La modernisation de votre gestion d’entreprise vous a mené à une décision cruciale : l’acquisition d’un nouveau logiciel ERP, cette technologie d’exploitation à interface graphique développée pour centraliser et simplifier les opérations au cœur de votre activité, que ce soit dans votre agence, votre ESN, votre start-up, votre cabinet de conseils ou vos équipes – le choix est aussi vaste que les besoins sont spécifiques.
Mais au-delà des challenges techniques et des besoins d’organisation, un élément clé se détache et s’immisce dans vos discussions – et ce n’est pas seulement Sylvie, votre DAF bien-aimée, qui y pense :
Cet article se propose de démystifier la question qui pèse sur toutes les têtes : « Quels seront les coûts réels de ce changement? » De l’acquisition à l’hébergement, en passant par les services de l’intégrateur, ce n’est pas seulement un progiciel ou un simple CRM que vous choisirez. Vous opterez pour une solution ERP – ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français – qui peut avérer être doublement bénéfique : en optimisant la productivité de chaque poste de travail, mais également en rendant chaque processus plus efficace.
L’ERP propriétaire que vous recherchez doit être accessible et adapté à la taille de votre marché. Le prix varie énormément en fonction du nombre de collaborateurs à former, des fonctionnalités spécifiques au secteur d’activité, de l’interface graphique développée par Microsoft ou d’autres fournisseurs, et bien sûr, du type d’hébergement choisi. Il est essentiel de se munir d’une liste exhaustive des coûts cachés afin d’optimiser l’allocation du budget et de garantir la rentabilité de cette nouvelle implantation ERP. L’objectif est de mettre à disposition de vos employés un outil qui améliorera la comptabilité, la vente, la gestion des clients et de nombreuses autres pratiques essentielles – tout cela en bénéficiant d’une technologie de pointe adaptée à votre secteur d’activité.
Combien coûte la migration vers un ERP pour mon agence ou mon ESN ?
En effet, on se concentre souvent sur les frais d’utilisateurs mensuels qui varient d’un éditeur à l’autre. Mais comme pour l’achat d’une nouvelle voiture, des frais “cachés” peuvent également entrer en ligne de compte… et doivent être anticipés pour votre tranquillité (et celle de Sylvie).
Voici les 5 frais à contrôler avant tout choix d’ERP :
Les frais de migration externes
Tout d’abord l’éditeur que vous avez choisi : quels frais sont à prévoir en plus du tarif utilisateur mensuel ? Par exemple : les frais d’implémentation, les frais d’accompagnement et de formation, les frais de suivi avec le back-office (certains éditeurs limitent les échanges et facturent les suivants) etc.
Chez Furious, nous offrons jusqu’à nouvel ordre les frais de création d’instance, de set-up et de formations à nos clients TPE-PME. Une façon pour nous d’être solidaires avec eux en ces temps particuliers et de leur permettre de s’équiper facilement d’un outil de pilotage pointu et complet.
D’autres frais externes sont également à prendre en compte :
- Les frais de consultants externes si vous êtes accompagnés par des consultants pour votre ré-organisation
- Les frais de vos cabinets comptables : certains facturent tout changement ;
- Les frais éventuels des autres outils à adapter : d’où l’intérêt de choisir une solution à périmètre large pour éviter les multi coûts de licences et adaptations.
Furious remplace par exemple en moyenne 7 outils chez nos clients !
Les frais de migration internes
Parfois plus difficiles à comptabiliser, ils comprennent :
- Le temps passé à la migration des utilisateurs
- Les temps de formation : d’où l’intérêt de choisir une solution qui propose un accompagnement ad-hoc pour une efficacité optimale
- L’accompagnement pendant et après la phase de test : en plus de son back-office dédié aux utilisateurs, Furious propose directement et en libre accès sur la plateforme plus de 250 vidéos pédagogiques de moins de 2mn très utiles en cas de question.
- La mise à plat des process de votre société (voir point 5 ici )
- La disponibilité de l’équipe projet à prévoir
- La phase de préparation amont, notamment sur l’intégration des infos/datas + la phase de test de l’outil, indispensable ! Dans le cadre de votre migration vers Furious, nos équipes vous secondent dans l’importation de votre data et vous aident à configurer et personnaliser au mieux votre Furious.
Les frais du ou des éditeur(s) que vous quittez
Nos clients ont parfois la surprise de découvrir que certains éditeurs les lient par des contrats jusqu’à une date anniversaire. La rupture anticipée devient payante.
Pour information, l’engagement chez Furious est uniquement trimestriel : nous sommes en effet persuadés que nos clients restent chez nous parce que l’outil les aide au quotidien, pas parce qu’ils ont signé pour un ou trois ans !
Par ailleurs, certains éditeurs font également payer la récupération de votre data. Chez Furious, toute la donnée de votre instance vous appartient. Elle est exportable à tout moment par les personnes de l’entreprise qui y sont autorisées, sans frais additionnels.
Les frais de paliers
Méfiez-vous des politiques de prix agressives qui peuvent vous réserver de mauvaises surprises en cas de croissance ou après la première année.
Les questions à vous poser avant tout engagement :
- Est-ce qu’il existe une clause de réévaluation des tarifs ? Google ou Slack par exemple ont augmenté récemment unilatéralement leurs tarifs.
- Quelle est la base de mise à jour des prix ?
- Avez-vous négocié des paliers à la hausse (si vous grossissez) ou à la baisse. Exemple : chez Furious, plus votre société grossit (et donc plus vous avez d’utilisateurs de la plateforme), plus le tarif par user diminue.
- Quelles sont les échéances de facturation ?
- Il y a t il des frais supplémentaires (espace de stockage, options gratuites ou payantes, API etc…).
Les frais si la solution ne vous convient pas/ ne fonctionne pas
La phase de test est importante et ne doit pas se limiter à 2 semaines (sauf si vous le souhaitez).
En effet, il est important que vous puissiez découvrir toute la puissance de l’outil, et surtout que vous soyez sereins vis-à-vis de la réactivité et de l’accompagnement de l’éditeur choisi.
Néanmoins, si vous souhaitez arrêter la collaboration, vous serez contents d’avoir anticipé en vous posant les bonnes questions :
- Avez-vous bien contrôlé les clauses de réversibilité ?
- Aurez-vous accès à votre data sans frais ?
- etc etc.
Comprendre le coût d'un ERP
Investir dans un ERP est une décision majeure pour toute entreprise. Le coût associé peut être substantiel, mais il est justifié par la valeur ajoutée que l’outil peut apporter. Comprendre en détail ce coût est essentiel pour faire un choix éclairé et tirer le meilleur parti de votre investissement.
Quels sont les composants essentiels d'un ERP et leur impact sur le prix ?
Un ERP est comme un organisme vivant au sein de votre entreprise, composé de plusieurs éléments essentiels qui déterminent son efficacité et, par extension, son prix :
- Base de données unique : le cœur de l'ERP, où toutes vos données sont centralisées.
- Modules fonctionnels : gestion financière, approvisionnement, inventaire, etc. Chaque module ajoute de la valeur, mais aussi au coût.
- Intégration : la capacité de l'ERP à se connecter avec d'autres systèmes peut augmenter les coûts initiaux.
- Customisation : les ajustements pour qu'il corresponde parfaitement à vos processus peuvent être coûteux.
- Formation et support : indispensables pour une utilisation optimale, ces services ont un impact direct sur le budget.
Chaque composant a son prix, et l’équilibre entre nécessité et coût est crucial.
Comment le choix entre ERP SaaS et on-premise influence-t-il le budget ?
La décision entre un ERP SaaS (Software as a Service) et une solution on-premise est déterminante pour le budget :
- SaaS : vous payez généralement un abonnement mensuel par utilisateur, ce qui inclut la maintenance et les mises à jour. Il y a moins de coûts initiaux, mais c'est un coût continu.
- On-premise : il nécessite un investissement initial plus important pour l'achat de licences, l'infrastructure et la main-d'œuvre pour la gestion et la maintenance.
Votre choix affectera non seulement vos dépenses initiales mais aussi la structure de vos coûts à long terme.
Comment les fonctionnalités spécifiques d'un ERP déterminent-elles son coût ?
Les fonctionnalités que vous choisissez définissent directement la complexité et donc le prix de votre ERP :
- Standard vs Avancé : plus les fonctionnalités sont avancées ou spécialisées, plus le prix augmente.
- Personnalisation : les ajustements pour s'adapter aux processus uniques de votre entreprise peuvent entraîner des coûts supplémentaires.
- Extensibilité : la capacité de l'ERP à évoluer avec votre entreprise peut aussi être un facteur de coût.
Pensez à l’avenir et non seulement aux besoins actuels pour éviter des coûts supplémentaires inattendus.
Quels sont les avantages d'un ERP modulaire pour la gestion des coûts ?
Un ERP modulaire peut être la solution pour maîtriser les coûts :
- Payez seulement pour ce dont vous avez besoin : commencez avec des modules de base et ajoutez-en au fur et à mesure.
- Flexibilité : s'adapte facilement à l'évolution de vos besoins sans réinvestissement majeur.
- Implémentation progressive : réduit les risques et permet une meilleure gestion des dépenses.
L’approche modulaire est un moyen efficace pour contrôler le budget tout en bénéficiant de la flexibilité nécessaire à la croissance de l’entreprise.
Quel budget prévoir pour l'intégration et la personnalisation d'un ERP ?
L’intégration et la personnalisation sont deux aspects qui peuvent significativement affecter votre budget :
- Intégration : assurez-vous que l'ERP peut se connecter sans heurts avec les systèmes existants, ce qui peut nécessiter un travail technique supplémentaire.
- Personnalisation : adapter l'ERP à vos processus peut être coûteux, mais c'est souvent essentiel pour exploiter pleinement ses capacités.
Allouez une partie du budget pour ces étapes cruciales. Elles sont fondamentales pour que l’ERP s’aligne avec votre vision stratégique et objectifs opérationnels.
La tarification des ERP décortiquée
La mise en place d’un système ERP est un investissement conséquent pour toute entreprise, et encore plus pour une PME où chaque euro compte. Comprendre la structure du prix peut aider à faire des choix judicieux et à anticiper les coûts.
Comment est structuré le prix d'un ERP pour les PME ?
Pour une PME, le prix d’un ERP est généralement structuré autour de plusieurs axes :
- Licences d'utilisation : selon que l'ERP est on-premise ou en SaaS, les coûts varient entre l'achat de licences et l'abonnement.
- Coûts d'implémentation : incluant l'installation, la configuration et la personnalisation du système.
- Formation : essentielle pour permettre aux utilisateurs de maîtriser l'outil.
- Maintenance et support : pour assurer le bon fonctionnement et les mises à jour.
La compréhension de ces éléments est vitale pour évaluer le coût réel et éviter les surprises budgétaires.
Quel est le prix moyen d'un ERP pour une petite ou moyenne entreprise ?
Le prix moyen d’un ERP pour une PME peut varier de manière significative, généralement entre 10 000 et 100 000 euros, en fonction de plusieurs facteurs :
- Complexité : plus les processus de l'entreprise sont complexes, plus le prix sera élevé.
- Nombre d'utilisateurs : la plupart des ERP coûtent plus cher à mesure que le nombre d'utilisateurs augmente.
- Niveau de personnalisation : les personnalisations spécifiques à l'entreprise peuvent augmenter les coûts.
Ces fourchettes sont indicatives et peuvent changer selon les exigences spécifiques et les choix technologiques.
Les critères de choix pour un ERP
Le choix d’un système ERP est une décision stratégique pour toute entreprise. Les critères de sélection doivent être alignés avec les besoins métier, la taille de l’entreprise et sa vision à long terme.
Cloud, propriétaire, SaaS : Comment choisir le modèle d'ERP adapté à son entreprise ?
Le choix entre un ERP cloud, propriétaire ou SaaS dépend de plusieurs facteurs :
- Cloud : recommandé pour sa flexibilité, son évolutivité et sa facilité de mise à jour. Idéal pour les entreprises ayant besoin de mobilité et de collaboration en temps réel.
- Propriétaire : peut offrir un contrôle plus strict sur la sécurité et la personnalisation. Convient aux entreprises avec des processus spécifiques nécessitant des solutions sur mesure.
- SaaS : permet de réduire les coûts initiaux et offre une simplicité d'utilisation. Préférable pour les PME cherchant à éviter les investissements en matériel et en maintenance informatique.
- Maintenance et support : pour assurer le bon fonctionnement et les mises à jour.
Quelle importance donner à la modularité et l'automatisation dans le choix d'un ERP ?
La modularité permet de choisir des fonctionnalités spécifiques qui correspondent aux besoins immédiats de l’entreprise, avec la possibilité d’ajouter des modules supplémentaires plus tard. L’automatisation intégrée dans l’ERP peut libérer du temps en réduisant les tâches manuelles et en minimisant les erreurs. Ces aspects doivent être évalués en fonction des objectifs à long terme et de la stratégie de croissance de l’entreprise.
Diagnostic ERP : Comment évaluer vos besoins réels et leur influence sur le prix ?
Pour réaliser un diagnostic ERP, il faut :
- Évaluer les processus d'affaires existants et identifier les lacunes.
- Déterminer les fonctionnalités indispensables et celles qui sont optionnelles.
- Comprendre les intégrations nécessaires avec d'autres systèmes.
- Consulter les utilisateurs finaux pour comprendre leurs besoins quotidiens.
Une évaluation précise des besoins influence directement le prix, en évitant les coûts superflus pour des fonctionnalités inutiles.
Planification et gestion du projet ERP
La mise en œuvre d’un ERP nécessite une planification minutieuse et une gestion rigoureuse pour assurer le succès du projet et la maîtrise du budget.
Comment établir un cahier des charges précis pour son ERP ?
Pour établir un cahier des charges précis, il est crucial de :
- Identifier et documenter les exigences métier détaillées.
- Définir les objectifs spécifiques que l'ERP doit atteindre.
- Inclure les contraintes techniques, légales et de budget.
- Prévoir les besoins en formation et en support.
Un cahier des charges bien défini orientera le choix de la solution ERP et les négociations avec les fournisseurs.
Quelles sont les étapes clés pour budgétiser un projet ERP ?
Les étapes clés pour budgétiser un projet ERP incluent :
- L'estimation des coûts de licence ou d'abonnement.
- Le calcul des frais d'implémentation, y compris la personnalisation et l'intégration.
- La prévision des dépenses de formation et de support.
- L'anticipation des coûts opérationnels et de maintenance.
- Une budgétisation précise et réaliste évitera les dépassements de coûts imprévus.
ERP et évolutivité : Comment anticiper les coûts futurs ?
Anticiper les coûts futurs implique de regarder au-delà des coûts initiaux :
- Sélectionner un système ERP avec une architecture évolutive.
- Évaluer les coûts de mise à niveau et d'ajout de nouveaux modules ou utilisateurs.
- Considérer les coûts de formation continue et de mise à jour des compétences.
- Planifier pour une maintenance à long terme et un support étendu.
L’anticipation de ces coûts assurera la pérennité de l’investissement ERP et soutiendra la croissance de l’entreprise.
Bref, vous l’aurez compris, une bonne anticipation des frais supplémentaires éventuels vous permettra d’éviter de mauvaises surprises. Le choix d’un ERP est stratégique et se planifie également sur le plan financier.
En moyenne, comptez un mois de préparation interne, puis 2 à 3 mois pour migrer.
