70% des projets échouent à cause d’une mauvaise gestion du temps et des ressources, selon une étude de PMI (Project Management Institute)*.
Que vous soyez une agence de communication, un cabinet de conseil en pleine croissance ou une société de service, cette statistique est particulièrement préoccupante. C’est la rentabilité desdits projets qui influence votre capacité à générer bénéfices et croissance.
Votre capacité à calculer précisément le taux d’avancement d’un projet n’est donc pas seulement un atout, c’est une nécessité pour assurer la réussite et la rentabilité des affaires.
Les projets qui suivent rigoureusement leur avancement ont 30% de chances supplémentaires d’atteindre leurs objectifs dans les délais et le budget impartis (Rapport de McKinsey**).
Ces statistiques mettent en lumière l’importance cruciale d’une bonne gestion de projet et d’une surveillance précise de l’avancement.
Quelles méthodes pour calculer ce taux d’avancement ?
L’importance de chaque méthode par typologie de business unit, d’équipe ? Embarquez avec nous pour découvrir comment intégrer ces pratiques dans votre entreprise, améliorer la performance et la satisfaction client.
Le calcul de l’avancement permet de corréler le temps passé sur un projet, la facturation et le planning à l’avancement réel du projet. Il existe plusieurs méthodes pour mesurer cet avancement, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients.
Comprendre les différents types d'avancement d'un projet
L'avancement manuel
Le prérequis à la maîtrise d’un avancement manuel est de disposer de ressources – outils ou fichiers – permettant de suivre correctement les attributs relatifs aux projets : dates de rendus estimées au départ, temps vendu par projet et par compétences, typologie de tâches à accomplir, temps consommé, etc.
Les petites structures (< 10 collaborateurs) arrivent à suivre l’ensemble de ces informations assez aisément (les informations internes sont souvent connues en grande partie par tous les membres de l’équipe). Lorsque vous dépassez les 15 collaborateurs, il devient très complexe de ne pas utiliser d’outil adapté, même pour mesurer manuellement l’avancement : chaque équipe commence à utiliser un outil différent, les informations se croisent entre collaborateurs, les congés s’entremêlent avec les périodes de facturation… A ce stade, il est temps de réagir !
— Avantages et inconvénients de l’avancement manuel
Dans ce cadre, l’avancement du projet dépend de la personne qui déplace manuellement la jauge de pourcentage d’avancement réel estimé sur le projet. L’avantage de ce mode est que l’avancement est totalement indépendant des autres éléments du projet (les dates, la charge, le planifié et la facturation). Cela permet une comparaison précise du réel avec tous les autres indicateurs.
— Exemple pratique dans l’outil Furious
Pour indiquer l’avancement du projet, il suffit de cliquer sur la jauge de l’élément « avancement« . Furious affichera alors les lignes tarifaires vendues du devis concerné, et vous pourrez ajuster l’avancement de chacune des lignes tarifaires. Par exemple, si vous avez une ligne tarifaire de 1500 euros à 100% d’avancement et une autre de 500 euros, l’avancement global du projet sera de 75%.
L'avancement manuel basé sur les grilles tarifaires dans Furious
Pour indiquer l’avancement du projet, il faudra cliquer sur la jauge de l’élément « avancement« . Furious affichera alors les lignes tarifaires vendues du devis concerné. Vous pourrez ajuster l’avancement de chacune des lignes tarifaires.
Exemple : J’ai deux lignes tarifaires pour un montant total de 2000 euros : une ligne d’un montant de 1500 euros et une ligne d’un montant de 500 euros. Si j’indique que ma ligne tarifaire à 1500 euros à un avancement de 100%, alors l’avancement de mon projet passera à 75%.
L'avancement automatique basé sur la charge
Le prérequis à la mesure du taux d’avancement d’un projet calculé de manière automatique, c’est de disposer d’un outil métier adapté.
Votre outil devra être en capacité de prendre en compte l’ensemble des éléments de base : date de début du projet, date de fin du projet, jalons de facturation fixé (à 30% d’avancement du projet, à 60% etc), être synchronisé avec le planning de projet des collaborateurs (afin de pouvoir mesurer automatiquement les temps passés pour chaque tâche et temps vendu).
Utilisation et bénéfices
La charge correspond au temps passé par les collaborateurs. Ce mode est privilégié pour les projets où le temps passé correspond au temps vendu. Cela signifie que lorsque du temps est ajouté, le pourcentage d’avancement du projet augmente automatiquement.
Attention aux ventes au forfait
⚠️ ATTENTION ⚠️ : ne jamais utiliser ce mode pour les ventes au forfait, car vous constaterez un écart d’avancement avec la charge uniquement lorsque la totalité de votre projet sera consommée.
L'avancement automatique basé sur les dates projet
Principe de fonctionnement
L’avancement automatique basé sur les dates de début et de fin renseignées dans la configuration du projet est simple et efficace. Par exemple, si un projet commence le 1er janvier 2022 et se termine le 30 janvier 2022, au 15 janvier, l’avancement du projet sera à 50%.
L'avancement automatique basé sur la facturation
Méthodologie et application
Dans ce mode, l’avancement du projet augmente en fonction de la facturation. Par exemple, si vous créez une facture pour un projet composé d’un échéancier avec une seule facture, l’avancement du projet passera à 100%.
L'avancement automatique basé sur les unités produites
Processus et suivi
L’avancement réel du projet dépend des unités produites. Il est possible d’indiquer qu’une unité est produite, ce qui fait augmenter l’avancement lors de l’ajout d’un temps. Par exemple, si vous avez deux unités à produire pour un total de 10 000 euros (une unité à 9 000 euros et une unité à 1 000 euros) et que vous indiquez avoir produit l’unité à 1 000 euros, l’avancement sera de 10%.
Impact du choix de chaque type d'avancement pour les équipes d'une agence
Le choix du type d’avancement pour un projet peut avoir des impacts significatifs sur les différentes équipes au sein d’une agence.
Chaque équipe a ses propres besoins et priorités, et le type d’avancement choisi peut influencer leur efficacité et leur capacité à atteindre leurs objectifs.
Équipe projet (équipe opérationnelle)
Pour l’équipe projet, qui est directement impliquée dans l’exécution des tâches, l’avancement manuel basé sur les grilles tarifaires ou l’avancement automatique basé sur la charge peut être particulièrement bénéfique.
Ces typologies d’avancement permettent à l’équipe de suivre de près le temps et les ressources investies dans chaque tâche, offrant une vision précise du travail restant.
Cela facilite la gestion quotidienne, la planification des ressources et l’ajustement des priorités.
En outre, pour des projets complexes nécessitant une adaptation continue, l’avancement manuel offre la flexibilité nécessaire pour ajuster les estimations en fonction des réalités du terrain.
Direction financière en agence
La direction financière favorise la mesure en avancement automatique basé sur la facturation et les unités produites.
Ces types d’avancements permettent une comptabilisation précise des revenus générés à chaque étape du projet, mais aussi par typologie de business unit si cela est nécessaire, alignant les efforts de l’équipe sur les objectifs financiers de l’agence.
En utilisant ces méthodes, la direction financière peut mieux anticiper les flux de trésorerie, gérer les budgets et assurer une rentabilité optimale.
La précision des données financières dans chaque projet est cruciale pour établir des rapports financiers fiables et prendre des décisions stratégiques éclairées.
Direction de production en agence
Pour la direction de production, l’avancement automatique basé sur les dates des projets et les jalons est particulièrement utile.
Ces méthodes permettent de suivre l’avancement en fonction des étapes clés du projet et des délais fixés.
En utilisant ces types de mesure d’avancement, la direction de production peut s’assurer que les projets progressent conformément au planning initial, identifiant rapidement les retards et les obstacles potentiels.
Cela permet une gestion proactive, en ajustant les ressources et les priorités pour maintenir le projet sur la bonne voie.
Direction générale d’agence
La direction générale, quant à elle, nécessite une vue d’ensemble intégrée et précise de l’avancement des projets.
Un avancement basé sur une combinaison de méthodes, telles que les dates projet, la facturation et la charge, peut fournir une image globale de la performance de l’agence.
Cette approche hybride permet à la direction générale de comparer les données opérationnelles, financières et temporelles, facilitant la prise de décisions stratégiques.
En ayant accès à des rapports détaillés et précis, la direction générale peut mieux aligner les objectifs de l’agence, optimiser les processus et assurer une croissance durable.
David Aït-Ali - Co-fondateur de Rébellion
On a trouvé avec Furious une solution qui permet d’avoir de A à Z un suivi des projets mais aussi des gros indicateurs dont on a besoin pour piloter l’agence au jour le jour.
Meilleures méthodes de mesure d’avancement en agence
Le choix du type d’avancement pour la bonne tenue des projets en agence doit être adapté aux besoins spécifiques de chaque équipe, tout en prenant en compte le besoin de pilotage précis et les enjeux liés à la direction de cette dernière.
En comprenant les impacts de chaque méthode d’avancement sur les différentes fonctions, une agence peut améliorer sa gestion de projet, optimiser ses performances et garantir une satisfaction client maximale. En somme, éviter les erreurs courantes en agence. Adapter la méthode d’avancement en fonction des exigences des équipes permet une meilleure coordination, une transparence accrue et une gestion plus efficace des projets. Ce choix devra bien entendu être corrélé à celui du bon choix pour la vente de votre prestation de service : au temps passé, au forfait ou en régie ?
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Impact du choix de chaque type d'avancement pour les équipes d'un cabinet de conseil, d'une ESN ou d’un bureau d'étude
Pour ce type de business, vous vendez vos projets bien souvent au forfait ou en régie.
Le choix du type d’avancement pour un projet est donc différent, chaque équipe garde ses priorités spécifiques, mais il est plus aisé d’unifier les besoins de tout un chacun.
Avancement pour l’équipe opérationnelle
Pour l’équipe opérationnelle, les consultants qui sont directement impliqués dans les missions chez les clients, l’avancement automatique basé sur la charge est particulièrement bénéfique. Dans un cabinet de conseil ou une ESN, les missions peuvent être amenées à se prolonger, et nécessiter une gestion précise des ressources et du temps. Un client ne peut pas demander régulièrement des allonges de présence ou de temps au consultant si ces dernières ne sont pas consignées dans un planning précis.
Pour la direction financière
La direction financière dans un cabinet de conseil ou un bureau d’étude profite grandement de l’avancement automatique basé sur la facturation et les unités produites. Ces types d’avancement permettent une comptabilisation précise des revenus générés à chaque étape de la mission du consultant, alignant les efforts de l’équipe sur les objectifs financiers de l’organisation.
En utilisant ces méthodes, la direction financière peut mieux anticiper les flux de trésorerie, gérer les budgets et assurer une rentabilité optimale. La précision des données financières est cruciale pour établir des rapports financiers fiables et prendre des décisions stratégiques éclairées.
De plus, dans un environnement de conseil où les marges peuvent être serrées, une gestion financière précise est indispensable pour maintenir la santé financière de l’entreprise.
Adrien Bosset - Co-fondateur de SMASH Group
Pouvoir faire à la fois la gestion de projet, la finance et le suivi des temps au sein d’un même outil est une force : les données se parlent et les liens sont faits entre toutes les rubriques.
Pour la direction des opérations
Pour la direction des opérations, l’avancement automatique basé sur les dates de mission et les jalons est particulièrement utile.
Ces méthodes permettent de suivre l’avancement en fonction des étapes clés du projet et des délais fixés.
En utilisant ces types d’avancement, la direction des opérations peut s’assurer que les projets progressent conformément au planning initial, identifiant rapidement les retards et les obstacles potentiels.
Cela permet une gestion proactive, en ajustant les ressources et les priorités pour maintenir le projet sur la bonne voie.
Dans un bureau d’étude ou une ESN, où les projets peuvent avoir des implications techniques complexes, cette approche est essentielle pour garantir que les délais et les exigences techniques sont respectés.
Et pour la direction générale…
La direction générale d’un cabinet de conseil ou d’un bureau d’étude nécessite a besoin de bien piloter ses équipes, et notamment leur taux de staffing pour être rentable.
Un avancement basé sur une combinaison de méthodes, telles que les dates projet, la facturation et la charge, peut fournir une image globale de la performance de leur organisation, et leur permettre d’anticiper de potentiel recrutement pour répondre à une demande client croissante.
En ayant accès à des rapports détaillés et précis, la direction générale peut mieux aligner les objectifs de l’organisation, optimiser les processus et assurer une croissance durable. La capacité à avoir une vue d’ensemble des missions en cours et de leur progression est cruciale pour répondre aux exigences des clients et maintenir un avantage concurrentiel.
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Conseils et astuces pour une gestion optimale de vos avancements
Utiliser un logiciel ERP métier tel que Furious
Pour les agences de communication, les cabinets de conseil et les sociétés de service, un logiciel ERP, véritable co-pilote tout-en-un tel que Furious est indispensable. Non seulement il centralise toutes les données de vos projets, mais il permet également de suivre en temps réel l’avancement, d’automatiser les processus et de générer des rapports précis et détaillés.
Gain de temps et d’efficacité
En utilisant Furious, vous pouvez automatiser la plupart des tâches administratives, ce qui vous permet de vous concentrer sur le cœur de votre activité. De plus, la précision des données collectées et analysées permet une prise de décision plus rapide et plus éclairée.
Amélioration de la collaboration
Un ERP comme Furious facilite également la collaboration entre les membres de l’équipe. Les données étant centralisées et accessibles en temps réel, chaque membre peut avoir une vision claire de l’avancement du projet et des tâches qui lui sont assignées.
Réduction des coûts
En optimisant la gestion de vos projets et en réduisant les erreurs, Furious contribue à réduire les coûts opérationnels. De plus, la possibilité de suivre précisément les coûts et les revenus permet une meilleure gestion budgétaire.
Autres méthodes pour calculer l'avancement d'un projet dans divers business
La méthode physique d’avancement
La méthode physique d’avancement se base sur des mesures tangibles du travail accompli. Cela peut inclure la quantité de matériel utilisé, le nombre d’heures travaillées, ou la progression physique des travaux. Cette méthode est souvent utilisée dans les projets de construction où le progrès peut être mesuré de manière concrète.
Avantages et inconvénients
L’un des principaux avantages de la méthode physique est sa précision. En mesurant des éléments tangibles, vous obtenez une image claire de l’avancement réel du projet. Cependant, cette méthode peut être laborieuse et nécessiter une collecte de données minutieuse.
- La méthode des jalons
Les jalons sont des points de repère clés dans un projet qui indiquent des étapes importantes ou des livrables spécifiques. En définissant des jalons clairs, vous pouvez suivre l’avancement en fonction de la réalisation de ces étapes.
Exemple pratique
Par exemple, un projet de développement de logiciel pourrait avoir des jalons tels que la finalisation de la phase de conception, l’achèvement du développement de modules clés, et la livraison du produit final. En suivant ces jalons, vous pouvez évaluer l’avancement du projet de manière structurée.
Importance de la précision dans le calcul de l'avancement
Impact sur le budget et les coûts
Une estimation précise de l’avancement d’un projet est essentielle pour la comptabilisation des coûts et la gestion du budget. Des erreurs dans le calcul de l’avancement peuvent entraîner des dépassements de budget, des retards, et une insatisfaction des clients.
Autres impacts
Bien choisir votre méthode de calcul d’avancement peut également, bien sûr, impacter le moral et l’organisation de vos équipes – et donc leur productivité.
Prenons l’exemple du choix d’un avancement manuel, appliqué dans une agence de 30 collaborateurs, qui vend ses compétences au forfait. Le suivi des projets et leur facturation ne sera pas optimal, et il se peut qu’à terme votre projet au forfait ne soit pas rentable, les compétences ayant été vendues à l’accomplissement de tâches précises et déjà définies. Dans ce cas, un avancement automatique à la facturation à travers plusieurs jalons si on parle de gros projets (en temps de réalisation) aurait pu être plus adapté.
Caroline Vignand Olivier - Directrice Associée de Pop For You
Le problème auquel on était confronté avant Furious c’était le temps passé par projet et donc le pilotage de la rentabilité. On avait une intuition, une estimation du temps passé - depuis Furious, cette problématique est largement résolue.
En bref, be Furious !
Calculer le taux d’avancement de vos projets est essentiel pour assurer rentabilité, croissance et pérennité de votre structure.
En utilisant les méthodes de calcul adaptées et en intégrant un logiciel ERP métier spécialisé comme Furious, vous pouvez non seulement améliorer la précision de vos calculs mais aussi l’organisation, le bien-être de vos équipes. Que vous choisissiez l’avancement manuel ou l’une des méthodes automatiques, l’important est de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins et à la nature de vos projets.
N’hésitez pas à tester différentes approches et à ajuster vos processus en conséquence pour garantir le succès de vos initiatives.
Avec une gestion de projet efficace, votre entreprise peut non seulement répondre aux attentes de vos clients mais aussi dépasser leurs espérances, tout en maximisant votre rentabilité et votre efficacité.
Prêts à optimiser la gestion de vos projets avec Furious ?
*Etude Pulse of the profession du PMI
** Rapport McKinsey – L’humain, capital au coeur de la performance durable de l’entreprise
