Soyons honnêtes : le staffing, c’est souvent la bête noire des directeurs d’agence. Entre les collaborateurs mobilisés sur cinq missions en même temps, les freelances dont le coût explose discrètement le budget, et les temps de travail saisis « quand on y pense », la sérénité vous semble hors d’atteinte.
Résultat ? Vous passez plus de temps à gérer des conflits de planning qu’à piloter stratégiquement votre activité. Cette gestion au fil de l’eau coûte cher : projets en retard, rentabilité sous pression et équipes épuisées.
Pourtant, il existe une façon simple et concrète d’y remédier : passer d’une gestion réactive du staffing à un processus anticipé, fluide, et connecté à vos KPIs. Fini les surprises désagréables, place à une agence agile, rentable, et apaisée.
Comment y parvenir ? Voici les clés pratiques, éprouvées sur le terrain, pour transformer radicalement votre façon de gérer vos équipes et vos projets.
Staffing et saisie des temps : le duo indispensable
Si vous voulez maîtriser la rentabilité de vos projets, tout commence par une règle simple : chaque minute compte. Le problème, c’est que trop souvent, la saisie des temps est négligée. Résultat, vous naviguez à vue sur la rentabilité de vos missions, et ça finit par coûter cher.
Pour reprendre le contrôle, la solution tient en deux mots : rigueur et régularité.
Instaurer une hygiène de saisie : régularité et uniformité
Première règle du jeu : imposez à vos équipes de saisir leurs temps au même rythme, au même moment. Pourquoi ? Parce que sans cette « hygiène » quotidienne ou hebdomadaire, impossible d’avoir une vue précise des efforts réellement fournis.
Concrètement, fixez un créneau précis (en fin de journée ou chaque vendredi après-midi par exemple) où tout le monde remplit sa feuille de temps. C’est un petit geste qui change tout :
- Vous identifiez immédiatement les projets surconsommateurs de ressources.
- Vous obtenez des données fiables pour mieux anticiper vos futurs devis.
- Vos équipes développent une discipline qui fluidifie votre pilotage global.
Contrôler pour mieux piloter
Soyons réalistes : même avec des règles claires, les oublis ou les erreurs arrivent toujours. La clé, c’est le contrôle régulier. Un chef de projet ou un responsable opérationnel devrait systématiquement vérifier chaque semaine que la saisie des temps est bien faite.
L’objectif n’est pas de traquer vos collaborateurs, mais d’identifier rapidement les anomalies pour les rectifier immédiatement. Un contrôle régulier permet aussi de rappeler l’importance stratégique du suivi des temps à vos équipes.
Ne laissez aucun temps dans l’ombre
Autre erreur classique dans les agences : ignorer certaines activités jugées « annexes », comme l’avant-vente ou les réunions internes. Pourtant, ces temps « cachés » impactent directement votre rentabilité réelle.
La bonne pratique ? Trackez tout, absolument tout :
- Les temps commerciaux et d’avant-vente (AVV).
- Les réunions internes et administratives.
- Le suivi client, même informel.
Vous allez vite découvrir que certains clients, pourtant prometteurs, consomment en réalité bien plus de ressources que prévu. Grâce à ce suivi exhaustif, vous pourrez ajuster vos stratégies commerciales et améliorer vos marges.
Intégrez directement les coûts à votre staffing
Si vous ne liez pas clairement le staffing aux coûts réels (notamment vos freelances), vous pilotez à l’aveugle. Combien de fois avez-vous découvert trop tard qu’un freelance, pourtant indispensable, venait exploser discrètement votre budget ?
Un conseil de terrain : dès le staffing initial, prenez systématiquement en compte le coût réel des ressources mobilisées. Cela vous permet :
- D’évaluer immédiatement la rentabilité attendue du projet.
- De réagir rapidement si les coûts dérapent en cours de mission.
- De négocier au plus juste dès le départ avec vos freelances.
Simple, pragmatique, efficace.
Reliez votre staffing aux KPIs en temps réel
Autre bonne pratique incontournable : votre staffing doit être relié directement à vos KPIs, et ce, en temps réel.
L’idée ? Être immédiatement alerté si une ressource est affectée à un projet déficitaire ou si vous dépassez les budgets temps alloués. Plus vite vous détectez un problème, plus vite vous le corrigez.
Exemple concret : dès que vous affectez un collaborateur sur un projet, vous devriez instantanément savoir si ce choix améliore ou détériore votre rentabilité. Pas besoin d’attendre le bilan de fin de mois, vous agissez immédiatement pour limiter les dégâts.
Staffez tôt pour gagner gros
Enfin, si vous voulez réellement optimiser votre staffing, faites-le le plus tôt possible. L’anticipation est votre meilleure alliée :
- Vous évitez les conflits de planning et les tensions internes.
- Vous maîtrisez mieux vos coûts, car les ajustements tardifs coûtent toujours plus cher.
- Vous gagnez en sérénité grâce à une visibilité à long terme.
En clair, plus vous staffez tôt, mieux votre agence se porte.
Passez à l’action avec Furious
Optimiser votre staffing n’est pas une question d’outils complexes, mais de méthodes claires et de rigueur opérationnelle. En appliquant ces bonnes pratiques, vous allez rapidement constater des améliorations concrètes sur votre rentabilité, la fluidité de vos plannings et le bien-être de vos équipes.
Mais pour simplifier encore davantage votre quotidien, Furious est la solution idéale. Cet outil est conçu spécifiquement pour les agences qui veulent un staffing fluide, anticipé, directement relié à leurs KPIs en temps réel :
- Planifiez dès la validation d’un devis, pour éviter les conflits de ressources.
- Anticipez facilement les dérapages budgétaires et ajustez rapidement.
- Bénéficiez d’une interface ultra-simple, pour que chaque collaborateur puisse saisir ses temps sans effort.
Prêt à transformer la gestion de votre staffing et booster votre rentabilité ?
