurs et clients optimisées : la clarté et la rapidité des transactions électroniques contribuent à renforcer la confiance entre vous, vos fournisseurs et vos clients.
Ainsi, intégrer la facturation électronique dans vos processus n’est pas seulement une obligation légale, c’est également une opportunité d’optimiser votre gestion et de renforcer la sécurité et l’efficacité de vos transactions commerciales.
L’obligation de digitalisation des factures en bonus
L’Etat français via la Loi de Finances de 2020 et 2021 souhaite accélérer son plan de modernisation de la vie économique des entreprises (ou e-invoicing) et la transmission de données à l’administration fiscale (ou e-reporting). A titre d’exemple, certains pays comme l’Italie sont plus avancés que nous sur le sujet.
L’obligation de digitalisation des factures sera donc effective au 1er juillet 2024 dans tous les échanges B2B.
Pourquoi ?
- Réduire le coût de traitement
Le coût de traitement des factures est non négligeable et la différence entre la version papier (évaluée à 10 euros) VS la version dématérialisée (évaluée à 1 euro) parle d’elle-même… #ahouiquandmême
- Simplifier et fiabiliser les échanges / réduire les délais de paiement
Il est également évident qu’il est plus facile de s’assurer de la bonne réception des factures, de simplifier les échanges entre fournisseurs et clients, et d’accélérer l’ensemble du processus en passant par la dématérialisation. Mais cela implique que toutes les parties prenantes soient en capacité d’émettre et de recevoir des factures électroniques.
- Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, mais également pré-remplir vos déclarations de TVA. Bref une meilleure traçabilité.
- Renforcer la compétitivité des entreprises françaises
La facture électronique est-elle obligatoire en France et qui est concerné ?
Depuis l’annonce de la Loi de Finances de 2020 et 2021, l’État français a clairement affiché sa volonté d’accélérer la digitalisation des transactions commerciales et des échanges de données avec l’administration fiscale. Mais alors, la facture électronique est-elle devenue une obligation pour toutes les entreprises ?
- Obligation pour tous les échanges B2B : à partir du 1er juillet 2024, la facturation électronique sera obligatoire pour tous les échanges entre entreprises (B2B).
- Qui est concerné ? : toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d'activité, seront concernées par cette obligation. Cela inclut les PME, les grandes entreprises, mais aussi les auto-entrepreneurs.
L'impact de l'obligation de la facturation électronique sur les PME et les grandes entreprises
L’obligation de passer à la facturation électronique va avoir un impact conséquent sur le fonctionnement des entreprises, et particulièrement sur les PME qui n’ont pas encore franchi le pas du numérique.
Pour les PME :
- Investissement dans des outils adaptés : les PME devront investir dans des solutions de facturation électronique pour être en conformité.
- Formation des équipes : il sera nécessaire de former les collaborateurs à l'utilisation de ces nouveaux outils.
- Optimisation des processus internes : c'est l'occasion de revoir et d'optimiser les processus internes liés à la facturation.
Pour les grandes entreprises :
- Adaptation des systèmes existants : les grandes entreprises, souvent déjà équipées, devront adapter leurs systèmes pour être en conformité avec les nouvelles exigences.
- Renforcement de la sécurité : la digitalisation des factures nécessite un niveau de sécurité élevé pour protéger les données sensibles.
Les dates clés de mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire
La mise en place de la facturation électronique obligatoire va se faire progressivement, avec des dates clés à ne pas manquer.
- 1er juillet 2024 : obligation pour toutes les entreprises d'accepter les factures électroniques.
- 1er juillet 2024 - 30 juin 2025 : les grandes entreprises devront émettre toutes leurs factures sous format électronique.
- 1er juillet 2025 - 30 juin 2026 : les entreprises de taille intermédiaire seront à leur tour obligées d'émettre toutes leurs factures en format électronique.
- À partir du 1er juillet 2026 : cette obligation s'étendra aux PME et aux micro-entreprises.
Cependant, il s’agit des dates initialement prévues. Or, la mise en place est reportée et sera décidée durant la loi de finances pour 2024.
En résumé, la transition vers la facturation électronique est non seulement une obligation légale, mais elle représente aussi une opportunité pour les entreprises de moderniser leurs pratiques, de gagner en efficacité et de renforcer la sécurité de leurs échanges commerciaux. Il est donc crucial pour chaque entreprise de se préparer et de s’adapter à ces changements pour rester compétitive et en conformité avec la législation.
Quels délais pour être en conformité ?
Laurent Chetcuti, avocat associé KPMG, a partagé son expertise auprès de dafMag.fr :
“A compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir une facture électronique. A cette même date, les grandes entreprises auront obligation d’émettre des factures électroniques. Cette obligation sera effective à partir du 1er janvier 2025 pour les ETI et 1er janvier 2026 pour les TPE et PME. Il s’agit ici de prendre en compte la structure juridique de l’entreprise et non du groupe. »
Deux choix s’offriront à vous à ce moment là :
- déposer vos factures sur des plateformes accréditées
- ou les déposer directement sur le portail public de facturation, ce que font déjà par exemple les entreprises italiennes.
Comment devront être mes factures ?
Vous l’aurez compris, l’Etat, et plus largement, l’Union Européenne, souhaite par cette directive uniformiser et structurer les factures, afin de renforcer la cohérence, la sécurité et la qualité des données ainsi transmises en continu à l’administration fiscale.
Les factures émises et reçues devront impérativement respecter un format spécifique et des données précises afin d’être traitées automatiquement.
Adieu donc aux formats papier et PDF non normés !
Vous devrez également communiquer à l’administration fiscale vos données issues :
- de vos ventes réalisées avec des entreprises étrangères et/ou avec des particuliers (français et étrangers)
- de vos achats réalisés auprès de sociétés étrangères.
- de paiement de certaines factures émises ainsi que leur statut.
Quels sont les standards et formats à respecter pour les factures électroniques ?
Pour se conformer à la nouvelle législation et garantir une transition en douceur vers la facturation électronique, il est essentiel de comprendre les standards et formats que vos factures doivent respecter.
- Format UBL (Universal Business Language) : c’est un format standardisé pour les documents commerciaux électroniques, recommandé par l’Union Européenne.
- Factur-X : c’est un standard franco-allemand qui permet d'intégrer les données de la facture électronique dans un fichier PDF, facilitant ainsi la lecture par l'homme et la machine.
Pourquoi ces formats ?
- Interopérabilité : ces standards permettent une meilleure communication et échange de données entre les différents systèmes informatiques utilisés par les entreprises et l’administration fiscale.
- Automatisation du traitement : grâce à ces formats, il est possible de traiter automatiquement les factures, réduisant ainsi les erreurs et accélérant les délais de traitement.
Données à communiquer :
- Ventes avec des entreprises et particuliers étrangers : vous devez transmettre les données relatives à ces transactions.
- Achats auprès de sociétés étrangères : ces informations doivent également être communiquées.
- Paiement de certaines factures : il est nécessaire de transmettre les informations de paiement et le statut des factures.
En résumé, adopter les bons formats et standards pour vos factures électroniques n’est pas seulement une question de conformité ; c’est aussi un moyen de simplifier et d’accélérer vos processus de facturation, tout en réduisant les risques d’erreurs. Cela représente une étape cruciale pour s’assurer que votre entreprise est prête et équipée pour répondre aux exigences de la facturation électronique obligatoire.
Quels sont les risques si je ne suis pas en conformité ?
Il est évident que la facturation électronique est une arme efficace pour lutter contre les délais à rallonge de paiement, améliorer votre BRF et ainsi éviter la faillite. Aujourd’hui, près de 420 milliards de dettes financières sont estimées en France !
Ceux qui ne seront pas en conformité seront pénalisés : « Pour le non-respect de l’e-invoicing, elles risquent une amende de 15 euros par facture, limitée à 15.000 euros par an. Pour le non-respect du e-reporting, l’amende est de 250 euros par transmission, limitée elle aussi à 15.000 euros par année civile. Mais la principale pénalité se situe, de manière indirecte, au niveau du cash. Si une entreprise ne transmet pas une facture électronique, elle ne sera tout simplement pas payée » indique encore Laurent Chetcuti.
Comment je m’y prépare ?
“Nul vent n’est favorable à qui ne sait où aller”
On remet à plat ses outils et on anticipe le choix de son partenaire. Au passage, jetez un oeil à ce TOP 10 des pièges à éviter lors de la migration d’un ERP. 😉
Furious détecte automatiquement les factures à émettre, assure un rapprochement bancaire, anticipe votre trésorerie à 12 mois , échange de manière autonome avec vos équipes et vous fait gagner du temps. Et surtout vous permet d’être en conformité avec la réglementation à venir.
Furious est aussi et surtout logiciel certifié pour la facturation électronique (certification NF203)
Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place la facturation électronique dans son entreprise ?
La mise en œuvre de la facturation électronique est un processus qui requiert de l’organisation et de la précision. Voici les étapes clés à suivre :
- Évaluation des besoins et des ressources existantes : analysez les outils et systèmes que vous utilisez actuellement pour la facturation.
- Recherche et choix d’une solution de facturation électronique : optez pour un logiciel adapté à la taille et aux besoins spécifiques de votre entreprise.
- Formation des équipes : assurez-vous que vos employés soient formés et à l’aise avec le nouveau système.
- Test du système : avant de passer complètement à la facturation électronique, effectuez des tests pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
- Mise en œuvre : une fois que tout est prêt et testé, mettez en œuvre la facturation électronique dans toute l’entreprise.
- Suivi et ajustements : surveillez le processus et apportez les ajustements nécessaires pour assurer une transition en douceur.
Plateforme de facture électronique : comment choisir la bonne solution ?
Le marché offre une multitude de solutions de facturation électronique, et il est crucial de choisir celle qui correspond le mieux à votre entreprise.
- Facilité d’utilisation : optez pour une solution intuitive et facile à prendre en main.
- Conformité avec la législation : assurez-vous que la solution respecte les normes et standards en vigueur.
- Intégration avec vos autres outils : la solution doit pouvoir s’intégrer facilement avec les autres logiciels que vous utilisez.
- Support et assistance : vérifiez la qualité du support client proposé par le fournisseur.
Bref, tout changement est une opportunité et cette réforme vous donne une raison de plus de prendre un ERP.
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