En bref
- Chiffre d’affaires doublé en 2 ans depuis l’intégration de Furious.
- Visibilité claire sur les projets à venir et gestion proactive des dépassements de temps.
- Suivi précis de la rentabilité et de la satisfaction des équipes.
- Automatisation des tâches administratives, libérant 15 % du temps de travail pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
- Transformation de la performance opérationnelle et renforcement de l’engagement des collaborateurs grâce à Furious.
Défis initiaux
Face à une croissance rapide, passant de 25 collaborateurs en 2016 à 50-60 en 2021, Ceetadel a ressenti le besoin d’optimiser sa gestion et de centraliser ses outils pour maintenir la qualité de service offerte à ses clients. La variété croissante des projets, avec plusieurs agences au sein du même groupe et chacune ayant ses spécialités, a rendu la communication et la coordination cruciales.
De plus, Ceetadel faisait face à plusieurs enjeux cruciaux : rétention des talents, croissance des équipes et maintien des meilleurs collaborateurs pour contribuer à la croissance de l’entreprise. Enfin, l’expansion rapide par le rachat et la fusion de plusieurs agences a nécessité l’intégration de différents systèmes et pratiques de gestion, soulignant la nécessité d’un outil unique et centralisé pour harmoniser les opérations et améliorer l’efficacité.
Qui sont-ils ?
- Groupe indépendant de communication & marketing, composé de 5 agences spécialisées :
- Nouveau Monde — agence de stratégies de marques et création
- Monet — agence PR, élue agence RP de l’année 2022.
- AllMatik — 1ʳᵉ agence média de précision marketing
- Smartfire — tech agency dédiée à la transformation digitale
- Conversationnel — agence Social Media
- France – Paris, Lyon, Nantes, Bordeaux
- Fondé en 2023
- +210 collaborateurs
Résultats avec Furious
Visibilité accrue
Un suivi en temps réel des marges et des temps passés sur chaque projet.
Efficacité opérationnelle
Une réduction des dépassements de temps grâce à une gestion précise des plannings.
Amélioration de la rentabilité
Une gestion rigoureuse des coûts et des budgets, augmentant la rentabilité des projets.
Satisfaction des équipes
Une meilleure organisation du travail, augmentant la satisfaction des collaborateurs.
Nous sommes passés sur Furious quand nous faisions un peu plus de 6M d’euros de CA - il nous fallait un outil qui nous permette de piloter notre business et de suivre notre croissance - depuis qu’on a installé Furious, on a doublé notre CA en 2 ans.
Objectifs
- Améliorer la visibilité et la gestion des marges brutes des projets tant au niveau réalisé qu’au niveau prévisionnel pour avoir une vision claire et précise de la rentabilité.
- Optimiser la gestion des ressources pour maximiser la rentabilité des projets.
- Améliorer la satisfaction des équipes en mettant en place des outils permettant une meilleure organisation du travail et une réduction des dépassements de temps.
- Faciliter la prise de décision avec des données en temps réel pour prendre des décisions rapides et informées.
Amaury Bataille, Directeur Général du groupe Ceetadel
On a mis en place la partie gestion des achats qui nous permet d’avoir un visu sur la partie rentabilité de marge brute par projet et de le suivre de manière automatisée. On est capable d’agréger nos estimés de marge brute à la fois sur le réalisé et sur le prévisionnel qui nous permet de piloter le business.
Avant Furious
Avant l’intégration de Furious, Ceetadel fonctionnait principalement avec des méthodes manuelles et des outils disparates pour gérer les temps de travail et les tâches administratives. Amaury, Directeur Général du groupe Ceetadel, explique : « Avant la mise en place de Furious à l’été 2021, nous ne pilotions pas les marges de nos temps passés sur nos projets. » La structure était suffisamment petite et sur des expertises dans un même scope pour permettre une gestion à vue, sans nécessiter d’outils de pilotage sophistiqués.
La gestion des projets se faisait également à la main, ce qui rendait difficile le suivi précis des temps passés et des coûts associés.
Bénédicte Raffin, Directrice de Studio au sein du groupe Ceetadel, raconte : « Avant Furious, on fonctionnait avec un stylo et un papier sur lequel on écrivait qui était le client, la demande du client et ensuite on estimait à peu près le temps que ça pouvait prendre.«
Les outils inadaptés ont conduit à un manque d’efficacité croissant à mesure que l’agence grandissait et diversifiait ses services. Amaury ajoute : « En 2019-2020 (on se rend compte que) le bon sens, notre suivi, notre connaissance n’est plus suffisante pour piloter le business. »
Après Furious
L’intégration de Furious a marqué un tournant décisif pour Ceetadel, transformant radicalement leur manière de gérer les projets et d’optimiser les ressources. L’outil a permis de résoudre plusieurs problématiques critiques et a apporté des améliorations significatives dans leur quotidien.
Suivi en temps réel
Aujourd’hui, Furious offre à Ceetadel la possibilité de suivre les marges brutes et les temps passés sur chaque projet en temps réel. Amaury explique : « Ce qu’on suit aujourd’hui dans Furious, c’est à plusieurs niveaux. On suit le temps passé des équipes sur les projets pour s’assurer que le temps qui était vendu correspond au temps qui est passé (…) Donc on a une approche où on va bien suivre le temps au niveau macro des projets pour s’assurer qu’on est dans les clous. »
Cette fonctionnalité est cruciale pour garantir que les projets restent rentables et pour prendre des décisions informées rapidement.
Efficacité opérationnelle
L’implémentation de Furious a permis une gestion plus précise des plannings et une réduction significative des dépassements de temps. Bénédicte souligne :
Bénédicte Raffin, Directrice Studio de Nouveau Monde
Furious indique directement quand il y a du dépassement de temps. Je sais dès que ça dépasse 100%.
Cela a permis de réajuster les estimations en temps réel et d’optimiser l’utilisation des ressources. Grâce à Furious, Bénédicte et ses équipes de production bénéficient d’une visibilité claire sur les projets à venir, souvent 15 jours à l’avance.
Optimisation des ressources
Grâce à Furious, Ceetadel peut désormais allouer ses ressources de manière plus efficace, maximisant ainsi la rentabilité des projets. Clémence Vuillermet, responsable commerciale, précise :
Avec Furious, ce qui est aussi intéressant, c'est cette vision, toutes ces parties CRM, qui nous permet aussi d'avoir une mesure en complément de la partie projet pour tout ce qui est rentabilité d'un sujet jusqu'à la finalisation de celui-ci.
Bien que son rôle soit axé sur la partie commerciale, son témoignage souligne comment l’intégration des fonctionnalités CRM de Furious complètent la gestion des projets. Cela est indispensable pour la bonne synchronisation entre les équipes commerciales et de production, assurant une vision holistique de la rentabilité de chaque sujet, du début à la fin.
Amélioration de la rentabilité
L’utilisation de Furious a conduit à une gestion plus rigoureuse des coûts et des budgets, augmentant ainsi la rentabilité des projets. Clémence mentionne :
Clémence Vuillermet, Directrice New Biz chez Ceetadel
Aujourd'hui, Furious nous permet d'avoir des mesures de suivi, des mesures de rentabilité, des mesures aussi sur le temps passé, que ce soit des équipes de direction de projet jusqu'aux chargés de projet, jusqu'au ongoing des créatifs.
Satisfaction des équipes
Furious a également contribué à une meilleure organisation du travail, réduisant le stress et augmentant la satisfaction des collaborateurs. Clémence affirme : « aujourd’hui, en tant que Ceetadel, on a aussi le KPI de satisfaction de nos collaborateurs et de nos clients. Et aujourd’hui, Furious nous permet aussi d’avoir cette mesure et cet arbitrage. (…)
Les 3 killing features préférées d’Amaury
Feature #1 : La marge brute produite par business unit
« On a basculé sur de la marge brute produite par business unit. C’est le KPI phare qui nous permet de nous assurer que la production vendue à nos clients permet d’absorber les coûts de nos business units. »
- Ci-dessus : la marge brute produite par business unit sur Furious
Amaury explique que cette approche est vitale pour l’entreprise, car elle permet d’onboarder efficacement les différents responsables et gestionnaires des business units. Avec plusieurs structures juridiques et des business units transversales, le suivi de la marge brute produite est indispensable pour une gestion optimale et une visibilité claire sur les performances financières. Sans cette fonctionnalité, Ceetadel ne pourrait plus piloter son activité de manière efficace.
Feature #2 : La marge brute facturée par business unit
“Le deuxième, d’un point de vue purement finance, c’est la marge brute facturée par business unit. C’est celle là qui, à la fin, vient aussi être le juge de paix même si la marge brute produite est égale à la marge brute facturée à la fin du projet. Dans notre pilotage financier on a aussi cette approche là qui nous permet de mesurer la rentabilité d’un projet.”
- Ci-dessus : vue dashboard financier sur Furious reprenant les achats saisis et facturés sur une période donnée, la marge brute facturée, la marge brute estimée avec les projets non créés et la marge brute signée.
Une autre fonctionnalité clé pour Ceetadel est le suivi de la marge brute facturée par projet. Cette approche permet de mesurer la rentabilité d’un projet et d’évaluer la capacité de l’entreprise à couvrir ses coûts.
Amaury ajoute : « C’est avec cette marge brute facturée par projet que l’on est capable de se dire ‘tiens, sur tel projet, oui, tel fournisseur, on peut le payer, il reste de la marge, on enlève la provision et on vient gérer nos achats et on s’assure que la rentabilité globale de la boîte est suffisante. »
Feature #3 : Le dashboard budget
« Une des features que j’utilise très régulièrement c’est le dashboard budget qui me permet de regarder projet par projet, client par client, la marge brute générée et surtout les achats non reçus […] C’est un outil qui nous permet d’avoir une approche globale des KPIs financiers. » – Amaury Bataille
- Ci-dessus : exemple d'un widget sur le dashboard Finance
Cette fonctionnalité est particulièrement utile car elle permet d’adopter une approche conservatrice en matière de coûts. Amaury ajoute : « On a une approche plutôt conservatrice en se disant, j’hésite entre 8 et 9 de coûts sur le projet, je vais mettre 10 de coûts et à la fin si j’ai 8 et demi, j’enlève 1 et demi de provision et on a l’impression d’avoir une bonne nouvelle.«
Résultats obtenus
L’implémentation de Furious chez Ceetadel leur a permis d’améliorer leur gestion de projets et l’optimisation de leurs ressources. Amaury souligne : « Aujourd’hui, Furious nous permet de suivre en temps réel où sont nos marges. » Cette transparence a permis une gestion plus précise et réactive.
De plus, Furious a amélioré l’organisation du travail, réduisant le stress des équipes et augmentant leur satisfaction. Amaury affirme : “Je pense aujourd’hui qu’il y a une bonne acceptation des équipes, elles voient qu’on n’est pas au bâton derrière et que c’est plus là pour donner les moyens de croître.”
Écouter l’extrait audio :
En outre, l’implémentation de la gestion des bons de commande a permis à Ceetadel de piloter ses achats de manière très fine. Amaury explique : « Il y a 2-3 ans, on a mis en place la gestion des bons de commande qui nous permet de piloter nos achats et de payer nos fournisseurs quand nos clients nous ont payé et ça c’est Furious qui nous permet de le suivre via le système des bons de commande. » Cette fonctionnalité, combinée aux relances automatiques sur les factures et à la facturation automatisée dès le premier jour du mois, a considérablement amélioré le besoin en fonds de roulement (BFR) de l’entreprise.
Enfin, l’automatisation apportée par Furious a permis de gagner un temps précieux dans les tâches administratives et récurrentes. Fouad Salhi, comptable chez Ceetadel, déclare : « Grâce à Furious, on a automatisé toute la saisie des notes de frais en compta et la saisie des factures clients. » Cette automatisation a permis à Fouad de gagner environ 15% de son temps, lui permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En résumé
En somme, Furious a transformé la gestion de Ceetadel en permettant :
1. Une gestion dynamique et proactive.
2. La réduction des erreurs et des retards.
3. L’amélioration de la satisfaction des clients et du bien-être des équipes.
Une gestion fine des projets
Amaury Bataille, Directeur Général du groupe Ceetadel
Aujourd'hui dans notre fonctionnement, on suit l'avancement basé sur les dates de projet, ce qui nous permet de piloter la marge brute produite de manière assez fine par rapport à la réalité, puisqu'on vend du temps homme (...) donc ça nous permet de gommer les écarts de facturation où j'ai facturé un acompte, où j'ai facturé qu'à la fin. On a une vision de marge brute produite basée sur les avancements, sur les dates de projet.
Happy Ceetadel & Furious (no ending)
« La gestion du temps c’est quelque chose qui est clé pour nous pour piloter la rentabilité puisqu’on est une agence de service, donc on vend du temps homme, donc c’est notre matière quelque part. (…) on vend du temps homme et on a besoin de piloter et de savoir où sont mis les ressources et est-ce qu’on met la bonne ressource au bon endroit pour délivrer suffisamment de rentabilité pour la structure, rentabilité qui va nous permettre de réinvestir pour notre développement, qui va nous permettre de faire grandir nos équipes, de continuer sur la prospection, d’investir le marché, d’investir dans la communication pour continuer à nous développer et on a besoin de comprendre où sont nos marges et nos marges aujourd’hui c’est la différence entre le temps qu’on a vendu et le temps valorisé qu’on y passe. » – Amaury Bataille
Et vous, vous commencez quand ?
