Non, la facturation au temps passé n’est pas uniquement l’apanage des avocats !
Vous, les agences, cabinets de conseil et sociétés de services (architectes, SSII, bureaux d’études…), passez 10 à 30% du temps global de votre structure à créer, relancer, communiquer à propos de factures en cours ou à venir.
Entre la gestion des tâches administratives, le suivi des heures facturables, et l’émission des factures, il est facile de se sentir submergé. L’équilibre à trouver se situe entre la fermeté de la relance, au bon moment, la bonne communication entre les équipes opérationnelles et comptable, mais aussi le choix de l’automatisation qui peut libérer de bien des contraintes.
Quels sont les défis d’aujourd’hui et les solutions à mettre en place pour facilement les surmonter ? Plongeons dans les solutions pour passer moins de temps à facturer au temps passé.
Pourquoi la facturation du temps passé est-elle un défi ?
La facturation du temps passé est souvent vue comme une corvée par les équipes, mais elle soulève aussi des questions cruciales :
- Comment assurer une facturation précise et transparente pour vos clients et vos collaborateurs ?
- Comment éviter que le processus de facturation ne devienne une source de stress pour vos équipes ?
- Comment les méthodes traditionnelles de facturation affectent-elles la productivité et le moral des équipes ?
La facturation au temps passé peut entraîner :
- Une perte de motivation chez les collaborateurs qui se sentent sous pression.
- Des erreurs ou oublis dans le calcul des heures, ce qui peut entraîner des pertes financières pour l’entreprise.
- Des complications administratives qui consomment un temps précieux, au détriment de missions stratégiques.
Les impacts négatifs sur la motivation des équipes
Lorsque les collaborateurs passent plus de temps à comptabiliser et à facturer qu’à exécuter leurs tâches principales, cela peut avoir un effet démoralisant. Ce sentiment de frustration est souvent lié à l’impression de perdre du temps sur des tâches administratives plutôt que de contribuer directement à la réussite du client ou du projet.
Un exemple courant est celui des freelances qui, bien qu’habitués à gérer leur propre facturation, peuvent se sentir accablés par la nécessité constante de suivre minutieusement leurs heures facturables. Ce stress peut les distraire de leurs missions principales, nuisant ainsi à la qualité du travail fourni et, en fin de compte, à la satisfaction du client.
Les risques financiers liés à une facturation incorrecte
Les erreurs de facturation peuvent avoir des conséquences financières graves. Un taux journalier moyen (TJM) mal appliqué, des heures oubliées ou un mauvais suivi des impayés peuvent entraîner une perte de revenus substantielle. De plus, une facturation tardive ou incorrecte peut retarder les paiements, affectant la trésorerie de l’entreprise et mettant en danger sa rentabilité.
— Les impacts d'une facturation mal gérée dans une ESN
Prenons l’exemple d’une ESN (Entreprise de Services du Numérique) qui facture ses clients au forfait.
Si les heures travaillées ne sont pas suivies avec précision, ou si des tâches supplémentaires sont effectuées sans ajuster le prix du forfait, l’entreprise peut se retrouver à perdre de l’argent sur chaque projet. Pire encore, si ces erreurs ne sont pas détectées à temps, cela peut nuire à la relation avec le client et compromettre les missions futures.
Quelles sont les méthodes alternatives ?
Facturation forfaitaire : simplicité et prévisibilité
La facturation forfaitaire est une solution souvent adoptée par les cabinets de conseil, les freelances, et même certaines ESN. Voici pourquoi :
- Transparence des coûts : les clients savent à l’avance combien coûtera la mission, sans surprises en fin de mois.
- Gain de temps : plus besoin de suivre chaque minute passée sur une tâche, ce qui simplifie la gestion administrative.
- Précision : les coûts étant fixés à l’avance, les risques d’erreurs sont minimisés.
— La facturation forfaitaire dans un cabinet de conseil
Un cabinet de conseil qui adopte la facturation forfaitaire pour ses missions peut offrir une transparence totale à ses clients. Par exemple, un cabinet peut proposer un forfait pour l’audit d’une entreprise ou la mise en place d’un nouveau processus. Le client sait exactement ce qu’il va payer, et le cabinet peut se concentrer sur la réalisation de la mission sans se soucier du suivi minutieux des heures.
- L’équilibre de la mesure du temps et de la facturation chez Smash, cabinet de conseil parisien utilisant l’outil Furious
Packs horaires et abonnements : flexibilité et fidélisation
Les packs horaires et les abonnements offrent une flexibilité appréciée par les clients et les prestataires :
- Anticipation des besoins : le client achète un certain nombre d’heures à utiliser selon ses besoins, ce qui offre une certaine prévisibilité.
- Relation à long terme : les abonnements permettent de fidéliser les clients tout en assurant un flux de revenus régulier pour l’entreprise.
- Adaptabilité : idéal pour des missions ponctuelles ou pour gérer des pics d’activité.
— Utilisation des packs horaires dans une ESN
Dans une ESN, les packs horaires peuvent être utilisés pour offrir des services de maintenance ou de support. Par exemple, un client peut acheter un pack de 50 heures à utiliser sur une période de trois mois pour des interventions ponctuelles. Ce modèle permet à l’ESN de planifier ses ressources de manière plus efficace tout en offrant une flexibilité maximale au client.
— Comment l’agence Rébellion a optimisé sa facturation avec Furious Squad
L’agence de publicité Rébellion – une soixantaine de collaborateurs – a adopté Furious comme ERP il y a plusieurs années pour gérer la facturation de ses projets complexes, mais aussi l’ensemble de ses opérations (suivi projet, CRM, devis, RH). Grâce à l’automatisation, elle a pu réduire de 10% le temps consacré à l’administratif, tout en augmentant la précision des factures envoyées à ses clients, que ce soit en facturation entrante ou sortante.
En conséquence, le suivi de la trésorerie de l’entreprise s’est amélioré, et les collaborateurs ont pu se concentrer sur des missions plus stratégiques.
David Aït-Ali, co-fondateur de Rébellion
Furious nous permet d’avoir un suivi hyper fort que ce soit en facturation sortante ou entrante. Avec le système de bon de commande, les achats sont directement liés aux projets. En facturation sortante, nos factures sont automatisées et nos clients peuvent signer directement grâce à la signature électronique.
Comment la technologie peut-elle transformer la facturation et la gestion financière ?
Automatisation : un allié précieux pour gagner en efficacité
Automatiser la facturation permet de réduire les erreurs et de gagner un temps précieux. Voici quelques avantages concrets :
- Réduction des erreurs : en automatisant les calculs et l’émission des factures, vous minimisez les risques d’erreurs humaines.
- Gain de temps : l’automatisation vous permet de vous concentrer sur des tâches plus stratégiques, en libérant du temps pour des missions à forte valeur ajoutée.
- Satisfaction client : une facturation rapide et précise améliore la relation avec vos clients.
— Exemple d’utilisation de l’outil Furious pour l’automatisation de la facturation
Avec Furious, la facturation devient un jeu d’enfant. Grâce à l’automatisation, vous pouvez :
- Générer des factures en un clic : basé sur les heures facturables et les devis préalablement établis, le logiciel vous permet d’émettre des factures rapidement et sans erreur.
- Suivre les heures consommées en temps réel : suivez vos projets, les heures travaillées et les coûts associés en temps réel pour une gestion optimale de votre activité.
- Relances automatiques : en cas de non-paiement, le logiciel envoie automatiquement des relances, vous évitant ainsi des tâches répétitives.
Les avantages d'une vue claire et projetée
Avoir une perspective claire et projetée de vos finances grâce à la technologie peut :
- Optimiser la gestion budgétaire : aide à planifier et à allouer les ressources financières de manière plus efficace.
- Prévoir les flux de trésorerie : permet de gérer les coûts et d’assurer une stabilité financière.
- Faciliter la prise de décision : fournit des données financières précieuses pour informer les décisions stratégiques.
Comment un cabinet de conseil utilise les rapports financiers pour une meilleure gestion
Progress Partner, cabinet de conseil d’une trentaine de collaborateurs qui utilise Furious Squad pour générer des rapports financiers détaillés a pu mieux planifier ses missions et anticiper les dépenses à venir. Grâce à des données précises, ce cabinet a pu non seulement améliorer sa rentabilité, mais aussi renforcer la confiance de ses clients en offrant une transparence totale sur la gestion de leurs projets.
Avant Furious, ils utilisaient deux systèmes distincts, ce qui générait des trous dans la raquette et un certain bénévolat pour les clients (pas de facture).
Grâce à Furious, à sa vue globale sur les opérations financières et l’automatisation, ils sont passés de 30% de factures non réglées à 9%, dans un contexte de croissance.
Pascal VanBerten, Directeur associé ProgressPartners
Aujourd’hui, nous pilotons uniquement grâce aux données entrées dans Furious que ce soit pour le suivi de la rentabilité des projets et des plannings des consultants. Nous avons gagné entre 20 et 30% de temps sur la gestion de nos factures. L’équipe n’a pas significativement grandi mais nous gérons 4 à 5 fois plus de factures qu’avant.
Comment assurer une facturation précise et équitable ?
La facturation au temps passé est un sujet délicat qui nécessite une attention particulière pour maintenir une relation client saine et une gestion financière stable.
Éviter les erreurs courantes dans la facturation du temps passé
La facturation du temps passé peut être semée d’embûches si elle n’est pas gérée correctement. Voici quelques stratégies pour éviter les erreurs courantes :
- Utiliser un logiciel de facturation : adopter un outil comme Furious qui trace précisément le travail consacré à chaque projet ou mission.
- Établir des processus clairs : avoir des lignes directrices pour le suivi des heures et la facturation afin d’assurer la cohérence.
- Communiquer ouvertement : assurer une communication transparente avec les clients concernant les méthodes et les prix.
Assurer la transparence et la justesse dans la facturation client
La transparence et la justesse dans la facturation sont cruciales pour bâtir et maintenir la confiance avec vos clients. Voici comment vous pouvez y parvenir :
- Détaillez les factures : fournir des factures détaillées qui expliquent clairement le travail effectué et les coûts associés.
- Établir des conventions d’honoraires : discuter et convenir des taux et des méthodes de facturation à l’avance.
- Offrir une flexibilité : proposer diverses options de paiement et être ouvert à la discussion concernant les termes de paiement.
— Comment savoir quels temps ont été facturés ?
Pour voir quels temps ont été facturés ou non, vous pouvez utiliser notre widget “temps non facturé” dans Furious Squad. Ce widget vous permet de filtrer par client, contrat, projet, et, en cochant les cases, de créer à la volée les factures liées au travail effectué.
— Les avantages de l'utilisation de la création de factures avec Furious Squad
Voici un aperçu des avantages dont vous bénéficiez en utilisant Furious Squad comme outil de gestion :
- Flexibilité dans l’émission de documents : vous pouvez regrouper divers services et projets, et associer plusieurs budgets à un seul dossier.
- Émission de documents sur mesure : créez des documents personnalisés qui répondent précisément aux besoins de votre entreprise.
- Automatisation des rappels : envoyez automatiquement des rappels pour les paiements en retard, ce qui réduit le temps passé sur des tâches répétitives.
Adoptez des méthodes modernes
Passer moins de temps à facturer ne signifie pas négliger la précision ou la transparence. Avec les bons outils et des méthodes adaptées, vous pouvez :
- Optimiser votre travail : en adoptant des pratiques qui réduisent le temps passé sur des tâches administratives.
- Améliorer la relation client : grâce à une facturation claire, précise et rapide.
- Augmenter votre rentabilité : en réduisant les erreurs et en automatisant les processus.
Avec Furious Squad, vous avez toutes les cartes en main pour gérer efficacement votre activité et passer moins de temps à facturer le temps passé.
Alors, finalement, comment passer moins de temps à facturer le temps passé ?
Pour résoudre ce problème et vous faire gagner du temps, Furious vous permet de suivre automatiquement les temps de vos équipes – qu’ils soient ou non rattachés à un projet – et générer des factures en un clic grâce à la facturation automatisée, basée sur les temps passés de la période sélectionnée.
Vous pouvez envoyer vos factures automatiquement, les rappels en cas de non-paiement également et bien entendu, vos cut-off sont précis et en temps-réel.
Vous avez une vue claire et projetée de la situation financière de votre agence et vous récupérez plus rapidement votre trésorerie. Des bonnes pratiques indispensables d’un outil de pré-comptabilité.
Alors, quand commencez-vous à être Furious ?
