La gestion de projets est une discipline complexe qui nécessite une approche structurée.
Avec la gestion des opérations au cœur du système, Furious accompagne au quotidien de nombreux(ses) chef(fe)s de projets, directeurs(rices) de projets… Nos équipes échangent régulièrement sur les bonnes pratiques à observer, notamment les 5 processus de management de projet à respecter..
En effet, un bon chef de projets, au-delà de ses qualités de communication, d’organisation et d’anticipation, peut (et doit) s’appuyer sur le Guide PMBOK de l’Institut de Management de Projet.
Celui-ci répertorie 5 phases principales que nous sommes heureux de partager avec vous ici :
Gestion de projets : l’Initiation
Cette phase est la genèse du projet. Elle est dédiée à la définition du but du projet, ce qui implique une compréhension claire et précise de ce que le projet vise à réaliser.
C’est également à ce stade que les parties prenantes sont identifiées. Les parties prenantes sont tous ceux qui ont un intérêt dans le projet, qu’il soit direct ou indirect, y compris les membres de l’équipe de projet, les sponsors, les utilisateurs finaux et d’autres personnes ou organisations affectées par le projet.
L’évaluation de la faisabilité est également une partie importante de cette phase, pour s’assurer que le projet est techniquement réalisable, qu’il est possible dans le cadre des contraintes budgétaires et de temps, et qu’il a une valeur ajoutée pour l’organisation.
Enfin, la charte de projet est rédigée. Ce document clé décrit les objectifs du projet, les résultats attendus, les contraintes telles que le budget et le calendrier, et identifie les principaux risques.
Pour illustrer notre sujet, imaginons ici que cette année, vous vous êtes dévoué pour la préparation du repas de Noël. Vous avez pour mission de préparer un festin royal pour une foule de convives exigeants.
Vous commencez par définir le menu, une tâche qui nécessite de l’audace, de l’inspiration et une bonne dose de réalisme.
Vous devez aussi identifier les invités (ou les parties prenantes), qui peuvent aller de l’oncle grincheux à la nièce végétarienne.
Ensuite, il y a l’évaluation de la faisabilité, qui ressemble à un moment de panique contrôlée où vous vous demandez si vous êtes vraiment capable de cuisiner ce plat ambitieux avec un four douteux et un budget serré.
Enfin, vous rédigez une charte de projet, qui est un peu comme une liste d’ingrédients détaillée, avec les étapes de la recette, les risques potentiels (le four pourrait s’éteindre à tout moment!) et les résultats attendus (des invités repus et satisfaits).
Gestion de projets : la Planification
Cette phase consiste à définir en détail comment le projet sera réalisé :
- Définissez le périmètre du projet : ce qui sera inclus dans le projet et ce qui n’en fera pas partie. C’est comme élaborer une recette détaillée, avec chaque ingrédient, chaque étape de cuisson, chaque détail pris en compte. Les outils de visualisation de Furious changent en profondeur la manière de gérer vos projets et d’apprécier leur performance.
En un coup d’œil, Furious vous présente la disponibilité des ressources, les plannings équipes, la rentabilité des projets, la productivité individuelle et par pôle, ou encore la satisfaction client.
Plusieurs dashboards vous permettent de visualiser les KPI’s simplement et vous aident à définir les actions à réaliser. Vous identifiez les ressources nécessaires pour réaliser le projet, y compris l’équipe de projet, les équipements, les matériaux et autres ressources.
- Elaborez un calendrier détaillé qui indique quand chaque tâche du projet sera réalisée. Les outils de planning collaboratifs et conversationnels de Furious vous déchargent de 80% de la charge de planification.
- Les plans de communication sont également mis en place, pour s’assurer que toutes les parties prenantes sont informées du progrès du projet et que les informations sont partagées de manière efficace. Avec Furious, autour d’une seule et même plateforme, visuelle et conversationnelle, vos collaborateurs travaillent ensemble, partagent facilement, et sont alertés sur les erreurs potentielles.
- Enfin, élaborez des plans pour la gestion des risques et des problèmes. Furious par exemple vous transmet par mail des rapports sur les projets où il détecte des anomalies.
Gestion de projets : l’Exécution
Lors de la phase d’exécution, l’équipe de projet met en œuvre le plan de projet.
Les tâches sont accomplies et les livrables, qui sont les produits tangibles du projet, sont produits.
Cette phase comprend également la gestion des ressources, pour s’assurer que les ressources sont utilisées de manière efficace et que le projet reste dans le cadre du budget. Le moteur d’anticipation de Furious vous propose la meilleure combinaison de production afin d’optimiser en temps réel votre atterrissage de production mensuel.
Les plans de communication sont mis en œuvre, pour maintenir toutes les parties prenantes informées du progrès du projet.
La gestion des attentes des parties prenantes est également une partie importante de cette phase, pour s’assurer que le projet répond à leurs besoins et attentes. Furious intègre nativement des outils de notation automatique pour vos clients et vos collaborateurs ainsi qu’un ensemble d’indices de qualité en temps réel.
Continuons notre analogie culinaire. C’est le moment de suivre la recette, d’accomplir chaque tâche, de gérer les ressources et de faire en sorte que tout se passe comme prévu.
Il y a des moments de stress, de rires et de surprises. Peut-être que l’assistant cuisinier se révèle être un as de la découpe, ou que le four capricieux décide de coopérer pour une fois.
Vous devez également gérer les attentes des parties prenantes, en leur donnant des mises à jour régulières sur l’avancement du repas (votre oncle s’impatiente et mamie a faim !)
Gestion de projets : le Suivi et le Contrôle
Cette phase se déroule en parallèle avec l’exécution du projet.
Elle implique de surveiller le progrès du projet par rapport au plan de projet, pour s’assurer que le projet est sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs.
Les risques et les problèmes qui surviennent sont gérés, pour minimiser leur impact sur le projet.
La qualité des livrables doit être contrôlée afin de prendre les mesures correctives si nécessaire.
En gros, vous devez surveiller les progrès du repas, vous assurer que tout est en ordre, gérer les petits accidents (comme la sauce qui déborde ou le rôti qui brûle) et ajuster vos plans si nécessaire.
Pendant que vous cuisinez, vous devez garder un œil sur tout ce qui se passe. Vous devez surveiller le un exercice d’équilibre et de vigilance, qui nécessite des nerfs d’acier et une bonne dose d’humour.
Furious assiste tous les jours vos chefs de projets pour maximiser la rentabilité, anticiper les charges et alerter sur les erreurs potentielles. Notre moteur d’anticipation couplé à notre approche conversationnelle devient indispensable à la gestion de vos projets.
Gestion de projets : la Clôture
La dernière phase du projet est la clôture.
Cela implique :
- de s’assurer que tous les travaux ont été accomplis,
- que tous les livrables ont été acceptés,
- de réaliser une évaluation post-projet pour tirer des leçons,
- et de documenter les réalisations du projet pour une éventuelle utilisation future.
Le repas est prêt ! Les invités sont servis, et c’est le moment de vérité.
Vous vérifiez que tout le monde est satisfait, que tous les plats ont été servis, et vous faites un bilan post-cuisine pour voir ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour la prochaine fois.
C’est un moment de célébration, mais aussi d’apprentissage et de croissance.
Notre outil ERP Furious vous offre une vision claire et précise de l’utilisation de vos ressources humaines, matérielles et financières. Grâce à des tableaux de bord personnalisables et des rapports détaillés, vous pouvez suivre en temps réel l’évolution de chaque projet et ainsi apprendre en continu !
Ces cinq processus fournissent un cadre pour la gestion de projet qui aide à assurer que le projet est réalisé de manière efficace et réussie.
N’hésitez pas à revoir d’ailleurs les quelques règles de base pour une gestion de projet rentable dont on vous parle ici 😉
