85 % de votre rentabilité dépend de la gestion du temps. Beaucoup de dirigeants le savent, mais trop peu adoptent une stratégie réellement efficace pour un pilotage non plus à vue, mais pointu. Découvrez dans cet article les 4 leviers indispensables qui vous permettront d’optimiser vos projets, de respecter vos délais, d’améliorer l’organisation de vos équipes, et d’augmenter la rentabilité de votre agence.
Points clés :
- Une mauvaise gestion du temps entraîne des retards, des coûts supplémentaires et une baisse des marges.
- Anticiper et optimiser les ressources améliore la productivité, en évitant les surcharges ou les sous-utilisations, tout en garantissant le respect des délais et la satisfaction des clients.
- Des outils spécialisés offrent une gestion en temps réel des métriques, permettant d’ajuster les stratégies, de mieux contrôler les coûts et d’améliorer la performance globale.
- Maîtriser le ratio temps facturable vs non facturable est essentiel pour une rentabilité durable. Identifier les tâches improductives permet de maximiser le temps consacré aux projets facturables.
- Gérer efficacement votre cashflow assure une stabilité financière, vous permettant de réinvestir et de développer votre agence sans craindre les imprévus.
Les enjeux de la gestion du temps
Surmonter les résistances internes
La mise en place d’un suivi du temps peut révéler des résistances culturelles : personne n’aime se sentir surveillé. Vos collaborateurs pourraient craindre d’être réduits à de simples exécutants. Pourtant, c’est en leur expliquant que cela leur permet d’éviter des journées à rallonge – comme dire « oui » à une demande client à 17h un jeudi – que vous gagnerez leur adhésion. En analysant les temps passés, vous pouvez aussi identifier des besoins en formation. De plus, avec une vision claire des plannings, chacun peut avancer sereinement sans coordination permanente.
Maîtriser l’aspect émotionnel
Vous avez sûrement déjà rencontré cette situation : accepter des rallonges non payées d’un client de longue date ou dépenser 80 % du budget d’un projet en avant-vente pour décrocher un gros annonceur. Pour éviter ces pièges, il est crucial de mesurer précisément les pertes en temps et en ressources. Cette prise de conscience vous permettra de faire des choix plus stratégiques et de renforcer la rentabilité de votre agence.
Capturer les bonnes métriques
Pour qu’un process de mesure du temps soit efficace, il est crucial de collecter les bonnes données. Trop souvent, chaque équipe utilise ses propres outils ou méthodes, ce qui complique l’analyse globale. Mettre fin à la multiplication des outils que vous n’utilisez qu’à 10 ou 20 % de leur potentiel en payant des licences inutiles vous permettra de centraliser les données, d’optimiser les coûts et de simplifier les processus.
Cela vous paraît compliqué ? Pas de panique. Furious a synthétisé les apprentissages de milliers d’agences en 4 clés essentielles pour maîtriser la gestion du temps et en faire un véritable levier de rentabilité pour votre agence.
Les 4 leviers à exploiter
Levier #1 : Mesurez la rentabilité en direct
Est-ce que votre agence gagne de l’argent sur chaque projet ? Chaque minute et chaque ressource doivent être optimisées. Une vision instantanée et transparente de vos finances vous permet d’ajuster vos stratégies en temps réel.
Pour vous aider à mieux visualiser la rentabilité de vos projets, voici une formule simple qui résume l’équation clé :
Cette formule vous permettra de calculer rapidement la rentabilité de chaque projet en tenant compte du temps vendu, des coûts journaliers moyens et des achats revendus.
— Le cas de Pop for you
Avant d’adopter Furious en 2021, l’agence rencontrait des difficultés à estimer précisément le temps passé sur chaque projet, ce qui affectait directement la rentabilité. Grâce à Furious, ce problème a été résolu, permettant une meilleure estimation des temps et un suivi plus précis. Résultat : une économie de 5 heures par semaine et une amélioration du staffing grâce à une planification anticipée des ressources.
Caroline Vignand-Olivier - Directrice Associée Agence Pop ForYou - Groupe Humanskills
Grâce à Furious, nous avons transformé notre gestion de projet. Nous sommes passés d’un pilotage à vue à une stratégie anticipative qui nous a permis de gagner 5 heures par semaine, d’améliorer notre staffing et d’optimiser notre rentabilité. C’est un changement de jeu complet pour Pop For You.
Aujourd’hui, Pop For You – une équipe de 15 personnes appuyée par les 500 experts du groupe Humanskills – tire pleinement parti de la gestion du planning et du pipe de vente de Furious pour maintenir une rentabilité durable.
Levier #2 : Affinez votre ratio de temps vendu
— L’impact des opérations non facturables
À force de négliger les opérations non facturables (marketing, comptabilité, back office), votre rentabilité en pâtit. L’objectif idéal est de maintenir un ratio de 70 à 80 % de temps facturable pour garantir une rentabilité durable.
— Les deux scénarios possibles
- Votre taux d’utilisation est sous le seuil des 70% : Vous faites face à une surcharge de tâches non facturables. Vous devez soit augmenter les ventes, soit réduire la charge des projets internes pour maximiser le temps productif.
- Votre taux d’utilisation est bien au-delà des 80% : Cela peut signaler un bon niveau de rentabilité, mais pourrait aussi indiquer un manque de traçabilité des tâches non facturées ou un sous-investissement dans la croissance (avant-vente, fonctions centrales). Ce scénario peut aussi vouloir dire que vous ne vendez pas vos prestations assez chères.
— Maximiser la rentabilité avec le bon dosage
Vos talents consacrent-ils leur temps à des tâches à forte valeur ajoutée pour votre agence ? Par exemple, est-ce que votre meilleur directeur artistique se concentre sur des projets facturables ou bien est-il absorbé par des tâches annexes comme le support ? De même, vos développeurs sont-ils plus occupés par du support (non facturable) plutôt que de développer le site ou des fonctionnalités ?
Il est crucial de pouvoir distinguer combien de temps chaque équipe consacre à l’avant-vente, au marketing interne ou à la facturation. Une analyse en temps réel de vos prestations facturables vs non facturables vous permettra d’identifier les points de gaspillage et d’ajuster vos stratégies en conséquence.
— Analyser le potentiel facturable par compétence
Notre astuce : mesurez le temps facturable par typologie de compétences.
Chez Furious, nous avons rencontré une agence de 60 collaborateurs, dont 6 développeurs.
Leur problème ? Un ratio de temps facturable bien trop bas pour assurer une rentabilité durable. En analysant les objectifs de temps facturable de chaque collaborateur, nous avons découvert que les développeurs passaient 80 % de leur temps sur des projets facturables, mais le reste sur du support non facturable.
La solution a été simple : embaucher un collaborateur dédié au support à 100 %. Cela a permis de réattribuer 100 % du temps des développeurs à des projets facturables, ce qui a conduit à une augmentation de +100 % de leur potentiel facturable, plus de projets tenus, et une rentabilité considérablement améliorée.
De la même manière, si vos chefs de projet affichent un potentiel facturable de seulement 50 %, il est temps de vous poser des questions. Vendez-vous suffisamment leurs prestations ? Leur taux de facturation devrait idéalement se situer entre 80 % et 100 % pour assurer la rentabilité de votre agence.
Levier #3 : Optimisez le temps facturable vs non facturable
Une fois que vous avez maîtrisé la gestion des prestations facturables, la gestion du taux de staffing devient beaucoup plus simple – à condition d’être bien équipé. L’imputation des temps reste essentielle, mais pour maximiser la rentabilité, il est tout aussi crucial de mesurer correctement votre taux de staffing et d’anticiper les besoins. Avoir un pipe commercial synchronisé avec le planning de l’agence est indispensable. Cela permet de prévoir efficacement si vous devez embaucher en interne ou faire appel à des ressources externes, et d’optimiser ainsi vos coûts.
Levier #4 : Managez votre cashflow
Le contrôle du BFR (Besoin en Fonds de Roulement) est essentiel pour la survie financière de votre agence. De nombreuses agences manquent de visibilité à moyen terme, ne planifiant qu’à 1 ou 2 semaines à l’avance, ce qui limite leur agilité et leur capacité à investir. La clé réside dans l’harmonisation de la force de vente, la production et le staffing. Une synchronisation réussie assure non seulement la satisfaction de vos clients – vous répondez dans les temps aux échéances projets et pouvez même faire de l’inbiz en fonction des besoins que vous aurez identifiés – mais optimise également l’utilisation de vos ressources – chacun.e est occupé au maximum, et vous pouvez lancer de l’outbiz si besoin, ainsi que les éventuels recrutements – contribuant ainsi directement à faire croître votre rentabilité.
Alexandre Vernier - Fondateur de l'Agence ODW
Adopter Furious chez ODW a été une décision stratégique, nous permettant de gérer notre BFR avec une précision sans précédent. Cela a transformé les incertitudes en opportunités claires, propulsant notre entreprise vers une réussite durable.
Anticiper les flux de trésorerie est donc la dernière pièce du puzzle pour garantir une rentabilité durable. Pour ce faire, il est crucial de pouvoir ajuster en temps réel la production, maintenir une réactivité commerciale, et s’appuyer sur des outils prédictifs qui vous aideront à ajuster vos marges et éviter les accumulations de FNP (Factures Non Payées).
En agrégeant toutes les données de l’entreprise sur une seule plateforme – pas seulement les données financières – vous garantissez un suivi financier au plus proche de la réalité. C’est ce qu’a fait l’agence ODW avec Furious, leur permettant de gérer leur BFR avec une précision inédite et de transformer les incertitudes en opportunités.
Furious, le copilote des dirigeants rentables
En tant que véritable copilote des plus grandes agences francophones (Ceetadel, Adveris, HulaHoop…), nous savons comment transformer la gestion du temps en un levier clé pour booster vos marges.
Avec Furious, vous pouvez :
- Automatiser : de la gestion des devis à la relance automatique des factures.
- Visualiser en temps réel : vos indicateurs clés à jour en quelques clics.
- Personnaliser vos vues : grâce à plus de 200 widgets métiers.
- Simplifier la gestion des projets : avec une interface intuitive pour tous vos collaborateurs, que vous soyez en entité simple ou multi-agence.
Furious vous permet également de vous assurer que chaque projet est rentable (que vous soyez en régie ou au forfait) en maîtrisant tous les aspects critiques de votre activité.
Déjà adopté par des milliers d’agences, Furious remplace en moyenne 7 outils et vous permet d’économiser jusqu’à 20 % de temps sur vos tâches administratives.
Prêt à franchir le cap ?
Demandez votre démo et testez Furious gratuitement dès aujourd’hui !
