The modernization of your business management has led to a crucial decision: the acquisition of a new ERP software package, that graphical user interface operating technology developed to centralize and simplify operations at the heart of your business, whether in your agency, ESN, start-up, consultancy or your teams – the choice is as vast as the needs are specific.
But beyond the technical challenges and organizational needs, one key element stands out and intrudes on your discussions – and it’s not just Sylvie, your beloved CFO, who’s thinking about it:
This article sets out to demystify the question weighing on everyone’s mind: “What will this change really cost?” From acquisition to hosting to integrator services, it’s not just a software package or a simple CRM you’ll be choosing. You’ll opt for an ERP solution – or PGI (Progiciel de Gestion Intégré) in French – which can prove doubly beneficial: not only by optimizing the productivity of each workstation, but also by making each process more efficient.
The proprietary ERP you’re looking for must be affordable and adapted to the size of your market. The price varies enormously depending on the number of employees to be trained, the industry-specific functionalities, the graphical interface developed by Microsoft or other suppliers, and of course the type of hosting chosen. An exhaustive list of hidden costs is essential to optimize budget allocation and guarantee the profitability of this new ERP implementation. The aim is to provide your employees with a tool that will improve accounting, sales, customer management and many other essential practices – all while benefiting from cutting-edge technology tailored to your industry.
How much will it cost you to migrate?
External migration costs
- the costs of external consultants if you are accompanied by consultants for your restructuring process
- the costs of your accounting firms: some charge for every change;
- the potential costs of other tools to be adapted: hence the importance of opting for a solution with a broad scope to avoid multiple licence and adaptation costs.
For example, Furious replaces an average of 7 tools for our customers!
Internal migration costs
Sometimes more difficult to calculate, they consist of:
- the time spent on the migration of users
- Training time: hence the interest in choosing a solution that offers ad-hoc support for optimal efficiency
- support during and after the test phase: in addition to its back-office dedicated to users, Furious offers more than 250 pedagogical videos of less than 2 minutes in length directly and freely available on the platform, which are very useful in case of questions.
- the evaluation of your company's processes (see point 5 here)
- the availability of the project team to be planned
- the preparation phase, notably the integration of data + the test phase of the tool, which is essential! As part of your migration to Furious, our teams will assist you in importing your data and helping you to configure and customise your Furious
The costs of the publisher(s) you are leaving
Bearing costs
- Is there a clause for re-evaluating rates? Google or Slack, for example, have recently unilaterally increased their rates.
- What is the basis for updating prices?
- Have you negotiated increments of growth (if you grow) or decrease? For example: at Furious, the larger your company becomes (and therefore the more users you have on the platform), the rate per user decreases.
- What are the billing deadlines?
- Are there any additional costs (storage space, free or paid options, API etc.).
The costs if the solution does not suit / work for you
- Have you carefully checked the reversibility clauses?
- Will you have access to your data free of charge?
- etc etc.
- Avez-vous bien contrôlé les clauses de réversibilité ?
- Aurez-vous accès à votre data sans frais ?
- etc etc.
Comprendre le coût d'un ERP
Investir dans un ERP est une décision majeure pour toute entreprise. Le coût associé peut être substantiel, mais il est justifié par la valeur ajoutée que l’outil peut apporter. Comprendre en détail ce coût est essentiel pour faire un choix éclairé et tirer le meilleur parti de votre investissement.
Quels sont les composants essentiels d'un ERP et leur impact sur le prix ?
Un ERP est comme un organisme vivant au sein de votre entreprise, composé de plusieurs éléments essentiels qui déterminent son efficacité et, par extension, son prix :
- Base de données unique : le cœur de l'ERP, où toutes vos données sont centralisées.
- Modules fonctionnels : gestion financière, approvisionnement, inventaire, etc. Chaque module ajoute de la valeur, mais aussi au coût.
- Intégration : la capacité de l'ERP à se connecter avec d'autres systèmes peut augmenter les coûts initiaux.
- Customisation : les ajustements pour qu'il corresponde parfaitement à vos processus peuvent être coûteux.
- Formation et support : indispensables pour une utilisation optimale, ces services ont un impact direct sur le budget.
Chaque composant a son prix, et l’équilibre entre nécessité et coût est crucial.
Comment le choix entre ERP SaaS et on-premise influence-t-il le budget ?
La décision entre un ERP SaaS (Software as a Service) et une solution on-premise est déterminante pour le budget :
- SaaS : vous payez généralement un abonnement mensuel par utilisateur, ce qui inclut la maintenance et les mises à jour. Il y a moins de coûts initiaux, mais c'est un coût continu.
- On-premise : il nécessite un investissement initial plus important pour l'achat de licences, l'infrastructure et la main-d'œuvre pour la gestion et la maintenance.
Votre choix affectera non seulement vos dépenses initiales mais aussi la structure de vos coûts à long terme.
Comment les fonctionnalités spécifiques d'un ERP déterminent-elles son coût ?
Les fonctionnalités que vous choisissez définissent directement la complexité et donc le prix de votre ERP :
- Standard vs Avancé : plus les fonctionnalités sont avancées ou spécialisées, plus le prix augmente.
- Personnalisation : les ajustements pour s'adapter aux processus uniques de votre entreprise peuvent entraîner des coûts supplémentaires.
- Extensibilité : la capacité de l'ERP à évoluer avec votre entreprise peut aussi être un facteur de coût.
Pensez à l’avenir et non seulement aux besoins actuels pour éviter des coûts supplémentaires inattendus.
Quels sont les avantages d'un ERP modulaire pour la gestion des coûts ?
Un ERP modulaire peut être la solution pour maîtriser les coûts :
- Payez seulement pour ce dont vous avez besoin : commencez avec des modules de base et ajoutez-en au fur et à mesure.
- Flexibilité : s'adapte facilement à l'évolution de vos besoins sans réinvestissement majeur.
- Implémentation progressive : réduit les risques et permet une meilleure gestion des dépenses.
L’approche modulaire est un moyen efficace pour contrôler le budget tout en bénéficiant de la flexibilité nécessaire à la croissance de l’entreprise.
Quel budget prévoir pour l'intégration et la personnalisation d'un ERP ?
L’intégration et la personnalisation sont deux aspects qui peuvent significativement affecter votre budget :
- Intégration : assurez-vous que l'ERP peut se connecter sans heurts avec les systèmes existants, ce qui peut nécessiter un travail technique supplémentaire.
- Personnalisation : adapter l'ERP à vos processus peut être coûteux, mais c'est souvent essentiel pour exploiter pleinement ses capacités.
Allouez une partie du budget pour ces étapes cruciales. Elles sont fondamentales pour que l’ERP s’aligne avec votre vision stratégique et objectifs opérationnels.
La tarification des ERP décortiquée
La mise en place d’un système ERP est un investissement conséquent pour toute entreprise, et encore plus pour une PME où chaque euro compte. Comprendre la structure du prix peut aider à faire des choix judicieux et à anticiper les coûts.
Comment est structuré le prix d'un ERP pour les PME ?
Pour une PME, le prix d’un ERP est généralement structuré autour de plusieurs axes :
- Licences d'utilisation : selon que l'ERP est on-premise ou en SaaS, les coûts varient entre l'achat de licences et l'abonnement.
- Coûts d'implémentation : incluant l'installation, la configuration et la personnalisation du système.
- Formation : essentielle pour permettre aux utilisateurs de maîtriser l'outil.
- Maintenance et support : pour assurer le bon fonctionnement et les mises à jour.
La compréhension de ces éléments est vitale pour évaluer le coût réel et éviter les surprises budgétaires.
Quel est le prix moyen d'un ERP pour une petite ou moyenne entreprise ?
Le prix moyen d’un ERP pour une PME peut varier de manière significative, généralement entre 10 000 et 100 000 euros, en fonction de plusieurs facteurs :
- Complexité : plus les processus de l'entreprise sont complexes, plus le prix sera élevé.
- Nombre d'utilisateurs : la plupart des ERP coûtent plus cher à mesure que le nombre d'utilisateurs augmente.
- Niveau de personnalisation : les personnalisations spécifiques à l'entreprise peuvent augmenter les coûts.
Ces fourchettes sont indicatives et peuvent changer selon les exigences spécifiques et les choix technologiques.
Les critères de choix pour un ERP
Le choix d’un système ERP est une décision stratégique pour toute entreprise. Les critères de sélection doivent être alignés avec les besoins métier, la taille de l’entreprise et sa vision à long terme.
Cloud, propriétaire, SaaS : Comment choisir le modèle d'ERP adapté à son entreprise ?
Le choix entre un ERP cloud, propriétaire ou SaaS dépend de plusieurs facteurs :
- Cloud : recommandé pour sa flexibilité, son évolutivité et sa facilité de mise à jour. Idéal pour les entreprises ayant besoin de mobilité et de collaboration en temps réel.
- Propriétaire : peut offrir un contrôle plus strict sur la sécurité et la personnalisation. Convient aux entreprises avec des processus spécifiques nécessitant des solutions sur mesure.
- SaaS : permet de réduire les coûts initiaux et offre une simplicité d'utilisation. Préférable pour les PME cherchant à éviter les investissements en matériel et en maintenance informatique.
- Maintenance et support : pour assurer le bon fonctionnement et les mises à jour.
Quelle importance donner à la modularité et l'automatisation dans le choix d'un ERP ?
La modularité permet de choisir des fonctionnalités spécifiques qui correspondent aux besoins immédiats de l’entreprise, avec la possibilité d’ajouter des modules supplémentaires plus tard. L’automatisation intégrée dans l’ERP peut libérer du temps en réduisant les tâches manuelles et en minimisant les erreurs. Ces aspects doivent être évalués en fonction des objectifs à long terme et de la stratégie de croissance de l’entreprise.
Diagnostic ERP : Comment évaluer vos besoins réels et leur influence sur le prix ?
Pour réaliser un diagnostic ERP, il faut :
- Évaluer les processus d'affaires existants et identifier les lacunes.
- Déterminer les fonctionnalités indispensables et celles qui sont optionnelles.
- Comprendre les intégrations nécessaires avec d'autres systèmes.
- Consulter les utilisateurs finaux pour comprendre leurs besoins quotidiens.
Une évaluation précise des besoins influence directement le prix, en évitant les coûts superflus pour des fonctionnalités inutiles.
Planification et gestion du projet ERP
La mise en œuvre d’un ERP nécessite une planification minutieuse et une gestion rigoureuse pour assurer le succès du projet et la maîtrise du budget.
Comment établir un cahier des charges précis pour son ERP ?
Pour établir un cahier des charges précis, il est crucial de :
- Identifier et documenter les exigences métier détaillées.
- Définir les objectifs spécifiques que l'ERP doit atteindre.
- Inclure les contraintes techniques, légales et de budget.
- Prévoir les besoins en formation et en support.
Un cahier des charges bien défini orientera le choix de la solution ERP et les négociations avec les fournisseurs.
Quelles sont les étapes clés pour budgétiser un projet ERP ?
Les étapes clés pour budgétiser un projet ERP incluent :
- L'estimation des coûts de licence ou d'abonnement.
- Le calcul des frais d'implémentation, y compris la personnalisation et l'intégration.
- La prévision des dépenses de formation et de support.
- L'anticipation des coûts opérationnels et de maintenance.
- Une budgétisation précise et réaliste évitera les dépassements de coûts imprévus.
ERP et évolutivité : Comment anticiper les coûts futurs ?
Anticiper les coûts futurs implique de regarder au-delà des coûts initiaux :
- Sélectionner un système ERP avec une architecture évolutive.
- Évaluer les coûts de mise à niveau et d'ajout de nouveaux modules ou utilisateurs.
- Considérer les coûts de formation continue et de mise à jour des compétences.
- Planifier pour une maintenance à long terme et un support étendu.
L’anticipation de ces coûts assurera la pérennité de l’investissement ERP et soutiendra la croissance de l’entreprise.
Bref, vous l’aurez compris, une bonne anticipation des frais supplémentaires éventuels vous permettra d’éviter de mauvaises surprises. Le choix d’un ERP est stratégique et se planifie également sur le plan financier.
En moyenne, comptez un mois de préparation interne, puis 2 à 3 mois pour migrer.
