Livrer à l’heure, sans cramer ses équipes. Trouver le bon équilibre entre charge, dispo et rentabilité. Voilà le nerf de la guerre pour toute agence.
Mais entre plannings mouvants, imprévus clients et suivi partiel du temps passé, le staffing vire souvent au casse-tête. Et ce sont toujours les mêmes pièges qui reviennent… silencieux, mais coûteux.
Voici les 5 erreurs qui plombent (encore) la gestion de vos ressources – et surtout, comment les éviter dès maintenant.
Erreur n°1 : Ne pas tracker tous les temps
Dans beaucoup d’agences, on saisit uniquement le temps “visible” : celui passé sur la prod facturable. Le reste ? Oublié. Pourtant, c’est souvent là que se cache une bonne partie du problème.
- L’avant-vente, les phases de cadrage ou les appels d’offres mobilisent les équipes… sans jamais être tracés.
- Les freelances sont parfois gérés à part, sans intégration dans les outils de staffing. Résultat : vous avez l’impression d’avoir des dispo… alors qu’elles sont déjà prises.
- Certains temps internes comme la R&D, le support ou les formations ne sont tout simplement pas imputés.
Ce flou génère des écarts majeurs entre la charge réelle et celle que vous croyez avoir. Et à l’échelle d’un mois ou d’un trimestre, c’est toute votre marge qui en prend un coup.
Sans tracking global, vous sous-estimez vos projets, surchargez vos équipes et perdez le fil de la rentabilité.
Erreur n°2 : Ne pas tracker 100 % de la dispo réelle des équipes
Beaucoup d’agences pensent avoir une bonne visibilité sur les plannings. En réalité, elles fonctionnent avec des données partielles. Et qui dit données partielles, dit décisions bancales.
- Quand un collaborateur saisit seulement ce qu’il juge “utile” (la prod client, les réunions clés), il laisse tout un pan de son activité dans l’ombre.
- Résultat : vous le voyez comme dispo à 40 %, alors qu’il est déjà absorbé par de l’avant-vente, du support ou de l’interne.
- Cette sous-déclaration fausse complètement la capacité réelle des équipes. Vous pensez pouvoir staffer, mais vous surchargez sans le vouloir.
Pour piloter efficacement, il faut viser 100 % d’imputation, y compris sur les tâches non facturables. C’est la seule façon d’aligner charge, dispo et charge mentale.
Erreur n°3 : Ne pas instaurer de rythme ou de deadline commune pour imputer
Dans certaines agences, chacun impute “quand il a le temps”… Autrement dit : jamais au bon moment, jamais de manière homogène.
- Sans cadre collectif, les imputations deviennent inexploitables : certaines sont faites au jour le jour, d’autres en fin de mois à la va-vite.
- Cette variabilité rend la donnée incohérente et inutilisable pour piloter en temps réel.
- Pour éviter ça, il faut instaurer un rituel clair : une deadline hebdo, des rappels automatiques, et une responsabilité managériale.
L’objectif n’est pas de fliquer, mais de garantir une donnée fiable. Car sans rythme commun, votre staffing se construit sur du sable.
Erreur n°4 : Ne pas contrôler ce qui est saisi
Obtenir des temps saisis, c’est bien. Mais s’assurer qu’ils sont cohérents, c’est mieux. Trop d’agences laissent passer des imprécisions sans sourciller.
- Exemple classique : une tâche prévue pour 1h est imputée à 5h… sans justification.
- Sans validation managériale, ces écarts passent sous le radar, faussent les plannings et brouillent l’analyse des charges.
- C’est aussi un signal d’alerte : si un collaborateur passe trop de temps sur une tâche, c’est peut-être un problème de brief, de scope ou de montée en compétence.
Mettre en place un contrôle régulier, ce n’est pas du flicage : c’est de la gestion saine. C’est ce qui permet d’ajuster, former et optimiser sans attendre que ça dérape.
Erreurs n°5 : Staffer plus que ce qui a été vendu
Dans l’intention de bien faire, certaines agences tombent dans un piège courant : rajouter des ressources pour “assurer”, sans vérifier si le budget le permet.
- Vous avez vendu 10 jours, mais vous en mettez 12 pour finir dans les temps. Résultat : la marge fond, voire devient négative.
- Ce décalage entre le staffing réel et le périmètre vendu est difficile à détecter sans outil dédié.
- Pire : sans alertes claires, vous normalisez le dépassement et créez un fonctionnement à perte.
Le staffing ne doit jamais être déconnecté du commercial. Sans pilotage précis, vous donnez plus que prévu… et vous le payez cher.
Comment éviter ces erreurs avec un outil comme Furious ?
Ces erreurs sont fréquentes, mais pas une fatalité. Avec un bon outil, vous gagnez en visibilité, en rigueur et en rentabilité. Furious a été pensé pour ça : vous aider à reprendre le contrôle de votre staffing sans complexité inutile.
- 100 % des temps tracés, y compris las avant-ventes, support, freelances ou internes.
- Rappels automatiques pour l’imputation, deadlines paramétrables, et workflow de validation intégré.
- Comparaison en temps réel entre le temps vendu et le temps réellement consommé.
- Vue centralisée sur les disponibilités et les charges, pour staffer en toute lucidité.
- Et surtout : un planning préconstruit à 80 %, que vous n’avez plus qu’à ajuster.
Avec Furious, vous pilotez vos projets en gardant toujours un coup d’avance. Plus de flou. Plus de surcharge imprévue. Juste une gestion claire, fluide et rentable.
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