Imaginez une journée typique dans une agence créative animée. Avant l’avènement des logiciels de gestion d’agence, c’était une scène de chaos organisé : les chefs de projet luttaient pour suivre le temps manuellement, les designers jonglaient avec plusieurs feuilles de calcul pour l’allocation des ressources, et les gestionnaires de comptes devaient gérer une avalanche d’emails pour tenir les clients informés.
Maintenant, avançons dans le temps jusqu’à une journée avec un logiciel de gestion d’agence en place. Le chaos est remplacé par un flux de travail intégré et sans faille. Les tâches sont planifiées sans effort, et les opérations financières sont rationalisées, réduisant considérablement la charge administrative. Le résultat ? Les projets sont terminés à temps, dans le respect du budget, et les clients sont plus satisfaits que jamais.
Prêt à transformer la routine quotidienne de votre agence en une opération efficace et rationalisée ? Laissez-nous vous aider à y parvenir.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'agence et comment peut-il bénéficier à votre entreprise ?
Le logiciel de gestion d’agence est un outil spécialisé qui intègre diverses fonctions essentielles telles que la gestion de projet, le suivi du temps, l’allocation des ressources et la communication avec les clients dans une seule et même plateforme. Cette intégration permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle de votre agence, entraînant des améliorations notables des résultats des projets et de la satisfaction des clients.
Alors, que se passe-t-il lorsque les agences n’utilisent pas de logiciel de gestion ?
Selon notre expérience, elles luttent souvent avec des processus fragmentés, entraînant des délais manqués, des heures facturables non suivies et une diminution de la satisfaction des clients en raison d’une mauvaise communication (comme c’est souvent le cas).
Pour vous donner une idée concrète : selon une étude du Project Management Institute, une communication inefficace est un facteur majeur d’échec des projets, impactant les résultats plus de 50 % du temps et risquant 75 millions de dollars pour chaque 135 millions de dollars dépensés en projets. En mettant en œuvre un logiciel de gestion d’agence, les agences peuvent garantir une communication fluide, un meilleur suivi des projets et une gestion améliorée des ressources, ce qui entraîne une augmentation de 30 % des taux d’achèvement des projets et une augmentation de 25 % de la rétention des clients, selon le rapport de l’Agency Management Institute.
Fonctionnalités essentielles qui améliorent la supervision et la livraison des projets
Maintenant que nous avons vu ce qu’est un logiciel de gestion d’agence, examinons les fonctionnalités que vous devez rechercher lors du choix d’un logiciel pour structurer et organiser votre agence.
Nous avons choisi de mettre en avant les fonctionnalités clés, conçues pour automatiser les tâches routinières, fournir des insights en temps réel et simplifier les opérations complexes – en gros, tout ce qui vous aidera à gagner du temps, à satisfaire les clients et à augmenter vos revenus.
Projets générés automatiquement à partir des devis
L’une des fonctionnalités phares est la capacité de générer automatiquement des projets à partir des devis, garantissant qu’une fois un devis approuvé, un projet correspondant est instantanément créé avec tous les détails nécessaires.
Cette automatisation élimine la saisie manuelle des données de projet, réduisant les erreurs et vous faisant gagner un temps précieux – selon une étude de McKinsey, les entreprises qui ont automatisé leurs processus de travail rapportent une augmentation de 20 à 30 % de l’efficacité. Cette transition fluide du devis au projet permet aux équipes de commencer à travailler sur les livrables immédiatement, vous permettant de répondre rapidement aux clients et de garantir le bon fonctionnement de votre entreprise.
Suivi automatisé en temps réel de l'avancement
Une autre fonctionnalité critique est le suivi automatisé en temps réel de l’avancement, qui permet à vos chefs de projet et membres de l’équipe de surveiller facilement l’état de leurs tâches et jalons. Le suivi en temps réel garantit que toute déviation par rapport au plan est identifiée rapidement, permettant des actions correctives rapides.
Selon le Project Management Institute, les projets disposant d’outils de suivi en temps réel ont 28 % plus de chances d’être achevés à temps. Une supervision continue permettra à vos projets de progresser sans encombre et garantira que vous respectez systématiquement et précisément les délais.
Vues simplifiées de toutes les données clés
Imaginez : toutes les informations critiques dont vous avez besoin pour vos projets sont à portée de main, disponibles instantanément et affichées de manière intuitive. C’est le rêve, non ? Avoir une vue simplifiée de toutes les données clés fait exactement cela, en vous fournissant un aperçu complet de la santé financière de votre projet, de l’allocation des ressources et des métriques de progression. Ces tableaux de bord sont personnalisables et présentent les données essentielles dans un format facilement compréhensible.
Selon un rapport de Deloitte, les entreprises qui utilisent des outils de visualisation des données pour la gestion de projet voient une amélioration de 25 % de la vitesse de prise de décision. Avoir toutes les métriques essentielles en un coup d’œil permet aux gestionnaires de prendre des décisions éclairées rapidement, assurant que les projets restent sur la bonne voie et dans le respect du budget.
Planification Facile
Les fonctionnalités de planification facile simplifient le processus de planification des tâches, d’allocation des ressources et de définition des délais. Les outils de planification avancés incluent souvent des interfaces de glisser-déposer et des suggestions de planification automatisées basées sur la disponibilité des ressources et les calendriers de projet.
Gartner rapporte que les outils de planification de projet peuvent améliorer la productivité de 15 à 20 % en réduisant le temps consacré à la planification manuelle. Ce gain d’efficacité permettra à vos équipes de se concentrer davantage sur l’exécution des tâches plutôt que sur leur planification, une bien meilleure utilisation de leur talent.
Achats et Facturation Fluides
Des opérations financières efficaces non seulement permettent de gagner du temps, mais améliorent également la précision et la conformité. En intégrant la gestion financière dans les flux de travail de projet, vous aurez un meilleur contrôle des budgets et réduirez le temps que vous et vos équipes passez sur des tâches administratives.
Assurez-vous que votre logiciel de gestion d’agence inclut des bons de commande automatisés, le suivi des dépenses et la génération de factures. Ces fonctionnalités permettront non seulement de rationaliser vos opérations, mais aussi d’améliorer la supervision et la livraison globales de vos projets, augmentant ainsi l’efficacité, les résultats des projets et la satisfaction des clients (et des clients satisfaits sont des clients fidèles !).
Qu'est-ce que l'onboarding d'agence et comment cela impacte-t-il les relations avec les clients ?
L’onboarding d’agence est le processus d’intégration des nouveaux clients dans le flux de travail de votre agence, posant les bases d’un partenariat réussi. Cette phase initiale implique la collecte d’informations essentielles, l’établissement de canaux de communication clairs et l’alignement des attentes. Un onboarding efficace est crucial car il donne le ton à toute la relation client.
Lorsqu’il est bien fait, l’onboarding assure que les clients se sentent valorisés et compris, ce qui renforce la confiance et favorise une relation de travail positive dès le départ. En définissant clairement les processus, les délais et les livrables, vous pouvez éviter les malentendus et démontrer le professionnalisme et l’engagement de votre agence envers la réussite du client. Cet investissement initial dans un processus d’onboarding fluide peut mener à une plus grande satisfaction des clients, une fidélité accrue et davantage d’opportunités de collaboration à long terme.
De plus, un processus d’onboarding efficace peut rationaliser les opérations internes en garantissant que tous les membres de l’équipe sont alignés et disposent des informations et ressources nécessaires pour commencer à travailler sur les projets des clients immédiatement. Cela améliore non seulement la productivité de l’équipe, mais permet également à votre agence de livrer des résultats de qualité plus rapidement, renforçant encore la confiance du client dans vos capacités. En résumé, un onboarding d’agence efficace est essentiel pour établir des relations client solides et durables et poser les bases de résultats de projet réussis.
Furious, votre prochaine et unique solution pour faire évoluer votre agence
Choisir le bon outil pour faire évoluer votre agence peut faire la différence entre prospérer et simplement survivre dans le paysage concurrentiel d’aujourd’hui.
Conçu par d’anciens leaders d’agences de DISKO, une agence internationale française, Davy Tessier et Mickael Lellouche, Furious répond aux besoins complexes des agences de communication, des cabinets de conseil, des startups et des ESN, allant de 10 à 1000 employés. Ses capacités principales incluent le gain de temps, l’amélioration de la rentabilité et l’accélération des opérations grâce à des conseils anticipatifs et un support à chaque étape de la création de valeur.
Furious intègre CRM, pilotage commercial, reporting, staffing, gestion de projet, dépenses et sous-traitance avec une assistance continue alimentée par l’IA. Cette approche holistique consolide divers flux opérationnels en un seul espace intelligent et conversationnel, remplaçant en moyenne sept outils pour ses clients.
Des solutions sur mesure pour différents profils opérationnels, managers et décideurs améliorent l’efficacité des tâches, la gestion des équipes et la prise de décision stratégique. Cela garantit que chaque membre de l’équipe, du personnel junior aux cadres supérieurs, peut tirer parti des capacités de la plateforme pour optimiser leur flux de travail.
Furious offre une plateforme unifiée qui simplifie les tâches administratives, réduit les risques et permet aux équipes de se concentrer sur des activités à haute valeur ajoutée. Cette approche unifiée est instrumentale dans la gestion quotidienne des équipes et la planification stratégique, faisant de Furious un outil indispensable pour les agences souhaitant rationaliser leurs opérations et améliorer leur rentabilité.
Voici ce que Michael Illouz, PDG de Conceptory, une agence de branding et de communication, a apprécié dans le travail avec Furious :
- Depuis l'adoption de Furious, l'agence de Michael utilise deux outils de moins, rationalisant les opérations.
- La plateforme a permis de gagner un temps considérable, rendant les projets plus rentables.
- Les fonctionnalités améliorées de reporting et de back-office ont boosté la rentabilité des projets.
- Les opérations financières, y compris la facturation et la gestion de la trésorerie, se sont grandement améliorées.
- Les responsables d'équipe ont une vue claire de l'avancement des projets et de la santé financière, permettant une identification et une résolution rapides des problèmes.
- Furious a fourni des insights et des ratios précieux, améliorant les stratégies de vente et la gestion du pipeline.
- L'amélioration du réseau et des insights de données a été un avantage notable.
- Meilleur contrôle des clôtures de fin de mois.
- La gestion du temps au sein de l'agence s'est considérablement améliorée.
- Furious a préparé l'agence à une meilleure prise de décision et à de meilleurs résultats à l'avenir.
La capacité de Furious à transformer les opérations des agences, de la gestion complète des projets à une supervision financière précise, en fait l’outil incontournable pour les agences cherchant à se développer de manière efficace et efficiente. Êtes-vous prêt à l’essayer ?
