Intro
Intégrer un ERP dans une PME de 40 collaborateurs est un véritable casse-tête. Entre les promesses alléchantes des démos et la complexité apparente des fonctionnalités, il est facile de se sentir dépassé.
Quentin Poignant, dirigeant du cabinet de conseil opérationnel SommeSi et expert dans l’intégration de Furious, partage son expérience et ses recommandations pour tirer le meilleur parti de notre ERP et faire de cette intégration un levier de performance.
En tant qu’éditeur de logiciel, Furious se charge de faire le meilleur outil possible, et en tant qu’intégrateurs, nous nous chargeons de le déployer de la meilleure façon possible. Nous sommes donc très complémentaires.
Défis d'un déploiement
Quand une entreprise de 40 collaborateurs adopte Furious, elle atteint souvent une taille critique en parallèle. C’est une phase où elle a besoin de se structurer avec des indicateurs, des outils, et des processus. Cela coïncide souvent avec l’apparition d’un middle-management, où chacun doit trouver sa place et son rôle dans le pilotage de l’entreprise. Furious devient alors le premier ERP véritable de ces entreprises.
En général, nos intégrateurs font face à 2 problématiques principales dans l’installation de Furious dans ce genre de structure : la disponibilité des équipes et la difficulté à accepter le changement.
Défi #1 : la disponibilité des équipes
Dans les petites structures, les équipes surchargées jonglent entre plusieurs tâches, laissant peu de temps pour des projets comme l’intégration d’un nouvel outil de gestion.
C’est pourquoi, lors d’un accompagnement au déploiement de Furious, SommeSi propose d’externaliser certaines tâches à 100% comme la reprise des données afin d’alléger la charge de travail des équipes internes et d’accélérer le processus d’intégration.
Défi #2 : La résistance au changement
Le second défi, c’est la difficulté à accepter le changement pour les équipes. En effet, la mise en place d’un nouvel outil peut être source de stress pour les employés et perçu comme une tâche supplémentaire plutôt que comme un outil facilitateur.
Les 3 erreurs à éviter
1. Se perdre dans la reprise de données : Simplifier la migration des données est crucial. Si elle est trop complexe, cela peut ralentir le déploiement et créer des frustrations. Priorisez vos données essentielles et procédez par étapes. Utiliser des outils éprouvés et externaliser cette tâche à des experts peut minimiser les risques et alléger la charge des équipes internes.
2. Reproduire les anciennes pratiques : Il est essentiel de repenser les processus pour optimiser l’utilisation de Furious. « Il faut éviter de vouloir tout reproduire à l’identique, » précise Quentin. Profitez de cette opportunité pour moderniser et améliorer vos pratiques internes. Faire appel à un intégrateur vous permettra également de comparer ses pratiques avec celles du marché.
3. Assimiler toutes les fonctionnalités trop rapidement : Vouloir maîtriser toutes les fonctionnalités de Furious dès le départ peut conduire à une surcharge d’information. « Il faut accepter de monter en compétences progressivement, » conseille Quentin. Une formation continue, des sessions de suivi et un support technique accessible permettent une adoption progressive et efficace de Furious.
Les étapes clés du déploiement
Intégrer un nouvel outil de gestion comme Furious ça demande de l’organisation, de l’anticipation et une bonne dose de méthode. Pour une PME d’une quarantaine de collaborateurs, chaque étape compte pour que tout se passe sans accroc.
Voici les 7 étapes clés pour réussir cette intégration :
1. L’audit initial
L’audit initial, c’est le moment où votre intégrateur va creuser pour découvrir les coulisses de l’entreprise.
Tout commence par une bonne compréhension du client. A ce stade, l’équipe de SommeSi joue les détectives et mène des entretiens détaillés pour saisir les subtilités de chaque entreprise : « avant même de parler de Furious, on parle de comment l’entité fonctionne, qui fait quoi, quels sont les rythmes, qui a besoin de savoir quoi. Et donc on mène des entretiens avec de nombreuses personnes.”, précise Quentin.
Cette première phase va permettre de cartographier les processus et les flux d’informations/ de décisions, et d’identifier les besoins spécifiques.
2. La restitution des processus
Après l’audit, on passe à la restitution. Une session où l’on présente une vision claire des processus actuels et des objectifs à atteindre. Le but ici ? S’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant l’organisation et la mise en place des process. Cette étape est cruciale pour valider les hypothèses de travail et s’assurer de l’alignement des équipes sur les prochaines étapes.
Les résultats de cette analyse vont permettre de :
- Définir une organisation cible et des processus clairs : Cela facilite grandement la configuration de Furious, car les attentes sont bien définies.
- Optimiser la reprise des données : Connaître les axes d’analyse permet une migration des données plus ciblée et efficace.
- Personnaliser la formation : Identifier les rôles et les responsabilités de chacun rend la formation plus pertinente et adaptée.
- Faciliter les étapes suivantes : Une clarté initiale sur les processus simplifie toutes les étapes subséquentes, de la configuration à la formation, en passant par la migration des données.
En somme, une bonne restitution des processus est indispensable pour poser des bases robustes dès le début et garantir une intégration fluide et réussie de Furious.
3. La configuration
C’est maintenant l’heure de paramétrer Furious pour qu’il corresponde parfaitement aux besoins de votre entreprise, un peu comme tailler un costume sur mesure.
La configuration de Furious est participative : l’équipe de SommeSi travaille en étroite collaboration avec vos équipes, impliquant directement les membres de votre entreprise.
L’objectif est que ces derniers soient capables de maintenir et de faire évoluer la configuration elles-mêmes. En travaillant main dans la main avec les experts de SommeSi, elles apprennent à utiliser et configurer Furious selon leurs besoins spécifiques.
Cette approche participative renforce l’implication des équipes, les rendant plus investies et compétentes, ce qui facilite grandement l’adoption de l’outil.
4. Le développement d'APIs
Pour que tout fonctionne harmonieusement, les différentes applications doivent pouvoir se parler. Furious est un outil ouvert en API, ce qui le rend particulièrement flexible et compatible avec de nombreuses autres solutions.
Par exemple, si votre entreprise utilise déjà Lucca pour la gestion des absences et souhaite continuer à le faire, une API peut être développée pour interconnecter Lucca et Furious. Ainsi, lorsqu’un congé est validé dans Lucca, l’information est automatiquement transférée vers Furious, évitant la double saisie et simplifiant la gestion des données.
5. La reprise de données (RDD)
La plupart des entreprises qui migrent sur Furious veulent avoir accès à leurs données antérieures pour pouvoir se comparer à une période de référence. Et ça, l’équipe de Furious l’a bien compris. Cette étape est pour le moins délicate : de grandes quantités de données sont manipulées pour être importées dans le nouveau système afin d’assurer une transition en douceur.
Quentin Poignant - Fondateur et CEO de SommeSi
Nous avons développé des outils d’import par API qui permettent d’être très fin dans la reprise de données. Cela permet non seulement de reconstituer un historique et de se comparer à celui-ci, mais cela donne également la possibilité de relire le passé à travers le prisme d’analyse et des fonctionnalités de Furious.
6. Les tests
A ce stade, on peut rentrer dans le vif du sujet. Avant le déploiement de Furious, l’outil fait l’objet de “tests en conditions réelles” pour vérifier et valider avec le client que les paramètres, les droits, etc. qui ont été mis en place correspondent à ce qu’il attendait, dans le format qu’il attendait.
7. La formation initiale
(La dernière étape avant le “go live » !) Pour une adoption rapide et efficace, l’équipe de SommeSi veille à ce que les utilisateurs soient bien formés.
La formation se fait en deux temps : d’abord la théorie pour comprendre les fonctionnalités de Furious, puis des cas pratiques pour s’exercer sur des scénarios fictifs. Cela permet aux utilisateurs de mettre en pratique ce qu’ils ont appris avant de travailler sur leurs propres données.
Une fois les données intégrées et les équipes bien formées, Furious peut enfin être lancé dans l’entreprise !
L’extra mile de SommeSi
Émettre sa première facture ou faire un cut-off de production pour la première fois peut être un peu intimidant pour les équipes sur un nouvel outil comme Furious.
C’est pourquoi même après le déploiement de notre ERP, il est important qu’on assure un support continu.
« on reste en soutien en cas de questions et pour faire des ateliers spécifiques à certains sujets qui peuvent être assez cristallisants pour les entreprises, comme les cut-offs de production…« , précise Quentin.
Le support continu va permettre de soutenir les équipes sur des moments marquants de l’entreprise, de résoudre les blocages éventuels et d’optimiser l’utilisation de l’outil.
“le premier jour plus personne ne sait rien faire… il y a un peu le syndrome de la page blanche !”
Les 3 Best Practices
1. Dédier des ressources clés au projet
La première bonne pratique est d’identifier des « key people » et des ambassadeurs dès le début. Ces membres de l’équipe, qui comprennent bien les processus et ont une influence positive, peuvent aider à surmonter les résistances en montrant l’exemple et en rassurant leurs collègues sur les bénéfices de Furious. Leur implication est essentielle pour motiver les équipes et garantir une adoption fluide de l’outil.
2. Rester ouvert à des ajustements d’organisation/ de process
L’intégration de Furious offre aux entreprises l’opportunité de réévaluer et d’optimiser leurs méthodes de travail. Cela peut nécessiter des changements dans les processus existants, l’adoption de nouvelles pratiques plus efficaces et la réorganisation des tâches pour tirer pleinement parti des fonctionnalités de l’outil. En restant flexible et prêt à ajuster les stratégies, les entreprises peuvent maximiser les avantages de Furious et améliorer leur performance opérationnelle.
3. Se faire accompagner par des experts
Se faire accompagner par des experts garantit une intégration sans heurts et permet d’éviter les pièges courants. Les consultants de SommeSi apportent une expertise précieuse et une perspective extérieure qui peuvent faciliter la résolution de problèmes complexes. Ils offrent un soutien continu tout au long du processus d’intégration, depuis la configuration initiale jusqu’à la formation des utilisateurs et le support post-déploiement. Leur expérience permet d’anticiper les défis potentiels et d’appliquer des solutions éprouvées pour assurer une transition en douceur.
1 an après : que pensent les utilisateurs ?
Mettre en place Furious, c’est bénéficier d’améliorations dans ses opérations dès le premier jour d’implémentation. Mais comme un bon vin, il faut lui laisser le temps de décanter pour révéler toute sa puissance.
A court terme
A moyen terme
A long terme
En conclusion
L’intégration de Furious est une étape stratégique pour les entreprises qui veulent optimiser leur gestion et leur performance.
Avec une approche structurée et l’accompagnement d’experts intégrateurs comme SommeSi, les entreprises peuvent tirer parti de toutes les fonctionnalités de Furious pour atteindre leurs objectifs de manière efficace et durable.
N’attendez plus, testez Furious dès aujourd’hui et découvrez comment cet outil peut transformer votre entreprise !
