Intro
Dans notre dernier article, Quentin de SommeSi nous dévoilait ses secrets pour une intégration réussie de Furious dans une PME de 40 collaborateurs. Dans cet article, on passe à une autre échelle pour comprendre les enjeux de l’intégration d’un ERP dans une entreprise de 200 personnes. Quentin, notre intégrateur professionnel, revient pour vous guider à travers les défis et les meilleures pratiques.
Défis rencontrés
Plus de collaborateurs… plus de défis !
Dans une structure moyenne, l’approche est souvent “bottom-up” : on gère les projets individuellement et, tant qu’ils se déroulent bien, l’ensemble de l’entreprise suit ! Aux alentours des 200 collaborateurs, l’approche devient plus pragmatique et orientée vers des indicateurs consolidés.
Défi #1 : Comprendre les attentes spécifiques
Le premier enjeu, et le plus important, est de comprendre précisément pourquoi l’entreprise a opté pour Furious et quelles améliorations chaque département espère en retirer par rapport à l’ancien outil. Il est essentiel de cerner les attentes spécifiques de chaque équipe et de garantir que le nouvel outil répondra efficacement à leurs besoins quotidiens.
La réponse lors de l’intégration : opérer à un audit préalable poussé auprès de chaque équipe qui utilisera l’outil.
Défi #2 : Intégrer aux processus existants
Les entreprises de 200 collaborateurs ont souvent déjà des outils et des processus bien établis. Le défi réside donc dans l’intégration de Furious de manière à améliorer ces processus existants sans perturber les opérations courantes. Dans ces structures, le middle management est déjà présent et des outils et des processus sont normalement déjà en place.
La réponse lors de l’intégration : pouvoir former vos collaborateurs en équipe, de manière à répondre à leurs problématiques et non seulement s’intégrer dans l’existant, mais aussi pallier à ce qu’il leur manquait jusqu’à présent.
Défi #3 : Gérer le facteur humain
Dans une structure de cette taille, il y a généralement une diversité d’attentes et de niveaux d’adhésion au changement. C’est pour cette raison qu’il est essentiel de maintenir une communication claire et constante pour expliquer les bénéfices de Furious et obtenir l’adhésion de tous les collaborateurs.
La réponse lors de l’intégration : ne pas tout faire sur un court laps de temps, faire des points de suivi régulier et mesurer les avancées et apports concrets de la solution en lien direct avec les équipes.
Défi #4 : Relever les défis techniques
Enfin, il y a les défis techniques, notamment l’intégration de Furious avec les systèmes d’information existants. Quentin souligne que Furious doit souvent s’interfacer avec un système d’information robuste, géré par une direction des systèmes d’information (DSI). Dans ce contexte, les API jouent un rôle crucial, et Furious se distingue par ses excellentes performances dans ce domaine.
La réponse lors de l’intégration : mettre en place une équipe technique dédiée pour assurer l’intégration des API et la compatibilité avec les systèmes d’information existants, garantissant une transition fluide et sans heurts.
Les 3 erreurs à éviter
Erreur #1 : Essayer de contenter tout le monde
Dans une entreprise de cette taille, il est tentant de vouloir satisfaire chaque demande individuelle, mais cela peut conduire à un déploiement chaotique et inefficace. Quentin insiste sur l’importance de standardiser et de rationaliser les processus. Vouloir contenter tout le monde peut empêcher la mise en place d’un cadre structuré et cohérent.
Erreur #2 : Accepter que certains ne jouent pas le jeu
Pour garantir le succès du déploiement, l’adhésion totale à l’outil est indispensable. Il est impératif que tous les collaborateurs, y compris les managers, utilisent Furious de manière cohérente. Quentin souligne que ne pas insister sur une utilisation uniforme peut créer des fractures au sein de l’équipe et nuire à l’efficacité globale.
Erreur #3 : Négliger la conduite du changement
Un déploiement réussi nécessite une gestion rigoureuse du changement. Quentin explique qu’il est vital de communiquer clairement les bénéfices de Furious et de soutenir les équipes tout au long du processus d’intégration. Négliger cet aspect peut entraîner des résistances et des difficultés d’adoption de l’outil.
Les étapes clés du déploiement
Bien que les étapes clés restent identiques quel que soit le nombre de collaborateurs, la taille de l’entreprise implique quelques ajustements. Le processus peut prendre un peu plus de temps et inclure des séances de pré-restitution supplémentaires ainsi que des préparations plus poussées avant les phases critiques. Néanmoins, SommeSi attache toujours la même importance à bien comprendre comment chaque entreprise fonctionne, quelle que soit sa taille et sa complexité. Cela implique souvent d’interviewer un plus grand nombre de personnes pour bien cerner les besoins spécifiques de chaque département, mais in fine, les étapes restent les mêmes.
1. L’audit initial
L’audit initial est le point de départ où l’intégrateur va explorer les coulisses de l’entreprise. Cela commence par une compréhension approfondie du client. L’équipe de SommeSi mène des entretiens détaillés pour saisir les subtilités de chaque entreprise : comment elle fonctionne, qui fait quoi, les rythmes de travail, et les besoins spécifiques de chaque département. Cette phase permet de cartographier les processus et les flux d’information, identifiant ainsi les besoins spécifiques.
2. La restitution des processus
Après l’audit, une session de restitution présente une vision claire des processus actuels et des objectifs à atteindre. L’objectif est de s’assurer que tout le monde est aligné sur l’organisation cible et les processus à mettre en place. Cette étape est cruciale pour valider les hypothèses de travail et s’assurer de l’alignement des équipes sur les prochaines étapes. Une bonne restitution des processus facilite la configuration de Furious, optimise la reprise des données, personnalise la formation et simplifie les étapes suivantes.
3. La configuration
C’est le moment de paramétrer Furious pour qu’il corresponde parfaitement aux besoins de l’entreprise. Adapter l’outil aux besoins du client, c’est un peu comme tailler un costume sur mesure : chaque détail doit être impeccablement ajusté. La configuration se fait de manière participative, impliquant directement les membres de l’entreprise. Cette approche pédagogique renforce l’implication des équipes, les rendant plus investies et compétentes, ce qui facilite grandement l’adoption de l’outil.
4. Le développement d'APIs
Pour assurer une intégration harmonieuse, les différentes applications de l’entreprise doivent pouvoir communiquer entre elles. Furious, ouvert en API, est particulièrement flexible et compatible avec de nombreuses autres solutions. Par exemple, si l’entreprise utilise déjà un outil de gestion des absences, une API peut être développée pour interconnecter cet outil avec Furious, évitant ainsi la double saisie et simplifiant la gestion des données.
5. La reprise de données (RDD)
La plupart des entreprises souhaitent accéder à leurs données antérieures pour se comparer à une période de référence. Cette étape délicate implique la manipulation de grandes quantités de données pour les importer dans le nouveau système, assurant une transition en douceur.
6. Les tests
Avant le déploiement, Furious est soumis à des tests en conditions réelles pour vérifier et valider que les paramètres, les droits, et autres configurations correspondent aux attentes du client. Cela permet de s’assurer que tout est en ordre avant de passer à la formation.
7. La formation initiale
Pour que l’adoption de l’outil soit rapide et efficace, une formation initiale est dispensée. Elle se déroule en deux temps : une partie théorique pour comprendre les fonctionnalités de Furious et leur intégration dans le quotidien professionnel, suivie de cas pratiques où les employés s’exercent sur des scénarios fictifs avant de travailler sur leurs propres données réelles. Une fois que les données sont intégrées et les équipes bien formées, Furious peut être officiellement lancé dans l’entreprise.
L’extra mile de SommeSi
Après le Go Live, SommeSi continue de fournir un soutien et une formation continue. Quentin insiste sur l’importance de rester disponible pour les clients, en organisant des ateliers dédiés pour des moments clés comme la première facturation ou le premier cut-off de production.
Les 3 Best Practices
1. Dédier une personne en interne au projet
Quentin souligne l’importance de désigner une personne en interne qui sera responsable du projet de déploiement. Cette personne agit comme un point de contact central, avance sur les sujets au quotidien et monte progressivement en compétence sur l’outil. Bien que cette personne ne réalise pas nécessairement tout le déploiement, elle joue un rôle crucial en facilitant la communication et en coordonnant les efforts entre l’équipe interne et les consultants externes.
2. Se faire accompagner par des experts
Selon Quentin, il est essentiel de faire appel à des intégrateurs spécialisés pour un déploiement serein et efficace. Changer l’outil central de gestion et de pilotage d’une entreprise de 200 personnes est une opération délicate qui nécessite une expertise spécifique. Les intégrateurs de SommeSi possèdent une double compétence, à la fois technique et métier, ce qui leur permet d’assurer une intégration fluide et d’optimiser l’utilisation de Furious.
3. Accepter et gérer le changement
Un déploiement réussi nécessite une bonne gestion du changement. Quentin insiste sur l’importance d’accepter que certaines pratiques doivent évoluer et d’être ouvert à de nouvelles méthodes de travail. La conduite du changement doit être bien planifiée et exécutée pour obtenir l’adhésion des collaborateurs et minimiser les résistances. En communiquant clairement les bénéfices de l’outil et en impliquant les utilisateurs dès le début, il est possible de faciliter la transition et de garantir une adoption complète de Furious.
1 an après : que pensent les utilisateurs ?
Mettre en place Furious, c’est bénéficier d’améliorations dans ses opérations dès le premier jour d’implémentation. Mais comme un bon vin, il faut lui laisser le temps de décanter pour révéler toute sa puissance.
A court terme
A moyen terme
A long terme
En conclusion
L’intégration de Furious représente une étape cruciale pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion et améliorer leurs performances. En adoptant une approche structurée et en s’appuyant sur l’expertise d’intégrateurs comme SommeSi, les entreprises peuvent exploiter pleinement toutes les fonctionnalités de Furious pour atteindre leurs objectifs de manière efficace et durable.
Ne perdez plus de temps, essayez Furious dès aujourd’hui et appréciez la puissance de notre ERP pour vous faire gagner en rentabilité !
